Conception et la realisation d'une base de donnees pour la gestion des inscriptions des etudiants.cas de l'upkan

a. I.2.2. SYSTEME

Tous travaux informatiques s'effectuent dans un système. Ainsi, il existe plusieurs définitions du mot SYSTEME. Le système est un ensemble d'éléments en interaction dynamique, dont les éléments sont organisés et coordonnées en vue d'atteindre un objectif, qui évolue dans un même environnement^17(*).

Jean Louis LEMOIGNE définit un système comme suit^18(*) : Quelque chose (n'importe quoi identifiable) ; Qui fait quelque chose (activité ou fonction) ; Qui est doté d'une structure ; Qui évolue dans le temps ; Dans quelque chose ; Pour quelque chose.

Du point de vue de la structuration, le système d'entreprise est définit comme suit :

A. SYSTEME D'INFORMATIONS D'ENTREPRISE

a. Définition

Le système d'informations est un ensemble de moyens (humains et matériels) et de méthodes se rapportant au traitement de l'information d'une organisation. Ou encore l'ensemble d'informations circulant dans l'organisation, elle est le trait d'union entre le système de pilotage et le système opérant.

· Le système de pilotage décide des actions à conduire sur le système opérant en fonction des objectifs et des politiques de l'entreprise. Ex : promoteur

· Le système opérant englobe toutes les fonctions liées à l'activité propre de l'entreprise. Ex : chef d'établissement.

· Le système d'information assurera le lien entre deux autres systèmes de l'entreprise : le système opérant et le système de pilotage.

Le système d'informations est ensemble du système des moyens humains, matériels, méthodes qui se rapportent au traitement des différentes formes des informations rencontrées dans une entreprise^19(*).

L'information est indispensable au fonctionnement d'une entreprise. Il est nécessaire de traiter les diverses données, d'origine interne et externe et pour les adapter aux besoins des utilisateurs. Le Système d'informations a pour objectif de restituer aux différents membres de l'entreprise, les informations sous une forme directement utilisable, au moment opportun, afin de faciliter le déroulement des opérations et la décision aux différents niveaux, le Système d'informations est en partie formel et en partie informel.^20(*)

c. Classification des systèmes d'informations

La classification des systèmes d'informations tient compte des types de traitements. Ainsi, on a :

1. Selon le degré d'automatisation, on distingue :

· Le système manuel : le traitement des informations s'effectue à l'aide de la main (stylo, crayons, etc.) ;

· Le système mécanique : le traitement des informations utilisant des instruments auxiliaires tels que les machines à écrire ;

· Le système informatique : dans ce cas, on utilise comme auxiliaire de traitement les moyens électroniques, tels que des ordinateurs.

2. Selon le degré d'intégration des informations, on distingue :

Système indépendant : Dans le système indépendant, chaque service a son propre système informatique, c'est-à-dire chaque système développe ses propres applications. Il peut avoir aussi ses matériels et logiciels propres et pro logiciels ses propres matériels)

- Avantages : chaque service est autonome

- Désavantages : multiplicité des matériels

· Système dépendant ou intégré : il y a intégration au niveau d'échange des informations entre différents services.

Dans le système intégré les différents services ou départements sont reliés entre eux, ainsi l'intégration consiste par exemple à l'organisation d'un seul site de traitement.

L'entreprise est un système complexe dans lequel transitent de très nombreux flux d'informations. Sans un dispositif de maîtrise de ces flux, l'entreprise peut très vite être dépassée et ne plus fonctionner avec une qualité de service satisfaisante. L'enjeu de toute entreprise qu'elle soit de négoce, industrielle ou de services consiste donc à mettre en place un système destiné à collecter, mémoriser, traiter et distribuer l'information (avec un temps de réponse suffisamment bref). Ce système d'information assurera le lien entre deux autres systèmes de l'entreprise : le système opérant et le système de pilotage.

Du point de vue structurel, le système d'information est organisé comme suit :

Système de pilotage

Système d'information

Système opérant

ü Le système de pilotage décide des actions à conduire sur le système opérant en fonction des objectifs et des politiques de l'entreprise ;

ü Le système opérant englobe toutes les fonctions liées à l'activité propre de l'entreprise : facturer les clients, régler les salariés, gérer les stocks, ...

Une telle décomposition prend bien en compte :

- la différence de besoin en matière d'information des modules opérants et pilotes,

- la nécessité pour le système d'information de ne pas se contenter de transmettre les informations mais d'en changer le niveau de synthèse^21(*).

Dans certaines organisations, on peut trouver des formes plus intégrées du système d'information. Cette intégration peut se faire soit au niveau du système opérant, soit au niveau du système de pilotage.

3. ROLE D'UN SYSTEME D'INFORMATIONS

Dans une entreprise, le système d'informations a donc pour rôle de traiter, collecter, mémoriser, diffuser l'information.

v Fonctions d'un système d'informations

Dans l'entreprise, le système d'informations a des fonctions indispensables telles que :

1. Recueillir les informations : Pour fonctionner, le système doit être alimenté par les informations. Ces informations proviennent de différentes sources, internes ou externes. Les sources externes proviennent de l'environnement du système.

