Mise en place d'un logiciel de gestion d'une entreprise de gardiennage

CHAPITRE II : ANALYSE DU SYSTEME EXISTANT

L'Analyse de l'existant c'est-à-dire dépasser les représentations immédiates et en extraire les modèles conceptuels pour : comprendre le fondement de l'application, dégager les inconvénients, hors convergence de l'organisation pour aboutir à des formalismes communicables^70(*).

Dans ce chapitre il sera question de faire une présentation générale de gestion de l'entreprise de gardiennage LUGOZI Security, un diagnostic de la situation du système tel qu'il fonctionne actuellement afin de déboucher sur une ébauche des solutions.

L'épilogue de mettre au point une nouvelle application ou de modifier celle qui existe a des conséquences importantes sur le plan organisationnel, sur le plan de la méthode de gestion, et sur le plan des conditions économiques de fonctionnement. Par conséquent, cette décision doit être préparée par une étude préalable qui, à partir d'une d'étude de la situation actuelle que l'on apporte une solution optimale.

L'analyse préalable consiste à :

ü comprendre les problèmes à résoudre ;

ü de poser correctement les problèmes à résoudre ;

ü et de formaliser les problèmes sous une forme accessible à tous les utilisateurs concernés.

I. Présentation de l'existant

1. Historique.

a. Définition

Le terme « LUGOZI » est un mot HEMBA qui signifie se « battre ou la force » si cette société de gardiennage a choisi ce vocable c'est justement pour le caractère viril qu'il y a dans cette expression.

b. Création

La Société de sécurité et de gardiennage LOGOZI SECURITY a vu les jours vers les années 2017 avec l'appui des plusieurs partenaires anonymes dont Monsieur Pascal NDJADI qui est actuellement le Directeur Exécutif de ladite Société.

Depuis la création et la bonne réputation qu'à la Société de sécurité et de gardiennage LOGOZI, ne cesse de progresser et conquérir de grands marchés et partenariats et matière de sécurité des biens et personnes. Pour preuve, elle dispose des multiples sites dont elle assure la surveillance et le gardiennage entre autre à LUBUMBASHI, LIKASI, KASUMBALESA, KOLWEZI etc.

2. Localisation :

Direction générale de la Société de Sécurité et de gardiennage LUGOZI, se situe dans la province du Haut-Katanga plus précisément dans la ville de Lubumbashi, au n° 23 de l'avenue Cascade 2, Commune de Lubumbashi.

3. Mission

La Société de Sécurité et de gardiennage LUGOZI a comme impératif :

Le gardiennage ;

La vidéo surveillance ;

L'alarme ;

Et l'escorte.

4. DG

Coordonnateur

Direction Administratif

Direction des Operations

Direction Financière et Marketing

Commandement

Secrétariat

Réception

Inspecteurs

Superviseurs

Chambre des Operations

Chef d'équipe

Chef de poste

Officiers

Organigramme

Source : Direction des Operations

II. Analyse proprement dite

1. Description des postes

A. Liste des services : on va recenser les services qui sont concernés par l'étude. Un service est une entité fonctionnelle de l'entreprise et est constitué des stations ou poste de travail.^71(*)

Ø Secrétariat : le secrétariat est constitué de deux postes :

o le premier s'occupe de l'enregistrement des partenaires et sert d'enseigne ou d'informateuraux nouveaux clients, et c'est ce poste qui effectue les entretiens avectout nouveau client qui sollicite les services chez LUGOZI en lui accordant une période d'essai de trois à cinq jour avant la clause du contrat. Il sert aussi à la collecte des suggestions et réclamations des clients.

o le second quant à lui s'occupe de la facturation des clients ou partenaires, du recouvrement et de la clause du contrat des nouveaux partenaires ou clients.

Ce poste détermine également la nature de service lors de la clause du contrat, c'est-à-dire, s'il s'agit de l'escorte, la surveillance, du gardiennage soit de la journée, soit de la nuit ou soit de la journée et du soir.

Ø Direction des Operations : la Direction des Operations est chargée des affectations et déploiement des Agents (Inspecteur, Superviseur, Commandant, Chef d'équipe, chef de poste et officiers) sur les sites.La Direction des Operations effectue le déploiement après l'audit ou l'étude des risques du site à sécuriser.

C'est l'étude des risques qui détermine le nombre des agents que LUGOZI pourra affecter sur le site tout en s'assurant de l'approbation du client car la sécurité se paie par agent.

