Le contrôle interne à la Société des Huileries du Bénin: étude des procédures achats aux fournisseurs

A- Réception des graines

Dès l'arrivée des camions à la SHB, les agents de sécurité à l'entrée mentionnent dans le registre d'accès à l'usine les informations suivantes :

· le numéro d'ordre d'arrivée des camions,

· la provenance,

· le nom du chauffeur,

· l'heure d'arrivée,

· l'heure de sortie du camion.

Avant le déchargement des camions, les agents de sécurité à l'entrée des entrepôts procèdent à la préparation des fiches de laboratoire (annexe 9). Ces fiches sont ensuite transmises au laboratoire pour le prélèvement des échantillons de graines.

A la réception des fiches, l'agent de laboratoire procède successivement :

· à l'échantillonnage des graines par camion,

· au découpage des fiches de laboratoire et agrafe à chaque échantillon correspondant,

· à la transmission des échantillons au laboratoire pour analyse des graines.

Après la prise d'échantillon, les agents de laboratoire procèdent à l'analyse des échantillons de graine et à l'inscription dans le registre d'arrivée des graines de laboratoire les informations suivantes (date d'arrivée, le numéro d'ordre indiqué par le laboratoire, la provenance du camion, le numéro du camion et les résultats d'analyse).

L'agent de laboratoire, après l'analyse des échantillons, établit des papillons d'analyse (annexe 10) puis les transmet au responsable de la gestion des stocks des graines.

Avant le déchargement, le responsable des stocks des graines contrôle et vérifie l'existence du visa du représentant de la SHB sur les documents^23(*) d'expédition de chaque transporteur.

Les entrées en stocks de graines se font après la réception des résultats d'analyse de graines.

B- Comptabilisation des achats de graines

Le comptable passe l'écriture suivante pour notifier l'entrée en stock des graines de coton.

LIBELLE	DEBIT	CREDIT
602120000 Achats de graines de coton	X
4011 Fournisseurs d'exploitation		X

Paragraphe 3 : Phase de règlement

Il s'agit de la comptabilisation des factures fournisseurs d'une part, et du règlement proprement dit d'autre part.

* ²³ Bordereau de livraison, bordereau d'expédition et bon de chargement