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La conformité dans l'activité d'assurance. Une question d'intégrité et/ou de bonne gouvernance d'entreprise.


par Lotfi FRIDHI
Ecole supérieure privée d'assurance et de finance - Master Professionnel 2018
  

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Section 2: Les outils de la gestion de la conformité

Souvent perçues comme des barrières au développement commercial, les enjeux de la conformité doivent faire l'objet d'une gestion étudiée et planifiée pour pouvoir concilier conformité et l'excellence opérationnelle.

Une gestion étudiée désigne pour l'entreprise d'assurances le choix d'une approche parmi trois possibles :

? L'approche réactive qui implique l'intervention pour la mise en conformité après un contrôle sur place de l'autorité de supervision. Cette approche peut coûter cher dans la mesure où l'entreprise se trouve dans l'obligation de réaliser des travaux dans l'urgence, de mobiliser des ressources massives surtout en faisant appel à des prestataires externes.

? L'approche active qui signifie une gestion au quotidien, l'entreprise ne procède pas à un travail d'anticipation, elle traite les enjeux de la conformité dès la promulgation d'une nouvelle règlementation. l'adoption de cette approche peut aboutir à des résultats précipités du fait des dates limites serrées édictées souvent par les nouvelles réglementations.

? L'approche proactive qui implique le maintien de l'entreprise en état d'alerte, elle nécessite une maîtrise parfaite de l'environnement réglementaire dans lequel opère l'entreprise d'assurances, une ouverture sur le développement de l'activité d'assurance dans le monde et une veille réglementaire très active.

A notre sens, cette approche proactive se révèle la moins coûteuse et la plus efficace et doit être appliquée par la fonction conformité.

L'approche proactive repose sur l'identification prospective des nouvelles réglementations et permet par conséquent à l'entreprise d'assurances ou de réassurance de se préparer à la mise en conformité, de planifier les actions nécessaires pour la conduite des changements, de choisir rationnellement les ressources à mobiliser...etc.

Par ailleurs et outre la question de l'approche la plus appropriée pour la mise en conformité, l'idée de la gestion de la conformité nous amène à évoquer la question du plan de conformité, qu'est-ce qu'un plan de conformité ? À quoi sert un plan de conformité ? Qui prépare le plan de conformité ?...

Techniquement, le plan de la conformité c'est le document qui illustre les axes de la stratégie de conformité comme conçue par le top management opérationnelle de l'entreprise. La préparation de ce plan nécessite au préalable un mappage pour les zones d'exposition aux risques et une identification et hiérarchisation des risques de non-conformité. Il vise à définir les thèmes de la conformité qui devront être traités en priorité.

En pratique, nous estimons que la stratégie peut couvrir une période de trois ans, tandis que le plan de conformité doit être annuel, ainsi il est possible d'apporter les ajustements nécessaires le cas échéant.

Le plan annuel de conformité doit être consolidé par un plan d'action propre à chaque thème détaillant surtout les mesures de traitement des risques lui inhérents. Dans ce cadre l'entreprise est appelé à entreprendre les mesures suivantes :

? L'évitement, pour les risques qui n'entrent pas dans l'appétence aux risques par le biais d'un procédé que l'entreprise juge utile.

? La réduction de l'impact ou de l'occurrence du risque par la mise en place d'un ensemble de mesures limitant l'une ou des deux dites dimensions, tout en gardant permanents le contrôle et la surveillance.

? Le transfert du risque par l'externalisation ou par la souscription d'une assurance.

? L'acceptation pour les risques qui entrent dans le seuil d'appétence aux risques par l'entreprise.

Logiquement, le plan d'action doit mettre l'accent principalement sur deux axes : les mesures de réduction des risques à travers le renforcement du dispositif du contrôle soit pour limité leur survenance soit pour en mitiger l'impact et les supports de communication et de formation et les contenus pédagogique lui inhérents.

Une fois le choix d'une approche de gestion est fait et les plans de la mise en conformité sont préparés, la fonction de la conformité doit disposer au moins de deux outils pour assurer une gestion efficace, il s'agit du référentiel réglementaire (paragraphe 1) et la cartographie des risques (paragraphe 2).

Paragraphe 1 : Le référentiel réglementaire

Considéré d'ordre public, le secteur des assurances est parmi les activités les plus réglementées, raison pour laquelle les sociétés d'assurances ou de réassurance doivent avoir une vision holistique de leur environnement réglementaire, cette vision doit aller au-delà du recensement de l'existant pour anticiper les éventuels changements pour pouvoir préparer au mieux les plans de mise en conformité.

Ainsi on peut confirmer que la veille réglementaire est la pierre angulaire pour toute démarche de mise en conformité, d'où la nécessité de mettre la lumière en premier lieu sur la constitution du référentiel réglementaire (A) pour pouvoir élaborer un exemple en matière de lutte anti blanchiment d'argent et financement du terrorisme (LAB/FT) (B) en deuxième lieu.

A : La constitution d'un référentiel réglementaire

Le référentiel réglementaire est en tant que tel un document récapitulatif, comprenant essentiellement un recensement des textes juridiques et réglementaires applicables (I), les interprétations à vulgariser pour servir de culture à partager par l'ensemble du personnel (II) , les sanctions et risques encourus en cas de manquements (III) et les meilleurs pratiques ou des recommandations (VI).