Ø Paiement des agents (Direction financière) rappelons que le salaire est calculé de façon journalière mais payé à la fin du mois et toute entreprise attribue le salaire selon les niveaux ou les catégories des agents.

Salaire net = Salaire de base + Transport + Avantage et nature nourriture.

2. Description des données

v Etude des documents : nous essayerons de donner quelques documents susceptible d'interagir avec le système existant dont :

1) La facture

2) Le registre de planning ou de déploiement

3) Et le Registre de paiement.

1) Facture

- Numéro facture

- Client

- Période

- Numéro

- Désignation

- Mois

- Nombre d'agent

- Cout par agent

- Total

- Hors TVA

- Total mois + 16% TVA

- Total à payer

- Date

- Nom Financier

- Nom Directeur Administratif

- Nom Directeur Logistique

2) Registre de planning ou de déploiement

v Catégorie 1 (Nuit et jour ou jour seulement ou encore nuit seulement)

- Nom client

- Nom site

- Nbre agent

- Nom agent

- Date entrée

- Date sortie

- Heure entrée

- Heure sortie

3) Registre de paiement

- Niveau Agent

- Nom Agent

- Mois paiement

- Date de paiement

- Salaire de base

- Indemnité Transport

- Avantage et nature nourriture

III. Inventaire des rubriques

Une rubriques est une information élémentaire contenue dans un lot recensé les rubriques par lot d'information dans un tableau : une ligne représente une rubrique tandis qu'une colonne désigne un lot d'information.^72(*)

N °	Propriétés	Facture	Planning déploiement	Registre de paiement
	1. Numéro facture	*
	2. Nom Client	*	*
	3. Période	*
	4. Numéro	*
	5. Désignation	*
	6. Moisfacture	*
	7. Nombre d'agent	*	*
	8. Cout par agent	*
	9. Total	*
	10. Hors TVA	*
	11. Total mois + 16% TVA	*
	12. Total à payer	*
	13. Datefacture	*
	14. Nom Financier	*
	15. Nom Directeur Administratif	*
	16. Nom Directeur Logistique	*
	17. Catégorie		*
	18. Nom site		*
	19. Nbre agent	*	*
	20. Nom agent		*	*
	21. Date entrée		*
	22. Date sortie		*
	23. Heure entrée		*
	24. Remplacement		*
	25. Niveau Agent			*
	26. Mois paiement			*
	27. Date de paiement			*
	28. Salaire de base			*
	29. IndemTrans			*
	30. Avantage et nature nourriture			*

IV. Dictionnaire de données épurées

Un dictionnaire de données est un document qui permet de recenser, de classer et de trier toutes les informations collectées dans l'inventaire des rubriques.^73(*)

Le dictionnaire des données épuré qui devra comporter ni synonyme, ni polysémie, ni donnée calculée. Pour faciliter la conception ultérieure des bases de données, il est recommandé de définir pour chaque donnée du dictionnaire son domaine. Le domaine d'une donnée est l'ensemble des valeurs que peut prendre cette donnée. Il peut être :

v étendu: il correspond alors au type d'une donnée : Numérique, alphabétique, etc.

v restreint: on l'exprime alors au moyen d'une liste ou d'un intervalle. Par exemple, pour la rubrique « Sexe », le domaine sera la liste de valeurs « F », « M ».^74(*)

N°	Propriétés	Signification	Type	Domaine	Contrainte
	1. Numfacture	Le numéro que contient chaque facture à l'entête	NC	AN_10	Unique
	2. NomClient	Le nom du client	NC	AN_15
	3. Période	Contient le mois et l'année du prescription de la facture	NC	AN_15
	4. Désignation	Objet de la facture	NC	AN_8
	5. Moisfacture	Mois payés sur la facture	NC	AN_15
	6. Nbreagent	Le nombre d'agent affecté au site	C	N_4
	7. Coutagent	Le Coût par agent	C	N_4
	8. Totalapayé	Montant total à payer	C	N_8
	9. Hors TVA	Le montant hors taxe	C	N_8
	10. TotalmoisetTVA	Montant total du mois plus la taxe	C	N_8
	11. Totalàpayer	Montant total à payer	C	N_8
	12. Datefacture	Date d'établissement de la facture	NC	Date
	13. NomFinancier	Le nom du financier	NC	AN_15
	14. NomDirecteurAdministratif	Le nom du directeur	NC	AN_15
	15. NomDirecteurLogistique	Le nom du directeur Logistique	NC	AN_15
	16. Catégorie	La catégorie de l'agent	NC	AN_5
	17. Nomsite	Le nom du site	NC	AN_15
	18. Nomagent	Le nom de l'agent	NC	AN_15
	19. Dateentrée	La date d'entrée	NC	Date
	20. Datesortie	La date de sortie	NC	Date
	21. Heureentrée	L'heure d'entrée	NC	AN_8
	22. Heuresortie	Heure de sortie	NC	AN_8
	23. Remplacement	La période de remplacement	NC	AN_10
	24. NiveauAgent	Le niveau de l'agent	NC	AN_10
	25. Moispaiement	Le mois de la paie	NC	AN_8
	26. Datedepaiement	La date du paiement	NC	Date
	27. Salairedebase	le salaire de base	C	AN_8
	28. IndemTrans	Indemnité transport	NC	AN_8
	29. Avantagenature	Les avantages en nature et nourriture	NC	AN_8
	30. NomAgent	Le nom de l'agent	NC	AN_15

