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Gestion automatisée de stock dans une entreprise industrielle. Cas de la cimenterie de Katana.

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par RUGUNYA CHANCELIER
ISECOF/BUKAVU - Graduat 2013
  

Disponible en mode multipage

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EPIGRAPHE

« Rendez grâce à propos de tout, tel est en effet à votre égard, la volonté de Dieu avec Christ Jésus »

Thessalonicien 5 :18

« Ce qui est important, ce n'est pas ce que la société a fait de l'homme, mais ce qu'aura fait de ce que la société a fait de lui »

Jean Paul SARTRE

DEDICACE

A vous notre père LEON RUGUNYA, qui a accepté nos caprices, vous avez transpiré pour nous éduquer, vous avez joué le rôle d'un père modèle. Vous nous montrez toujours de bons exemples : Grâce à vous nous sommes et devenons très utile à nous même et à la société.

A vous Maman LEONTINE M'MPURUTA, femme de l'évolution et parfaite, femme de tolérance et mère de tous les enfants.

La première femme qui nous a appris à pardonner, à demander pardon, à aimer sans distinction, à servir les autres et à dire merci.

Notre éducation en témoigne et voilà aujourd'hui le fruit de la douleur que vous avez sentie le jour de notre naissance.

A vous nos frères et soeurs : J. RUGUNYA, LEONARD RUGUNYA, FURAHA, WILLY, NZIGIRE, LEOPOLD, JULIE, NELLY, THERESE, DELPHIN, CHRISTINE, RODRIGEUZ pour les sacrifices que vous avez consentis pour nous.

A vous M. SHANGALUME, M. CHANTAL NTAKWINJA, M. Nancy BALUMIZA, Kevin ZIRABULA, AHADI SHANGALUME, SHANGALUME MUSSAFIRI pour tant d'amour, d'assistance surtout d'encouragement que vous n'avez pas cessé de manifester à notre égard.

A tous ceux qui nous sont chers.

Je vous dédis ce travail

REMERCIEMENTS

Au terme de ce travail qui marque la fin du cycle de graduat à l'ISECOF/BUKAVU, il nous est opportun d'exprimer notre gratitude à tous ceux qui de loin ou de près, ont matériellement ou moralement contribué à faire de nous un homme dans la société. Qu'ils trouvent ici l'expression de notre considération.

A nos chers parents Léon RUGUNYA et Léontine M'MPURUTA par leur affection et amour de nous avoir donné la vie et l'éducation, voilà aujourd'hui nous sommes compté parmi les hommes intellectuels et utiles au monde. Qu'ils se réjouissent du fruit de leur progéniture.

Nous restons reconnaissants à M. NSHANGALUME, M. SHANTAL NTAKWINJA, M. Nancy BALUMIZA, AHADI SHANGALUME, MUSSAFIRI SHANGALUME, KEVIN ZIRABULA mes remerciements sont adressés à vous et nous gardons une mémoire inoubliable envers vous.

Nos sentiments le plus particuliers sont adressés à notre premier fruit d'amour Espérance WAKANDWA qui nous a assistés dans le travail de conception et d'orientation en vue de la mise en forme de ce travail.

Nos remerciements s'adressent également à l'Assistant Luc MUKEBA, d'avoir accepté la direction de ce travail avec rigueur scientifique ; c'est grâce à ses conseils et remarques qu'en revient le mérite.

Nous restons reconnaissants au corps académique, scientifique et administratif de <l'ISECOF/BUKAVU pour la formation dont nous avons été bénéficiaires pendant notre parcours estudiantin.

Nos remerciements s'adressent à nos frères et soeurs dont : J. RUGUNYA, LEONARD RUGUNYA, FURAHA, WILLY, NZIGIRE, LEOPOLD, JULIE, NELLY, THERESE, DELPHIN, CHRISTINE ZAGABE, Rodriguez qui ont contribué à nous assisté dans la vie scolaire.

Aux camarades amis et connaissances qui tant soit peu ont contribué et nous ont assisté dans nos divers démarches à savoir : RODA TARCILE, ISHARA SHAMAVU, DIEMBI BODIAKE, SAFI CLAUDIA, NYOTA BENITE et à toutes les connaissances à qui nous disons sincèrement merci.

SIGLES ET ABREVIATIONS

AB : Automatisation Batch

AN  : Alpha Numérique

Fig  : Figure

GS  : Gestion des stocks

HS  : Heures Supplémentaires

I.S.E.CO.F  : Institut Supérieur d'Etudes Commerciales et Financières

ISP  : Institut Supérieur Pédagogique

INSS  : Institut National de Sécurité Sociale

MCD  : Modèle Conceptuel des données

MCT  : Modèle Conceptuel des traitements

MOT  : Modèle Organisationnel de Traitement

MCC  : Modèle Conceptuel de Communication

MLD  : Modèle Logique des Données

MS  : Mutuelle de santé

MSF  : Médecin sans frontière

TNS  : Travailleurs Non Salarier

PME  : Petite et Moyenne Entreprise

SM  : Stock Moyen

SR : Stock Reel

RS : Rotation des stocks

QC : Quantités consommées

STC : Stock Moyen Consommé

PDG  : Patron Directeur Général

SGBD  : Système de Gestion de Base des Données

0. INTRODUCTION

0.1. Problématique

L'enjeu de la gestion des stocks et approvisionnement est important : mettre en place des processus qui optimisent la fonction économique, sous contrainte d'une disponibilité en théorie sans faille. Tel sont les objectifs du gestionnaire de stocks. Cela suppose de disposer d'une visibilité sur ses stocks et de méthodologies appropriées aux différentes situations.

Une production sans stock est quasi inconcevable vu les nombreuses fonctions que remplissent les stocks. En effet, la constitution de stocks est nécessaire s'il y a :

- Non coïncidence dans le temps ou l'espace de la production et de la consommation :

Le stock est indispensable dans ce cas car il est impossible de produire là et quand la demande se manifeste. Les exemples classiques sont la fabrication de jouets ou la confiserie pour la non coïncidence dans le temps, et les supermarchés pour la non coïncidence dans l'espace.

