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Suivi des recettes d'une institution scolaire

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par Emmanuel MUHEMERI
Institut supérieur pédagogique de Bukavu- RDC - Graduat 2013
  

Disponible en mode multipage

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I

EPIGRAPHE

Béni soit l'Éternel! Car il exauce la voix de mes supplications.

L'Éternel est ma force et mon bouclier; En lui mon coeur se confie, et je suis

secouru; J'ai de l'allégresse dans le coeur, Et je le loue par mes chants.

L'Éternel est la force de son peuple, Il est le rocher des délivrances de son oint.

Sauve ton peuple et bénis ton héritage! Sois leur berger et leur soutien pour

toujours!

Psaume 28: 6 - 9

Emmanuel MUHEMERI M.

II

DEDICACE

A l'Eternel Dieu Tout Puissant créateur du ciel et de la terre pour votre grâce protection et bénédiction qui ne cessent d'être impérissables envers ma famille.

A vous mes très chers parents François MUHEMERI BIN MUTARHUHA et Jeanine M'BUSHOLO, pour vos multiples conseils et assistance efficace tant morale que matérielle, des sacrifices consentis tout au long du parcours de nos études.

A vous frères et soeurs, Zawadi MUHEMERI, Innocent MUHEMERI, David MUHEMERI, Moise MUHEMERI et Nyota ya MUHEMERI ; pour le grand amour fraternel que vous faites montre au quotidien.

A toi ma très chère Nadia MUHIMUZI, ta contribution tant morale que matériel, ainsi que tes encouragements m'ont été d'une importance capitale pour l'achèvement de ce premier cycle.

A tous nos amis et camarades Salomon MABAKU, Yannick MUGARUKA, Roland MUSHAGALUSA, Bahati MBASWA Pavlov, Bertin MUSHAGALUSA, Marlyne BALAGIZI, Arsène MISARE, Pascal BOROTO, Felicité BAHIMBA, Faradja MULIBA, Benjamin NGOLENGA, Nadine BAKOMEZI, ...

A vous tous je dédie ce travail

Emmanuel MUHEMERI M.

III

REMERCIEMENTS

La rédaction de ce travail, n'a pas été sans appui extérieur, il nous serait donc ingrat de ne pas adresser nos remerciements à toute personne qui, de près ou de loin y a apporté sa contribution.

A tous seigneur, tout honneur. Nos remerciements s'adressent tout premièrement au Père céleste lui qui nous a doté de l'intelligence, la force, le courage et les moyens pour l'élaboration de ce travail.

Nos profondes gratitudes s'adressent à tous les professeurs, chefs de travaux et Assistants de l'ISP/Bukavu en général ainsi que ceux du département d'Informatique de Gestion en particulier qui ont contribué à notre formation tout au long de notre parcourt académique.

Les mots nous manquent pour exprimer clairement et exactement notre gratitude à Monsieur l'Assistant AKILIMALI Pascal qui, en dépit de ses multiples occupations s'est donné corps et âme pour la direction de ce travail en mettent à notre disposition tout son talent, son expérience et son savoir-faire.

Nous adressons nos remerciements à nos chers parents, frères et soeurs: papa François MUHEMERI et maman Jeanine M'BUSHOLO, Zawadi MUHEMERI, Innocent MUHEMERI, David MUHEMERI, Moise MUHEMERI et Nyota ya MUHEMERI pour vos encouragement et soutien.

Tous nos sentiments de gratitudes s'adressent également aux personnes qui nous sont chers : Papa BALAGIZI KARHAGOMBA, Général de Brigade Delphin KAHIMBI, Colonel SADIKI MABOKO, Colonel André NDUMBA BEY, Lieutenant- Colonel KITENGE MANGALA Ahmed, Major Guy MUGOMBOZI ZAHINDA, Jacques MBASWA Pavlov, Papa Charles CIKOMOLA, Papa Abias RADJABU, Benjamin NGOLENGA, ... pour tout votre soutien moral, matériel et spirituel.

Il ne suffit pas de disposer des moyens pour réussir dans la vie, le milieu et le climat de travail sont aussi des éléments favorisant de la réussite. Ainsi, il serait ingrat de terminer sans remercier tous les amis, camarades et compagnons de lutte qui nous ont entouré d'un grand amour, d'un esprit de collaboration, nous rendant ainsi aisée, la compréhension et l'appréhension des cours. Chers Yannick Mugaruka, Nadia Muhimuzi, Nadine Bakomezi, Arsene Misare, Salomon Mabaku, Mireille Habangaki, Félicité Bahimba, Faraja Muliba, Theocent Mweze Muhigirwa, Pascal Boroto, Sylva, Nénnette Mburunge, Roland Mushagalusa, Koko Bashengezi, Patient Kivuli, Kurulera Manegabe, Nshobole

IV

Nshombo, ... par ces quelques lignes, trouvez en nous toute notre gratitudes pour tous ce que vous avez fait et vous avez été pour nous.

Nous sommes limités par l'espace et par le temps. Que tous ceux qui d'une manière ou d'une autre ; de loin ou de près, nous ont aidé durant notre cursus académique et dont le nom ne figure pas ici, à tous nous disons infiniment merci et que le très haut vous rende le centuple.

Emmanuel MUHEMERI M.

V

SINGLES ET ABREVIATIONS

SNCC : Société Nationale des Chemins de fer du Congo

EP : Ecole Primaire

P. : Père (Pour les religieux)

MCD : Modèle Conceptuel de Données

MERISE : Méthodes d'Etudes de réalisation Informatique pour le Système d'Entreprise

MLD : Modèle Logique de Données

MPD : Modèle Physique de Données

CSP : Centre de Spécialisation Professionnelle

NDV : Notre Dame de la Victoire

CLS : Cycle Long Supérieur

CLI : Cycle Long Inferieur

PV : Procès-Verbal

CO : Cycle d'Orientation

SOL : Solitaire

FN : Famille Nombreuse

Dir : Directeur / Direction

Sec : Secrétaire / Secrétariat

Dir . Adj : Directeur Adjoint

1

Chapitre 0. INTRODUCTION

0.1. PROBLEMATIQUE

Depuis plus d'une décennie, les écoles en RDC dépendent non seulement du gouvernement sur le plan financier mais plus sur la contribution des parents par le biais de la prime et du minerval.

Ces frais constituent un moyen important de financement des activités des écoles, ce qui rend le suivi de leur gestion impérieux.

Les dirigeants des institutions d'institutions scolaires se trouvent confrontés à des nombreuses difficultés dues à la gestion des recettes réalisées. Ces problèmes de gestion des recettes proviennent souvent du manque de suivi automatique et réaliste de la perception des frais ce qui engendre un système mafieux de détournement des fonds, des erreurs de calcul, de conversion en taux de change galopant.

Hormis du détournement, les institutions scolaires éprouvent le problème d'ordonnancement des dépenses, ainsi on se rend compte que les chefs d'institutions scolaires, chacun à son niveau se taille le luxe d'engager des dépenses ou fait le retrait des fonds à la caisse de l'institution sans consulter le conseil. Cette situation crée une dissipation des fonds avec comme conséquence le non-paiement et/ou le paiement des salaires du personnel ; la carence des matériaux de bureau, matériaux didactiques, etc. On assiste ainsi à des déficits budgétaires, déficit qui plus tard conduit à l'absentéisme du corps enseignant, la déperdition de l'effectif des élèves fouillant les enseignements gâchés car non motivés.

