Organisation et fonctionnement de la comptabilité de l'Office des Routes province orientale (RDC ) sur la période 2004- 2009

3.4. FONCTIONNEMENT DE LA COMPTABILITE DE L'OFFICE DES ROUTES

A la fin de chaque mois, le comptable dresse la balance de vérification qui constitue la situation de l'entreprise à la fin du mois. La balance arrêtée au 31 décembre fait état de la situation comptable pour l'exercice qui s'achève ; pour établir un bilan sincère, il faut que cette situation comptable soit confrontée à la réalité. Pour ce faire, le comptable recourt aux travaux de fin d'exercice (établissement de la dernière balance de vérification ; les travaux d'inventaire extra-comptable, les écritures d'inventaire ; la détermination du résultat ; l'établissement de la balance définitive ; l'établissement du bilan de clôture ; l'établissement des tableaux annexes au bilan,...).

Lesdits travaux ont comme objectif de :

- faire en sorte que la comptabilité reflète la réalité, en vue de la réalisation de l'objectif « image fidèle » des principes comptables ;

- déterminer le résultat net ;

- d'établir la situation patrimoniale.

3.4.1. ETABLISSEMENT DE LA BALANCE DE VERIFICATION

La situation comptable au 31/12 de chaque année appelle l'établissement de l'inventaire qui consiste à établir la balance provisoire.

3.4.2. INVENTAIRE EXTRA-COMPTABLE

L'inventaire vise à établir les quantités exactes des biens de l'Office des Routes en bon état, elle vise aussi à évaluer la valeur de ces biens.

Le dénombrement des existants (biens) consiste à établir leur liste après manipulation par groupe de ces différents biens en précisant le lieu où ils sont stockés ou entreposés ; la valorisation des biens à l'Office des Routes à déterminer la valeur de ces biens.

3.4.3. LES ECRITURES D'INVENTAIRES A L'OFFICE DES ROUTES

Les écritures d'inventaire sont celles permettant de mettre en concordance la balance définitive et les données issues de l'inventaire extra comptable censées se rapprocher de la réalité économique.

Elles permettent d'éliminer les écarts résultant de la comparaison entre la balance provisoire et les informations contenues dans les états d'inventaires.

Lors que les états d'inventaires extra comptables sont confectionnés par les sous-commissions, sur proposition de la grande commission des inventaires, la haute hiérarchie prend des décisions concernant le traitement des écarts.

Les écritures que le service comptable devra passer se rapportent :

- à la dépréciation continue des éléments d'actif amortissables ;

- à la dépréciation exceptionnelle des éléments d'actif (provisions) ;

- à l'augmentation exceptionnelle d'un élément du passif exigible (Provisions pour charges et pertes) ;

- à la régularisation des charges et produits ;

- au vidange des comptes d'attente ;

- à la constatation de l'immobilisation en cours ;

- à la variation de stock ;

- à la conversion en Francs Congolais au taux de clôture BCC des créances et dettes ainsi que des disponibilités libellées en monnaies étrangères ;

- à la reprise en résultat de la quote-part de la subvention d'équipement ;

- à la réévaluation des immobilisations corporelles et incorporelles ;

- aux charges à étaler sur plusieurs exercices ;

- au reclassement d'emprunts et dettes d'une part et de prêt et autres créances à plus d'un an ;

- au manquant et à l'excédent au niveau de stock et caisse ;

- à la sortie du patrimoine des immobilisations cédées, détruites...

N.B. : Les écritures d'inventaire viennent corriger les comptes repris dans la balance provisoire (12^ème balance).