- Incertitude sur le niveau de demande ou sur le prix :

S'il y a incertitude sur la quantité demandé, on va constituer un stock de sécurité qui permet de faire face à une pointe de demande. S'il y a incertitude sur le prix, on va constituer un stock de spéculation.

- Risque des problèmes en chaîne :

Il s'agit ici d'éviter qu'une panne à un poste ne se répercute sur toute la chaîne d'approvisionnement. Un retard d'exécution au poste précédent ou une grève des transports n'arrêtera pas immédiatement l'ensemble du processus de production s'il y a des stocks tampons.

- Présence de coûts de lancement :

Dans ce cas, travailler par lots permet une économie d'échelle sur les coûts de lancement de production mais, en revanche, provoque une augmentation des coûts de possession du stock.

Le contrôle du stock et de l'approvisionnement d'une entreprise est donc aussi fondamental dans la vie de celle-ci. Une bonne gestion des stocks permet une meilleure gestion des coûts d'approvisionnement et de stockage, mais aussi une amélioration de la gestion commerciale en identifiant les produits se vendant le plus ou le moins. L'utilisation de l'informatique offre en temps réel un état des stocks Cet état permet ainsi au chef d'entreprise de satisfaire les besoins de ses clients et de réaliser des économies en diminuant le stockage des marchandises.

Ceci nous pousse à porter un regard analytique sur la gestion de stock au sein de la cimenterie de Katana. Cette entreprise de production connait de multiples problèmes dans sa gestion de stock notamment dans le suivie de la chaine d'approvisionnement, ruptures de stocks chroniques, manque des documents adéquat pour la justification des mouvements de stock, pas d'étude du marché pour déterminer les quantités de produit à garder en stock, ... bref, une gestion de stock calamiteuse.

Cette situation nous amène à nous poser les questions suivantes :

- L'inefficacité dans la gestion de stock de cette entreprise serait-elle due au manque d'un système d'information informatisée ?

- L'automatisation du système en place pourrait-elle pallier à difficultés rencontrées dans la gestion de stock ?

Ces questions serviront de fil conducteur de ce travail et des réponses provisoires y seront évoquées dans les lignes qui suivent.

0 .2. Hypothèse

Selon Laramée Alain et Vallée Bernard, l'hypothèse est une présomption, c'est la réponse présumée à la question de recherche dont on ne sait pas encore si elle est fondée ou contestable, mais au sujet de laquelle on croit que les faits pourront établir soit la vraisemblance, soit l'incertitude1(*).

Pour sa part, Madeleine Grawitz et Pinto R., l'hypothèse est une réponse anticipée qui, pour être évaluée, doit être vérifiée, c'est aussi une proposition, de réponse à la question posée2(*).

De ce qui précède, nous pouvons formuler nos hypothèses de la manière suivantes :

- Le manque d'un système d'information informatiser serait à la base de l'inefficacité dans la gestion de stock de cette entreprise

- L'automatisation du système en place pourrait permettre de pallier aux difficultés rencontrées dans la gestion de stock.

0.3. Choix et intérêt du sujet

0.3.1. Intérêt personnel

Notre choix est motivé par l'intérêt que nous accordons à cette entreprise car la bonne gestion de stock contribuera à l'augmentation de revenu de cette entreprise. Ceci permettra à la CIMENTERIE de Katana de donner du travail à ses membres y compris nous et cela va contribuer au développement de notre pays et lutter contre le chaumage.

0.3.2. Intérêt scientifique

Notre travail présente l'intérêt pratique pour tout lecteur, pour tout gestionnaire d'entreprise, pour tout étudiant en Informatique et autres car il permettra de voir combien de fois l'outil informatique peut être utilisé non seulement comme outil de saisi des données mais aussi et surtout comme outil de gestion à travers un programme conçu pour cette fin.

0.3. Délimitation du sujet

0.3.1. Du point de vue spatial

Notre sujet concerne la CIMENTERIE de KATANA en RDC, dans la province du Sud-Kivu, territoire de Kabare groupement de LUHIHI dans la localité de BIENGA à 10 Km du centre de KATANA et à 3 Km de l'hôpital Générale de Référence de la FOMULAC Katana.

Dans cette entreprise, notre travail s'intéressera uniquement au service de la gestion de stock

0.3.2. Du point de vue temporel

Notre travail porte sur la période allant de l'année 2013-2014 périodes. Nous avons des données disponibles et fiables.

Méthodes et techniques du travail

Méthodes

Une méthode selon PINTO et GRAWITZ est un ensemble d'opérations intellectuelles par laquelle une discipline cherche à étudier, à démontrer et à vérifier les vérités qu'elle suit3(*).

0.5.2.1. Méthodes historiques

Cette méthode nous permettra de connaître l'histoire de la CIMENTERIE de KATANA de faire son analyse pour comprendrez son passé et à le présent à son avenir.

Elle nous a permis également d'analyser des faits en vue de découvrir les failles et les réussites que la CIMENTERIE de KATANA a connues dans sa gestion et de stock.

0.5.1.2. Méthodes fonctionnelles

Cette méthode nous permettra de bien connaitre la structure et le fonctionnement de la cimenterie de katana.

0.5.2. Techniques d'interview

0.5.2.1. Technique documentaire

Cette technique nous permettra de consulter des différents documents au service de stock et de la vente « CIMENT » en vue d'avoir des informations nécessaires à notre recherche.

0.5.2.2. Technique d'interview

Cette technique a été utilisée pour récolter les données auprès des agents de la gestion de stock et de la vente « CIMENT » au sein de l'entreprise.

0.5.2.3. Technique de questionnaire

Ce sont des questions que nous avons lancée à certains agents qui s'occupent de la gestion nouvelle au niveau de la CIMENTERIE de katana.

Difficultés rencontrées

ü Difficultés à accéder à certaines données et indisponibilité parfois du personnel pour récolter des données.

