Memoire Online - Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)

PROBLEMATIQUE DE L'APPLICATION DU MANUEL DE PROCEDURES DANS UNE ENTREPRISE PUBLIQUE : CAS DU PORT AUTONOME DE COTONOU (PAC)

ANNEE ACADEMIQUE : 2006 - 2007

v A l'Eternel Mon DIEU : Puisses-tu être glorifié au travers de cette oeuvre, pour la fidélité et l'amour que tu as manifestés envers ma personne au travers de ton fils Jésus - Christ.

v A mon père Rutamba NITUNGA et ma mère Raïmatou BELLOT : Pour votre amour et la priorité que vous avez toujours donnée à mon éducation, recevez ce travail en signe de mon infinie reconnaissance.

v A mes soeurs chéries Shimika et Mugisha NITUNGA : Nous sommes appelées à être des modèles. Que le seigneur vous comble de sagesse et vous permette de réaliser des oeuvres supérieures à celle-ci.

v A mes familles Béninoise et Burundaise : Merci pour l'assistance et le soutien que vous m'avez portés.

v A mes frères et soeurs en Christ : Merci pour le soutien matériel et spirituel. Que les bénédictions abondent dans vos vies.

v A tous mes amis dont je me refuse de citer les noms de peur d'en oublier : Je vous dédie ce travail en signe de reconnaissance pour l'affection que vous m'avez apportée.

REMERCIEMENTS

Au moment où nous nous acheminons vers la fin des travaux de ce rapport, nous ne saurions oublier les personnes dont les concours ont été très indispensables.

· M. Mesmin BLITI pour l'opportunité de ce stage. Merci de nous avoir accordé la faveur de réaliser notre stage dans votre structure.

· Mmes Rockiath AGBEDE, Francine de SOUZA, Pauline DEGUENON et Mr Moussiliou ASSANI pour leurs conseils et leur sympathie à notre égard.

· Tout le personnel du Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion pour l'ambiance chaleureuse dont nous avons bénéficié.

· M. Claude ASSANGBE WOTO, Chef du Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion, pour nous avoir accepté dans votre département. Veuillez recevoir l'expression de notre profond respect.

· M. Masmoud ALAO notre maître de stage. Pour sa volonté de voir ce travail bien fait et sa disponibilité malgré toutes ses occupations.

· M. Edouard SOGLO, notre maître de mémoire. Vous avez déployé de nombreux efforts pour assurer notre formation. Vous avez fait preuve d'une constante disponibilité tout au long de ce travail. Veuillez recevoir l'expression de notre profonde gratitude.

· Tout le corps enseignant de l'Université Catholique de l'Afrique de l'Ouest qui a su nous donner les connaissances nécessaires à la réalisation de ce mémoire.

· Tout le personnel du Port Autonome de Cotonou pour la bonne ambiance qui a prévalu tout au long de notre séjour.

· Mme Léontine DHANON pour son soutien indéfectible et son apport précieux à la concrétisation de ce travail.

· Tous ceux qui, de près ou de loin, ont contribué dans la mesure de leurs possibilités à la réalisation de ce mémoire.

AVANT - PROPOS

L'un des aspects les plus enthousiasmants de l'évolution universitaire est sans doute le rapprochement ou la synergie Université - Entreprise.

L'Université Catholique de l'Afrique de l'Ouest (UCAO) assure la formation en licence << Audit et Contrôle de Gestion>>.

Au terme de la formation, l'étudiant doit faire un stage en entreprise afin d'acquérir progressivement, le savoir-faire et le savoir-être après le savoir qui est donné dans les instituts.

C'est pour se conformer à cette exigence qu'après trois (03) années d'étude, nous nous sommes rapprochés des autorités du Port Autonome de Cotonou qui nous ont accordé un stage de trois (03) mois, stage au cours duquel le choix de notre thème s'est porté sur la << Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique : Cas du Port Autonome de Cotonou (PAC)>>.

Ce travail n'a pas la prétention d'être un document de référence qui apporte des solutions à tous les problèmes soulevés par l'application du manuel de procédures. Il veut simplement apporter sa modeste contribution à l'amélioration de l'application du manuel de procédures.

Introduction

Une ère nouvelle s'impose aux entreprises, celle d'une politique managériale marquée par le concept de la qualité. Ce concept entraîne la recherche de la qualité à tous les niveaux de la chaîne que constitue l'entreprise, de sorte à faire d'elle le coeur du système du management, ce qui permettra aux entreprises d'être compétitives aussi bien sur le plan sous-régional que régional.

Les entreprises, qu'elles soient privées ou publiques, sont des acteurs incontournables dans une bataille pour un développement durable. C'est dans cette optique que de nouvelles politiques sont mises en oeuvre pour enlever surtout aux entreprises publiques l'étiquette d'entreprises passives et leur redorer celle d'entreprises compétitives. Une entreprise qui se veut être compétitive est celle qui met en place un bon système de gestion et de contrôle des moyens mis à sa disposition pour atteindre ses objectifs.

Le Port Autonome de Cotonou est une entreprise publique réorganisée par l'ordonnance N°76-55 du 11 Octobre 1976, qui se veut aujourd'hui être un instrument de développement du BENIN, mais aussi un outil utile au service de la sous région. En plein dans une dynamique de réforme, de nombreuses actions ont été menées comme, entre autres, la dissémination d'un important document de référence qui permet à tous les opérateurs de l'entreprise de mener à bien chacune de leurs activités, c'est `'le manuel de procédures''.

Nous nous sommes rendus compte de l'importance que revêt ce document pour conduire à bien toutes les opérations de l'entreprise. C'est ce qui justifie le choix de notre thème : PROBLEMATIQUE DE L'APPLICATION DU MANUEL DE PROCEDURES DANS UNE ENTREPRISE PUBLIQUE : CAS DU PAC .

Ainsi lors de notre stage de fin de formation au Port Autonome de Cotonou, nous avons pu :

- nous imprégner du vécu quotidien de l'entreprise en nous insérant momentanément dans le monde du travail ;

- expérimenter les concepts et enseignements théoriques reçus au cours de notre formation ;

- mieux comprendre la logique du fonctionnement des organisations en entreprise ;

- réfléchir sur notre contribution à l'amélioration de l'application du manuel de procédure au Port Autonome de Cotonou.

Nous avons choisi de développer ce thème à travers un plan tripartite qui se décompose comme suit :

- dans un premier chapitre nous présenterons la structure d'accueil <<le Port Autonome de Cotonou >>, les différents travaux effectués pendant le stage, la problématique et les objectifs de cette étude ;

- dans un deuxième chapitre, nous mettrons en évidence la revue littéraire, la méthodologie qui a été adoptée dans le cadre de notre étude et l'application du Manuel de Procédure du Port Autonome de Cotonou;

- enfin, nous déboucherons sur l'analyse critique et les approches de solutions susceptibles d'améliorer l'application du manuel de procédure au Port Autonome de Cotonou dans un troisième et dernier chapitre.