Dans le cadre de travaux de fin d'exercice, les écritures ci-après sont passées à l'Office des Routes :

1. OPERATIONS AFFECTANT LES COMPTES DE LA CLASSE 1.

a) Réévaluation des immobilisations :

20 21 22

14

Immobilisations incorporelles Terrains Autres immobilisations corporelles à plus-value de réévaluation

x x x

x

17) Transfert en résultat de la quote-part de subventions d'équipement

15

747

Subventions d'équipement Amortis à subventions d'équipement reprises pour quote-part

x

x

18) Conversion au taux de clôture des emprunts et dettes à long & moyen terme libellés en monnaies étrangères

Hypothèse de dépréciation irréversible

646	16 17	Pertes de charge non réalisées à Emprunts et dettes à long terme Emprunts et dettes à moyen terme	x	x x
471	16 17 1805	Compte de régularisation d'actif à Emprunts et dettes à long terme Emprunts et dettes à moyen terme	x	x x
		Dotation aux provisions exigibles à Provisions pour pertes et charges	x	x

19) Mouvements de provisions pour charges et pertes

Les données relatives à la constitution des provisions et leurs mouvements (augmentations et diminutions) proviennent du service ou département juridique qui est tenu de dresser un état de litiges au 31 décembre.

Le service qui a, dans ses attributions la gestion de la fiscalité, communique au service comptable les informations inhérentes aux risques fiscaux.

La décision de constituer des provisions et de les modifier émane de la Direction Générale de l'Office des Routes.

20) Constitution des provisions

682

180 181

Dotations aux provisions exigibles à Provisions pour risques Provisions pour charges

x

x x

21) Annulation partielle ou totale des provisions

180 181

782

Provisions pour risques Provisions pour charges à Reprises sur Provisions

x x

x

22) Conversion au taux de clôture des provisions libellées en monnaies étrangères

Hypothèse d'augmentation

682

180 181

Dotation aux Provisions exigibles à Provisions pour risques Provisions pour charges

x

x x

II. OPERATIONS AFFECTANT LES COMPTES DE LA CLASSE 2

23) Dotation aux amortissements

680

28

Dotation aux amortissements à Amortissements des Immobilisations Dotation de l'exercice actée suivant tableau d'immobilisations au 31/12/N

x

x

24) Complément de valeur

22 20

140

Autres Immobilisations corporelles Immobilisations Incorporelles à Plus-value de réévaluation Réévaluation des Immobilisations en application de l'O.L. et arrêté ministériel fixant les coefficients de réévaluation

x x

x

25) Complément d'amortissement

140

140

Plus-value de réévaluation à Amortissements des immobilisations Réévaluation des Amortissements en Application de l'O.L. N° 89/017 du

x

x

Cas particuliers

L'Office des Routes procède d'abord à la réévaluation de la valeur d'origine pour dégager la valeur brute réévaluée au moment de la sortie du bien du patrimoine de l'entreprise et ensuite, il réévalue les amortissements pratiqués sur la valeur d'origine.

1. immobilisations cédées (vendues)

a) Constatation de la créance

(Écriture déjà passée pendant l'année)

461

840

Débiteurs divers à Résultat sur cession d'Immobilisation Actes de cession n° ..... du .........

x

x

26) Sortie du patrimoine de l'immobilisation

84O

22

Résultat sur Cession d'immobilisations à Autres immobilisations corporelles

x

x

27) Annulation des amortissements

28

840

Amortissements des immobilisations à Résultats sur Cession d'Immo.

X

x

28) Prise en résultat de la Plus-value de réévaluation correspondante

140

74

Plus-value de réévaluation à Produits et profits divers

x

x

29) Immobilisations acquises par voie de subvention

158

747

Subventions d'équipements amortis à Subventions d'équipements reprises pour quote-part

x

x

30) Immobilisations détruites

840 28	22 840	Résultat sur Cession d'Immobilisation à Autres Immobilisations Corporelles	x	x
		Amortissements des Immobilisations à Résultat sur cession d'immobilisations	x	x

4. Immobilisations déclassées

a) Immobilisations amorties totalement

28

22

Amortissements des Immobilisations à Autres Immobilisations corporelles

x

x

b) Immobilisations amorties partiellement

On enregistre les amortissements exceptionnels et on solde les comptes 22 et 28

*680 28	28 22	Dotation aux Amortissements à Amortissements des immobilisations	x	x
		Amortissements des Immobilisations à Autres immobilisations corporelles	x	x

A l'inventaire, il convient de constater la présence de certaines immo. En cours, on passe l'écriture :

23

731

Immobilisations corporelles en cours à Création d'immobilisation corporelle PV d'inventaire n°.......du .......