ü Manque de certaines données dans les documents consultés

ü Absence au cours pour des raisons de recherche

ü D'autres difficultés d'une grande envergure se trouvent sur le plan matière financière et sur le plan personnel.

Subdivision du travail

Ce travail compte quatre chapitres autres l'introduction et la conclusion.

Le premier chapitre intitulé considérations générales se subdivise en deux sections : la première porte sur les définitions des concepts clés, définit les concepts de base de ce travail et démontre leur porté tandis que le deuxième traite du cadre d'étude.

Le deuxième chapitre titré analyse du système d'information existant se tournera sur l'analyse du système d'information sur la gestion de stock à la cimenterie de katana.

Dans le troisième chapitre intitulé conception du système d'information future, nous essayerons de concevoir un nouveau système d'information qui permettra de créer une application informatique qu'utilisera dans la gestion de stock.

Le quatrième et dernier chapitre va se consacrer à la conception et la création d'une application informatique.

Chap. I. CONSIDERATION GENERALE

Dans les limites ce travail, ces considérations comportent des généralités qui s'articulent essentiellement autour de deux sections portant d'une part sur les définitions et la portée des concepts, et d'autre part, sur le cadre d'étude.

I.1. Définition des concepts de base

Ces définitions ont pour but de faciliter la compréhension des concepts clés en saisissant l'acceptation de chacun d'eux en rapport avec notre étude. Les concepts concernés seront définis séparément en tenant compte des différents contours qu'ils présentent.

I.1.1. Gestion

La gestion est une notion très complexe. Ce concept prend une large extension selon qu'il existe des fonctions ou des départements au sein d'une entreprise. Ainsi parle t on par exemple de la gestion commerciale, gestion des ressources humaines, gestion informatique, gestions des carrières, etc. ...

Dans le dictionnaire petit la rousse, la gestion est l'action de gérer, d'administrer, de diriger quelque chose. Or gérer, c'est administrer une entreprise soit dans une globalité, soit dans une de ses fonctions.

C'est aussi un ensemble d'opérations d'un comptable public soit pendant une année financière, soit pendant la durée de ses fonctions

I.1.2. Automatisation

Selon le dictionnaire d'informatique(1), automatisation est définit comme étant une étude et transformation d'un procédé, d'un processus ou de tout mode de travail en vue de le rendre automatique.

Selon le dictionnaire la rousse(2), automatisation est un ensemble des procédés qui rendent l'exécution d'une tache automatique sans intervention de l'homme.

Il est composer de:

1 La partie commendée: elle donne les ordres et reçoit de les informations de l'extérieure ou de la partie opérative. Elle peut se présenter sous 3 manières différentes : un boitier de commande, un microprocesseur (cerveau électronique), ou un ordinateur.

2  la partie opérative: c'est la partie d'un système automatisé qui effectue le travail, autrement dit, c'est la machine.

C'est la partie qui reçoit les ordres de la partie commande et qui les exécute. Elle comporte les capteurs et les actionneurs.

3 L'interface : elle permet de traduire le langage de la partie commande en langage "machine" et inversement.

I.1.3. stock

Selon le dictionnaire Petit Larousse, le stock est une quantité des biens, des marchandises ou produit finis disponibles, produits fabriqués ou produits ultérieurs et qui fait subir des variations positives ou négatives.

Sortes de stock

En se basant sur le critère fonctionnel, on distingue généralement au sein d'une entreprise : le stock normal, le stock disponible, le stock maximum, le stock mort, le stock de récupération et le stock de dépannage.

1. Le stock normal

Constitué des articles dont l'utilisation est courante, constante et continue, le stock normal comprend trois types des stocks :

· Le stock actif : c'est le stock destiné à la consommation courante.

· Le stock de protection ou de sécurité : qui est la réserve destinée à palier aux accélérations imprévues de sortie de délai de livraison etc. ce stock reste en magasin et ne peut être utilisé qu'après l'épuisement du stock actif.

· Le stock d'alerte ou minimum : c'est celui qui lorsque son niveau est atteint, on passe automatiquement une nouvelle commande.

2. Le stock disponible

Est constitué du stock réellement existant diminué des demandes non encore satisfaites.

3. Le stock maximum

Est le stock plafond, le stock au-delà duquel il y a pléthore de stock.

4. Le stock mort

Est le stock qui est en magasin lorsque le flux d'entrée et de sortie est nul.

5. Le stock de récupération

Est constitué de matériels déjà utilisés mais qu'il est probable de pouvoir les remettre en activité dans le circuit de l'entreprise après remise en état.

6. Le stock dépannage ou stock de création

Est le stock qui permet de continuer l'activité, même en cas d'arrêt d'approvisionnement. Il est souvent créé par les encours de fabrication.

I .1. 4. Entreprise

Une entreprise est une unité institutionnelle, mue par un projet décliné en stratégie et/ou en politiques et plans d'action, dont le but est de produire et de fournir des biens ou des services à destination d'un ensemble de clients ou usagers. Pour ce faire :

· l'entreprise s'organise, fait appel, mobilise et consomme des ressources (matérielles, humaines, financières, immatérielles et informationnelles) ;

· l'entreprise exerce son activité dans le cadre d'un contexte précis auquel elle doit s'adapter: un environnement plus ou moins concurrentiel, une filière technico-économique caractérisée par un état de l'art, un cadre socio culturel et règlementaire spécifique ;

· l'entreprise peut se donner comme objectif de dégager un certain niveau de rentabilité, plus ou moins élevé.

I.2. Cadre d'étude

I.2.1. Historique

L'usine de katana a été crée en 1958. Sa production était écoulée au nord et sud Kivu concurremment avec le ciment produit à Kalemie (kabimba).

La cimenterie de katana avait été conçue pour fonctionner à l'aide du fuel alors que celle de Kalemie utilisait le charbon comme source d'énergie pour la cuisson du calcaire.