CADRE DE STAGE ET PROBLEMATIQUE DE RECHERCHE

Section I : PRESENTATION DU CADRE DE STAGE

La présentation du Port Autonome de Cotonou réside surtout dans son historique, ses missions et sa structure organisationnelle.

Paragraphe 1 : Présentation Générale

Avant le Port Autonome de Cotonou et jusqu'à la fin du XIXè siècle, les échanges commerciaux maritimes se faisaient en deux (02) points du littoral. Il s'agit de Grand-Popo et de Ouidah où le débarquement et l'embarquement des marchandises et des personnes se faisaient par transbordement sur les pirogues qui assuraient la liaison entre les navires mouillants en rades foraines et le virage.

Suite à l'enregistrement de nombreux cas de pertes (y compris en vies humaines), le Wharf fut construit à Cotonou en 1891. Le Wharf est une passerelle métallique avancée dans la mer jusqu'au-delà de la zone perturbée par la barre ; ainsi les opérations pouvaient se faire dans une eau relativement calme.

Cette porte d'accès maritime surplanta rapidement Ouidah et Grand-Popo en raison de la sécurité et la rapidité qu'elle offrait pour le transbordement.

Cet ouvrage ainsi érigé et les opérations pouvant se faire dans une longueur de 400 mètres au début, il a subi des améliorations en 1910, puis en 1926, 1928 et 1950 permettant ainsi d'assurer un trafic en progression. En dix (10) ans, l'on a assisté à un doublement du trafic qui a atteint 304.000 tonnes en 1960, d'où s'imposa l'idée d'une modernisation du Wharf. Ensuite, de nouveaux travaux d'extension commencés en 1979 ont pris fin en 1983.

Après cette première extension qui a doublé les capacités de traitement du trafic, le PAC, avec l'appui des autorités nationales, s'est attelé à l'amélioration de la production et du service rendu. Implanté aujourd'hui sur une côte basse sablonneuse en bordure sud de la ville de Cotonou (capitale économique du BENIN), le PAC offre le grand avantage de fournir aux navires un plan d'eau abrité pouvant leur permettre d'effectuer des opérations commerciales et de ravitaillement des conditions excellentes. Cette disposition contribue à l'efficacité du Port et à la rapidité de l'escale des navires.

Sur le plan juridique le PAC est un établissement public au capital de 16.571.055.784 F CFA à caractère commercial et industriel doté d'une autonomie financière, placé sous la tutelle du Ministère délégué auprès du Président de la République chargé des Transports et des Travaux Publics . Il a été créé par son Excellence Monsieur Hubert KOUTOUKOU MAGA, ex-président de la république du Bénin, par la loi des forces N° 64-39 du 31 décembre 1964 modifiée par l'ordonnancement N° 73-39 du 19 Mai 1974. Celle-ci a connu une modification par l'ordonnancement N° 89-306 du 28 Juillet 1989. Le PAC est la structure d'Etat chargée d'assurer l'entretien et l'exploitation du Port, de gérer le domaine portuaire, d'exécuter les travaux d'amélioration et d'extension nécessaires pour les besoins du trafic.

Comme toute structure aspirant au développement, le Port Autonome de Cotonou s'est assigné des objectifs, voire des missions.

Le Port Autonome de Cotonou est un établissement public à caractère industriel et commercial doté de la personnalité morale et de l'autonomie financière.

La responsabilité du Port de Cotonou, est bien celle du Port Autonome de Cotonou, autorité portuaire chargée de la coordination des activités sur toute l'étendue du port. Elle se traduit par le maintien des installations dans de bonnes conditions d'accueil des navires et des marchandises, la sauvegarde de la sécurité ainsi que l'extension des installations en adéquation avec le développement du trafic.

Conscient de cette responsabilité, le PAC s'est assigné comme objectifs, entre autres, la consolidation des acquis, l'amélioration des prestations, l'extension des infrastructures, la sécurisation et la sûreté du port de Cotonou, la maîtrise des coûts et délais de passage et enfin la réalisation des réformes susceptibles de garantir à la structure un avenir certain dans le concert des ports de la région. Le Port Autonome de Cotonou a soutenu, encouragé, mené seul ou avec l'appui des partenaires au développement ou des Autorités Gouvernementales, des actions de grande envergure pour sa modernisation.

Comme l'on peut le remarquer, le PAC est l'avant-garde de toutes les activités portuaires. La finalité de ces actions menées est la recherche de la compétitivité du port, la croissance de ses trafics ainsi que le développement de ses activités.

Il a pour mission au niveau de la région d'être au premier rang en terme de prestations portuaires. L'entreprise étant un système ouvert, le Port Autonome de Cotonou évolue dans un certain environnement.

Le volet environnement du Port Autonome de Cotonou comporte principalement deux parties : la communauté portuaire et la concurrence portuaire.

La communauté portuaire est l'organisation par excellence au sein de laquelle se trouvent réunies toutes les personnes physiques et morales représentant les intérêts du Port.

Outre le PAC qui est l'autorité portuaire, il faut noter la présence d'autres intervenants au Port Autonome de Cotonou. Ce sont ceux qui, de par leurs diverses prestations participent à l'animation des activités du Port. Ils jouent chacun un rôle déterminant pour la bonne marche des activités du Port. C'est donc une chaîne et toute défaillance observée à quelque niveau que ce soit peut constituer une entrave à la compétitivité de ce Port. Il s'agit :

La manutention est le service le plus onéreux offert aux marchandises, car nécessitant d'importants moyens matériels et une forte main d'oeuvre. Elle consiste en le déchargement et le chargement des marchandises et leur mouvement dans l'enceinte portuaire. Elle a été pendant longtemps assurée par la Société Béninoise des Manutentions Portuaires (SOBEMAP) qui détenait le monopole. Avec l'ouverture du secteur de la manutention des conteneurs en Avril 1998, trois sociétés opèrent désormais au Port de Cotonou. Il s'agit de :

Marchande, de la Direction du Contrôle et du Conditionnement, du Commissariat de police, de la Brigade de la Gendarmerie du port et du Conseil National des Chargeurs du Bénin (CNCB). Ce dernier défend l'intérêt des opérateurs économiques importateurs et exportateurs auprès des armateurs.

Ils représentent et défendent au Port de Cotonou, les intérêts des armateurs et assurent les opérations relatives au passage des navires, à l'entretien de l'équipage notamment la prise en charge du frêt, la réception du navire et la santé de l'équipage ainsi que son ravitaillement.

Ce sont des sociétés ou personnes physiques, déclarants agréés en Douane qui effectuent, en lieu et place des chargeurs, les formalités administratives notamment douanières préalables à l'entrée ou à la sortie des marchandises.

Encore appelées sous le nom de tâcherons, elles s'occupent des opérations de chargement des marchandises sur camion. Elles sont rémunérées à la tâche et sont souvent sollicitées par le destinataire de la marchandise à l'issue des formalités.

Tandis que la concurrence en matière commerciale s'internationalise de plus en plus, les ports dans le monde et plus particulièrement ceux des pays en développement, sont obligés d'affiner leurs capacités, leur efficacité et leur force d'attraction afin de capter et de conserver une part du marché. Les responsables des ports d'Afrique de l'Ouest déterminés à ne pas rester en marge de cette évolution ont mis en oeuvre différents types de réformes orientées vers la commercialisation.

