Chapitre II : organisation et fonctionnement de la
société
Nous allons voir au cours de ce chapitre, l'organisation de
cette entreprise, comment elle fonctionne, ses relations avec les partenaires
et ses perspectives d'avenir.
Section 1 : Organisation de la
société
Mr Midoire, PDG de la société, a en charge le
contrôle de tous les travaux effectués au sein de celle-ci.
Son rôle consiste à veille au bon fonctionnement
de l'entreprise, en coordonnant les différents services afin qu'il
puisse satisfaire les besoins des clients et de recevoir des nouveaux clients
pour assurer la pérennité de celle-ci.
Cette société est organisée de la
manière suivante :
La direction générale ;
Le département administratif et financier ;
Le département marketing et commercial;
Le département approvisionnement et transit.
« ABC » regroupe un effectif de cinquante
neuf collaborateurs repartis comme suit :
Ø La direction générale composé de
la directrice générale ;
Ø Le service administratif et financier composé
d'un D.A.F qui contrôle tous les travaux faits par la
comptabilité ;
Ø Le service comptabilité est composé
d'un chef comptable qui supervise les travaux effectués par ses deux
assistants. Il a le pouvoir de confier les travaux (la tenue de la
comptabilité) aux assistants ;
Ø Le service achat composé par une directrice
des achats et de son assistant qui contrôle toutes les opérations
de dépense d'achat effectuées par l'entreprise.
Ø Le service détention de stock
contrôlé par le responsable de stock qui est composé de 20
magasiniers ;
Ø Le service secrétaire joue un rôle
très important au sein de l'entreprise ;
Ø Le service commercial composé par un DC qui
supervise les 25 vendeurs ;
Ø Le service informatique composé d'un
informaticien ;
Ø Le coursier aussi joue un rôle très
important dans cette entreprise ;
Ø Le service gardiennage est composé de deux
gardiens.
Section 2 : Fonctionnement de la
société
· Organigramme de la
société.
(voir annexe N°11)
1. La direction générale
La direction générale est organisée au
tour d'un directeur général et comprend
une secrétaire de direction et un coursier.
a. La Directrice Générale
Cette direction est assurée par la DG de la
société qui veille et contrôle au bon fonctionnement de
celle-ci. Elle cherche à satisfaire les besoins des clients et à
recevoir des nouveaux clients pour assurer la bonne marche de l'entreprise.
Elle dispose de tous les pouvoirs liés à sa
fonction.
b. La secrétaire de direction
Sa mission est d'assurer tous les travaux classiques de
secrétariat et assure la coordination des activités du DG.
Elle se charge entre autre :
Ø De répondre aux appels
téléphoniques ;
Ø D'expédier les courriers de la
société par l'intermédiaire du coursier chargé de
les acheminer à destination ;
Ø Elle tient un agenda qui lui sert de prendre les
rendez-vous de la DG;
Ø Passer les appels ;
Ø classement des dossiers ;
Ø etc......
Elle tient également la caisse de la
société et effectue toutes les opérations de
règlement par espèces.
Elle tient un brouillard de caisse qui lui permet
d'enregistrer toutes les opérations d'entrées et de sortie de
fonds.
c. Le coursier
Il est chargé d'effectuer les courses de la direction
générale et plus précisément :
les dépôts et retraits de courriers à la
poste et auprès des tiers ;
les dépôts et retraits des
chèques ;
transmission des courriers entre les départements de
la société ;
etc....
L'organigramme se présente comme
suit :
Figure N°1 : L'organigramme de la
direction générale
Secrétaire
DG
Coursier
2. Le département administratif et
financier
Il s'occupe de tous ce qui est gestion administrative et
financière de la société et principalement :
La gestion des dossiers contentieux ;
La gestion des activités administratives qui sont
courantes dans la société comme par exemple le nettoyage des
bureaux, aux véhicules et au carburant, aux entrées et sorties du
personnel et tiers, etc......
En ce qui concerne les tâches financières,
celles-ci portent essentiellement sur la gestion comptable et de la
trésorerie :
§ le traitement et la saisie des pièces
comptables ;
§ la confection des états financiers ;
§ la validation des états de rapprochement
bancaire ;
§ etc.
Ce département est placé sous la tutelle du DAF
et il est composé de la manière suivante :
Le DAF ;
la comptabilité ;
la caisse ;
et l'informatique.
2.1 Le DAF
Il se charge en plus des tâches financières, de
la GRH,.
Il se charge également :
- la formation et l'évolution du personnel ;
- La gestion sociale comme l'IPM ;
- Le recrutement du personnel ;
- le règlement des contentieux ;
- la gestion des dossiers du personnel ;
- Le suivi financier des dossiers d'importation et
d'exportation ; par exemple le suivi des crédits
documentaires ;
- les journaliers et les stagiaires ;
- etc....
2.2 Le service comptable
Ce service est le plus important dans la mesure où il
engage l'entreprise pour la tenue d'une comptabilité saine.
Il est composé d'un chef comptable qui est
secondé par des assistants.
Les assistants quant à eux, se chargent de trier les
documents de base reçus par les clients (factures, traites ...), pour
les vérifier et les classer dans l'ordre chronologique, soit par date,
soit par mode de paiement afin qu'ils puissent faire passer les
écritures comptables dans les journaux.
§ Le chef comptable
Il supervise et coordonne la tenue des comptes de la
société. Il assure principalement :
- la gestion de la comptabilité ; à travers
le contrôle et la validation mensuel des écritures, lettrage et
analyse des comptes ;
- la gestion des immobilisations à travers la tenue et
le suivi du fichier des immobilisations, le calcul des amortissements,
etc.....