Les couts de production de katana étaient élevés et ne permettaient pas à cette usine d'être compétitive. En plus, le problème sécuritaire posé par l'accession de notre pays à l'indépendance ont fini par décourager les prometteurs de katana jusqu' à céder leur usine aux prometteur de Kalemie.

La Cimenterie de katana est devenue propriété du GFIA (Groupe George Forrest International Afrique) au début des années 90.

I.3 Problèmes de fonctionnement

A. Problème économiques

Il y a eu deux tentatives de remise en activité de l'usine de katana après les années 60; de 1970 à 1974 et de 1982 à 1988.

Mais chaque fois la reprise a été partielle c'est-à-dire que le calcaire a été exploité à kabimba et le clinker (= calcaire préparé à 1350° de température) a été transporté jusqu'à katana pour y être moulu, ensaché et vendu à Bukavu et Goma principalement.

Pour ce faire, il avait fallu augmenter la capacité de cuisson de l'usine de Kalemie (pour servir deux usines) et réhabilité le secteur de la mouture à katana.

Malheureusement, la non prise en charge des travaux publics, l'amenuisement du pourvoir d'achat de la population et l'inflation galopante n'ont pas favorisé la prospérité de ces programmes ambitieux.

A signaler aussi que la CEPGL qui avait promis d'exploiter le gaz méthane du lac Kivu n'a plus réalisé sa promesse qui pouvait permettre à l'usine de katana de fonctionner en autonomie c'est-à-dire de réaliser sur place l'exploitation de calcaire, la cuisson par le four et la mouture du clinker.

Enfin, il y a lieu stigmatiser l'attitude de l'administration souvent sollicitée pour protéger l'industrie locale mais elle n'est jamais parvenue à distinguer l'entrée frauduleuse du ciment zambien, tanzanien, ougandais et rwandais sur le marché congolais.

B. Problème économiques et juridiques

La société INTER'LACS (c.à.d. les usines de kabimba et katana) n'eu aucun répit face aux attaques, des groupes armés depuis 1996.

Outre des véhicules et des matériels emportés ou endommagés, le fonctionnement de l'unité de kabimba a été soumis à rude épreuve pendant toute la période de la guerre et jusqu'à ce jour.

Pire, la convoitise extérieure du marché congolais de ciment s'est étendue au patrimoine même de la cimenterie, qui fait actuellement face aux décisions d'expropriation de l'unité de katana.

C. Perspective d'avenir

A court terme et en cas de retour aux meilleures conditions politiques et économiques, il est possible de procéder à un investissement pour permettre en état la capacité de production de kabimba et la mouture de katana. Ce serrait la réhabilitation de ce existe déjà en vue de la production du ciment pouzzolanique.

A long terme dans un environnement économique incitatif, il ya lieu de faire de gros investissement pour produire du ciment portland normal.

Nous pensons que la cimenterie d'avenir pour l'Est de la RDC est bien celle de katana compte tenu de l'existence du gaz méthane dans le lac Kivu (ce gaz peut aussi servir à d'autres fin tel que la conservation des forets et la protection de l'environnement en général) et de la présence des carrières de calcaire jusque là inexploités à katana.

Localisation

La cimenterie de katana est située à katana dans le territoire de Kabare à 6km du centre de katana dans la province du Sud-Kivu en RDC

I.4. ORGANIGRAMME

CP

AG

DG

Secrétaire comptable

Magasin

Finance

Service technique

Magasin

Laboratoire

I.5. Structure organique

La cimenterie de katana est administrée par les personnels ci-après:

Ø Le Directeur Général qui est chargé de la responsabilité des activités et des services.

Ø Une rencontre annuelle du membre effectif appelé (AG) qui est l'organe d'orientation ;

Ø Le chef du personnel est chargé de présenter auprès de l'employeur les réclamations aussi bien à titre individuel que collectif de l'ensemble des salariés en termes d'application du droit du travail.

Ø La Direction Technique est chargée principalement du planning prévisionnel d'entretien, de la supervision et du contrôle de la maintenance des installations et des équipements des ateliers de production, des études techniques destinées à améliorer la production de l'entretien, du contrôle de l'implantation de nouvelles unités, de la mise en place de procédures techniques nécessaires l'exploitation, et à la sauvegarde du savoir faire technique de la société

Ø technique de laboratoire effectue les contrôles de qualité de la matière et de ses composants, contrôle aussi le produit fabriqué.

Ø Financier est chargé principalement de la Gestion Comptable et financière, la gestion administrative, la gestion des achats et vente, la gestion des ressources humaines et le contrôle de gestion

Ø Le secrétaire comptable : Il est chargé de la comptabilité de l'entreprise

Ø Le magasinier : est chargé de la gestion des stocks, des achats et des ventes

CHAPITRE II : ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT

II.1. Notion

Dans l'optique de maitriser le bon fonctionnement d'une organisation, il est indispensable de subdiviser en domaine d'activités le schéma organisationnel existant pour avoir un projet formalisable.

Le Modèle Conceptuel de Flux n'est rien d'autre qu'une représentation graphique des acteurs, des flux échangés. Le flux d'information est représenté par une flèche allée et une autre de retour.

Le Modèle Conceptuel de Flux est le découpage de l'organisation en domaines d'activités, c'est-à-dire en entités appelées « acteurs » et si ces domaines d'activités sont vastes, ils peuvent être décomposés en sous domaines4(*).le système d'information peu revoir des décisions destinées à ses propres pilotages et il peut également émettre vers le système opérant des informations5(*).

II.2 Definition des concepts

ü Les flux : sont des informations échangées entre deux acteurs. Il se présente comme une flèche6(*).

ü Acteur : est une personne morale ou physique capable d'émettre ou de recevoir des informations, il joue le rôle d'émetteur des flux selon la situation.

ü Une procédure : c'est la participation d'un poste de travail au traitement d'un type d'événement (association de types d'événement synchronisés)7(*). Ou encore est un ensemble des tâches exécutées à une même période sur un même poste de travail, correspondant à une activité définie8(*).