Cette concurrence met en compétition dans la sous région les ports du Nigeria, du Sénégal, de la Côte d'Ivoire, du Togo et du Bénin. Ces différents ports se disputent l'hinterland constitué du Burkina-Faso, du Niger, du Tchad et du Mali ce qui constitue une première forme de concurrence.

La deuxième forme est la concurrence sur le trafic conteneurisé. Elle apparaît entre les ports cherchant à servir de point de jonction entre deux étapes de transport, soit comme centre de groupage et de distribution du trafic côtier soit comme point d'éclatement et d'allègement de la cargaison ; une part importante du trafic des navires est donc assurée par transbordement dans un ou plusieurs ports avant d'arriver à sa destination.

Le Port de Cotonou est situé à égale distance (120 Km) du port de Lomé à l'Ouest et de celui de Lagos à l'Est. Cette situation exacerbe parfois la concurrence entre les ports. Il est donc courant qu'un pays enclavé mette en concurrence plusieurs ports à la fois afin d'éviter une trop grande dépendance.

Le Port Autonome de Cotonou offre un certain nombre de services portuaires et pour cela utilise de nombreux moyens tant humains, matériels que financiers pour atteindre ses objectifs.

A ce niveau, il nous revient de faire la distinction entre les activités et les prestations que fournit le Port de Cotonou aux différents opérateurs (les sociétés de transit, de consignation, de manutention et d'autres administrations d'Etat) avec lesquels il collabore.

On entend par « Activité » la faculté ou le fait d'agir; tandis que par « Prestation », on entend, ce qui doit être fourni ou accompli en vertu d'une obligation.

- l'Aide à la navigation : c'est l'activité relative aux dispositions, équipements et installations concourant à assister tout navire approchant du Port de Cotonou. Elle est assurée grâce au phare, aux feux de balisage, au système de trafic maritime et aux communications radio ou téléphoniques avec la vigie ;

- le Placement : c'est l'activité qui consiste à organiser dans le temps et dans l'espace les mouvements d'entrée et de sortie ainsi que le séjour des navires en escale au Port de Cotonou ;

- la Profondeur : il est convenu de désigner par profondeur, l'activité consistant à assurer et à maintenir les fonds marins de chenal d'accès, de la phase et du bassin à nue ; profondeur requise pour recevoir dans les conditions adéquates les navires. Elle enregistre essentiellement les travaux de dragage ;

- l'Ouvrage d'accostage : l'activité dite ouvrage d'accostage est relative à la mise à disposition des navires des quais, plan d'eau, ouvrages et installations qui y sont liés ;

- l'Ouvrage de protection contre la mer : par ouvrage de protection, il est convenu de comprendre le service rendu aux navires par les digues et jetées.

- le Pilotage : obligatoire aussi bien à la sortie, que pour le déplacement des navires, c'est une opération qui consiste à guider les navires suivant leur trajectoire risquée ;

- le Remorquage : il consiste à aider les navires à se déplacer lentement vers le quai afin de ne pas l'endommager ;

- l'Amarrage : il consiste à immobiliser les navires à la côte pour faciliter les opérations d'embarquement et de débarquement. Cette activité est constituée par l'amarrage et le désamarrage ou encore le déhalage des navires en escale au Port ;

- la Veille de sécurité pour les navires : c'est un service de sécurité que le PAC offre lors de l'importation des marchandises dangereuses ;

Les services rendus par le PAC à l'endroit des marchandises leur sont globalement imputés ; il s'agit de :

- Voie de circulation : cette activité est constituée par l'entretien des voies de circulation dans le domaine portuaire ;

- Nettoyage du Port : c'est l'activité consistant à assurer l'entretien ainsi que l'enlèvement des ordures dans le domaine portuaire. On la distinguera du nettoyage du plan d'eau qui a beaucoup plus trait à la protection de l'environnement et dont le produit correspondant s'intègre à la redevance de séjour du navire ;

- Eclairage public : cette activité consiste à mettre en oeuvre des installations et équipements d'éclairage des voies de circulation, en terre-pleins et aires publiques du domaine portuaire et à en assurer le fonctionnement grâce à la fourniture d'énergie électrique, à l'exploitation et à la maintenance ;

- Sécurité générale du Port : cette activité est relative aux actions et moyens mis en oeuvre pour assurer la sécurité et la sûreté des biens et des personnes dans le domaine portuaire. Elle est assurée par tout le déploiement humain de quelque nature que ce soit (policier, militaire et civil) et des moyens matériels de déplacement (flottant ou roulant), de communication, de surveillance, de défense, de lutte contre l'incendie et l'inondation, etc. ;

- Pont bascule : par pont bascule, il est convenu de désigner l'activité consistant au pesage des camions vides ou chargés en vue de connaître les tonnages des produits manipulés à l'export ou à l'import et ce, pour des buts de contrôle ou de statistique.

Il s'agit de l'ensemble des prestations ne rentrant pas dans le cadre de l'objet du PAC et générant des produits accessoires tels que la location de domaines qui consiste pour le Port Autonome à mettre à la disposition des opérateurs ou usagers du port à titre onéreux des :

Le Port Autonome de Cotonou a recours à des ressources de trois ordres : Humain, Matériel et Financier.

Pour la réalisation de ses nombreuses activités, le PAC dispose d'un effectif composé de personnes qualifiées qui exécutent différentes tâches. Jusqu'en date du 15 Septembre 2007, le PAC comporte 420 agents de différentes catégories réparties en cadres supérieurs, cadres moyens, agents de maîtrise et agents d'exécution.

- les zones de pilotage : les bassins à l'extérieur des digues, la darse et les quais d'accostage, un cercle dont le centre est le musoir de digue Ouest ;

- les opérations de remorque : trois remorqueurs permanents en service de détroit, une traction au point fixe de vingt tonnes, un équipement pour une lutte anti-incendie et pour le sauvetage en mer ;

- les ouvrages d'accostage : un quai commercial qui comprend huit postes à quai situés au nord du bassin, la jetée est appelée « traverse » qui comprend trois postes pour le déchargement d'huile végétale et enfin l'accueil des chalutiers ;

- les possibilités de stockage : sous douane, des magasins cales et entrepôts de transit, du parc à conteneurs, de terre-pleins bitumés et d'une zone franche - hors douane, de vastes terre-pleins et magasins de stockage ;

- les installations spéciales pour des pêcheurs industriels, artisanaux des importateurs et exportateurs des vivres frais, divers équipements dont notamment : un quai de 165 mètres de longueur, une halle de marée de 1500 m2, des cuves de stockage de 43700 m3 pour la réception des produits pétroliers et des huiles végétales, des silos à grains d'une capacité de 11 000 tonnes.