- Superviser l'ensemble des écritures
comptables ;
- La relation avec les banques ;
- Le suivi des échéances clients et
fournisseurs ;
- Le suivi des déclarations fiscales.
- l'établissement des états financiers ;
- l'élaboration des déclarations
fiscales ;
- etc....
Il assure le traitement mensuel de la paie, les
éditions des bulletins et des états de salaires sous le logiciel
SAARI.
§ le comptable
Il joue un rôle d'assistance du chef comptable en ce qui
concerne les opérations de la tenue des comptes de la
société. Ses tâches concernent essentiellement :
- le traitement et la saisie des pièces
comptables ;
- le suivi et l'analyse des comptes de tiers ;
- l'établissement des états de rapprochement
bancaires ;
- le classement des pièces comptables ;
- etc....
2.3 Le service informatique
Il se charge de :
- la gestion du système informatique de la
société en ce qui concerne le matériel, les logiciels, les
accessoires.... ;
- L'administration du réseau informatique en
matière de disponibilité, de sécurité, la
possibilité d'accéder et de sauvegarder les opérations au
quotidien.
Figure N°2 : L'organigramme
du département administratif et financier
Comptable
Caissière
Chef section comptable
Responsable informatique
DAF
3. Le département marketing et
commercial
Il est chargé du développement et de la
commercialisation des biens de la société.
Ses tâches concernent essentiellement :
- Le traitement et le suivi des commandes clients ;
- La commercialisation des produits de la
société ;
- etc....
Ce département est dirigé par :
- un chef des ventes ;
- commerciaux ;
- assistants commerciaux ;
- chauffeurs.
3.1 Le chef du département marketing et
commercial
Il supervise et coordonne l'ensemble des activités de
l'entreprise. Ainsi ses principales activités sont :
- La définition et le suivi de l'application des
stratégies marketing ;
- la planification des ventes ;
- la responsabilité budgétaire pour son
département (élaboration, exécution et
contrôle) ;
- etc....
3.1.1 Chef des ventes
Il s'occupe essentiellement de :
- l'encadrement des commerciaux ;
- le contrôle des actions des ventes des
commerciaux ;
- l'élaboration des rapports de ventes ;
- enregistrement et suivi des commandes ;
- suivi des comptes clients ;
- contrôle de la force de vente ;
- suivi des déstockages ;
- suivi des encaissements ;
- suivi des livraisons ;
- contrôle et suivi des transferts inter
magasins ;
- la commercialisation des produits ;
- etc....
3.1.2 Les commerciaux
Ils s'occupent principalement :
- la démarche de la clientèle ;
- la promotion des produits;
- le suivi de la concurrence ;
- etc.
Figure N° 3: L'organigramme
du département marketing et commercial
Chef département marketing & commercial
Commerciaux
Chef des ventes
Chauffeur-livreur
4. Le département approvisionnement et
transit
Ce département fait intervenir les personnes
suivantes :
§ le DG ;
§ le directeur des achats ;
§ le responsable des stocks ;
§ les responsables des magasins ;
§ le responsable technique.
4.1 La directrice des achats
Elle se charge des approvisionnements (achats de
matériels et fournitures de bureau ; mobiliers de bureau et de
maison ; etc....) et de la gestion du transit pour les marchandises
importées. Elle dépend directement du directeur
général ou
du PDG selon l'importance des achats.
Elle a comme principales tâches :
§ la consultation des fichiers fournisseurs ;
§ la négociation avec les fournisseurs ;
§ la préparation des documents de
dédouanement relatifs aux opérations d'importation ;
§ le suivi des commandes et des dossiers
d'importation ;
§ le traitement des réclamations auprès des
fournisseurs ;
§ la gestion des stocks sous le logiciel SAARI ;
§ l'établissement enregistrement des BC ;
§ enregistrement des BR et détermination du prix
de revient du bien livré ;
§ etc....
4.2 Le responsable des stocks
Il a comme principales tâches :
§ l'établissement des fiches manuellement lors de
la réception des marchandises sur la base des listes de colisage pour
les marchandises importées, ou du BL en ce qui concerne les achats
locaux ;
§ Il se charge aussi des sorties de stocks qui doivent
faire l'objet de son approbation ;
§ Il supervise pour chaque année les travaux
d'inventaire effectués par les personnes habilitées ;
§ etc.....
4.3 Les magasiniers
Ils s'occupent uniquement de la réception physique des
articles, du pointage des réceptions avec les listes de colisage ou les
bordereaux de livraison, et l'établissement des rapports de
vérification.
La gestion physique des stocks comprend l'organisation et le
contrôle de toutes les opérations relatives à
l'entrée, au stock et à la sortie des stocks.
La société « ABC » dispose
de six magasins de stocks :
§ le magasin des mobiliers et matériels de
bureau ;
§ des appareils électroménagers ;
§ des papeteries ;
§ des matériels informatiques et
consommables ;
§ des matériels scolaires ;
§ des divers.
4.4 Le responsable technique
Il intervient lorsque les marchandises livrées ont des
spécificités techniques : les matériel informatique
par exemple
Figure N°4 : L'organigramme
du département achat
M2
M6
M1
M5
M3
M4
Responsable des stocks
Directrice des achats
Responsable des magasins
Le responsable technique
Légende :
M = magasin
| 