I. Identification du cadre réglementaire

Maîtriser l'environnement réglementaire est une condition incontournable pour lancer une démarche de mise en conformité. Pour un secteur très réglementé et dans un monde de plus en plus ouvert, les entreprises d'assurances ou de réassurances sont appelées à se soumettre non seulement à un cadre légal national mais encore à des textes de lois transnationaux comme par exemple la loi américaine sur la conformité fiscale des comptes étrangers de 2010 connue sous l'acronyme FATCA55.

L'identification des textes applicables doit s'étendre aux différentes sources de législation possible (notes et procédures internes, décisions et directives des instances de régulation, arrêts et décrets ministériels, les lois nationales, des textes émanant des instances internationales ou encore des gouvernements mais à vocation internationale...). Une fois les textes sont recensés, la fonction conformité doit les classer par thèmes et selon un ordre décroissant en fonction de leurs forces.

Dans ce cadre, il est important pour le RCC de se rappeler que « nul n'est censé ignorer la loi » et qu'une veille réglementaire pertinente constitue la pierre angulaire pour la démarche de la mise en conformité, il est nécessaire de connaitre nos obligations pour pouvoir les respecter.

De plus, il faut rappeler qu'une gestion proactive de la conformité rend crucial pour le RCC d'opter pour une veille prospective, par conséquent il faut :

? Aller chercher l'information juridique là où elle peut exister (même auprès des sources informelles).

? Etre actif et ouvert sur les associations professionnelles (FTUSA56, corps des experts en assurances, corps des intermédiaires en assurances, les lobbyistes...).

? Identifier les pratiques de l'entreprise qui n'ont pas encore fait l'objet d'une règlementation et les traiter à la lumière des bonnes pratiques et des expériences comparées.

55 La loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) est une loi visant à s'assurer que les personnes soumises à l'impôt selon le régime fiscal américain déclarent les revenus perçus sur les avoirs financiers qu'elles détiennent en dehors des Etats-Unis dans le but de détecter et lutter contre la fraude fiscale.

La Tunisie a signé le 30 Novembre 2014 un accord de principe intergouvernemental et a opté pour le modèle 1 selon lequel les institutions financières tunisiennes doivent rapporter auprès de l'autorité de la tutelle qui a le pouvoir de représentation avec son homologue américaine.

Cet accord de principe a été concrétisé par un traité signé entre la Tunisie et les Etats Unis d'Amérique le 13 mai 2019 afin de mettre en oeuvre la loi FATCA.

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56 FTUSA : la fédération tunisienne des sociétés d'assurances.

II.

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La vulgarisation de l'information et La simplification des exigences réglementaires

La vulgarisation réglementaire consiste en deux tâches élémentaires, à savoir :

? L'interprétation des textes juridiques et règlementaires : Il s'agit pour la fonction de contrôle conformité de reformuler les textes réglementaires avec un langage plus intelligible pour qu'ils soient appréhendés par une population non juriste.

En interprétant les textes, le RCC doit faire prévaloir l'esprit sur le texte mais sans aller à distordre le sens et l'étendue des exigences réglementaires, c'est une identification simplifiée des obligations réglementaires de l'entreprise.

Pour assurer la pertinence des interprétations, le RCC doit se faire assister par la direction juridique et par des experts métier le cas échéant.

? La diffusion de l'information juridique et réglementaire : Après avoir reformulé l'information réglementaire et la simplifier, le RCC doit procéder à sa diffusion auprès de l'ensemble du personnel de l'entreprise.

Le référentiel réglementaire est un outil de travail qui doit être à la portée de tout le personnel et c'est par le biais de ce document et son contenu que la fonction conformité assiste le top management de l'entreprise dans la conduite de changement.

Le but de la vulgarisation c'est donc d'identifier les obligations à respecter, de les proposer dans un document simplifié et d'inciter les gens à se référer à ce document pour s'autocontrôler sous peine de sanctions ou de risques. La vulgarisation vise à traduire les textes réglementaires en obligations opérationnelles, de ce fait, le référentiel réglementaire peut servir de référence pour la rédaction des notes de direction et les procédures.

III. Définition des sanctions encourus

Parmi les axes d'une démarche pour la conduite de changement c'est d'agir sur la culture partagée par l'ensemble du personnel et pousser vers son harmonisation avec la stratégie globale de l'entreprise.

Pour une démarche de mise en conformité, le référentiel réglementaire est considéré comme l'outil le plus pertinent pour gérer les changements culturels, par conséquent ce document doit favoriser la culture de risque par la définition des risques de non-conformité et les sanctions encourues.

Dans la pratique, la fonction conformité doit identifier les sanctions prévues par les réglementations intégrant le périmètre de la veille réglementaire et évaluer les risques encourus en cas de non-conformité (risque d'image, risque de perte financière, risque de sanctions), puis elle propose pour diffusion un sommaire bien organisé (par thème, par nature de risque, par gravité...etc.) et facile à consulter par le personnel de l'entreprise.

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"Nous devons apprendre à vivre ensemble comme des frères sinon nous allons mourir tous ensemble comme des idiots"   Martin Luther King