En plus de cela, le PAC utilise les logiciels Word, Excel et le Système d'Exploitation Windows pour les besoins d'édition de texte, de calcul automatique. Certains de ces logiciels sont conçus pour les besoins d'une cellule donnée. Ainsi, le logiciel Gescre permet de gérer les créances, le logiciel Perfecto Menu version 99-00 donne accès à la comptabilité générale, les logiciels Sofia, Melissa et Dahlia sont utilisés pour facturer respectivement les marchandises (MA), les navires (ES) et les prestations diverses.

Les ressources financières du PAC proviennent essentiellement des revenus de la location des magasins et entrepôts, des parcs à conteneurs et de terre-pleins. Différentes prestations de services fournies par le P.A.C à divers clients rapportent aussi des revenus.

- des capitaux propres composés d'un capital social qui s'élève à 16.571.055.784 F CFA, des réserves, du report à nouveau et du résultat net de la période ;

- des dettes à long terme à savoir : des emprunts auprès de différentes institutions financières et pays tels que la Banque Ouest Africaine de Développement (BOAD), la Banque Africaine de Développement (BAD), la Financial Bank, les Pays-Bas, la République Fédérale d'Allemagne (RFA) ; les provisions pour risques et charges ;

Toujours dans le but d'améliorer ses performances, le Port Autonome de Cotonou a procédé à une réorganisation de son organigramme, qui vise à une distribution plus judicieuse des rôles et des attributions depuis le 16 Novembre 2005.

Paragraphe 2 : Structure Organisationnelle P.A.C:

Au nombre des organes de décision, nous pouvons citer : le conseil d'administration et le comité de direction.

Le Conseil d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de la société. Il les exerce dans la limite de l'objet social (article 8, décret 89-306 du 21/07/1989, portant approbation des statuts du PAC). Il élabore la politique de l'entreprise en conformité avec le plan de développement économique tout en s'assignant des objectifs à atteindre. Il approuve les comptes annuels trois (3) mois après la clôture de chaque exercice. Il est composé de sept membres et trois observateurs qui sont :

Ø Le Représentant du Ministère délégué auprès du Président de la République chargé des Transports et des Travaux Publics (Président du Conseil d'Administration) ;

Ø Le Représentant du Ministère du Développement des Finances et de l'Economie ;

Il est l'organe de décision qui se réuni toutes les semaines. Ces membres sont nommés par décret pris en conseil des Ministres sur proposition des Administrations ou organismes qu'ils représentent après enquête de moralité. Il est composé du Directeur Général, des autres Directeurs, des Chefs de Département et de deux Représentants du syndicat. Le Directeur Général Président de ce comité assure, sous l'autorité du Conseil d'Administration, la relation entre le Port Autonome de Cotonou et l'Etat Béninois. Il est assisté dans sa fonction par cinq Directeurs et trois Chefs de Département à savoir :

- Le Chef du Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion (DIGCG) ;

- Le Directeur de l'Administration Générale et des Ressources Humaines (DAGRH) ;

A ce nombre, il faut ajouter les deux Représentants des syndicats du Personnel.

C'est l'ensemble composé de la Direction Générale et des cinq directions techniques ; mais le PAC dispose aussi de départements, qui sont au rang de la direction, à savoir :

La Direction Générale assure la gestion quotidienne de la Société et son développement dans un cadre bien défini par le conseil d'administration.

Huit services en plus de la direction générale Adjointe (DGA) lui sont rattachés

- le Service du Développement de l'Informatique et des Systèmes d'Information (SDISI)

1- Direction de l'Administration Générale et des Ressources Humaines (DAGRH) :

Elle est chargée de la gestion des ressources humaines au travers de l'élaboration et la mise en pratique de la politique des ressources humaines et de l'administration générale de l'entreprise. Elle est composée du :

Elle est chargée de la politique financière du P.A.C et de la gestion rationnelle de toutes les ressources financières. Elle est responsable de l'élaboration du budget et du contrôle de son exécution, de la tenue, du suivi de la comptabilité et de la conception des états financiers. Elle est composée de cinq services :

La Direction commerciale assure pour le PAC une mission d'exploitation commerciale des équipements (matériels roulants, matériels flottants, équipements électriques et de froid). Elle définit et met en oeuvre la politique du marketing et de la promotion commerciale. Elle réalise des études économiques et d'exploitation.

Elle a pour mission d'assurer l'entretien et la maintenance de toutes les installations et équipements portuaires en vue de la sauvegarde du patrimoine et du maintien de l'outil portuaire dans un bon fonctionnement permanent. Six services lui sont rattachés :

- le Service des Etudes du Développement du Contrôle et de l'Environnement (SEDCE) ;

Elle assure la programmation, les mouvements de navires, l'exploitation et la réparation du matériel flottant, la sécurité dans tout le domaine portuaire, la communication radio et le service d'information nautique. Elle comprend :

Section II : DEROULEMENT DU STAGE ET PROBLEMATIQUE DE

RECHERCHE

Paragraphe1 : Déroulement du stage

Le Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion fait partie des structures qui sont rattachées à la Direction Générale, ce qui lui confère une position en Staff dans l'organigramme du Port Autonome de Cotonou. Comme son nom l'indique ce département est un assemblage d'Audit Interne et de Contrôle de Gestion ; par conséquent il a en son sein des auditeurs internes et des contrôleurs de gestion. Les tâches suivantes lui sont assignées :

La méthodologie utilisée pour le travail dans ce département consiste en l'exécution des ordres de missions (missions d'audit financières, procédurales, de vérifications matérielles) venant de la Direction Générale. Un plan d'audit annuel est également établi selon les objectifs de la Direction Générale et les actions à mener dans le sens des tâches du département.

Au Port Autonome de Cotonou et plus précisément au Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion, nous avons suivi et participé aux travaux ci-après :

L'une des missions du département étant « d'assurer la protection du patrimoine », le département doit avoir une implication dans le suivi des immobilisations. C'est dans cette optique que les fiches de mise en service ou de mise à disposition des immobilisations nouvellement acquises au cours de la période nous sont parvenues. Ces fiches d'immobilisation portent des mentions qui donnent une description complète du bien : le code, la nature du bien, sa marque, son mode d'amortissement, le service demandeur, le nom de l'utilisateur etc. Nous avons donc achevé le remplissage de ces fiches et, en nous servant des derniers numéros de code d'identification des immobilisations, nous avons procédé à l'attribution de codes aux nouvelles. La codification des immobilisations se fait de la manière suivante :

Nous avons ensuite classé dans l'ordre croissant des codes d'immobilisation les fiches de mise en service des immobilisations. Toutes les mentions relatives aux immobilisations sont portées dans le registre des biens du PAC à savoir : le code d'immobilisation - la date d'entrée du bien - la désignation du bien - la marque - le type - le nom de l'utilisateur - la Direction / service utilisateur (localisation) - le prix d'acquisition - la date de sortie du bien et enfin les observations. Pour achever ce travail nous sommes descendus sur le terrain pour porter les codes sur les immobilisations.