X

x

III. OPERATIONS AFFECTANT LES VALEURS D'EXPLOITATION

(CLASSE 3)

Lors de travaux de prise d'inventaires physiques, les comptables doivent veiller à dresser un état d'inventaire de stock.

Les comptables s'intéressent plus particulièrement :

- aux quantités de biens ;

- aux valeurs de ces biens ;

- à leur état.

Lors qu'il s'agit de constater une provision pour dépréciation de stock, on passe l'écriture :

68**

38

Dotation aux Provisions pour dépréciation de stocks à Provision pour dépréciation de stock PV n°.......du .......décision prise par le Comité de gestion sur proposition de la grande Commission des inventaires.

X

x

En cas d'écart constaté entre la situation comptable de stock et celle résultant de l'inventaire physique, l'écriture sera actionnée sur base du P.V. de la haute hiérarchie entérinant les propositions de la grande commission des inventaires.

31) prise en charge de l'écart par l'entreprise

64

Cl 3

Charges et pertes diverses à 30/ 31/ 32/ 33/ 34/ 36

x

x

32) prise en charge de l'écart par l'agent responsable

42

Cl 3

Personnel à 30/ 31/ 32/ 33/ 34/ 36

x

x

Dans le cas où la décision sur le traitement de l'écart n'est pas prise au moment de la confection des états financiers, on actionnera un compte de suspens « compte 49 ».

Dans les autres cas, on enregistre la variation de stock comme l'entreprise utilise la méthode de l'inventaire intermittent.

31 61	61 31	Matières et fournitures à Matières et fournitures consommées PV N°......du....... D'inventaire de stock	x	x
		Matières et fournitures consommées à Matières et fournitures Annulations stock initial	x	x
34 35 72	72 34 35	Produits finis Produits et travaux en cours à Production stockée PV N°......du....... D'inventaire de stock de produit et travaux en cours	x x	x
		Production stockée à Produits finis Produits et travaux en cours Annulation stock initial	x	x x

IV. OPERATION AFFECTANT LES COMPTES DE LA CLASSE 4

Provision pour dépréciation des créances

Les provisions pour dépréciations des créances sont constituées lorsque certains faits permettent de douter de la solvabilité ou de la ponctualité du débiteur (cessation de paiement ou mise en faillite du débiteur : clients, fournisseur, personnel...).

La décision de constituer des provisions pour dépréciation des créances à l'Office des Routes est prise par la Direction Générale sur proposition de la grande commission des inventaires.

Ecritures comptables

417	41	Client douteux à Client PV n° ......du...... décision du Comité de gestion sur proposition de la grande Commission des Inventaires	x	x
681	480	Dotation aux Provisions non exigibles à Provision pour dépréciation de créances sur client douteux Décision de provisionner les créances reprises dans le procès-verbal du Comité de gestion	x	x

Les informations qui ont permis de passer les deux écritures comptables proviennent de la balance âgée.

Sur base de l'état de créances douteuses au 31 décembre N préparé conjointement par la comptabilité, le service de recouvrement et juridique, les écritures ci-après sont passées :

33) Augmentation de la provision

681

781

Dotation aux Provisions non exigibles à Provision pour dépréciation des créances PV n°.......du .......décision du Comité de gestion.

X

x

34) Diminution de la provision

480

781

Provision pour dépréciation des créances à Reprises sur provision pour dépréciation créances PV n°.......du .......décision du Comité de gestion.

X

x

35) créances jugées irrécouvrables

64

417

Charges et pertes diverses à Clients douteux PV n°.......du .......décision du Comité de gestion.

