Conception d'une application pour la gestion du personnel au sein d'une institution d'enseignement supérieur et universitaire. Cas de l'ISC-Kisangani.

II.2. Modèle conceptuel de communication (MCC)

Le MCC est un modèle qui permet de démontrer les échanges qui s'effectuent entre les postes de travail ou les acteurspartant de l'approche systémique qui décrit l'entreprise comme un système communiquant avec d'autres systèmes internes ou externes appelés intervenant.

II.2.1. Concepts communicationnels

a. Définition de concepts communicationnels

- Domaine

Le domaine est un système ou sous-système qui a une mémoire et un système d'information. Il est fonctionnel et joue un rôle dans l'entreprise^22(*).

- Acteur

L'acteur est un système actif intervenant dans le domaine d'étude au moyen des flux. Les acteurs sont catégorisés en deux : selon les échanges des informations, il y a les émetteurs et les récepteurs et selon le domaine, il y a les acteurs internes et les acteurs externes^23(*).

- Flux

Le flux est un échange entre deux acteurs du système d'information étudié. Il est représenté par une flèche^24(*).

0. Description textuelle

Chaque jour du travail ouvrable, pour tout candidat sollicitant un emploi doit se présenter au secrétariat du secrétaire général administratif pour se renseigner de la situation de l'emploi, une fois que l'information est fournie le candidat est censé passé au secrétariat du secrétaire général administratif pour déposer sa candidature.

Après la réception des candidaturesune circulaire contenant toutes les candidatures est présentée au secrétaire général administratif qui lui à son tour le transmet au comité de gestion pour qu'il soit adopté. Au cas où cela est fait le candidat sera notifié et une liste sera aussi envoyer chez le directeur général pour qu'il donne l'ordre d'engagement ainsi de transférer la liste à Kinshasa (à la fonction publique, Division du budget). A la fin une copie est retourné au service du personnel afin d'être classée.

Le directeur du personnel doit établir un rapport qui permet au comité de gestion au moment où le besoin se présente pour faire une affectation ou une mise en place des agents. Après que cela soit prise en compte, l'agent concerné sera notifié et le directeur du personnel lui oriente au service concerné.

Pour un agent assidu au service, il a droit à un congéde service pour se reconstituer. L'agent demande son congé de service chez le directeur du personnel, ce dernier envoie à son tour une liste établie à la hiérarchie pour qu'il soit admis et à la fin une attestation de congé doit être remise à l'agent.

1. Recensement des acteurs

Ce tableau de recensement des acteurs va permettre de faire une explication brève concernant les acteurs et de définir leurs types.

N°	ACTEURS	TYPE	INTERPRETATION
1	Candidat	Externe	C'est la personne qui vient solliciter un emploi au sein de l'ISC-KIS et exécute les travaux lui sont confiés.
2	Secrétaire du secrétaire général administratif	Interne	Il joue le rôle de conseiller, rapporteur du cabinet. Chargé d'aider le secrétaire en cas d'absence, ce dernier fait l'intérim. Dactylographe: il prend soin de toutes les lettres sortantes.
3	Secrétaire général administratif	Interne	Il est chargé de la gestion administrative de ladite institution et il centralise tous les dossiers concernant l'administration.
4	COGE	Interne	C'est l'organe chargé de l'analyse, consultation et traitement des dossiers internes et externes de l'administration.
5	Directeur général	Externe	Il est chargé de consulte, de traiter et de la prise de décision des actes administratif de ladite institution.
6	Service du personnel (SP)	Interne	Il s'occupe de la gestion des dossiers administratifs des agents et de leurs problèmes professionnels ; à savoir : la maladie, les accidents, décès, l'engagement et aussi la retraite.
7	Kinshasa	Externe	C'est l'organe qui assure l'attribution de numéro matricule des agents et leurs paiements

2. Graphe de flux et légende

- Processus d'engagement d'un agent

Figure4: Graphe de flux pour l'engagement d'un agent.

Source: Nos propres investigations sur terrain

Légende

0. Demande de renseignement sur l'emploi

1. Renseignement fourni avec des conditions possibles

2. Dépôt de candidature

3. Présentation de circulaire

4. Transmission de la candidature

5. Adoption de la candidature

6. Ordre de faire appel aux candidats

7. Appel des candidats

8. Dépôt du dossier

9. Notification du candidat

10. Transmission du dossier

11. Ordre d'engagement

12. Transfert de la liste d'agents engagés

13. Remise de liste de matricule des agents

14. Mise à la disposition du dossier de l'agent au service du personnel

15. L'agent est déclaré engagé et affecté à un service bien défini

- Processus d'affectation ou de promotion d'un agent

Figure 5: Graphe de flux pour l'affectation d'un agent.

Source: Nos propres investigations sur terrain

Légende

1. Dépôt de rapport de l'agent

2. Présentation de circulaire

3. Transmission de rapport

4. Remise de la décision prise

5. Transfert de la décision

6. Retour de la décision approuvée

7. Ordre de faire appel à l'agent

8. Appel de l'agent

9. Arrivée de l'agent

10. Notification de l'agent

11. Présentation de la notification

12. Orientation de l'agent au service concerné

- Processus de congé d'un agent

Figure 6: Graphe de flux pour le congé d'un agent.

Source: nos propres investigations sur terrain

Légende

1. Demande de congé

2. Dépôt de la liste d'agents demandeurs de congé

3. Présentation de circulaire

4. Transmission de la liste d'agents demandeurs de congé

5. Remise de la liste admis

6. Présentation de la liste admis

7. Remise de la liste

8. Ordre de faire le classement de la liste

9. Remise de la liste

10. Remise de l'attestation de congé

* ²² KUTUMBAKANA Ph., Méthodologie d'analyse informatique II, cours inédit, G3 Informatique de gestion, ISC-KIS, 2014-2015, p. 12.

* ²³ KUTUMBAKANA Ph., Op. cit, p. 14.

* ²⁴ Idem, p. 14.