Chapitre II. Déroulement du Stage
Ce chapitre s'articule autour de trois grands points :
Ø Les activités de la Section de la Section
Administration et Finances,
Ø Les opérations de la Section Programme,
Ø Les objectifs de la Section Logistique.
II.1 Activités de la Section Administration et
Finances
Ce point se subdivise en deux parties :
Ø Lectures
Ø Tâches personnellement accomplies.
II.1.1 Lectures
Le Jeudi o5 Mai 2005, la Section Administration et Finances du
Programme Alimentaire Mondial à Kindu qui a entre autres
objectifs :
- Préparer les correspondances, rapports et autres et en
assure le dispatche aux destinataires dans le meilleurs délai, par
courrier électronique, télécopie, service du guide au
autres
- Mettre a jour et tenir l'inventaire des équipement au
bureau national, s'assure que tous les équipements sont libellés
et ont un numéros de références
- Recevoir les visiteurs et le diriger vers le superviseur ou
fonctionnaire concernés
- Répondre aux demandes courantes de renseignements avec
contacts limites
- Maintenir les registres des contrôles administratifs tel
que : engagement, vacances, dépenses, ... et initie des actions
administratives en rapport avec les arrangements de voyage du personnel,
paiement des achats et distributions des matériels, provision et
inventaire
- Aider dans la préparation des rapports administratifs,
élaborer les comptes rendu des réunions et fait la correction des
textes et autres documents
- Utiliser les différents appareils du bureau et faire un
suivi sur la consommation de ces appareils pour l'établissement du
rapport d'approvisionnement
- Apporter de l'assistance à tout le personnel tel que
pour le voyage, la justification de dépenses, le recouvrement des
documents, inventaires
- Faire les arrangements de voyages, préparer les avances
et la documentation du voyage comme exigé
- Revoir tout les paiements, contrôler si les codes
comptables sont correctement appliqués et contrôler si tous les
reçus sont appuyés par les documents légitimes avant de le
présenter pour certification et approbation pour paiement
- Préparer mensuellement les paiements des salaires et
autres dépenses, vérifie toutes les dépenses de l'antenne
de Kindu
- Elaborer le rapport financier mensuel et envois à la
cordination à Bukavu
- S'assurer que les prévisions mensuelles
comprennent : l'analyse des fonds reçus, le programme des avances,
le livres de caisse et d'autres documents financiers exigés et toutes
ces données doivent être remises à la coordination au plus
tard le 7 du mois suivant
- Vérifier les factures contre lpo/contacts aux autres
documents pour s'assurer que les requêtes ont été
approuvées et que les marchandises ont été reçues
et les services fournis
- Préparer les demandes de prolongement de contrat des
travailleurs locaux
- Prendre les rendez-vous du superviseur et contribuer a la
préparation des déplacements de ce dernier
- Recevoir et tirer les correspondances en joignant les documents
d'information nécessaires et assure les distributions du courrier aux
destinataires
- Classer les correspondances et tenir à jour les
dossier
- Répondre aux questions avec discrétion, se garde
de révéler les affaires confidentielles
Superviser le chauffeur pour :
- Conduire le véhicule du bureau pour transporter les
personnels autorisés
- Distribuer et collecter les courriers, documents et autres
- Accueillir et/ou accompagner le personnel du PAM à
l'aéroport, faciliter les formalités d'immigrations et de
douanes
- Veuillez à l'entretien quotidien du véhicule qui
lui est affecté ; aider à l'obtention des permis de conduire
locaux pour le personnel international
- Tenir à jour le carnet de bord du véhicule en
indiquant pour chaque course, le kilométrage parcouru, l'utilisateur,
etc.
- Veuillez à ce que les formalités prévues
dans les dispositions réglementaires soient remplies en cas
d'accident
Superviser l'assistant de nettoyage pour :
- nettoyer le bureau
- assurer l'entretien du jardin du bureau (balayage, arrosage des
fleurs et de la pelouse, vidange des poubelles,...)
- recevoir et guider les visiteurs et partenaires
opérationnels
- recevoir le courrier et le transmettre à
l'administration
- distribuer le courrier interne à chaque service
- photocopier les documents du bureau
- arranger ou signaler toute anomalie constatée dans le
cadre d'exécution du travail d'entretien
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