Le Département a réceptionné un ordre de mission lui demandant d'effectuer un contrôle inopiné sur la caisse principale du Port Autonome de Cotonou. Au cours de cette mission, les étapes suivantes ont été franchises :

§ le billetage : Nous avons aidé la caissière qui a procédé au comptage des billets et des pièces de la caisse en séparant les diverses coupures (10 000F CFA, 5 000F CFA etc.) ; en séparant également les devises de la monnaie locale dont le total nous a donné l'avoir en caisse ;

§ la vérification des pièces comptables : A cette étape nous avons procédé au contrôle sur pièces en nous servant du « Brouillard de Caisse » et d'autres pièces justificatives. Le brouillard de caisse est un document dans lequel on inscrit toutes les opérations de la journée, les encaissements comme les décaissements et à la fin de la journée on établit le solde ;

§ l'analyse des écarts de caisse : Le solde au niveau des livres sera comparé au montant du billetage pour dégager un écart s'il y en a. La cause de cet écart est apportée par l' audité et à l'auditeur d'en examiner la pertinence ;

§ les opinions : l'auditeur à ce niveau a émis au vu de toutes les étapes précédentes son opinion sur la gestion de la caisse et a certifié la régularité et la sincérité des opérations de caisse de la veille.

Après réception de l'ordre de mission et élaboration du plan de travail par les auditeurs, la mission a été effectuée en utilisant les diverses documentations mises à leur disposition et complétée par des entretiens et des interviews avec les principaux responsables qui interviennent dans la procédure de facturation. Ensuite il a été procédé à un diagnostic des dites procédures et de leur application afin de ressortir les forces et les faiblesses du système. Un rapport de mission a été rédigé et déposé à cet effet, des recommandations y ont été formulées pour une amélioration des procédures de facturation visant à l'efficacité du Port Autonome de Cotonou.

Missions de vérification des matériels informatiques d'une Direction du Port

La technique d'audit utilisée dans la réalisation de cette mission a été celle de la constatation matérielle. Nous avons effectué une descente dans les différents services de la direction concernée où nous avons recensé les matériels informatiques qui ont été remplacés et les matériels informatiques mis en service ou en attente d'installation. L'objectif de cette mission est essentiellement de :

- répertorier les anciens matériels et leurs utilisateurs, leur code d'identification

Mission relative à une plainte reçue d'un syndicat des travailleurs au Port

Nous avons participé à une descente pour une vérification sur place dans le cadre d'une mission d'inspection relative à la plainte déposée par une structure syndicale de la plate forme portuaire.

Participation à l'élaboration du planning d'audit annuel de l'année 2008

Conformément donc à l'organigramme en vigueur l'obligation est faite au Département de l'inspection Générale et du Contrôle de Gestion d'élaborer et de soumettre à la Direction générale un planning annuel de missions d'audit interne pour toutes les structures internes du PAC. Nous avons eu l'opportunité de participer à l'élaboration du planning d'audit annuel de l'année 2008 sur la base de huit (8) objectifs. Ce planning présentait d'une part les objectifs et d'autre part les trimestres au cours desquels les diligences de ces objectifs seront transcrites en mission d'audit pour être exécutées.

Paragraphe2 : Problématique de recherche

Le Port Autonome de Cotonou joue un rôle majeur dans l'économie nationale en raison de l'intensité des flux qui s'effectuent sur la plate-forme portuaire.

Le niveau de compétitivité étant de plus en plus élevé, ceci impose une amélioration de la qualité des prestations offertes à une clientèle de plus en plus exigeante. Face à ces exigences, l'une des priorités de l'entreprise est d'assurer sa pérennité en mettant en place un bon système de contrôle interne.

L'Ordre des Experts Comptables (O.E.C) en France définit le contrôle interne comme << l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'un côté, d'assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre, l'application des instructions de la Direction et de favoriser l'amélioration des performances >>.

La Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes le définit comme << l'ensemble des mesures comptables ou autres que la Direction propose assure et surveille, sous sa responsabilité, afin de garantir la protection du patrimoine et la fiabilité des enregistrements >>.

Le contrôle interne, d'une manière générale, s'entend aussi par l'ensemble des méthodes et mesures d'organisation et de coordination établies et maintenues par la Direction d'une entreprise et ayant pour fin :

v d'assurer une conduite ordonnée et efficace des opérations de l'entreprise ;

Le contrôle interne revêt une grande importance dans une entreprise. Il apporte la preuve indirecte du respect des règles et des principes comptables donc de la fiabilité des données financières produites par l'entreprise, ce qui évite à l'entreprise des situations telles que :

· le refus d'adoption des comptes par les organes délibérants (le Conseil d'administration, le comité d'audit, l'assemblée générale) ;

Le contrôle interne est en effet l'une des conditions essentielles de la régularité et de la sincérité des comptes d'une part, et de leur valeur probante d'autre part.

C'est dans cette optique que l'existence du département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion est d'une importance capitale pour la Direction Générale dans l'amélioration des performances de l'entreprise. Ce département a pour tâche, entre autres, de réviser les procédures, de vérifier la régularité et la sincérité des opérations de l'entreprise conformément aux référentiels en vigueur dans l'entreprise.

Le manuel de procédures est un document de référence dans une entreprise pour l'exécution de toutes tâches. Le non respect des procédures ne permet pas à l'entreprise d'atteindre aisément les objectifs fixés au niveau de la Direction Générale.

Au cours de nos travaux pratiques, nous avons assisté à des séances de dissémination du manuel de procédure du Port Autonome de Cotonou organisées par le Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion sur instruction de la Direction Générale. Ces séances font suite aux constats faits dans les rapports de missions d'audit externe réalisées sur le Port Autonome de Cotonou, à savoir que certains agents n'étaient pas familiers, voire méconnaissent l'existence du manuel de procédures.

Le but visé par ces séances de dissémination a été de présenter et d'introduire dans les habitudes, la consultation régulière du manuel de procédures comme instrument de référence pour toute opération à mener.

Il se dégage clairement de cet état de chose qu'un certain nombre de difficultés ne favorisent pas au personnel l'application de ce manuel. La résolution de ces obstacles pourrait permettre à la structure de réduire les risques de fraude, d'erreurs ou de gâchis ; d'améliorer au niveau de chaque responsable opérationnel sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues et enfin de rendre plus aisée la tâche aussi bien pour les organismes de contrôle internes qu'externes. Cela permettra, entre autres, aussi de donner plus de crédibilité aux informations fournies par le Port Autonome de Cotonou. C'est à cette analyse que nous nous sommes attelés.

Les réponses aux questions suivantes nous permettront d'apporter une contribution à l'amélioration de l'application du manuel de procédures au Port Autonome de Cotonou :

- Quelles sont les facilités qu'offrent le Port Autonome de Cotonou pour l'application du manuel de procédures ?

- Quels sont les goulots d'étranglement à l'application du manuel de procédures ?

- Quelles sont les mesures qui peuvent être prises afin d'améliorer le respect des procédures du manuel ?

Au travers de ce thème nous poursuivons des objectifs bien définis qui peuvent être scindés en deux parties : l'objectif général et les objectifs spécifiques.