2. Mémorisation de l'information : Une fois l'information saisie, il faut en assurer la pérennité, c'est à dire garantir un stockage durable et fiable. Les informations stockées dans les ordinateurs le sont sous forme des fichiers organisés afin d'être plus facilement exploitables sous la forme d'une base de données.

3. Traitement de l'information : Pour être exploitable, l'information subit des traitements. Là encore, les traitements peuvent être manuels (c'est de moins en moins souvent le cas) ou automatiques (réalisés par des ordinateurs). Les principaux types de traitement consistent à rechercher et à extraire de l'information, consolider, comparer des informations entre elles, modifier, supprimer des informations ou en produire de nouvelles par application de calculs.

4. Diffusion de l'information : Pour être exploitée, l'information doit parvenir dans les meilleurs délais à son destinataire. Les moyens de diffusion de l'information sont multiples : support papier, forme orale et de plus en plus souvent, utilisation de supports numériques qui garantissent une vitesse de transmission optimale et la possibilité de toucher un maximum d'interlocuteurs.

4. QUALITE D'UN BON SYSTEME D'INFORMATIONS

Pour être efficace, le système d'informations informatisé devra notamment assurer:

o La rapidité et la facilité d'accès aux informations : un système trop lent ou trop compliqué à utiliser peut décourager les utilisateurs et diminuer l'efficacité ou la pertinence des décisions. Il faut donc des machines et des réseaux performants et des interfaces conviviales et pratiques à utiliser.

o La fiabilité, la pertinence et l'intégrité des informations : les informations doivent être sûres et fiables, le système doit fournir des informations à jour. L'intégrité des informations implique que le système sait réagir à des situations qui risquent de rendre les informations incohérentes.

o La sécurité et la confidentialité des informations : la sécurité du système est assurée par des dispositifs qui permettent de sauvegarder régulièrement les données. Le système doit également être protégé de la malveillance et des attaques extérieures grâce à des dispositifs matériels (routeurs filtrants) ou logiciels (identification, anti-virus, pare-feu, détecteurs d'intrusion. . .).

5. LA SECURITE D'UNE INFORMATION

Il est indispensable d'envisager des procédures garantissant des récupérations contre tout type d'incident (perte des matériels, logiciel. . .), qu'il s'agisse des destructions logiques (anomalies de ou mise à jour) physique, que ces destructions soient palliées au total.

Il est capital de présenter les notions de transaction et de requête :

ü Une requête est une unité élémentaire de traitement permettant d'agir sur un SGBD ;

ü Une transaction est un ensemble de un à n requêtes nécessaires à la réalisation d'une opération particulière.

6. LES MECANISMES DE SECURITE

Les points de reprise lorsque le SGBD redémarre après un incident, il doit impérativement le faire à partir d'une situation de référence dans laquelle les données des bases de données sont dans un état stable. Pour garantir cela, le SGBD effectue à l'intervalle régulier des points de reprise. Le SGBD effectue un bilan des transactions en cours et valide les transactions terminées.

Quelques mécanismes de sécurité importants dans l'utilisation d'une BDD :

· Le journal des transactions : ici toutes les transactions sont enregistrées dans un journal. Un journal des transactions est un fichier mémorisant l'état des base de donnée à l'issue du dernier point de reprise ainsi que les transactions effectuées par le SGBD depuis ce dernier point de reprise.

· La procédure de reprise : lors de la reprise après l'incident, le système redémarre depuis le point de reprise précédent en appliquant le journal des transactions, pour se retrouver dans la même situation qu'avant l'incident : ii s'agit d'une procédure de reprise.

· La duplication des données : pour se protéger des destructions physiques massive d'information, seules les duplications (sauvegarder) par des dispositions régulières (hebdomadaires, journaliers) constituent une garantie suffisant.

I.2.3. INFORMATIQUE

L'informatique est une science de traitement des informations d'une manière automatique et rationnelle à l'aide d'une machine électronique appelée « Ordinateur ». Le terme « informatique » date de 1962. Il vient de la contraction des mots « information » et « automatique ». L'histoire de l'informatique est justement marquée par la volonté des hommes d'automatiser certaines tâches longtemps réalisées à la main, en particulier le calcul. Le terme informatique fut créé en 1962 par Philippe Dreyfus par la réunion des deux termes information et automatique. Il s'agit du traitement automatique de l'information.

a. SYSTEME INFORMATIQUE

Le système informatique est ensemble des outils, logiciels informatiques qui permettent la gestion automatique des informations.