En effet, tenant compte des nouvelles technologies de l'information et de la communication et avec l'objectif de réorganiser le système de gestion existant au sein des institutions scolaires en général et plus spécifiquement l'institut ALFAJIRI de Bukavu, nous nous posons la question suivante:

2

Comment à l'aide de l'outil informatique, le responsable de l'institution scolaire pourrait-il s'assurer qu'il a une main mise sur les états périodiques des recettes et dépenses en vue de garantir l'équilibre, les planifications et par consensus avec ses collaborateurs, engager des dépenses exigibles ?

0.2. HYPOTHESES

A l'origine de l'usage de l'outil informatique dans les institutions scolaires à bukavu comme dans la plus part des villes du pays, cet outil n'était utilisé que pour la saisie des listes d'élèves, saisie des bulletins et d'autres documents scolaires. Cependant actuellement on réalise que l'outil informatique peut faire d'autres travaux plus complexes. Ainsi il sied de souligner que l'outil informatique présente actuellement un moyen efficace dans plusieurs domaines comme par exemples dans la gestion des recettes d'une institution scolaire pour le contrôle et l'établissement des états périodiques de la santé financière.

Ainsi, la présente étude nous l'entamons avec les hypothèses suivantes :

· L'outil informatique pourra permettre au percepteur de ne se limiter qu'à la saisie des données des recettes et dépenses, lesquelles données mettront à la portée du caissier et des autres gestionnaires des fonds l'état synthèse de la réalisation des recettes.

· Notre outil permettra également de suivre au quotidien la situation financière de chaque élève car actuellement la contribution des parents, réalisée par petites tranches, constitue la principale source des recettes dans l'institution scolaire.

3

0.3. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Depuis plus d'une décennie, avec l'instauration de la prime, cette derrière n'est pas gérée clairement par les gestionnaires ce qui crée une situation de grève à répétition.

L'intérêt manifeste de ce travail porte sur la motivation et sur l'orientation de notre formation en Informatique de Gestion, mais aussi par le souci d'apporter une contribution modeste pour améliorer la gestion des recettes réalisées par les institutions scolaires afin de mettre à la disposition de l'institut ALFAJIRI, un outil de gestion efficace.

0.4. DELIMITATION DU SUJET

A) Du point de vue chronologique

Le présent travail est réalisé au cours de l'année académique 2012-2013.

B) Du point de vue spatial

La ville de Bukavu compte plus d'une centaine d'écoles sans tenir compte de mode de gestion. Etant dans l'incapacité de mener notre étude sur toutes les écoles de la ville de Bukavu, notre étude nous le circonscrivons sur le cas de l'institut ALFAJIRI, situé sur l'avenue Patrice Emery Lumumba, dans la commune d'Ibanda, ville de Bukavu, province du Sud-Kivu en République Démocratique du Congo.

C) Du point de vue analytique

Le présent travail veut apporter un plus dans la manière de gestion et suivi des recettes de l'institut Alfajiri de Bukavu.

Notre travail va s'articuler sur la gestion et le suivi des recettes du collège Alfajiri de Bukavu, de la perception jusqu'à la validation de dépense en passant par toute la chaine d'ordonnancement de dépense.

4

0.5. METHODES ET TECHNIQUES

0.5.1. Méthodes

La réalisation du présent travail serait surannée voire impossible sans faire appel à certaines méthodes de récolte des données. Ainsi dans notre recherche, nous nous sommes servis des méthodes suivantes :

La méthode analytique :

Cette méthode nous a rendu aisée, la compréhension d'une manière détaillée l'ensemble de la gestion des recettes dans une institution scolaire, cas spécifique de l'institut Alfajiri de Bukavu car l'idée de base était d'automatiser cette gestion afin de reconstruire tout son ensemble.

La méthode MERISE :

La Méthode d'Etude et de Réalisation Informatique pour les Systèmes d'Entreprise MERISE en sigle, nous a fort aidé dans la conception de la base des données d'une institution scolaire en utilisant et en mettant en application le modèle entités-associations

0.5.2. Techniques

Nous nous sommes servis des techniques ci-après :

- La technique d'interview :

Au Collège Alfajiri, nous nous sommes entretenus avec le recteur, les directeurs et certains enseignants membres de la délégation des enseignants afin d'obtenir les informations dont nous avions besoin pour la rédaction du présent travail.

5

- La technique documentaire :

L'interview n'ayant pas suffi pour nous procurer toutes les données dont nous avions besoin, il nous a fallu compléter ces données par celles se trouvant dans les annales du collège Alfajiri. Ainsi la documentation écrite nous a été d'une importance non négligeable eu égard aux documents que nous avons consultés afin de renforcer nos arguments consacrant la validité scientifique de cette recherche. Il s'agit de ouvrages, TFC, mémoires, journaux, notes de cours, sites internet, ... qui nous ont été indispensable.

0.6. PRESENTATION SOMMAIRE DU TRAVAIL

Le présent travail n'est pas regroupé en un seul bloc, il est constitué d'un certain nombre de chapitres pour le rendre claire et faciliter une décortication aisée. Ainsi, mis à part l'introduction et la conclusion, ce travail est stratifié en trois chapitres que voici :

Le premier chapitre : Présentation du milieu d'étude ; se focalise sur l'Historique et présentation de notre institution scolaire d'étude, qu'est le Collège Alfajiri de Bukavu.

Le deuxième chapitre : Aperçu sur le mode de perception, est consacré à l'analyse critique de la manière dont les frais scolaires sont perçus au collège Alfajiri.

Enfin, le troisième chapitre : Elaboration d'un model informatique de suivi de recettes dans une institution scolaire. Ce chapitre s'articule sur la conception et la mise sur pied, d'un modèle informatique adapté aux contraintes de suivi des recettes dans l'institution scolaire et plus spécifiquement le Collège Alfajiri. Dans ce chapitre il sera aussi question d'élaborer un notice pour ce model informatique afin de faciliter l'usage tant aux percepteurs qu'au gérant du complexe.

6

0.7. DIFFICULTES RENCONTREES

Sur cette terre des hommes, la réalisation de tout travail implique la mobilisation de beaucoup de moyens physiques, matériels, financiers, etc. Ainsi, la réalisation d'un travail scientifique ne se dérobe pas à cette règle, ce qui a fait que pour nous, lors de l'élaboration de ce travail, nous avons connu quelques difficultés de divers genre. Il s'agit principalement de deux genres : le problème lié au temps et celui lié à la sensibilité du sujet de recherche :

1. Problème lié au temps

La période dévolue à la récolte des données coïncide avec les temps prévu pour les heures de cours, ce qui nous obligeait très souvent à laisser ou du moins à sécher certaines séances de cours au profit de la récolte les données, avec toutes les conséquences qui y découlent tel que rater un TD (Travail Dirigé) ou une présence à l'auditoire, etc.