a) Description des traitements

· Tableau des acteurs

N°	NOM ACTEUR	TYPE	SIGNIFICATION ou ROLE
1	Client	Externe	Celui qui vient solliciter le service chez LUGOZI
2	Secrétariat et facturation	Interne	Sert d'informateur au nouveau client, à l'enregistrement, à l'établissement des factures et la signature des contrats.
3	Bureau des opérations	Interne	Ce bureau est chargé du déploiement des agents sur les sites, le planning et de l'étude des risques.
4	Financier	Interne	Le financier est chargé de la gestion des finances (dépenses, paiement et autres achats).

Description textuelle

A. Renseignement et enregistrement)

Le processus d'enregistrement et signature du contrat de gardiennage est amorcé lorsqu'un client vient prendre de renseignement du fonctionnement et des services rendus par celui-ci, au secrétariat, le secrétariat fournit des informations précises à la demande du client.

Si le client sollicite le contrat, le secrétariat passe la demande du client au bureau des opérations pour l'étude de lieu, si tous se passe bien, alors le client signe ou conclut le contrat et il est enregistré sur la liste des partenaires ou client.

B. Paiement facture

A chaque cinquième jour avant la fin du mois le secrétariat envoie la facture au client pour recouvrement (règlement). Le client réceptionne cette dernière, s'il a l'argent correspondant au montant de celle-ci, il s'acquitte directement dans le cas contraire, la facture sera mise en attente de paiement.

Si la facture est réglée, alors le secrétariat mettra à jour sa liste de recouvrement c'est-à-dire facture payée et non payée, ensuite il élabore un rapport en double copies, l'un pour le B des finances et l'autres pour les Bureau des Operations.

C. Paiement Salaire

A chaque fin du mois, à une date précise, l'agent se présente au bureau de finance pour réclamer son salaire, le bureau financier vérifie si la facture a été réglée suite au rapport du secrétariat, si la somme n'est encore versée , la paie est mise en attente, dans le cas contraire, il libère le salaire de l'agent et met à jour la liste des agents payés, puis il établit et transmet le rapport de paie à la Direction Générale.

Client

Facturation et secrétariat

Bureau des opérations

8

1

Les graphes des flux

(Renseignement et contrat)

2

6

3

4

5

7

Légende

1. Demande renseignement

2. Renseignement fourni

3. Contrat sollicité

4. Demande envoyée

5. Etude de lieu

6. Contrat non conclu

7. Contrat conclu

8. Enregistrement client

Clients (partenaire)

Facturation et secrétariat

Bureau finance

Bureau des opérations

1

(Paiement Facture)

3

4

2

5

7

Légende

1) 1) Facture envoyée

2) Facture non réglée

3) Facture réglée

4) Facture règlement consignée

5) Rapport règlement transmis

6) Copie rapport règlement

7) Prestation agent prélevé

4

1

(Salaire)

Financier

Agent

3

2

5

Direction générale

Légende

1) Présentation Agent fin mois

2) Paie mise en attente

3) Le salaire libéré

4) Liste agent payé mise à jour

5) Rapport de paie transmis

II.4.4 Tableau des flux

Le tableau des flux se construit sur base du graphe des flux en considérant tous les flux externes et internes. Par rapport à notre travail les tableaux des opérations sont repartis selon les opérations qu'aura à effectuer notre logiciel.