En cette période où l'on assiste à des réglementations qui tendent à renforcer le contrôle de l'Etat et réguler l'activité économique, nous nous sommes intéressés à un sujet particulier qui pose un problème dans les structures publiques telles que le Port Autonome de Cotonou. Notre préoccupation majeure est de contribuer à l'amélioration du respect du manuel de procédures par les agents du Port Autonome de Cotonou.

Atteindre l'objectif général de cette étude nous a amené à nous poser des objectifs bien précis qui se dessinent de la manière suivante :

Ø présenter le manuel de procédures mis en place au Port Autonome de Cotonou ;

Ø procéder à une analyse qui nous permettra de relever non seulement les facilités pour la mise en pratique du manuel mais aussi et surtout les points d'achoppement.

v les agents du Port Autonome de Cotonou ont chacun à leur disposition le manuel de procédures pour permettre de mener à bien toutes les activités de l'entreprise et d'assurer un certain contrôle au niveau de chaque responsable opérationnel ;

v le manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou est un document référentiel dont le caractère dynamique retrace toutes les tâches de la structure telles qu'elles s'effectuent aujourd'hui ;

v la conception du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou est facile d'utilisation par ses agents de par la division des activités de l'entreprise en cycles et sous-cycles du fait de la considération de l'entreprise comme un système ouvert et finalisé ;

v la conception du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou selon l'approche systémique de la théorie des organisations rend plus facile sa mise à jour ;

v le Port Autonome de Cotonou dispose d'un planning d'audit annuel qui prévoit des missions relatives à l'évaluation, du niveau d'exécution du manuel de procédures.

REVUE DE LITTERATURE, METHODOLOGIE DE RECHERCHE ET APPLICATION DU MANUEL DE PROCEDURES AU PAC

Section I : REVUE DE LITTERATURE ET METHODOLOGIE DE

RECHERCHE

Paragraphe1 : Revue de littérature

Le manuel constitue la description ordonnée et formelle d'une série d'opérations et d'instructions de travail destinées à rendre cohérent, partagé, fiable, crédible et pertinent le système d'informations d'une entreprise. Il précise en particulier :

Le manuel de procédures constitue à cet effet plusieurs référentiels parmi lesquels on peut citer :

Par sa conception, il permet à chaque intervenant ou opérateur d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités des opérateurs précédents et suivants et de traiter ainsi les documents selon des normes et des procédures comprises et acceptées par tous.

Il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction qui peuvent ainsi aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes.

Il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion d'une entreprise et de la totalité des composantes élémentaires de son système d'informations. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme.

Il aide, dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et l'évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion produits. L'application des instructions de la Direction Générale et le respect, par chaque opérateur, de sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues seront ainsi plus aisés aussi bien pour les organismes de contrôle internes qu'externes.

Il permet au Directeur Général, aux Directeurs sectoriels et aux différents responsables de structures d'analyser de façon cohérente et homogène tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller, au besoin, directement tout opérateur sur les tâches ou contrôles qu'il a eu à effectuer.

La conception du manuel de procédures peut se faire suivant deux approches : l'approche fonctionnelle et l'approche systémique de la théorie des organisations.

Le manuel de procédures conçu selon l'approche systémique de la théorie des organisations est celle qui consiste à considérer l'entreprise comme un système. Le système est une totalité organisée d'un ensemble d'éléments actifs solidaires en relation d'inter-actions entre elles. L'étape suivante est alors d'identifier les activités de l'entreprise et de les diviser en cycles et sous-cycles. Le cycle est une série de phénomènes ou de tâches qui se renouvèlent périodiquement et dans le même ordre ; lorsqu'il est subdivisé on parle de sous-cycle.

L'avantage de l'approche systémique est que la modification de l'organigramme de la structure n'a pas d'effet systématique sur l'exécution des tâches donc sur le manuel de procédures. Seuls les opérateurs exécutant les tâches changent.

La conception selon l'approche fonctionnelle quant à elle est celle qui consiste à se baser sur l'organigramme de l'entreprise et plus précisément les fonctions. Une fonction étant un ensemble de responsabilités, il définit pour chacune d'elle l'organisation du service et les attributions des différents agents sont décrits. Chaque fonction est ensuite décomposée en sous fonction qui sont elles mêmes décomposées en procédures. Enfin pour chaque procédure on procède à la description :

Pour illustrer l'approche fonctionnelle nous prendrons l'exemple du manuel d'un établissement d'enseignement.

Lorsque nous prenons la sous fonction <<opérations d'encaissement>> elle est composée de la procédure `'opérations d'encaissement'' qui comporte :

MANUEL DE PROCEDURES
APE-EFE	Fonction : Gestion de la Trésorerie		Novembre 01
3.1.2	Procédure : Opérations d'encaissement		Page : 1/2
Objectifs : - s'assurer que les encaissements des fonds au titre des frais d'inscription ou de réinscription, des frais de scolarité des élèves et autres frais annexes sont réalisés de manière exhaustive et régulière. - S'assurer que les décomptes des communications téléphoniques sont effectués suivant les règlements. Règles de Gestion : - tous les encaissements reçus doivent donner lieu à l'émission d'un reçu à l'attention de la partie versante ; - le point récapitulatif des encaissements doit être établi chaque fin de journée ; - tous les encaissements reçus doivent êtres effectués en francs CFA.
APE-EFE	Fonction : Gestion de la Trésorerie			Novembre 01
3.1.2	Procédure : Opérations d'encaissement			Page : 2/2
Responsable ou Service en charge		Tâches à exécuter
Caissier		· reçoit des parents d'élèves le montant à encaisser ; · remplit une pièce d'entrée en caisse en trois exemplaires comportant les informations suivantes : - numéro de pièce ; - nom de la partie versante ; - montant reçu en chiffre et en lettre ; - nature du versement ; - date ; - mode de règlement. · signe la pièce ; · remet un exemplaire au parent d'élève et garde les deux autres ; · tous les matins, transmet au comptable pour comptabilisation le deuxième exemplaire du reçu délivré à la partie versante pour les opérations effectuées la veille ; · les encaissements de loyers s'effectuent suivant la même procédure et les reçus délivrés sont de même nature. Note · Les encaissements par chèque s'effectuent par la même procédure. Les chèques ainsi collectés sont remis à la banque sur le compte ouvert au nom de l'établissement au plus tard la semaine suivante.

Paragraphe 2 : Méthodologie de la recherche

Pour atteindre les objectifs que nous nous sommes fixés, nous avons adopté la démarche suivante :

ü dans un premier temps nous avons eu l'opportunité d'assister aux séances de dissémination du manuel de procédures réalisées par le Département de l'inspection Générale et du Contrôle de Gestion. Ces séances nous ont permis de recueillir l'avis des agents de quelques Directions du Port Autonome du Cotonou sur les difficultés inhérentes au manuel de procédures ;

ü ensuite nous avons complété cela par un questionnaire que nous avons réalisé et distribué dans quelques Directions ;

ü enfin nous avons eu à recourir aux mémoires et aux revues du Port Autonome de Cotonou qui retraçaient l'historique, l'organisation et les visions de la structure. Toutes ces informations nous les avons complété par des recherches documentaires. Ces recherches documentaires ont été effectuées sur des sites Web qui abordaient le problème afin d'avoir une vue plus large et également grâce à des ouvrages dans le but de recueillir des informations qui présentent des intérêts pour nos travaux.