2. Problème lié à la sensibilité du domaine de recherche

Dans de la récolte des données pour notre travail, sur terrain nous nous sommes confrontés aux difficultés liées à la sensibilité du domaine de notre sujet de recherche: Les autorités acceptaient facilement de nous recevoir, mais à chaque fois que nous posions les questions touchant à la finance, lesquelles questions cadrent avec notre sujet, ces autorités étaient catégoriques dans leur refus de nous livrer ces genres d'informations. Il nous a fallu plusieurs rencontres avec elles pour qu'en fin, elles nous donner accès aux informations de finance sans pour autant entre dans les détails des chiffres.

7

Chapitre I. PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE

I.1. HISTORIQUE DU COLLEGE ALFAJIRI

I.1.1. SITUATION GEOGRAPHIQUE

Le Collège Alfajiri, est un vaste complexe de plus de 300m de long situé à 2°30'22.85»S 28°50'55.58E1, sur la colline Nyalukemba, au N°259, Avenue Patrice Emery Lumumba, Cellule Nguba, Quartier Nyalukemba, commune d'Ibanda, à l'Est de la ville Bukavu, en République Démocratique du Congo au coeur du continent africain.

I.1.2. GENESE DU COLLEGE ALFAJIRI

La création du Collège Alfajiri remonte de l'époque du Congo Belge. Loin de nous prévaloir donner toutes les dates, nous allons tous, nous allons nous pencher sur certaines dates importantes dans la réaction du Collège Alfajiri.

L'histoire de la création du Collège Alfajiri commence à partir de 1938, quand son Excellence Mgr Leys, vicaire apostolique du Kivu est prié par le Ministère des colonies afin d'organiser à Costermansville (actuel Bukavu) un Collège pour garçons (enfants des colons de l'Est). Mgr Leys sollicite le concours des jésuites sur place au Congo qui malheureusement déclinent l'offre faute du personnel ; vers fin octobre 1938, il fit alors extraire de la brousse de Masisi le P. Monsmans des Missionnaires d'Afrique (Pères Blancs) qui vient démarrer l'oeuvre le 7/12/1938 à 8h°° avec trois élèves sous le nom de Collège St Charles. Cette première classe a eu lieu à l'endroit où se trouve les installations de l'actuelle SNCC.

1 Source : Google Earth

8

La période 1938-1939 au 3ème trimestre connaitra le démarrage de la construction d'un bâtiment pour le Collège à la mission Sainte Thérèse (Actuel Economat sur la colline Bugabo). En Mars 1941, les premiers indices de chantier se dessinent à Nyalukemba avec l'arrivée du P. Monnens, le premier jésuite (C'est lui qui a conçu et réalisé le splendide Collège Notre Dame de la Victoire.) à l'actuel emplacement du Collège Alfajiri.

Les trois grandes figures de la création du Collège Alfajiri sont :

1) Son Excellence Mgr Edouard Leys,

2) Le P. Monsmans (le fondateur)

3) Le P. Monnens (le constructeur)

Septembre 1941 voit l'inauguration de la 4è année du Collège, c'est l'année du début officiel ; le père Monnens en prend le gouvernail et l'école passe de « St Charles » au Collège « s.j. » ("Societatis Jesu" ou "de la Compagnie de Jésus"). Pour plus de précision, les jésuites appartiennent à la Compagnie de Jésus (nom officiel de leur ordre religieux). Le suffixe « Sj » (Societatis Jesu) ajouté à chaque nom de jésuite veut dire qu'il est tout simplement membre de la Compagnie de Jésus.

1942 en septembre : déménagement vers Nyalukemba à l'actuel emplacement du Collège mais du côté de l'EP Nyalukemba. Le 17/07/1945 le Collège qui s'appelait jusqu'alors « s.j. » devient NDV. Les pères blancs rentrent à la mission et laissent ainsi l'école aux mains des jésuites.

En 1973, pour des raisons politiques (zaïrianisation) le Collège change de nom et s'appelle dès lors Collège ALFAJIRI ; le mot Alfajiri qui signifie aurore, symbole de l'espérance et de l'attirance vers la lumière) ainsi de 1976 à 1977 le Collège obtient son premier Recteur noir en la personne du P. PELENDA s.j.2

2 http://moninnocent.populus.org

9

I.1.3. CONSTRUCTION DU COLLEGE ALFAJIRI3

La construction du collège Alfajiri demeure jusqu'à présent, moins documentée, certainement vu son époque de construction. Cependant, une petite source nous fournit tout de même un minimum d'information y relative. D'un document où figure un entretien que les Révérends Pères De Conick et Etren VAN DER STANEN d'heureuse mémoire avait eu avec nous du 14 Avril au 29 Avril 1997, il résulte que la construction du complexe a duré de 1941 à 1958 et son coût est évalué de 1 à 5 millions de Francs Belges alors que la construction de l'Athénée de 1950 à 1958 a couté 325 millions de francs Belges4.

I.1.4. SOURCE DE FONDS DE LA CONSTRUCTION

Selon la déclaration du Révérend Père De Conick, les fonds pour la construction du collège Alfajiri, de 1941 à 1956, provenaient en totalité de l'Etat. A partir de l'année scolaire de 1954 - 1955 une ordonnance-loi exigeait que les missionnaires qui géraient les écoles puissent contribuer à 20% aux frais de leurs constructions. Cette décision ne semble pas avoir empêché l'Etat de continuer à financer à 100% la construction des écoles agréées par les missionnaires.

Le gouvernement continuait à financer la totalité de construction mais les Missionnaires devaient par la suite rembourser progressivement 20% de cette construction à l'Etat.

C'est alors, à l'accession du pays à l'indépendance que la compagnie de Jésus se retrouva avec une dette de 8millions de Francs Belges envers l'Etat comme part de contribution alors que la constriction du Collège était déjà bien terminée. Selon toujours le Révérend Père De Conick, après

3 VAHAMWITI VASIKANIA, histoire du Collège : 1938 - 1990 , TFE P.24

4 David MUDOSA B, La gestion administrative et financière au complexe scolaire Alfajiri et le rendement des enseignants du cycle long de 2002 à 2011, TFE, 2011-2012, P.7

10 1,n

l'indépendance, le problème délicat du contentieux Belgo - Congolais s'est posé et ceci dissipa la dette que la compagnie de Jésus devait encore à l'Etat.

I.2. ORGANIGRAMME

RECTORAT

 
 
 
 
 

ECONOMAT

 
 
 
 
 
 
 

SECRETARIAT

 
 
 
 
 
 
 
 

DIRECTION DES
ETUDES

OUVRIERS

ENSEI-
GNANTS

ENSEI-
GNANTS

ENSEI-
GNANTS

ENSEI-
GNANTS

Dir.
Etude CL

Librairie

Dir.
Etude CO

Sec.

Surv. CL

Dir.
Discipline

Surv. CO

Dir. Adj.

Dir. EP1

Sec.

Dir. Adj.

Dir. EP3

Sec.

Gestion + Internat

I.3. FONCTIONNEMENT

En parcourant l'organigramme ci haut, on constater que le collège Alfajiri est chapeauté par un Révérend Père Recteur qui est le coordinateur de toutes les directions du complexe à savoir la direction du cycle long supérieur, la direction du cycle long inférieur, la direction de l'EP1, la direction de l'EP3, la direction de l'internat et la direction de la maternelle. Il tient un conseil extraordinaire de direction pour évaluer la situation générale du complexe. Sans prétendre tout donner, nous allons expliciter quelques organes importants intervenant dans l'administration et la gestion du Collège Alfajiri. Il s'agit notamment de :

1. Le Rectorat

11

Il est assuré par un Père Jésuite appelé « Père Recteur » du complexe. Il est le coordonnateur de toutes les directions du complexe. Administrativement et financièrement, le Père Recteur est le seul qui engage l'institution tant sur le plan intérieur qu'extérieur.