ü Un processus : est un sous ensemble de l'entreprise. L'activité de l'entreprise est constituée de l'ensemble des processus, il est composé des traitements appelés « opérations »9(*).

ü Un poste de travail : est un lieu d'exécution (avec les outils nécessaires) d'un ensemble des tâches10(*).

ü Un responsable : est une personne ayant la responsabilité de certaines actions d'une opération ou un ensemble des personnes11(*).

ü Un lieu : est un ensemble des lieux où les actions d'une opération pourront s'effectuer12(*).

ü La matrice des flux : est une matrice carrée dans laquelle les acteurs sont en ligne (l'origine) et colonne (le but). C'est un outil qui permet de s'assurer auprès des acteurs du système d'information que tous les flux correctement recensés13(*).

USINE

II.3 Le diagramme de flux

8 6

1

Client 2 Magasinier 5

7 4 3

4 3

FINANCIER

Ce modèle reprend le flux d'information qui découle de l'interaction entre acteurs.

Interprétation du diagramme de flux

1. Le client commande les produits chez le magasinier et livre l'argent de la commande

2. Le magasinier donne le reçu au client et la date de retrait des produits

3. Le magasinier amène le cahier de reçu au financier et enregistre

4. Le financier donne la note d'enregistrement au magasinier

5. Le magasinier passe la commande des produits à l'usine

6. L'usine livre les produits commandés au magasinier

7. Le client va chez le magasinier pour retirer les produits

8. Le magasinier livre le produit au client et le bon de sortie de ces produits

9. le client contrôle les produits et les retirent

II.4. Procédures fonctionnelles

II.4.1. Règles d'organisations N°1

Après la production, les produits sont stockés à l'usine dans le silo

II.4.2 Règles d'organisations

R1. L'usine produit du lundi au vendredi de 7h à 18h

R2. Le client passe la commande chez le magasinier et paie

R3. Le magasinier livre le reçu et donne la date de retrait des produits commandés

R4. Le magasinier passe la commande chez le chef de production

R5. Le chef de production produit livre le produit au magasinier

R6. Le magasinier retire le produit et enregistre sur la fiche de stock

R7. Le client retire le produit chez le magasinier

R8. Le magasinier livre le bon de sortie au client

R9. Le client contrôle les produits et le retire

Tableau des procédures

PROCESSUS APPROVISIONNEMENT

P.F

Déroulement

Action

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

PF1

7h30 à 16h

Les produits sont stockés à l'usine dans le silo

M

Cimenterie

Chef d'usine

PROCESSUS VENTE

P.F

Déroulement

Action

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

PF1

7h30 à 16h

Le client passe la commande chez le magasiner et paie

M

Cimenterie

Client

PF2

7h30 à 16h

Le magasinier livre le reçu et la date de retrait de produit

M

Cimenterie

Magasinier

PF3

7h30 à 16h

Le magasinier présent le cahier de reçu au financier pour l'enregistrement les produit vendu

M

Cimenterie

Magasinier

PF4

7h30 à 16h

Le financier livre la note d'enregistrement au financier pour enregistrer

M

Cimenterie

Financier

PF5

7h30 à 16h

Le magasinier passe la commende à l'usine

M

Cimenterie

Magasinier

PF6

7h30 à 16h

L'usine livre le produit commandé au magasinier

M

Cimenterie

Chef de production

PF7

7h30 à 16h

Le client va chez le magasinier pour retirer les produits

M

Cimenterie

Client

PF8

7h30 à 16h

Le magasinier livre le produit et le bon de sortie des produits

M

Cimenterie

Magasinier

PF9

7h30 à 16h

Le client contrôle le produit et le retire

M

Cimenterie

Client

Modèle organisationnelle de traitement

Notion

Le MOT permet de représenter l'ensemble de traitements en prenant en compte l'organisation de l'entreprise. Elle sera matérialisée par les Postes de travail, chaque Poste de travail correspond à une unité d'action élémentaire dotée des moyens d'exécution

Processus d'approvisionnement

Déroulement

Durée max

Enchainement des procédures

Nature

Responsable

Chef de production

Usine

a et b

F1 Les produits sont stockés à l'usine dans le silo

Toujours

M

Chef de production

 

Processus de vente

Déroulement durée max

Enchainement des procedures

Nature

Responsable

Client

Magasinier

A et b

PF1

Le client passe la commande de produit chez le magasinier et paie

toujours

M

Client

 

Client

Magasinier

A et b

PF2

Le magasinier livre la facture et date de retrait au client

Toujours

M

Magasinier

 

Magasinier

financier

A et b

PF3

Le magasinier Presente le carnet de recu au financier pour enregistrer

Toujours

M

Magasinier

 

financier

Magasinier

A et b

PF4

Le financier livre la note d'enregistrement au magasinier

Toujours

M

Financier

 

Chef de production

Magasinier

A et b

PF5

Le magasinier passe la commande a l'usine

Toujours

M

 
 
 
 
 

Production

Magasinier

A et b

PF6

L'usine livre le produit au magasinier

Toujours

M

Magasinier

 

Client

Magasinier

A et b

PF7

Le masinier retire le produit a l'usine et aregistre sur la fiche de stock

Toujours

M

Magasinier

 

Magasinier

Client

A et b

PF8

Le client retire le produit chez le magasinier

Toujours

M

Client

 

Magasinier

Client

a, b

PF9

Le magasinier livre le bon de sortie au client

Toujours

M

Magasinier

 

Client

Magasinier

A et b

PF10

Le client contrôle le produit et le retire

Toujours

M

Client

 

II.5. Modèle conceptuel de traitement

A. processus approvisionnement

Chef de production

Produit


a, b et c

 