La plus grande difficulté que nous avons rencontrée se situe au niveau de la recherche documentaire car la bibliothèque du Port Autonome de Cotonou ne dispose pas de documents pouvant nous aider à enrichir notre recherche ; de plus peu d'étudiants avant nous ont abordé le domaine de l'application du Manuel de Procédures dans les services publics.

Section II : L'application du Manuel de Procédures au P.A.C

Paragraphe1 : Présentation du Manuel de Procédures

L'organisation du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou est conçue à partir de l'approche systémique de la théorie des organisations complétée par la méthodologie de découpage de l'entreprise en cycles de gestion habituellement mise en oeuvre par les professionnels de la comptabilité et de l'audit dans les travaux d'analyse et de compréhension du système de contrôle interne d'une entreprise.

· les différentes tâches élémentaires de chaque sous cycle, ainsi que leurs

· le moment d'exécution de la tâche précisément identifié par le (s) support (s) ou fait (s) générateur (s) et/ ou la tâche précédente ou suivante ainsi que la codification de toutes les tâches dans le cycle ou sous-cycle auxquels elles se rapportent ;

· la description des opérations élémentaires dans la rubrique « Tâches à

Tout système d'informations évolue en fonction de l'organigramme qui le supporte et des stratégies et objectifs de gestion de l'entreprise. Le manuel de procédures doit donc être un outil dynamique capable de s'adapter aux modifications qui interviendront dans l'organigramme et les objectifs du Port Autonome de Cotonou. La dernière mise à jour du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou date du 13 Juillet 2000. Une mise à jour doit, par conséquent, être faite chaque fois que de besoin. Elle doit être matérialisée sur la fiche modifiée ou sur la nouvelle fiche avec mention de la date de mise à jour.

La révision d'une procédure intervient, par contre, en dehors des mises à jour rendues nécessaires par l'évolution de l'organisation et est motivée par des déficiences ou des inadéquations relevées lors de l'application effective de la procédure.

Pour permettre un suivi du manuel dans les différentes étapes de mise à jour et de révision, le manuel initial ou manuel -source devra être conservé, de même que ses différentes versions. Conformément à la démarche et à la méthodologie adoptées lors de son élaboration, la mise à jour et la révision du manuel de procédures doivent être menées dans un climat de concertation entre les différents intervenants.

La mise à jour et la révision seront de la responsabilité du Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion sous l'arbitrage du Directeur Général.

Le manuel étant un outil de communication et une oeuvre collective, il doit faire l'objet d'une diffusion adéquate, totale ou partielle, aux différents échelons du Port Autonome de Cotonou.

Le manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou se présente aujourd'hui sous deux versions, la version texte et la version ordinogramme qui est plus attrayante que la première.

Le système d'informations du Port Autonome de Cotonou a été découpé en cycles, sous-cycles et tâches. Chaque tâche qui constitue le niveau élémentaire du système d'informations est identifiée par une codification à sept ( 7 ) positions, sous la forme A A B B B X X comprenant :

- deux (2) caractères alphabétiques A A précisant le cycle auquel se rapporte

- trois (3) caractères alphabétiques B B B identifiant le sous-cycle auquel

- deux (2) caractères numériques X X pour le numéro d'ordre de la tâche dans le sous-cycle, avec un pas de 10 dans le manuel original ou manuel-source pour laisser une plage suffisante de numéros pour les rajouts éventuels de fiches qui seraient rendus nécessaires par la mise à jour et/ou la révision du manuel.

- FC-NAV-20 codifie la tâche n° 20 (précédée de la tâche n° 10 et suivie de la tâche n° 30) du sous-cycle « Facturation des Navires » se rapportant au cycle « Facturation - Clients » ;

- FC-AME-40 codifie la tâche n° 40 (précédée de la tâche n° 30 et suivie de la tâche n° 50) du sous-cycle « Amendes » se rapportant au cycle « Facturation - Clients» ;

- AC -INF-10 codifie la tâche n° 10 (Début de sous-cycle) du sous- cycle « Achats de biens d'un montant inférieur à 10.000.000 F CFA » se rapportant au cycle « Achat - Fournisseurs » ;

- PP-TEV-30 codifie la tâche n° 30 (précédée de la tâche n° 20 et suivie de la tâche n° 40) du sous- cycle « Traitement des Éléments Variables de la Paie » se rapportant au cycle « Paie - Personnel ».

Les cycles de gestion figurant dans le manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou sont divisés en deux tomes :

Comme précédemment énoncé chacun de ces cycles comportent des sous-cycles, par exemple :

Exemple de présentation d'une tâche dans la version texte du manuel de procédure.

Nous sommes donc comme l'indique les schémas ci-dessous, dans les tâches n°10 ,20 et 30 du sous-cycle `'Facturation Navires'' du cycle `'Facturation Client''. Nous retrouvons dans chacun des tableaux les mentions suivantes :

- la tâche précédente et l'opérateur précédent qui n'existent pas lorsque nous

PAC	CYCLE : FACTURATION - CLIENTS		FCNAV 10
SOUS-CYCLE : Facturation navires		TACHE : Vérifier les prestations fournies aux Navires
OPERATEUR : Opérateur saisie Service Pilotage des navires
Tâche précédente : Opérateur précédent : Début de sous cycle Support(s) ou fait(s) générateur(s) de la tâche à exécuter Sortie du navire. Tâches à exécuter - vérifier la prise en compte de toutes les prestations fournies aux navires, à l'aide des fiches d'entrée et de sortie des navires. - confirmer les éléments saisis. - mettre le OK pour la facturation après tous les contrôles pour permettre la facturation par le Service Facturation de la DDCP en inscrivant : PRET dans la rubrique OK/CAP. Tâche suivante Opérateur suivant Etablir les factures Agent SF
DERNIERE MISE A JOUR : 13 Juillet 2000

PAC	CYCLE : FACTURATION - CLIENTS		FCNAV 20
SOUS-CYCLE : Facturation navires		TACHE : Etablir la facture
OPERATEUR : Agent SF
Tâche précédente : Opérateur précédent : Vérifier les prestations fournies au navire Opérateur saisie SPN/ CAP Support(s) ou fait(s) générateur(s) de la tâche à exécuter Réception des fiches jaunes d'entrée et de sortie du navire. Tâches à exécuter - établir la facture en quatre (04) exemplaires répartis comme suit : original plus deux (02) exemplaires, plus fiches d'entrée et de sortie envoyée au SRT par cahier de transmission ; exemplaire 4 dans le dossier du client au SF. Tâche suivante Opérateur suivant Distribuer les factures Agent SRT
DERNIERE MISE A JOUR : 13 Juillet 2000
PAC	CYCLE : FACTURATION - CLIENTS		FCNAV 30
SOUS-CYCLE : Facturation navires		TACHE : Distribuer les factures
OPERATEUR : Agent SF
Tâche précédente : Opérateur précédent : Etablir la facture Agent SF Support(s) ou fait(s) générateur(s) de la tâche à exécuter Réception au SRT de trois (03) exemplaires de la facture par cahier de transmission et du bordereau. Tâches à exécuter - Décharger le cahier de transmission du SF. . Répartir les factures comme suit : original et exemplaire 2 au client, exemplaire 3 dans le dossier du client au SRT. - suivant le planning de visite, porter les 2 exemplaires au client ; - faire décharger le client sur le bordereau en portant la date de réception ; - classer l'exemplaire 3 dans le dossier du client correspondant, au retour de la distribution. Tâche suivante Opérateur suivant Fin de sous-cycle
DERNIERE MISE A JOUR : 13 Juillet 2000