2. L'Economat

Actuellement aucune communauté humaine de peut prétendre survivre sans un seul sou. Le Collège ne se dérobe pas à cette règle, c'est ainsi que parmi les organes stratégiques au collège on a l'économat. Ce service est chargé de la gestion financière et trésorerie du Collège. A la tête de ce service on trouve un Père jésuite. Il centralise toute les recettes et coordonner en collaboration avec le Père Recteur, toutes les dépenses. Voici l'organigramme de ce service :

FINANCES

COMPTABILITE

BUDGET

TRESOSERIE

Il est le seul répondant pour tout aspect relatif aux questions pédagogiques. Il est membre consultatif du comité des parents et s'occupe de l'élaboration

3. La Direction des Etudes (D.E)

La direction des études est chapeautée également par un Père Jésuite appelé « Père Directeur des Etudes ». Il représente le Père Recteur en cas d'absence et assure ainsi l'administration de l'institution tandis que le Père Ministre assure la gestion financière.

12

du calendrier scolaire en collaboration avec le Père Recteur et les autres membres de la direction.

4. Le Conseiller Pédagogique

Ce service est assuré par un laïc chevronné. Il est le répondant du père Directeur des études au Cycle long inférieur. Il s'occupe de l'aspect pédagogique au cycle long inférieur en connivence avec le Père Directeur des Etudes. Il s'occupe des visites des classes au cycle long inférieur. Il est membre du comité des parents.

5. La direction de discipline

Comme dans toute société, sans ordre et discipline, la zizanie envahirait le complexe et perturberait ainsi le bon déroulement des activités. C'est pourquoi, au collège Alfajiri, la direction de discipline est un organe moteur. Cette direction est chargée de toutes les questions relatives à la discipline et à l'ordre à deux niveaux5 :

a) Au niveau des professeurs

· Elle contrôle les présences, les absences ainsi que les retards des professeurs à chaque heure

· Elle établit les documents justificatifs des absences et retards des professeurs

· Elle prépare les délibérations de chaque période ainsi que de la fin de l'année scolaire en collaboration avec chaque professeur titulaire pour la cotation de la conduite.

· Elle siège avec tous les membres du conseil de délibération pour une vérification des résultats ainsi que l'attribution de côtes de conduite et d'application des élèves.

5 Dr Meernhaut, Déontologie et prérogatives du chef d'établissement, SAMAFOS, Kinshasa, 1982, P.76

13

b) Au niveau des élèves

· Elle est le garant du respect du règlement d'ordre intérieur des élevés au sein du complexe.

· Elle veille sur l'harmonie, la fraternité et la cohésion qui caractérise les élèves au sein du complexe.

· Elle est co-responsable des activités parascolaire

· Elle s'occupe d'une partie de la perception des frais scolaires appelés « solitaires du CLS ».

6. le secrétariat

Il est le secrétaire du complexe et en même tant le secrétaire particulier du recteur, c'est ainsi qu'il est attaché au rectorat. Il joue les rôles suivants :

· La gestion de toutes les archives du complexe,

· Le classement et l'expédition de toutes les correspondances,

· La gestion de tous les dossiers des élèves,

· Le contrôle des dossiers des finalistes ainsi que ceux d'autres élèves,

· La rédaction des PV de toutes les réunions,

· L'attribution des numéros matricules aux élèves et la tenue des registres,

· L'élaboration des listes d'élèves par classe sous la supervision du Père Recteur et du Père Directeur des Etudes,

· L'élaboration du tableau d'emplacement des élèves dans les salles en période d'interrogations générales et d'examens semestriels, sous le contrôle du Père Directeur des Etudes et du directeur de discipline.

14

Chapitre II. APERÇU SUR LE MODE DE PERCEPTION

En RDC, les institutions d'enseignement, comme toutes les entreprises se trouvent confrontées à deux grands types de décisions financières : Quels investissements réaliser ? Comment le financer ?

La première implique que l'on dépense de l'argent, la seconde, qu'on en trouve6.

Pour répondre à ces deux questions, à la première, il s'avère que le Collège Alfajiri, étant une institution d'enseignement, investit dans l'éducation c'est - à - dire la formation aux vraies valeurs de l'homme et de la femme de demain. Cependant, pour parvenir à cet investissement, la deuxième question se pose, comment trouver les fonds de financement ?

A la création du Collège Alfajiri, cette question ne se posait pas souvent, dans la mesure où les fonds provenaient d'une part de la compagnie et d'autre part, de l'Etat. Mais depuis plus d'une décennie, ces sources ont tari, laissant ainsi l'instauration d'une autre source en provenance des parents sous l'appellation « Frais Scolaires » ou « Frais d'Etudes » qui doivent être perçue. Mais comment ?

II.1. Mode de perception des frais scolaires.

Au Collège Alfajiri, les frais scolaires sont trimestriels, par catégorie (voir tableau de catégories) et payables auprès des percepteurs, qui, eux aussi à leur tour donnent rapport à la caisse centrale. Le caissier transmet le rapport au Père économe qui donne rapport au Père Recteur.

6 Richard Brealey et Cie, Principes de gestion financière, Pearson Education, Paris 2006, p.3

15

Tableau des catégories de 2002 à 2012-20137

CATEG

2004-

2005-

2006-

2007-

2008-

2009-

2010-

2011-

2012-

 

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

A

64

64

60

40

64

64

57,6

64

64

B

34,4

34,4

32,8

25

48

43,2

42

40

35

C

20

20

18,4

15

32

28,8

28

25

20

D

12

12

6,2

8

20

18

16

15

12

E

4,4

5,6

4,4

4

12

10,8

-

4

5

A chaque paiement, le parent ou l'élève qui paie les frais scolaires reçoivent un reçu pour faire preuve de paiement, sur lequel il est repris les informations suivantes8 :

a) Le numéro d'ordre de paiement (numéro du reçu),

b) La situation scolaire [solitaire ou famille nombreuse (SOL ou FN)],

c) Le cycle (EP1, EP3, CI, CS),

d) Le trimestre (T1, T2, T3),

e) Le nom de l'élève,

f) La classe de l'élève,

g) La catégorie de l'élève,

h) La date de paiement,

i) Le solde (ce qui reste à payer),

j) La signature du percepteur (trice).

Pour garantir la transparence dans la perception des frais scolaires en cas de contrôle, au moment de paiement, on établit trois reçus dont un pour l'élève/Parent, un pour la comptabilité et le troisième reste à la perception pour servir de référence.

II.2. Documents en usage.