Les produits sont stockés a l'usine dans le silo

Toujours

B. Processus de vente

Magasinier

Client

a, b et c

PF1

Le client passe la commande chez le magasinier et paie

Toujours

Client présent

Magasinier

A et b

PF2

Le magasinier livre la facture et la date de retrait des produits au client

Toujours

Financier

Magasinier


A et b

PF3

Le magasinier livre le carnet de recu au financier

Toujours

Financier

Magasinier

A et b

PF4

Le finanacier livre la note d'enregistrement au magasinier

Toujours

Magasinier

Chef de production

A et b

PF5

Le maganier passe la commande a l'usine

Toujours

Magasinier

Usine

A et b

PF6

L'usine livre les produits au magasinier

Toujours

Fiche de stock

Magasinier

A et b

PF7

Le magasinier retie les produits a l'usinr la fiche de stocke

Toujours

Client

Magasinier

A et b

PF8

Le client retire les produits chez le magasinier

Toujours

Magasinier

Client

A et b

PF9

Le magasinier livre le bon de sorti au client

Toujours

Client

Magasinier

A et b

PF10

Le client contrôle les produits et le retire

Toujours

Fin

Model conceptuel des données

produits

code produits

libellé produits

quantité

prix unitaire

client

nom client

num client

contact client

adresse client

ville client

Commande

Paie command

Date comm


Usine

Num usinef

Code usine

Empl produit

Fabriqué

Date de fabrication

Quantité fabriq

Dictionnaire des données

Nom

Signification

type

longueur

Règle

Num usi

Numero usine

texte

40

 

Paie com

Paiement commande

numérique

10

 

Num com

Numéro commande

numérique

5

 

Dat com

Date commande

Date

8

JJ/MM/AA

Cod prod

Code produit

Numérique

5

 

Quant fab

Quantité fabriqué

numérique

5

 

P U

Prix unitaire

monétaire

5

 

Nom du client

Nom du client

texte

40

 

Num client

Numéro client

numérique

5

 

Cont cli

Contact client

numérique

10

 

Ad cli

Adresse du client

texte

20

 

Vil cli

Ville du client

texte

20

 

Empl prod

Emplacement produit

texte

15

 

Critique de l'existant

Moyen matériels

Ayant évolué les matériels mis a la disposition du service chargé de la gestion de stock des produits de la cimenterie de katana, nous avons constatés que les moyens sont insuffisants pour l'amélioration de ce système de gestion. Cette insuffisance peut s'expliquer pour le fait qu'il ya absence des véhicules pour le transport des matières. Et l'ors de transport de la matière Ilya aussi de perte des matières suite au trajet car la cimenterie de katana a une carrière qui est non exploité, la matière provienne dans le Nord Kivu et dans et a kabimba au Katanga.

Moyen humains

L'outil est utilisé, mais l'ouvrier est important, l'essentiel n'est pas d'avoir le matériels performant mais plutôt un personnel performant capable de servir les matériels avec efficacité et aussi capable de servir les clients et les autres personnes au temps de bien reparti.

En conclusion, disons que le personnel chargé de gérer le stock est insuffisant parce que le magasinier qui s'y trouve a un double fonction, il est chargé de recevoir et de garder le matériel et les produits dans le grand stock et aussi vente d'autre produit se trouvent dans le magasin aux clients .

Mais, constatons que c'est une sur charge ; l'outil serait mieux de se repéré les deux services, car ils sont différents. Ils peuvent alors les séparer sans toute fois alourdir l'effectif en personnel. L'outil informatique peu bien les aidé dans ce sens.

Proposition des solutions

Document et moyens utilisés

ü Mettre à jour la liste des produits et des matériels ses trouvent dans le stock et de produit vendus

ü Procéder à l'entoir mensuel, hebdomadaire des produits restant dans le stock

ü Chercher un véhicule pour le transport de la matière acheté au niveau de kabimba et au Nord Kivu.

ü Mètre en fonctionnement la carrière non exploitée.

ü La fiche de stock et de vente devra être tenue chaque fois quand il y a une opération d'entrée et de sortie pour ne pas arriver au problème de rupture de stock

ü Engager un agent pour la gestion de stock quand le magasinier est absent ou tellement occupé

Solution informatique

Notre travail vise à montrer l'importance de l'outil informatique dans la gestion de produit.

Cette solution informatique nous sera plus utile afin de résoudre si pas complètement, mais aussi maximum les problèmes que nous avons dénoncé dans la critique du système, existant ainsi que la problématique.

Ainsi, cette solution permettra d'avoir des données, plus correcte, relatives:

Ø Aux approvisionnements des produits (entrées)

Ø Les inventaires (entrées sortie)

Ø Le rapport journalier, mensuel et annuel par produit

Ø De la facilité de la recherche des informations

Ø De la rapidité retraitement de l'information

CHAPITRE III : CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION

III.1. Le diagramme de flux

8

1 6

Client 2 Magasinier Usine

7 5

4 3

Finance

Ce modèle reprend le flux d'information qui découle de l'interaction entre acteurs.

Interprétation du diagramme de flux

10. Le client commande les produits chez le magasinier et livre l'argent de la commande

11. Le magasinier donne le reçu au client et la date de retrait des produits

12. Le magasinier amène le cahier de reçu au financier et enregistre

13. Le financier donne la note d'enregistrement au magasinier

14. Le magasinier passe la commande des produits à l'usine

15. L'usine livre les produits commandés au magasinier

16. Le client va chez le magasinier pour retirer les produits

17. Le magasinier livre le produit au client et le bon de sortie de ces produits

18. le client contrôle les produits et les retirent

III.2. Procédures fonctionnelles

III.2.1. Règles d'organisations N°1

Après la production, les produits sont stockés à l'usine dans le silo

III.2.2 Règles d'organisations

R1. L'usine produit du lundi au vendredi de 7h à 18h

R2. Le client passe la commande chez le magasinier et paie

R3. Le magasinier livre le reçu et donne la date de retrait des produits commandés

