CONCLUSION :
Nous avons cherché dans ce chapitre à
présenter de façon globale et distincte notre cadre
d'étude Universitaire.
Dans le prochain chapitre intitulé « Etude de
l'Existant et proposition », il sera question pour nous de
présenter la bibliothèque de notre université, objet de
notre étude et son fonctionnement.
CHAPITRE 2 : ETUDE DE
L'EXISTANT
INTRODUCTION
L'étude de l'existant est la première phase du
processus unifié. Elle a pour but ultime la clarification du champ de
notre investigation.
Tout au long de cette phase, nous schématiserons
l'expression préliminaire des besoins et nous présenterons une
modélisation par des cas d'utilisation de fonctionnalités
préliminaires de notre application.
Les activités principales qui vont se dérouler
au cours de cette phase seront essentiellement la capture des besoins et
l'analyse.
1/ CAPTURE DES BESOINS
1.1/ DESCRIPTION DU CONTEXTE
L'objectif principal de cette activité est de
développer un modèle système à construire. Dans
cette activité, nous essaierons de faire une étude de l'existant
et critiquer ce dernier.
A-
DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DE LA BIBLIOTHÈQUE DE TIME
UNIVERSITÉ
Compte tenu de la richissime diversité et du nombre
sans cesse grandissant d'ouvrages au sein de la bibliothèque de Time
université, une gestion plus efficace utilisant les outils informatiques
permettra de gérer au mieux les volumes importants des oeuvres mises
à la disposition du responsable de la bibliothèque.
L'objectif de ce projet est de mettre en place une application
de gestion semi-automatique de l'ensemble des oeuvres dans leur grande
majorité et dans le détail de leurs spécificités,
ce qui facilitera le travail de la bibliothécaire d'une part, et d'autre
part, qui réduira de manière systématique la durée
de recherche documentaire des apprenants, et des autres enseignants et
chercheurs.
La bibliothèque a pour tâches principales la
gestion :
Ø des oeuvres universitaires,
Ø des membres,
Ø et des emprunts.
La gestion des oeuvres universitaires (ouvrages) consiste
à ajouter, à consulter, à supprimer ou à modifier
un document. Il existe plusieurs types d'ouvrages dans la bibliothèque.
Nous pouvons citer entre autre des livres, des dictionnaires, des revues, des
mémoires de fin d'études, des rapports de projets de fin
d'année, ou des mini projets, des thèses de mastères, des
livres photocopiés, des rapports de stages...
Les ouvrages de la bibliothèque sont classés par
domaines et/ou par filières. Il existe une multitude de domaines ou de
filières (finance, droit, informatique, marketing, gestion,
économie, mathématique, physique, comptabilité, l'anglais,
le français, le génie logiciel, la qualité, le
leadership...).
Les trésors de la bibliothèque sont obtenus par
achat ou par don suite à une demande des différents acteurs de
la vie universitaire.
L'ajout d'un ouvrage se fait selon norme ISBD (International
Standard bibliographique description) traduite en français par :
« Description bibliographique internationale
normalisée », et qui désigne un ensemble de normes
internationales de descriptions de catalogages défini par l'IFLA
(Fédération Internationale des Associations de
Bibliothécaires et d'Institutions).
Une notice ISBD se divise en 8 zones, même si toutes
ne sont pas nécessaires par soucis d'efficacité et d'efficience
d'une application :
Ø Zone 1 : Titre et mention de
responsabilité (auteurs, traducteurs) ;
Ø Zone 2 : Edition (1re, 2e, nouvelle
édition) ;
Ø Zone 3 : Zone particulière aux
cartographies et aux documents électroniques ;
Ø Zone 4 : Adresse bibliographique (lieu
d'édition, éditeur, date) ;
Ø Zone 5 : Collation (description physique :
pagination, format, illustration) ;
Ø Zone 6 : Collection ;
Ø Zone 7 : Notes :
Ø Zone 8 : Numéro international
normalisé (ISBN, ISSN) et éventuellement prix.
Un ouvrage est référencié par une cote.
La cote est la notation alphanumérique qui permet de classer et de
retrouver les documents dans les rayonnages. Dans notre cas, la cote est
constituée de trois champs :
Ø Le premier champ contient les chiffres correspondants
au code de la discipline.
Ø Le second champ correspond aux lettres
correspondantes aux 4 premières lettres de la discipline.
Ø Puis le dernier champ est constitué de
chiffres correspondants à l'em-placement de l'ouvrage dans le rayonnage
de la bibliothèque.
Dès l'acquisition d'un document, la
bibliothécaire crée une petite fiche sur laquelle elle note les
informations de l'ouvrage. Ensuite, la bibliothécaire placera cette
fiche dans un tiroir se situant dans la salle de lecture de la
bibliothèque afin de faciliter la recherche par les membres.
Pour effectuer une recherche, le membre devra alors consulter
ces fiches afin de voir les documents disponibles. Lorsqu'un document est
emprunté, la bibliothécaire retire du tiroir la fiche concernant
ce document jusqu'à sa restitution par l'emprunteur.
La gestion des membres permet de créer, de consulter,
de supprimer ou de modifier des informations relatives à un membre. Un
membre peut être soit un étudiant inscrit à Time, soit un
enseignant de Time, ou encore un membre du personnel de Time ; des
étudiants d'une autre faculté peuvent aussi consulter la
bibliothèque à condition qu'ils soient munis de leur carte
d'étudiant, d'une autorisation d'accès à la
bibliothèque fournie par leur faculté.
Un membre peut consulter un document sur place
(c'est-à-dire dans la salle de lecture) ou l'emprunter. Pour effectuer
un emprunt, le membre doit se munir de sa carte d'accès à la
bibliothèque. Sur la carte d'accès sont inscrites les
informations suivantes : Nom, Prénom, le matricule et le grade du
membre. L'emprunteur choisit un document puis se présente à la
bibliothécaire avec sa carte d'accès. Cette dernière entre
le numéro de l'emprunteur, le nom du document, le nom du membre, son
grade, la date de l'emprunt et la date possible de retour du document dans son
ordinateur. La carte du membre retenue par la bibliothécaire lui sera
rendue le jour de la restitution du document emprunté. La durée
de l'emprunt est de 4 jours renouvelables. Passé ce délai,
le membre sera pénalisé.
La pénalisation du membre peut être
l'interdiction d'emprunts pendant un certain temps, délai qui
dépendra de la durée de dépassement de la date de retour
de l'ouvrage et qui pourra aller de trois semaines jusqu'à une
durée indéterminée.
La gestion des emprunts consiste à enregistrer les
sorties et les retours de documents, la gestion des pénalités
permet de sanctionner un membre ou de lever la sanction qui pèse sur
lui.
La bibliothécaire effectue tous ces travaux avec
l'outil MICROSOFT EXCEL.
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