7 Sources : Archives du collège et Percepteur.

8 Sources : Archives du Collège Alfajiri.

16

La perception des frais scolaires au sein d'une institution scolaire, est un service de finance. Comme tout service de finance, elle exige la tenue d'un certain nombre de documents afin d'assurer le suivi surtout que vu la conjoncture actuelle de la RDC, les parents sont dans l'obligation de payer en des petites tranches et par conséquent un suivi rigoureux de l'évolution de l'état d'avancement de la paie de chaque élève s'avère impérieux. Les percepteurs du Collège Alfajiri ne se dérobent pas de ce principe, raison pour laquelle ils tiennent, dans l'exercice de leur fonction les documents ci-dessous pour une perception claire, aisée et transparente.

a. Le RECU

Le reçu est la pièce que le percepteur remet au parent/élève qui verse de l'agent pour le paiement. Le reçu a pour rôle de servir de preuve de paiement en cas de nécessité. Voici le modèle utilisé au collège Alfajiri :

Collège Alfajiri N° :

FN SOL EP1 EP3 CI OE T1 T2 T3

Nom......................................... Classe.............

Cat. A B C D E

Montant.......................................................... Date.................................... Solde.................

Signature

Comme on le constater sur ce modèle de reçu, le percepteur est obligé de :

1. indiquer le numéro du reçu,

2. encercler ou souligner la situation de l'élève, son cycle, ainsi que le trimestre payé,

3. marquer le nom et la classe de l'élève,

4. encercler la catégorie de l'élève, ce qui permet de savoir ce qui reste à payer tenant compte du trimestre qui vient d'être payé,

5. indiquer le montant payé,

6. marquer la date de paiement ainsi que le reste à payer par l'élève,

7. en fin il appose sa signature pour le rendre légale et authentique.

17

b. Le fiche de perception

Le collège Alfajiri est une grande institution d'enseignement. La centralisation de la perception des frais scolaire s'avère un plus difficile dans la mesure où cette centralisation pourrait créer une lourdeur et aussi un encombrement du bureau de perception vu le nombre élevé des potentiels payeurs qui sont les élèves de la même institution. C'est partant de ce constat que les jésuites, ont stratifié la perception la perception des frais. Ainsi on trouve un percepteur pour le maternel, un percepteur pour le primaire, et un autre pour le secondaire et le CSP.

Animé du souci de bonne gestion, l'administration financière du collège Alfajiri prévoit que tous ces percepteurs puissent faire un versement des fonds perçus à la caisse centrale. Pour s'assurer de la clarté dans ce versement, une fiche de perception est dotée à chaque percepteur sur laquelle il indique soigneusement le nom de chaque élève qui paie, sa classe, le montant payé, le montant restant à payer, la date, et à la fin il fait un total de tout le montant perçu pour cette date et y appose sa signature. Cette fiche est établie en deux exemplaires, une pour le caissier et une autre gardée par le percepteur. Voici un modèle de la fiche de perception.

18

 

Collège Alfajiri Fiche

Nom

FICHE DE PERCEPTION

Date:

/ /

du Perc:

 

NOM ET POSTNOM

CLASSE

CATEGORIE

MONTANT

SOLDE

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

TOTAUX

 
 

Le CAISSIER

Signatures

Le PERCEPTEUR

 

c. Le bon de caisse

L'argent perçu par les percepteurs ne reste pas dans leurs mains, ils font un versement à la caisse centrale. Le caissier donne rapport à l'économat général du Collège. Pour bien suivre le mouvement, il fait usage d'un bon de caisse dont voici le modèle.

19

Réf

Comptable

Economat S.) ALFA)IRI

C A I S S E

Entrée

Epèces

Sortie

N° Compte :

NOM

Libellé :

Montant : (en lettres)

Signature caissière

(s)

Pour acquit

 
 

Bukavu, le

II.3. Déroulement de la perception

Au collège Alfajiri, les opérations de perception des frais se déroulent de la manière suivante :

- La commission de catégorisation se réuni, catégorise les élèves, fixe le montant à payer par catégorie par trimestre, informe les parents par le biais des élèves. Cette commission fixe également une échéance pour la perception desdits frais.

- A l'échéance, le directeur de discipline passe dans les salles de classe et renvoie les élèves insolvables, mais à la différence des autres écoles, pour les familles nombreuses, c'est-à-dire les familles qui ont plus d'un enfant qui étudie au collège Alfajiri ; seul le plus gradé (celui qui est dans la classe supérieure) est renvoyé. Egalement on ne renvoie pas les élèves du maternelle et ceux du degré inferieur et moyen pour le cycle du primaire.

20

II.4. FLUX D'INFORMATION

Le flux est appréhendé comme étant un objet transmis ne contenant que des informations et les intervenants qui se communiquent par les messages ; il est également un objet d'un intervenant à un autre.

1.

CAISSE

3

2

ELEVE

PERCEPTEUR

1

L'élève paie l'argent auprès du percepteur de qui il reçoit un reçu

2. Le percepteur va verser l'argent à la caisse centrale qui signe la fiche de perception

3. La caisse centrale prend acte du paiement de l'élève et l'enregistre sur le bon de caisse comme une entré caisse.

II.5. CRITIQUE DU SYSTEME EXISTANT

La critique à laquelle nous nous donnons, vise à déceler les imperfections qui ne permettent pas un suivi efficace de la perception des recettes au collège Alfajiri pour qu'en fin nous puissions adopter une solution qu'elle soit manuelle ou informatique pourvue qu'elle résolve le problème et concourt un suivi

21

a. Critique des moyens utilisés

Au Collège Alfajiri, pour la perception des frais ont fait recours aux moyens matériels et humains pour un meilleur résultat.

Etant donné que les opérations sont faites manuellement par les percepteurs, on court les risques d'affecter les montants perçus aux noms des élèves répétitifs ce qui génèrerait la perte de la fiabilité des données.

b. Critique des documents utilisés

La perception des frais scolaires au collège ne se fait pas sans documents ; dans les points précédents nous avons épinglés quelques documents d'usage pour cette fin. Cependant, comme tout travail humain, surtout quand il est manuel, ne manque pas certaines irrégularités telles que les ratures et les surcharges des certaines mentions choses qu'il faut impérativement éviter sur les documents comptables.

II.6. PROPOSTION DES SOLUTIONS

II.6.1. Solution Manuelle

Dans le souci de parfaire tant soit peu le système actuel de perception des frais scolaire au collège Alfajiri, en lieu et place de la fiche en usage, pour la clarté et la facilité, nous suggérons que la fiche soit élaborée par classe suivant le modèle qui suit :

22

 

Collège Alfajiri

FICHE DE PERCEPTION

Nom Classe:

Fiche n°

Date: / /
du Perc:

Cycle :

 

NOM ET POSTNOM

Sit Familiale

CATEGORIE

MONTANT

SOLDE

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

TOTAUX

 
 

Le CAISSIER

Signatures

Le PERCEPTEUR

 

II.6.2. Solution informatique

La solution manuelle que nous venons de proposer, ne garantit pas totalement la correction des erreurs car on réalise que le risque des surcharges voir même des omissions demeurent. C'est pourquoi, nous jugeons ultime la mise en place d'un logiciel informatique de perceptions des frais scolaires au Collège Alfajiri afin de bien contrôler toutes les opérations de perception. Ainsi, faisant référence aux documents en cours d'usage dans le système actuel de perception, nous proposons l'usage d'une Base des données pouvant permettre de contourner ces irrégularités et rendre aisée, rapide et transparente, la tache de perception.

23

Chapitre III : ELABORATION D'UN MODEL INFORMATIQUE DE SUIVI DE RECETTES DANS UNE INSTITUTION SCOLAIRE.