A. signature contrat et enregistrement

N°	Nom	Emetteur	Récepteur	Signification
1	Demande renseignement	Client	Secrétariat	Le client passe à la réception pour s'informer des services.
2	Renseignement fourni	Secrétariat	Client	Le secrétariat renseigne le client sur le service
3	Contrat sollicité	Client	Secrétariat	Le client sollicite une descente et il est prêt à conclure le contrat
4	Demande envoyée	Secrétariat	Bureau des Operations	Le secrétariat envoi la demande du client au bureau des opérations
5	Etude de lieu	Bureau des Operations	Client	Le Bureau des Operations effectue l'étude de lieu et propose au client.
6	Contrat conclu	Secrétariat	Secrétariat	Formalité et signature du contrat
7	Enregistrement client	Secrétariat	Secrétariat	enregistrement du client.

B. Paiement facture

N°	Nom	Emetteur	Récepteur	Signification
1	Facture envoyée	Secrétariat	Client	Le secrétariat envoi la facture au client pour le recouvrement
2	Facture non payée	Client	Secrétariat	La réponse du client lors du recouvrement
3	Facture payée	Client	Secrétariat	Le client paie sa facture
4	Facture paiement consignée	Secrétariat	Secrétariat	Le secrétariat consigne le paiement de la facture
5	Rapport paiement transmis	Secrétariat	Bureau Finances	Le secrétariat transmet un rapport au bureau finances
6	Copie rapport paiement	Secrétariat	Bureau des Operations	Le Secrétariat transmet en copie le rapport au B. Des Operations
7	Prestation agent prélevée	Bureau des Operations	Bureau des Operations	Le Bureau des Operations poursuit avec le planning des Agents

C. Paiement Salaire

N°	Nom	Emetteur	Récepteur	Signification
1	Agent presenté	Agent	Financier	L'agent se présente au bureau des finances pour le salaire
2	Paie mise en attente	Financier	Agent	Le financier met en attente le paiement car l'argent non disponible
3	Le salaire libéré	Financier	Agent	Le financier effectuer le paiement
4	Liste agent payé mise à jour	Financier	Direction Générale	Le financier met à jour la liste de paiement
5	Rapport de paie transmis	Bureau logistique	Financier	Le B. Finances établit un rapport et transmet à la D.G

· Diagramme de circulation des informations (Renseignement et contrat)

Temps

Client

Secrétariat

Bureau des opérations

Rapport

Contrat sollicité

Renseignement demandé

Enregistrement Client

Enregistrer

Contrat Conclu

Contrat non Conclu

Conclure

Demande

Envoyer

Fournir

Renseignement fourni

Rapport lieu étudié

Etudier

· Diagramme de circulation des informations (Paiement facture)

Temps

Secrétariat

Client

Bureau des opérations

Bureau Finances

Vérification

NON OK

OK

5 jours avant fin mois

ET

Consigner facture

Transmettre

Liste des paiements des factures

Facture réglée

Facture non réglée

Envoi facture

Prestation Agent

Rapport règlement

Prélèvement

Copie Rapport B.O

· Diagramme de circulation des informations (Salaire)

Temps

Agent

Financier

Direction générale

A Chaque fin du mois

A Chaque fin du mois

Salaire réclamé

Etablir

ET

Liste paiement mise à jour

disponible

Non disponible

Payer Agent

ET

Rapport Paie transmis

b) Critique et proposition des solutions

Dans le mécanisme de gestion de la société de gardiennage et de sécurité de Lugozi, nous étions fort impressionner car dans cette entreprise le besoin du client passe avant tout et l'entreprise est dotée des mesures d'urgences en agents, en équipement du jour le jour.

· Points négatifs du système

Les problèmes que rencontre ce système que nous avons pu cerner sont :

- Par rapport au paiement des salaires les pointages ne comptent pas car il y a des agents qui passent directement aux sites où ils sont affectés ce qui met le financier dans des nombreux problèmes.

- L'utilisation d'un logiciel non-approprié pour la gestion donc l'entreprise LUGOZI SECURITY utilise le Word de Microsoft Office pour l'enregistrement des clients étant en règle avec le paiement de factures.

- Lenteur dans la recherche d'affectation des agents

* ⁷⁰ CT. Elie KABWE, Cours de Méthode d'analyse Informatique II, ISS, G3 INFO SOIR, 2016-2017.

* ⁷¹ Hilaire KENDA, Cours de Méthodes d'Analyse Informatique G3 SOIR,ISS, Informatique, 2016-2017

* ⁷² Merise slide

* ⁷³ Pierre G. Modelisation du Système d'Information, DUT Informatique 2^eme, Université de Paris 3

* ⁷⁴DI GALLO Frédéric Méthodologie Merise - Cours du cycle B du Cnam.doc