R4. Le magasinier passe la commande chez le chef de production

R5. Le chef de production produit livre le produit au magasinier

R6. Le magasinier retire le produit et enregistre sur la fiche de stock

R7. Le client retire le produit chez le magasinier

R8. Le magasinier livre le bon de sortie au client

R9. Le client contrôle les produits et le retire

III.3. Tableau des procédures

PROCESSUS APPROVISIONNEMENT

P.F

Déroulement

Action

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

PF1

7h30 à 16h

Les produits sont stockés à l'usine dans le silo

Auto

Cimenterie

Chef d'usine

PROCESSUS VENTE

P.F

Déroulement

Action

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

PF1

7h30 à 16h

Le client passe la commande chez le magasiner et paie

Auto

Cimenterie

Client

PF2

7h30 à 16h

Le magasinier livre le reçu et la date de retrait de produit

Auto

Cimenterie

Magasinier

PF3

7h30 à 16h

Le magasinier présent le cahier de reçu au financier pour l'enregistrement les produit vendu

Auto

Cimenterie

Magasinier

PF4

7h30 à 16h

Le financier livre la note d'enregistrement au financier pour enregistrer

Auto

Cimenterie

Financier

PF5

7h30 à 16h

Le magasinier passe la commende à l'usine

Auto

Cimenterie

Magasinier

PF6

7h30 à 16h

L'usine livre le produit commandé au magasinier

Auto

Cimenterie

Chef de production

PF7

7h30 à 16h

Le client va chez le magasinier pour retirer les produits

Auto

Cimenterie

Client

PF8

7h30 à 16h

Le magasinier livre le produit et le bon de sortie des produits

Auto

Cimenterie

Magasinier

PF9

7h30 à 16h

Le client contrôle le produit et le retire

Auto

Cimenterie

Client

III.3.1 Modèle organisationnelle de traitement

Déroulement

Durée max

Enchainement des procédures

Nature

Responsable

Chef de production

Usine

A et b

F1 Les produits sont stockés à l'usine dans le silo

Toujours

Auto

Chef de production

 

III.3.2.Processus de vente

Déroulement durée max

Enchainement des procedures

Nature

Responsable

Magasinier

Client

A et b

PF1

Le client passe la commande de produit chez le magasinier et paie

toujours

Auto

Client

 

Client

Magasinier

A et b

PF2

Le magasinier livre la facture et date de retrait au client

Toujours

Auto

Magasinier

 

Magasinier

financier

A et b

PF3

Le magasinier Presente le carnet de recu au financier pour enregistrer

Toujours

Auto

Magasinier

 

financier

Magasinier

A et b

PF4

Le financier livre la note d'enregistrement au magasinier

Toujours

Auto

Financier

 

Chef de production

Magasinier

A et b

PF5

Le magasinier passe la commande a l'usine

Toujours

Auto

 
 
 
 
 

Production

Magasinier

A et b

PF6

L'usine livre le produit au magasinier

Toujours

Auto

Magasinier

 

Client

Magasinier

A et b

PF7

Le masinier retire le produit a l'usine et aregistre sur la fiche de stock

Toujours

Auto

Magasinier

 

Magasinier

Client

A et b

PF8

Le client retire le produit chez le magasinier

Toujours

Auto

Client

 

Magasinier

Client

a, b

PF9

Le magasinier livre le bon de sortie au client

Toujours

Auto

Magasinier

 

Client

Magasinier

A et b

PF10

Le client contrôle le produit et le retire

Toujours

Auto

Client

 

III.4. Modèle conceptuel de traitement

A. processus approvisionnement

Chef de production

Produit


a, b et c

 

Les produits sont stockés a l'usine dans le silo

Toujours

B. Processus de vente

Magasinier

Client

A et b

PF1

Le client passe la commande chez le magasinier et paie

Toujours

Client présent

Magasinier

A et b

PF2

Le magasinier livre la facture et la date de retrait des produits aux clients

Toujours


Financier

Magasinier

A et b

PF3

Le magasinier livre le carnet de recu au financier

Toujours

Financier

Magasinier

A et b

PF4

Le finanacier livre la note d'enregistrement au magasinier

Toujours

Chef de production

Magasinier

A et b

PF5

Le maganier passe la commande a l'usine

Toujours

Usine

Magasinier

A et b

PF6

L'usine livre les produits au magasinier

Toujours

Fiche de stock

Magasinier

A et b

PF7

Le magasinier retie les produits a l'usinr la fiche de stocke

Toujours

Client

Magasinier

A et b

PF8

Le client retire les produits chez le magasinier

Toujours

Magasinier

Client

A et b

PF9

Le magasinier livre le bon de sorti au client

Toujours

Client

Magasinier

A et b

PF10

Le client contrôle les produits et le retire

Toujours

Fin

III.5. Graphe de circulation de l'information

Symbole

Procédures fonctionnelles

Support papier

Homme

Imprimante

Chemin parcouru

Télétransmission

Ordinateur

Le graphe de circulation de l'information a un autre point de vue que celui du diagramme d'enchainement.

Celui-ci montre les informations traitées par la procédure. Il met en évidence la circulation de l'information dans le temps et dans l'espace

ç

Magasinier

financier

Directeur général

 

Argent

Produit

PF1 Magasinier

Argent payé

PF2 Micro

Situation journalière enregistré

PF3 Micro

Etat des besoins

PF5 Financier

Approvisionnement effectué

Approvisionnement enregistré

PF6 Micro

PF4 Directeur général

Appréciation positive

Appréciation négative

PF3

 
 
 


CHAPITRE IV: PRESENTATION DE L'APPLICATION

IV.1. Accueil

Après avoir fait un click sur l'icône se trouvent au bureau Access « gestion automatisée des stocks dans la cimenterie de katana », à un emplacement au quel cette dernière se trouve. Le formulaire d'accueil de notre application se présente comme suit :

Lors de l'ouverture de notre page d'accueil l'utilisateur doit se connecté et le menu principal qui contient des boutons pour accéder a chaque opération sur le formulaire dont le nom suit:

Maintenant on peut choisir un formulaire que l'on veut:

Le bouton « gestion des clients » du gestion des informations de la base des données permet à l'utilisateur d'acceder sur le formulaire au quel il peut effectuer ses differentes opérations relatives à l'enrregistrement des clients et offre la possibilité de les identifier

Dans ce formulaire client nous pouvons faire des opérations sur les données appartenant au client : Modifier, enregistrer, et supprimer.