A nos jours tout comme les entreprises, les institutions d'enseignement et autres institutions, disposent du système de traitement automatisé des informations qui leur permettent d'effectuer des calculs, des opérations ainsi qu'une mise en forme des informations de nature économique et financier permettant ainsi l'établissement de divers documents à l'intention des administrations des tiers ou des dirigeants eux-mêmes.

Susdit, notre travail envisage à ses fins une application informatique dont l'accomplissement doit faire l'objet de réflexion par des analyses afin de bien réparer sa conception9. Cette conception portera sur l'identification des différents utilisateurs, description des informations et des fichiers dont auront besoin les utilisateurs, mais aussi une nouvelle structure de circulation d'information.

La perception de frais scolaire faisant usage de méthodes manuelles a montré ses limites et ses failles en se révélant long et lourd en ce qui concerne la circulation de l'information d'où, son automatisation par l'instauration d'une base de données où l'on pourra consulter la liste générale des élèves, la situation de paie des élèves,... est notre présent objectif. Cependant la mise en oeuvre d'un système de gestion automatisé ne se réalise pas d'une manière hasardeuse ; elle nécessite une analyse méthodique bien appropriée.

Afin de bien corroborer dans cette logique, nous allons devoir nous inspirer de la MERISE qui est une méthode d'étude et de réalisation informatique pour le système d'entreprise, afin de mener à bien notre demarche d'automatisation de la perception des frais au Collège Alfajiri.

9 LANGOS, at all, Gestion et Informatique, les Editions FAUCHER, Paris, 1993

24

III.I. NIVEAU CONCEPTUEL

Le niveau conceptuel nous est utile pour deux raisons :

1. Il nous permet de spécifier le choix de la gestion : QUOI FAIRE ?

2. Il permet de décrire :

· Pour les données : la signification de chacune d'elle et les rapports qui existent entre les individus ou les objets, Relation, Propriété.

· Pour les traitements : la succession des actions menées par l'organisme en réponses aux sollicitations auxquels il doit faire face : Processus, Evénement d'entrée, Opération de Gestion qui qui comprennent les concepts de synchronisation, Evénement de sortie ou Résultat invariant par rapport à l'infrastructure et la répartition homme/machine.

III.I.I. MODELE CONCEPTUEL DES DONNES

Le modèle conceptuel des données (MCD) a pour but d'écrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système d'information. Il s'agit donc d'une représentation des données, facilement compréhensible, permettant de décrire le système d'information à l'aide d'entités.10 Il permet aussi de décrire le « quoi » des données, de détailler le choix du système de gestion de l'entreprise, la structure des données ainsi que les liens entre elles.

1. Identification des Acteurs

1. ELEVE : Comme il s'agit de la perception des frais dans une école, on ne peut jamais parler d'école sans élèves, ainsi l'élève se trouve être le

10 http://commentcamarche.com/merise/mcd.htm

25

premier acteur intervenant dans l'opération de perception des frais scolaires.

2. PARENT : Ici, par parent on sous-entend toute personne physique, payant les frais scolaires pour n'importe quel élève.

3. ECOLE : l'école est l'institution ; mais dans l'opération de perception des frais, l'école est la personne morale qui se charge d'enregistrer les élèves dans différentes classes, sections et options, les classe par catégorie, par situation familiale.

4. PERCEPTEUR : Le percepteur est la personne physique, affecté par l'école afin de matérialiser les opérations de perception des frais. Ainsi il perçoit l'argent apporté par l'élève ou le parent, et dresse une liste des élèves ayant payé et ceux qui n'ont pas encore payé dans le but de programmer un recouvrement.

2. Entités et Propriétés

a) Entité : dans une base de données, c'est un objet regroupant les données ayant des caractéristiques communes entre elles ; une population d'individus homogènes ; mieux un objet de gestion considéré d'intérêt pour représenter l'activité à modéliser (exemple : entité Elève). A son tour, chaque entité est porteuse d'une ou plusieurs) dont l'une, unique et discriminante, est désignée comme identifiant (exemple : CodeElève). L'identifiant est la propriété principale d'une entité et permet ainsi de s'assurer de l'unicité d'une valeur dans l'entité. Ainsi donc l'identifiant est une propriété particulière d'un objet telle qu'il n'existe pas deux occurrences de cet objet pour lesquelles cette propriété pourrait prendre une même valeur.11

b) Propriété : C'est le plus petit élément de l'information caractérisant une entité. Pour le cas de la perception des frais, on peut prendre les exemples de propriétés suivants en fonction des entités :

11 Ass AMANI HAGUMA Joseph, cours de MAI, G2 IG à l'ISIG, 2012 - 2013, inédit

26

> ELEVE : CodeEleve, NomEleve, PostnomEleve, CodeSection,

Categotie, SitFam, adresse, sexe ;

> Percepteur : NumPerc, NomPerc, PostnomPerc, Adresse, Sexe,

Tel ;

> Section : CodeSec, Section, Option, Classe ;

> Perception : NumPerce, DatePerce, NumPerc, CodeEleve,

Categorie, CodeFr, MontantPaie

> PassWord : MotPasse

> Frais : CodeFr, IntituleFr, MontFr

3. Dictionnaire des données

Noms

Significations

Type

Taille

CodeEleve

Numéro matricule de l'élève

Numérique

Entier

NomEleve

Nom de l'élève

Texte

25

PostnomEleve

Post nom de l'élève

Texte

25

PrenomEleve

Prénom de l'élève

Texte

15

Sexe

Sexe de l'Elève

Texte

1

Categorie

Catégorie de l'élève

Texte

1

SitFam

Situation familiale

Texte

3

AdresseEleve

Adresse de l'élève

Texte

45

CodeSec

Numéro de la section

Numérique

Entier

Section

Nom de la section

Texte

30

Option

Nom de l'option

Texte

30

Classe

Classe

Texte

5

CodeFr

Code des Frais

Numérique

Entier

IntituleFr

Libellé des Frais

Texte

30

MontFr

Montant des Frais

Monétaire

Monétaire

NumPerc

Numéro du percepteur

Numérique

Entier

NomPerc

Nom du percepteur

Texte

25

PostnomPerc

Post nom du percepteur

Texte

25

PrénomPerc

Prénom du percepteur

Texte

25

Adresse

Adresse du percepteur

Texte

55

27

Sexe

Sexe du percepteur

Texte

1

Téléphone

Téléphone du percepteur

Texte

15

NumPerce

Numéro de la perception

NuméroAuto

Entier long

DatePerce

Date de la perception

Date/Heure

Date abrégé

MontantPaye

Montant payé par l'élève

Monétaire

Monétaire

Solde

Reste à Payer par l'élève

Monétaire

Monétaire

MotPasse

Mot de Passe du Gérant

Texte

50

4. Associations et Cardinalités

L'association sert à définir l'action qu'exercent les entités entre elles. C'est pour cela qu'on les désigne souvent par un verbe. Une fois l'étape importante de la définition des associations terminée, il faut alors déterminer COMMENT ces associations s'exercent. Il s'agit ainsi de déterminer les cardinalités. Pour cela, on se sert d'une petite phrase magique que voici :

« Est-ce que un(e) {ENTITE} peut {ACTION} plusieurs {AUTRE ENTITE} »

Les cardinalités d'une entité dans une association expriment le nombre de fois qu'une occurrence de cette entité peut être impliquée dans une occurrence de l'association, au minimum et au maximum12.

