A- Forces des procédures de commande
Elles sont identiques à celles relevées dans le
cas des procédures de commande relatives à l'acquisition des
biens et services sauf que la demande d'achat est remplacée par la
demande d'investissement.
B- Forces des procédures de réception
Les forces énumérées dans le cas des
procédures de réception relatives aux prestations de services,
à l'acquisition des pièces détachées et autres
matières consommables sont valables pour les immobilisations. Il faut
cependant signaler les forces particulières suivantes :
§ Toutes les immobilisations sont codifiées.
§ L'établissement d'un procès verbal de
réception décrivant les immobilisations acquises.
§ Envoi d'un exemplaire de procès-verbal de
réception au chef comptable chargé du suivi des
immobilisations.
C- Forces des procédures de règlement
Elles sont les mêmes que dans le cas des biens et
services.
Tels sont les points forts des procédures achats
fournisseurs de la SHB. Cependant, elles ne devront pas nous fait perdre de vue
les insuffisances du système tel que pratiqué actuellement dans
la société.
Section 2 : Faiblesses du système
actuel
Une faiblesse est une défaillance perçue,
potentielle ou réelle du contrôle interne, ou un domaine dans
lequel le système de contrôle interne pourrait être
renforcé afin d'accroître les possibilités de
réalisation des objectifs de l'organisation. Il s'ensuit qu'une
faiblesse fait naître le risque que les opérations soient mal
réalisées ou réalisées de façon non
économique pour l'entité.
Les causes des faiblesses des procédures achats
fournisseurs à la SHB sont essentiellement :
§ Le Service d'Audit Interne est dépourvu de
personnel. Il est réduit à une seule personne (l'auditeur).
§ Les manuels de procédures ne sont pas
autosuffisants (descriptions et schémas très succincts).
Paragraphe 1 : Faiblesses des procédures
relatives à l'achat
des graines de coton
Les points faibles de ces procédures sont :
§ Le choix des transporteurs n'est pas fait suivant des
critères bien définis,
§ Inexistence d'un registre d'appel des transporteurs aux
usines d'égrenage pouvant permettre de respecter les tours de
chargement,
§ La non détermination du nombre exact de camions
pouvant réaliser l'enlèvement des graines,
§ L'analyse des échantillons des graines n'est pas
faite aux usines d'égrenage,
§ La non vérification de l'aspect mécanique
(moteur). En effet, il est fréquent de constater que les camions soient
en panne après chargement ou bien que ce soit après chargement
que les camions partent au garage,
§ L'absence de procédure pouvant permettre de
sélectionner les camions en règle de circulation,
§ La non vérification avant chargement :
Ø de la conformité des numéros
d'immatriculation du camion sur plaques avec ceux portés sur la
fiche ;
Ø de l'état du plancher et celui des
bâches.
§ L'absence de suivi des camions après
chargement,
§ Le délai de règlement des transporteurs
de graines n'est pas défini,
§ Le service approvisionnement et logistique ne prend pas
les mesures visant à résoudre les problèmes
éventuels en matière de sécurité.
§ Le service approvisionnement et logistique ne
vérifie pas la justesse des informations ayant trait aux fournisseurs,
aux stocks et aux commandes en cours.
| 
