Section II : les outils et la démarche d'une
mission d'audit interne
I- Les outils de l'audit interne
I -1-Les outils de description
1)-L'Observation physique
L'auditeur interne n'est pas quelqu'un qui reste dans son bureau
: il saisit toutes les occasions pour aller sur le terrain et pratiquer
l'observation physique.
L'observation physique par l'auditeur est un outil
d'application universelle car tout est observable. Une mission d'audit qui se
bornerait à faire des interviews, pourrait être
considérée comme une enquête d'opinion, ce ne serait pas
une mission d'audit interne.
« L'observation » élémentaire des biens,
c'est l'inventaire. Mais il n'y a pas que l'observation quantitative des biens,
il y a aussi l'observation qualitative.
a)L'observation des documents
b) Observation des comportements Il
existe deux grandes catégories d'observation : l'observation directe et
l'observation indirecte.
% L'observation directe est celle
qui permet le constat immédiat du phénomène : les
employés ne présentent pas leur carte à l'entrée
des bureaux. C'est cette observation même qui va figurer sur la FRAP,
elle aura été constatée directement par l'auditeur.
% L'observation indirecte, au
contraire, fait appel à un tiers qui va observer pour le compte de
l'auditeur et va lui communiquer le résultat de son observation. C'est
le cas bien connu des circularisations des dettes et créances.
2)-La narration
Il existe deux sortes de narration, toutes les deux
utilisées en audit interne : la narration par l'audité et la
narration par l'auditeur. La première est orale, la seconde est
écrite.
La narration par l'audité est la plus riche, c'est elle
qui apporte le plus d'enseignements ; la narration par l'auditeur n'est qu'une
mise en ordre des idées et des
connaissances.(1)
La narration, et surtout si elle est structurée et
logique, va être de lecture facile pour un tiers. La
communicabilité de l'information est, en effet, un des avantages
essentiels de ce mode d'expression qui n'est pas un outil de première
description puisqu'il n'est que la mise en ordre de renseignements obtenus par
ailleurs.
3)-L'organigramme fonctionnel
L'organigramme fonctionnel, va être construit par
l'auditeur, si celui-ci le juge nécessaire, pour y voir plus clair.
L'auditeur le dessine à partir d'informations recueillies par
observations, interviews, narrations...
Le dessin d'un organigramme fonctionnel permet d'enrichir les
connaissances obtenues à partir de l'addition : organigramme
hiérarchique + analyses de poste. C'est, en général, le
document qui permet de passer de l'un à l'autre car il
révèle la totalité des fonctions existantes et permet donc
d'aller voir, si on trouve leur traduction, dans les analyses de poste.
4)-La grille d'analyse des taches
Elle va véritablement relier l'organigramme fonctionnel
à l'organigramme hiérarchique et justifier les analyses de
postes. Tous ces documents reflétant une situation à une date
donnée, il en est de même de la grille d'analyse des tâches,
qui est la photographie à un instant T de la répartition du
travail. Sa lecture va permettre de déceler sans erreur possible les
manquements à la séparation des tâches et donc d'y porter
remède. Elle permet également de faire le premier pas dans
l'analyse des charges de travail de chacun.
5)-Le diagramme de circulation (1)
Si la grille d'analyse des tâches est statique, le
diagramme de circulation est dynamique : l'un est la photographie, l'autre le
cinéma. Le diagramme de circulation, ou flow chart, permet de
représenter la circulation des documents entre les différentes
fonctions et centres de responsabilité, d'indiquer leur origine et leur
destination et donc de donner une vision complète du cheminement des
informations et de leurs supports. (2)
6)-La piste d'audit
La piste d'audit est définie comme un ensemble de
procédures internes permanentes. Ce fut à l'origine - et c'est
encore - un outil de contrôle comptable, applicable désormais aux
comptabilités informatisées. Des dispositions
réglementaires et professionnelles ont rendu cette technique
d'application obligatoire.
Il s'agit de remonter à l'envers les opérations
qui ont conduit à la détermination du résultat pour en
retrouver l'origine (chemin de piste). L'exigence d'être en mesure de
réaliser ce cheminement à tout moment implique que :
1Khelassi Reda ; op-cit, pp355-357.
2 Jacques Renard , Audit interne ce qui fait débat,op-cit
;p172.
v' les documents justificatifs soient datés et
conservés chronologiquement (on imagine la complexité dans les
chaînes de traitement informatique) ;
v' des règles de sauvegarde informatique soient
définies ;
v' les traces informatiques soient utilisables.
Ainsi conçue la piste d'audit apparaît plus comme un
dispositif de contrôle interne que comme un outil au service de
l'auditeur.
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