12 S. LAPORTE, MCD : cardinalités et types d'associations, DAIGL TS1, Paris

28

1,n

1,n

PERCEPTEURS

NumPerc NomPerc Post nomPerc PrenomPerc SexePerc Adresse Telephone

FRAIS

CodeFr IntituleFr MontFr

DatePerce

1,1

MontPaye

1,n 1,n

ELEVE

CodeEleve NomEleve Post nomEleve PrenomEleve Sexe

Classe CodeSec Section Categorie SitFam AdresseEleve

SECTION

CodeSec Section Option Classe

III.I.II. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT

Le modèle conceptuel des traitements permet de traiter la dynamique du système d'information, c'est-à-dire les opérations qui sont réalisées en fonction d'événements. Ce modèle permet donc de représenter de façon schématique l'activité d'un système d'information sans faire référence à des choix organisationnels ou des moyens d'exécution, c'est-à-dire qu'il permet de définir simplement ce qui doit être fait, mais il ne dit pas quand, comment ni où.13

13 http://www.commentcamarche.com/merise/mct.htm

29

Annonce de montant
à payer par élève par
catégorie

Début

ET

L'élève se présente avec un montant à payer

Retour du Billet

Vérification de l'argent payé par les élèves

Toujours

Vérification terminé

SI

Paiement de frais scolaires

Vérification du solde

Toujours

Paiement et vérification

Elève Percepteur

ET

Enregistrement de l'opération de paie

OUI

NON

30

Enregistrement effectué

A et B

Percepteur

Bureau de perception

Elaboration et remise du reçu à l'élève

Toujours

Bureau de perception

Toujours

Fin

III.II. NIVEAU ORGANISATIONNEL14

Le niveau organisationnel permet de prendre en compte les choix d'organisation, à savoir :

· La répartition des traitements entre l'homme et la machine,

· Le mode de fonctionnement (temps réel ou temps différé) ;

· L'affectation des données et des traitements par type de site organisationnel et par type de poste.

Le niveau organisationnel permet de répondre à la question « Qui fait quoi et où ? »

14 Aurélie Vuaroqueaux, Module n°1 CONCEVOIR UNE BASE DE DONNEES : méthode de modélisation merise, version 1.1 - 7 janvier 2004, P.6

31

MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT

Le modèle organisationnel des traitements s'attache à décrire les propriétés des traitements non traitées par le modèle conceptuel des données, c'est-à-dire : le temps ; les ressources et le lieu

Ainsi donc, le modèle organisationnel des traitements consiste donc à représenter le modèle conceptuel des traitements dans un tableau dont les colonnes sont la durée, le lieu, les responsables et ressources nécessaires à une action.

Tableau des procédures fonctionnelles

La première étape du modèle organisationnel des traitements consiste à découper les opérations en procédures fonctionnelles, une succession de traitements déclenchée par un événement. Il s'agit donc d'associer dans un tableau :

· les procédures fonctionnelles

· l'heure de début et de fin

· le lieu du poste de travail

· le responsable du poste de travail

· les ressources du poste de travail

Durée

Procédure

Poste de travail

Début

Fin

Lieu

Respo

Ressources

7h00

- 12h00 et 12h15

 

Annonce de L'élève se

montant à payer présente avec

par élève par un montant à

catégorie

 
 
 

A et B

Vérification de l'argent payé par les élèves

32

 
 
 
 
 

Caisse

Caissier

Manuel

 
 

Toujours

 
 
 
 

Vérification terminée

 
 
 

Caisse

Caisse

Caissier

Caissier

Manuel

Automatique

 
 

Paiement des frais scolaires

 
 
 

Vérification du solde

 
 
 

Toujours

 
 

Vérification terminée

Elève

1 Percepteur

 
 
 

A et B

 
 

Enregistrement de paiement

 
 
 
 
 
 
 

OUI

NON

 
 
 
 

Enregistrement Retour du

effectuée billet

 

2 Percepteur

 
 

33

 
 

A et B

Caisse

Caisse

Caissier

Caissier

Automatique

Manuel

 

Bureau de perception

 
 
 
 
 

Toujours

 

Reçu établi

A et B

 

Remise du Reçu des Elèves

 
 
 
 
 

Toujours

 

Fin

III.III. NIVEAU PHYSIQUE

Le niveau physique spécifie les choix techniques : COMMENT FAIRE ?

I. MODELE PHYSIQUE DES DONNEES

Pour le modèle physique des données, il est question de définir la structure des données. Ainsi, il s'agit de préciser les différents champs avec leurs types des enregistrements des tables constituant la base de données. Pour notre cas, la base de données est constituée de six tables structurées de la matière suivante :

1. Table «T

_

Elèves »

34

2. Table « T_Percepteurs »

4. Table « T_Perception »

35

4. La table « T _

Section »

 

5. La table « T

Frais »

_

6. La table « T

_

Password »

36

III.IV. NIVEAU LOGIQUE

Au niveau logique on répond à la question : Comment ?15 Le niveau logique permet également de décrire :

- Pour les données : les structures logiques, les hiérarchies d'accès - Les relations

- Pour les traitements : la répartition entre l'homme et la machine, le mode de fonctionnement conversationnel ou différé, réparti, tâche Homme/Machine, ...

I. MODELE LOGIQUE DES DONNEES

Le modèle logique des données consiste à décrire la structure de données utilisée sans faire référence à un langage de programmation. Il s'agit donc de préciser le type de données utilisées lors des traitements.

15 Aurélie Vuaroqueaux, opp cit, P.7

37

III.V. GUIDE D'UTILISATEURS

Au lancement de la Base des données, l'écran d'accueil de présente, il faut juste patienter quelque seconde avant d'atteindre le menu principal du programme. Voici l'écran d'accueil ainsi que la présentation du menu principal.

Ecran d'accueil

38

Le menu principal nous offre la possibilité d'accéder pour faire la saisie de données de la perception des frais, de faire l'analyse c'est-à-dire les Etats de sorties, et en fin de faire l'initialisation des données (Ajouts et modification des élèves, percepteurs, frais, ...).

1. Le bouton « Enregistrement de Perception »

En cliquant sur ce bouton on accède avec la qualité de percepteur, on n'a pas le contrôle total de la base de données, on ne peut que saisir les données de perception. On ne peut ni ajouter ni supprimer un élève dans la base de données, moins encore modifier ses informations (Situation familiale, sexe, Nom,...).

Voici la présentation de la fenêtre qui s'affiche en accédant en qualité de percepteur.

39

On fais le choix de l'élève pour qui on perçoit les frais, on saisit la date, le code de frais et le montant puis on enregistre.

2. Le Bouton « Initialisation »

En cliquant sur ce bouton, on accède à la base de données en qualité de gérant, on jouit du contrôle total de la base de données, ainsi on peut ajouter, supprimer et modifier les informations (percepteurs, élèves, catégories, ...). Afin d'éviter que n'importe qui ne puisse accéder et manipuler les informations, l'accès est conditionné par un mot de passe tel que l'indique ces écrans.

