B- LES PROCEDURES DE GESTION DES COMPTES FINANCIERS
Cette procédure concerne la gestion : - des comptes
banques et CCP ;
- des comptes caisses
Pour la Caisse,
- il existe au Fonds Routier, une caisse principale et une caisse
de menues dépenses ;
- le réapprovisionnement de la caisse principale se
fait à partir de la banque alors que celui de la caisse de menues
dépenses se fait à partir de la caisse principale ;
- le montant maximum des avoirs en numéraires de la caisse
principale est de FCFA 500 000 ;
- toutes les dépenses dont le montant est supérieur
ou égal à CFA 50 000 ne peuvent être payées en
espèces ;
- le montant maximum des avoirs alloués à la caisse
de menues dépenses ne peut excéder FCFA
50 000 ;
- seules les dépenses dont le montant est au plus
égal à FCFA 10 000 et concernant les rubriques :
o entretien, réparation et maintenance
o autres charges externes (taxi - moto, etc.) seront
réglées par la caisse de menues dépenses.
a) Caisse de menues dépenses
Le CPP, à qui l'on s'adresse pour toutes
dépenses,
- fait remplir une fiche de paiement en espèce ;
- le cas échéant, joint les pièces
justificatives ;
- signe la fiche de paiement ;
- fait signer la fiche de paiement par le
bénéficiaire ;
- paye le montant de la dépense au
bénéficiaire après décharge (registre) ;
- enregistre la dépense au brouillard de la caisse ;
- classe provisoirement la fiche et les pièces
justificatives.
NB : Tous les paiements
effectués par la caisse du CPP font l'objet d'une fiche de
dépense et suivent la procédure de
décaissement.
b) Caisse principale
Réapprovisionnement de la Caisse :
- la caisse fait l'objet d'un réapprovisionnement à
partir d'un compte bancaire du Fonds Routier.
- le chèque de réapprovisionnement est
établi à l'ordre du Chargé de Règlement
- le Chargé de Règlement récupère le
chèque après une décharge dans le registre de transmission
des chèques.
- il retire les fonds à la banque
- il enregistre le montant en « Recette » dans le
brouillard de caisse - il dépose les fonds en caisse
Pour les comptes ouverts dans les institutions
financières :
- le Fonds Routier dispose d'un compte à la BCEAO
où sont remis à l'encaissement les bons de virement et les
chèques reçus du Trésor Public.
- il est ouvert au nom du Fonds Routier :
* des comptes bancaires à vue
* des comptes bancaires à terme
* des comptes courants postaux
- pour chaque projet spécifique financé par un
bailleur de fonds, un
compte de projet est ouvert dans les livres d'une banque
primaire.
- pour les retraits à effectuer, deux (02) signatures
conjointes sont
obligatoires, celle du DFR et celle du CC.
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