I.2.4.BASE DE DONNEES

Une Base de Données est un ensemble structuré de données, enregistrées sur des supports, accessibles par l'ordinateur, représentant les informations du monde réel et pouvant être interrogées et mises à jour par une communauté d'utilisateurs.^22(*)

a. Définition normalisée

Une base de données est un ensemble de données organisé en vue de son utilisation par des programmes correspondant à des applications distinctes et de manière à faciliter l'évolution indépendante des données et des programmes.^23(*)

b. D'autres définitions de la base de données

D'autres définitions reprennent les mêmes éléments tout en insistant sur certains aspects :

o Une base de données est une collection de fichiers (entités) reliés entre eux par des liens logiques et/ou physiques et organisés de manière à répondre efficacement à une grande variété de questions^24(*) ;

o Une BD peut apparaître comme une collection d'informations modélisant une entreprise du monde réel, servant de support à une application informatique et dont les données peuvent être interrogées au moins par leur contenu ;

o Une BD est destinée à la gestion, au stockage, à l'actualisation et à la consultation d'entités de différentes natures (et de leurs données), sachant que ces entités ont un lien les unes avec les autres.

La gestion des informations se faisait jadis à partir de fiches manuscrites puis dactylographiées, classées bien souvent selon un index. Cas d'une gestion des produits par ordre alphabétique sur le nom, avec un index ou une coche sur la première lettre du nom, pour améliorer le classement et la recherche.

Celui-ci a pour but, en parfaite collaboration avec le système d'exploitation d'assurer les tâches suivantes :

o Gérer automatiquement les mémoires secondaires : disques, bandes, mémoire de masse;

o Gérer les entrées-sorties ;

o Permettre la création et la suppression des fichiers contenant les données ;

o Permettre les accès en lecture et en écriture ;

o Protéger les fichiers contre les défaillances du système (pannes matériels ou logicielles) ;

o Permettre le partage des fichiers entre plusieurs utilisateurs ;

o Protéger les fichiers contre les accès non autorisés ;

o Permettre l'utilisation de langage de programmation pour manipuler et traiter les informations.

Au-delà de l'organisation interne de chaque fichier et des mécanismes permettant de manipuler les enregistrements de ces fichiers, la difficulté majeure demeure dans l'existence de différents fichiers au sein du système d'information d'une entreprise ou d'un organisme. Et cela provoque les inconvénients directs tels que :

1. Redondance des informations

La même information est dupliquée dans plusieurs fichiers où elle peut, en plus, être structurée de manières différentes.

Cette redondance a pour effet direct une augmentation du volume de l'ensemble des fichiers.

2. Inconsistance des données

Les copies d'une même donnée ne concordent pas obligatoirement entre elles. Cas des codifications de grades, orthographes différentes pour le même nom.

3. Difficulté à rapprocher les informations

La tâche la plus couramment effectuée en terme de traitement des données consiste à associer des informations à d'autres informations, éparpillées un peu partout dans le système d'information de l'entreprise.

Cela provoque les inconvénients indirects tels que :

1. Difficultés d'accès

Les données étant dupliquées et éparpillées, il y a plusieurs moyens d'y accéder sans savoir à l'avance quel est le mieux adapté au traitement ou à la recherche souhaitée (par quel bout doit-on s'y prendre ?).

2. Multiplicité des mises à jour

Les données étant dupliquées, la modification d'une information entraîne autant de mises à jour qu'il y a d'endroits où cette information est stockée. Exemple : Une élève du nom de DIKAMBA se marie et décide de porter le nom d'époux, MULOWA. Il devient obligatoire de modifier la rubrique Nom dans chaque fichier.

3. Problèmes d'intégrité

Pour garantir un minimum de cohérence au système, on peut mettre en place un certain nombre de règles concernant les données : les contraintes d'intégrité. Parmi ces contraintes d'intégrité, on peut citer :

- l'unicité de valeur d'un attribut ;

- le contrôle des valeurs possibles d'un attribut ; Exemple : solde >0 ; année naissance < année courante ...

- la référence ou appartenance à un ensemble variable de valeurs.

4. Problèmes de sécurité

De la même manière, il devient impossible de mettre en place les verrouillages nécessaires pour empêcher une personne d'accéder aux informations dont elle n'a pas le "besoin d'en connaître".

* ¹⁷DIGALLO F, Méthodologie des Systèmes d'informations, Paris, Angoulême édition, 2001, P.152

* ¹⁸ LEMOIGNE J.L., informatique et l'automatisation, Paris, 2010, P.88

* ¹⁹ GARDARIN G., Base des données, Ed Eyrolles, Paris, 1993, p.45.

* ²⁰ ETSHIKO F., Op.cit., P.5

* ²¹ ETSHIKO F., Op.cit., P.6.

* ²² ETSHIKO F., Notes de cours de méthode d'analyse informatique, UPKAN, 2020-2021, inédit, P.14

* ²³ http://laurent-audibert.developper.com/cours-bdd

* ²⁴GARDAING., Bases de données, Les Systèmes et leurs Langages, Paris, Eyrolles, 1996.