40

Apres la saisie du mot de passe, en appuyant sur la touche « Enter » ou sur la touche « Tab », l'écran ci haut se modifie avec l'ajout de deux bouton permettant ainsi d'accéder ou de modifier le mot de passe à condition que le mot de passe entré soit au préalable correct. Voici l'écran modifié

A l'accès, voici comment se présente l'écran de la gérance, permettant la gestion des élèves, des percepteurs, des frais ainsi que des catégories. Pour éviter les déviations, le gérant ne peut pas également saisir les données de perception car c'est de la compétence des percepteurs.

41

Ainsi le gérant peut manipuler toutes les données de la base de données. Par exemple, en cliquant sur le bouton de gestion des élèves, l'écran ci-après apparait, et il en est de même pour tous les autres boutons.

3. Le Bouton « Analyse et Synthèse»

42

Ce bouton nous permet d'acceder aux Etats tel que le montre ce écran.

On fait le choix de l'éleve, les dates puis on clique sur le bouton avec loup, et voici l'état qui apparait

4. Le bouton « Quitter »

Ce bouton va permettre de fermer l'application, de même que la base de données. En cliquant dessus, une boite de dialogue apparait, il suffit juste de cliquer sur le bouton « Oui » pour finalement quitter le programme.

43

44

CONCLUSION GENERALE

Nous voici au terme de notre travail de fin de cycle traitant de « ELABORATION D'UN OUTIL DE SUIVI DES RECETTES D'UNE INSTITUTION SCOLAIRE cas du Collège Alfajiri de Bukavu ».

Des nombreuses écoles connaissent de problème relavant de la gestion des recettes. Notre travail se fixe l'objectif de d'aider le gestionnaire du collège à faire un suivi régulier de l'état de perception des frais ainsi que la situation financière de chaque élève ; pour y arriver nous avons commencé par passer en revue le système de perception en place au sein du Collège Alfajiri avant de proposer un système de perception informatisé.

Hormis l'introduction, le présent travail est constitué de trois chapitres et d'une conclusion générale. Le premier chapitre a porté sur l'historique du collège Alfajiri ainsi que son mode de gestion. Le deuxième chapitré s'est chargé à faire une analyse critique et objective da la manière dont les frais scolaires sont perçu au Collège Alfajiri, et a envisagé une solution informatique, laquelle solution sera concrétisé dans le troisième chapitre. Le troisième chapitre s'est basé sur la conception et la production d'une base de données pouvant permettre le collège Alfajiri à percevoir les frais en faisant usage de l'outil informatique. Ce chapitre a enfin produit un guide d'utilisateur pour cette base de données pour rendre aisé la manipulation par les utilisateurs potentiels.

Pour clore ce travail, nous avons fait une conclusion générale brossant de manière succincte le contenu de trois grands chapitres constituant le travail. La perfection n'étant pas de ce monde, nous ne pouvons prétendre avoir épuisé toute la matière de recherche relatif au suivi de recette dans une institution scolaire. Ainsi nous restons ouvert à toutes remarques et suggestion pour l'amélioration de ce travail, et ouvrons la voix aux générations futurs qui veulent corroborer dans ce sujet pour nous compléter.

45

BIBLIOGRAPHIE

I. OUVRAGES

1. VAHAMWITI VASIKANIA, Histoire du Collège : 1938 - 1990 ,

2. Richard Brealey et Cie, Principes de gestion financière, Pearson Education, Paris 2006

3. Aurélie Vuaroqueaux, Module n°1 CONCEVOIR UNE BASE DE DONNEES : méthode de modélisation merise, version 1.1 - 7 janvier 2004

4. DOMINIQUE MANIEZ, Formation à VBA pour MS Word, Excel, Access, Macro, Codes, Programmation, P1-3 éd, DUNOD, Paris, Mai 2002

5. LANGOS, at all, Gestion et Informatique, les Editions FAUCHER,

Paris, 1993

II. TFC

1. David Mudosa, La gestion administrative et financière au complexe scolaire Alfajiri et le rendement des enseignants du cycle long de 2002 à 2011, TFE, 2011-2012

2. AMURI Joseph, gestion automatisé de la perception des frais scolaire du lycée Umoja/Uvira, TFC, Inédit, 2011- 2012

3. Marc ZIHINDULA Mathe, automatisation de la gestion de

rémunération du personnel dans des institutions étatiques : cas de l'INERA MULUNGU, TFC, Inédit 2010-2011

III. COURS

1. C.T. KASELE Léandre, cours d'Atelier de programmation, inédit, G3 IG/ISP/Bukavu, 2012-2013

2. Ass AMANI HAGUMA Joseph, cours de MAI, G2 IG à l'ISIG, 2012 - 2013, inédit

46

CONTENU

EPIGRAPHE I

DEDICACE II

REMERCIEMENTS III

SINGLES ET ABREVIATIONS V

Chapitre 0. INTRODUCTION 1

0.1. PROBLEMATIQUE 1

0.2. HYPOTHESES 2

0.3. CHOIX ET INTERET DU SUJET 3

0.4. DELIMITATION DU SUJET 3

0.5. METHODES ET TECHNIQUES 4

0.5.1. Méthodes 4

0.5.2. Techniques 4

0.6. PRESENTATION SOMMAIRE DU TRAVAIL 5

0.7. DIFFICULTES RENCONTREES 6

Chapitre I. PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE 7

I.1. HISTORIQUE DU COLLEGE ALFAJIRI 7

I.1.1. SITUATION GEOGRAPHIQUE 7

I.1.2. GENESE DU COLLEGE ALFAJIRI 7

I.1.3. CONSTRUCTION DU COLLEGE ALFAJIRI 9

I.1.4. SOURCE DE FONDS DE LA CONSTRUCTION 9

I.2. ORGANIGRAMME 10

I.3. FONCTIONNEMENT 10

Chapitre II. APERÇU SUR LE MODE DE PERCEPTION 14

II.1. Mode de perception des frais scolaires. 14

II.2. Documents en usage. 15

a. Le RECU 16

b. Le fiche de perception 17

47

c. Le bon de caisse 18

II.3. Déroulement de la perception 19

II.4. FLUX D'INFORMATION 20

II.5. CRITIQUE DU SYSTEME EXISTANT 20

II.6. PROPOSTION DES SOLUTIONS 21
Chapitre III : ELABORATION D'UN MODEL INFORMATIQUE DE SUIVI DE RECETTES DANS UNE

INSTITUTION SCOLAIRE. 23

III.I. NIVEAU CONCEPTUEL 24

III.I.I. MODELE CONCEPTUEL DES DONNES 24

1. Identification des Acteurs 24

2. Entités et Propriétés 25

3. Dictionnaire des données 26

4. Associations et Cardinalités 27

III.I.II. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT 28

III.II. NIVEAU ORGANISATIONNEL 30

MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT 31

Tableau des procédures fonctionnelles 31

III.III. NIVEAU PHYSIQUE 33

I. MODELE PHYSIQUE DES DONNEES 33

III.IV. NIVEAU LOGIQUE 36

I. MODELE LOGIQUE DES DONNEES 36

III.V. GUIDE D'UTILISATEURS 37

CONCLUSION GENERALE 44

BIBLIOGRAPHIE 45

CONTENU 46






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"Ceux qui rêvent de jour ont conscience de bien des choses qui échappent à ceux qui rêvent de nuit"   Edgar Allan Poe