X

x

REGULARISATIONS D'ACTIF ET DE PASSIF

36) Charges à payer

61 62 63 65

470

Matières et fournitures consommées Transport consommé Autres services consommés Charges du personnel à Charges à payer

x x x x

x

37) Factures à recevoir

391

405

Achats des matières et fournitures à Fournisseurs - factures à recevoir

x

x

38) Produits à recevoir

415 471	71 74	Clients, factures à établir à Production vendue	x	x
		Compte de régularisation d'actif à Produits et profits divers	x	x

39) Charges payées ou comptabilisées d'avance

471

64 63 62

Compte de régularisation d'actif à Charges et pertes diverses Autres services consommés Transports consommés

x

x x x

40) Produits perçus ou comptabilisés d'avance

71

470

Production vendue à Compte de régularisation de passif

x

x

f) Charges à étaler

473 64	733 473	Charges à étaler à Charges à étaler PV N°......du....... Décision du comité de gestion sur proposition de la grande commission des inventaires.	X	x
		Charges et pertes diverses à Charges à étaler	x	x

g) Conversion des créances & dettes libellées en monnaies étrangères

646 41	40 748	Pertes de charge non réalisée à Fournisseurs	x	x
		Clients à Profits de charge non réalisé	x	x
47 681	40 1805	Pertes de charge non réalisée à Fournisseurs	x	x
		Dotation aux Provisions exigibles à Provisions pour pertes et charges	x	x
41	47	Client à compte de régularisation de passif	x	x

La prudence comptable à l'Office des Routes recommande que la perte de charges latentes soit actée par contre le profit de changes latentes soit différé.

V. OPERATIONS AFFECTANT LES COMPTES DE LA CLASSE 5

A l'Office des Routes, l'écart entre les soldes de différents comptes de caisse et le montant des espèces détenues dans le coffre fort tel qu'il ressort du procès-verbal de comptage donne lieu aux écritures ci-après :

41) Manquant

47

57

Compte de régularisation d'actif à caisse PV de comptage des espèces n°.....du........

x

x

Si la haute hiérarchie décide de passer cet écart en charge :

64

47

Charges et pertes diverses à Compte de régularisation d'actif

x

x

Si par contre elle décide d'imputer cet écart à charge du caissier :

42

47

Personnel à Compte de régularisation de passif

x

x

42) Excédent

57

74

Caisse à Produits et profits divers PV n° ......du....... Décision du comité de gestion.

X

x

43) Bons provisoires à justifier

(non comptabilisés pendant la période)

47

57

Compte de régularisation d'actif à Caisse PV n° .........du............

x

x

d) Conversion au taux de clôture des disponibles détenues en monnaies étrangères

44) Perte de change

64

57

Charges et pertes diverses à Caisse

x

x

45) Profit de change

57

74

CAISSE à Produits & Profits divers

x

x

VIREMENTS INTERNES (59)

Ce compte est analysé avant de passer toute écriture pour le solde.

Lorsque le solde regorge une différence de change non comptabilisée, il convient de passer les écritures ci-après :

64 59	59 74	Charges et pertes diverses à Virements internes	x	x
		Virements internes à Produits et profits divers	x	x

Il peut être viré dans le compte 47 lorsqu'il devient litigieux :

47 59	59 47	Compte de régularisation d'actif à Virements internes	x	x
		Virements internes à Compte de régularisation de passif	x	x

Remarques :

On ne voit aucune donnée analysée concernant la comptabilité de l'OR pour les années retenues dans le travail. Le travail tel que présenté ici, n'est pas différent de quelqu'un qui irait prendre des documents et qui décrirait le fonctionnement théorique de la comptabilité. Un travail de mémoire doit aller au-delà. Il faut arriver à partir des données concrètes, pour voir à la lumière des théories apprises à l'école si cette comptabilité est correctement tenue, si les résultats suivent les normes, etc.

Dans l'intitulé on voit les années 2004 à 2009. Où sont les données relatives à ces années ? Peut-on connaître l'état de la comptabilité de l'OR durant toutes ces années ?

Vous avez annoncé l'interview et le questionnaire. A qui le questionnaire était-il appliqué, où sont les questions posées, où sont les réponses obtenues, sur quoi ont porté ces questions.