D- LES PROCEDURES DE CONTROLE ET DE PROTECTION
DE LA TRESORERIE
Cette procédure permet de s'assurer que :
- les valeurs en caisse et à la banque sont bien
gérées et que le niveau des avoirs est connu.
- les espèces en caisse, les chèques et toutes
autres valeurs à l'ordre du Fonds Routier sont bien
protégés contre les cas de vols, d'incendie et de manoeuvres
frauduleuses.
Voici quelques règles de gestion :
- obtenir à la fin de chaque mois les relevés
bancaires.
- établir un état de rapprochement bancaire par
mois et par banque. - remplir le brouillard de banque au jour le jour.
- procéder à des contrôles
périodiques de la caisse avec procès verbal de contrôle.
- disposer d'un coffre fort pour la conservation des valeurs et
des titres de paiement.
- installer des extincteurs dans les bureaux où sont
conservées lesdites valeurs.
- procéder à des versements réguliers des
fonds à la banque.
a. Rapprochement bancaire et
CCP
Responsables
|
|
|
Ordre et séquence des tâches à
exécuter
|
La Secrétaire
Le DFR
Le CC
Le Comptable
|
|
· Reçoit les relevés
· Remplit le registre courrier arrivé
· Remplit le cahier de transmission du
service
comptable
· Transmet au fur et à mesure, les relevés au
DFR
· L'affecte au CC
· L'affecte au Comptable
· Etablit à la fin de chaque mois un état
de
rapprochement par compte bancaire et CCP
· Vise l'état de rapprochement
· Transmet l'état de rapprochement au Chef Comptable
accompagné des relevés de compte
· Propose le cas échéant les
régularisations
|
Le Chef Comptable
|
|
|
|
·
|
Contrôle l'état de rapprochement
|
|
|
·
|
Signe l'état de rapprochement
|
|
|
·
|
Vise les écritures de régularisation
proposées
|
|
|
·
|
Affecte l'ensemble du dossier au comptable pour saisie
|
Le DFR
Le Contrôleur
|
de
|
·
|
Envoie copie de l'état de rapprochement au DFR
|
Gestion
|
|
Prend connaissance de l'état de rapprochement
|
|
Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of
Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 66
b. Contrôle des caisses
A la fin de chaque journée, le Chargé de
règlement doit procéder à l'arrêté de la
caisse.
- Le Chef Comptable au moins une fois par mois procède au
contrôle de la caisse à partir des éléments
ci-après:
o la fiche d'arrêté de caisse (cf. modèle en
annexe 5)
o le brouillard de caisse
o les pièces justificatives des opérations de
caisse
o les espèces en caisse
- Il contrôle chacun de ces éléments sur la
base de :
o solde initial : Correspond au solde en caisse au dernier
arrêté
o approvisionnement : Correspond au montant des
dépenses
justifiées au dernier arrêté et au montant
reçu en remboursement.
o autres recettes : correspond au total des
reçus émis pour des fonds
reçus (ventes de dossier d'appel d'offres etc.)
o total Recettes : correspond à la somme des montants
précédents
o dépenses justifiées : correspond à la
somme des dépenses soutenues par des pièces justificatives
o solde théorique : différence entre total
recettes et dépenses justifiées
o solde en caisse : total des espèces en caisse.
- Il approuve la fiche d'arrêté en y apposant son
visa.
Le Chargé de Règlement :
- établit un état récapitulatif des
dépenses.
- établit éventuellement une demande de
réapprovisionnement qu'il vise et joint à l'état
récapitulatif des dépenses
c. Contrôle des dépôts a
terme (DAT)
Les DAT doivent être l'objet d'un contrôle rigoureux
et permanent.
Responsables
|
Ordre et séquence des tâches à
exécuter
|
|
· Conserve précieusement toutes les conventions
relatives aux DAT ;
· S'assure à chaque échéance que
les intérêts sont bien calculés et positionnés sur
le compte courant du Fonds Routier ;
· Prépare le cas échéant le dossier de
renouvellement ;
· Soumet ce dossier à la signature du DFR
;
· Transmet le dossier au CG pour
contrôle.
· Contrôle le calcul et le positionnement des
intérêts sur le compte courant du Fonds Routier ;
· Contrôle le dossier de renouvellement et donne son
avis motivé ;
· Transmet le dossier au DFR.
· Prend connaissance du dossier et de l'avis du
CG
· Signe, le cas échéant, le dossier
· Transmet le dossier au CC
· Se rend à la banque pour les formalités de
renouvellement
|
Le CC
Le DFR
Le CG
Le DFR
Le CC
o Source : Compilation entretiens et
consultation Manuel de Procédures
| 