Dans ce formulaire client nous pouvons faire des opérations sur les données appartenant au client : Modifier, enregistrer, et supprimer.

Dans ce formulaire magasin nous permettra de savoir l'emplacement des produits et faire une modification sur les données appartenant au magasin: Modifier, enregistrer, et supprimer.

Dans ce formulaire opération sur les entrées nous pouvons savoir la situation journalière des entrées, elle nous permet aussi de faire l'enregistrement, la modification et la suppression sur les produits

Dans ce formulaire opération sur les sorties nous pouvons savoir la situation journalière des entrées, elle nous permet aussi de faire l'enregistrement, la modification et la suppression sur les produits

Ce formulaire sur l'impression nous pouvons choisir ce que nous voulons imprimer et faire l'aperçue avant l'impression

En fin nous allons passer a l'impression des états de la facture et autre que nous voulons imprimer.

CONCLUSION

Nous voilà au terme de la rédaction de notre travail de fin de cycle (TFC) qui a porté sur La Gestion automatisée des stocks : cas de la cimenterie de katana

La problématique de notre travail a tourné sur une question de savoir si une gestion automatisée pourrait-elle permettre l'inefficacité dans la gestion de stock de cette entreprise serait-elle due au manque d'un système d'information informatisée ? L'automatisation du système en place pourrait-elle pallier à difficultés rencontrées dans la gestion de stock ? Une telle préoccupation nous a permis de formuler les hypothèses selon lesquelles :

Selon Laramée Alain et Vallée Bernard, l'hypothèse est une présomption, c'est la réponse présumée à la question de recherche dont on ne sait pas encore si elle est fondée au contestable, mais au sujet de laquelle on croit que les faits pourront établir soit la vraisemblance, soit l'incertitude.

D'après GRAWITZ et PINTO, l'hypothèse est une réponse anticipée qui, pour être évaluée, doit être vérifiée, c'est aussi une proposition, de réponse à la question posée14(*).

A la lumière de ce qui précède, nous formulons notre hypothèse de la manière suivante:

Le système de gestion actuel serait à la base de cette inefficacité dans la gestion

Une gestion automatisée pourrait permettre l'efficacité dans la gestion.

Nous avons aussi, pour bien élaborer notre travail et enfin d'arriver aux résultats escomptés et aux objectifs que nous nous sommes fixés, utilisé quelques méthodes dont celle Merise et autres, mais aussi nous avons recouru à l'usage de quelques techniques comme celle de documentation, observation et d'interviews.

Pour ce faire, après étude des problèmes que pose la gestion des stocks de la cimenterie de katana, des problèmes dus lors de la passation de commande a l'usine, lors de la livraison de produit au client et quand le magasinier achète les matériels Il ya changement de prix

De ce fait, et partant de ces résultats, nous arrivons à confirmer nos hypothèses argumentées auparavant selon lesquelles, par la suite de la mise en place d'une application conçue dans le système de gestion de bases de données, celle la gestion automatisée de la cimenterie peut résoudre ces multiples problèmes de cette cimenterie ce trouvent a katana dans le territoire de Kabare a 6km du centre de katana au sud Kivu en République Démocratique du Congo.

Cependant, vu qu'un travail scientifique est un champ plus vaste à prospecter, nous ne prétendons pas avoir épuisé tous les problèmes que pose la gestion dans tout son ensemble, mais nous nous laissons ouverts aux critiques objectives et constructives pour l'amélioration de la qualité et de la fidélité de notre manière de travailler et de la manière dont les autres pourront nous juger ou nous emboiter les pas.

BIBLIOGRAPHIE

A. OUVRAGE

1. J. POLY et P. POULAIN, Initiation a l'informatique, paris dumod 1989 p11

2. LARAMEE, A et VALLEE, B '' cadre théorique`'  disponible sur www. Umce. Ca //utani

3. Emmanuel MUSANGA, Cours de MERISE I, 2007-2008, ISEGI, Inédit, p.87

4. Bruno Jousseaume, prof en BTS d'informatique de gestion « informatique », DUNOD, Paris, 2002, P. 4 et 5

B. TRAVAUX DE FIN DE CYCLE

L.Y MWANGAWZA Essaie de l'automatisation du système de gestion informatique des stocks inédits, G3 IGE, ISP/BUKAVU, 2004-2005

C. COURS

1. BASHAGALUKE Jean de Dieu, cours base des données, inédit G3 IGE/ ISECOF BUKAVU ,2013 -2014

2. ABEL SHABANI, cours de méthode d'analyse

3. CIKULI Jean marie, séminaire sur la recherche scientifique, inédit, G3 ISECOF, 2013-2014, P15

* 1 LARAMEE, A et VALLE, B ; Cadre théorique disponibles sur www.umce.call

* 2 GRAWITZ, M. et PINTO, Méthodes de recherche en sciences sociales, 4ème édition, Paris, Dalloz, 1977

* 3 GRAWITZ, M. et PINTO, Méthodes de recherche en sciences sociales, 4ème édition, Paris, Dalloz, 1977

* 4 Félix Jolivet et Gérard REDOUL, Informatique appliquée à la gestion, 2 DUNOD, Paris 1993, P.5.

* 5 Idem, P.199.

* 6 Idem, 197.

* 7 Bruno Jousseaume, prof en BTS d'informatique de gestion « informatique », DUNOD, Paris, 2002, P. 4 et 5.

* 8 Ibidem

* 9 Emmanuel MUSANGA, Cours de MERISE I, 2007-2008, ISEGI, Inédit, p.87.

* 10 Idem

* 11 Idem

* 12 Idem

* 13Ibidem






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"Il ne faut pas de tout pour faire un monde. Il faut du bonheur et rien d'autre"   Paul Eluard