L'existence du manuel de procédures pour le Port Autonome de Cotonou lui permet:

· d'assurer la régularité des traitements des opérations en évitant aux opérations de même nature de subir des traitements différents suivant les agents ou même quelques fois par le même agent ;

· d'améliorer la productivité en évitant à l'agent de perdre du temps à la recherche du type de traitement à effectuer ;

· d'augmenter la fiabilité des informations produites, qui dépend essentiellement du respect des procédures définies ;

· de faciliter les opérations de contrôle, car le manuel de procédures est un outil indispensable de travail à l'auditeur interne et l'auditeur externe car il constitue un élément de limitation des risques d'irrégularités ;

· de faciliter la formation des nouvelles recrues. La formation d'un nouvel agent peut être longue et incomplète lorsqu'elle est faite oralement et sans support formel.

Paragraphe2 : Les conditions d'application du Manuel de Procédures

Le Port Autonome de Cotonou s'est rédigé un Manuel de Procédures en 1995 sous la supervision du Directeur Général de l'époque en la personne de Monsieur BADAROU-SOULE Issa. La dernière mise à jour de ce document date du 13 Juillet 2000.

Certains agents du Port Autonome de Cotonou jusqu'à ce jour ignorent l'existence d'un manuel de procédures, d'autres ne sont pas familiers, ce qui implique que l'application de celui-ci n'est pas évidente car ces agents exécutent leurs tâches quotidiennes en se passant du manuel. Il se pose un problème dû à une asymétrie d'informations par rapport à l'importance du Manuel de Procédures. L'entreprise étant un système dynamique, il effectue des changements et des modifications perpétuelles de part la recherche d'une meilleure qualité des prestations. Ainsi le contenu d'un manuel doit être <<VIVANT>> et être en permanence amélioré et modifié pour prendre en compte l'évolution de l'entreprise. Les opérateurs des tâches figurant aujourd'hui dans le manuel de procédures n'ont pas leurs appellations exactes puisque l'organigramme a changé entre les années 2000 et 2007.

Pour remédier un temps soit peu à cet état de chose, des séances de dissémination du manuel de procédures sont organisées sur instruction du Directeur Général par le Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion en vu d'expliquer aux Directions du PAC l'intérêt et la manière de se servir de cet outil. Des supports informatiques du document ont été également conçus et mis à la disposition des Directions et de leurs services.

TEST DES HYPOTHESES ET RECOMMANDATIONS

Section I : Test des hypothèses

Paragraphe1 : Les forces

L'existence du manuel de procédures au Port Autonome de Cotonou est une action louable pour une entreprise publique. Cela démontre la volonté manifeste de l'institution de naviguer avec une boussole pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixée. Force est de constater que le Port Autonome de Cotonou pose des actes en vue d'améliorer le niveau d'application du manuel par ses agents.

L'exemple vivant en la matière réside dans la distribution du manuel sur support informatique à toutes les directions pour installation, suivie de la tenue des séances de dissémination du manuel avec ces différentes directions. Ces stratégies ont porté des fruits d'autant plus qu'elles ont permis à tous les agents de prendre connaissance de ce document et de comprendre son utilité.

A cela s'ajoute l'existence du Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion dont certaines des attributions constituent des forces du système pour assurer l'application du manuel.

- l'élaboration d'un planning d'audit annuel qui prévoit et permet d'exécuter un certain nombre de missions qui évaluent l'application du manuel de procédures et qui proposent des recommandations ;

- l'élaboration d'un planning de mise en oeuvre des recommandations des audits externes.

Le contrôle interne se charge également du suivi de l'application des recommandations. Il faut aussi noter que la conception du manuel de procédures selon l'approche systémique de la théorie des organisations ne change pas systématiquement celui-ci lorsqu'il y a mise à jour due à la modification de l'organigramme.

Ces quelques forces confèrent au système un caractère sérieux. En dépit de tous ces avantages qui constituent des gardes four pour assurer l'application du manuel de procédures, certaines insuffisances sont notées.

Paragraphe2 : Les faiblesses

Le bon fonctionnement d'une entreprise passe aussi par la mise en oeuvre des textes réglementaires servant de référence à l'exécution des tâches. Mais il est aussi important de poursuivre cette action en s'assurant à l'aide de moyens efficaces que les tâches s'exécutent conformément aux règles ou aux instructions établies tout en réunissant les conditions pour rendre aisé le respect de ces règles.

A ce titre nous avons noté quelques insuffisances au niveau du système et du manuel lui-même, qui entravent une bonne application de celui-ci par les agents. Elles s'énoncent comme suit:

§ la dernière mise à jour du manuel de procédures du Port Autonome de Cotonou remonte au 13 Juillet 2000. La mise à jour du manuel de procédures est rendue nécessaire par l'évolution de l'organigramme. L'organigramme en vigueur aujourd'hui est celui du 16 Novembre 2005. Ce qui fait que les désignations des opérateurs exécutant les tâches dans le manuel de procédure diffèrent. Cet état de chose ne peut faciliter la compréhension du manuel par les agents nouvellement recrutés ;

§ quelques tâches du manuel de procédures diffèrent ou ne sont pas mentionnées dans le manuel du fait de l'inadéquation avec le temps de celles-ci ou de l'augmentation du nombre de prestations qu'offre le Port ou encore de la création de nouveaux services.

Afin d'éviter à long terme des risques de non atteinte de certains objectifs au Port, il s'avère nécessaire d'envisager des actions correctives.

Section II : Recommandations

Paragraphe 1 : Recommandation générale

On dit que l'homme est l'élément moteur de tout processus de production ce qui implique que de toutes les ressources de l'entreprise, le facteur humain est le plus important, facteur que l'on a tendance à négliger. Le Port Autonome de Cotonou devrait consacrer une partie de son investissement aux ressources humaines de sorte à en tirer un meilleur rendement. Nous proposons donc une amélioration des conditions de travail de certains agents dont les locaux sont exigus, cadre qui ne favorise pas la réflexion.

Paragraphe 2 : Recommandations spécifiques

Au nombre des constats faits suite à nos analyses et à nos entretiens, il revient donc au Port Autonome de Cotonou de prendre des résolutions pour permettre une amélioration dans l'exécution des tâches. Nous avons donc formulé les suggestions ci-après :

· l'Instauration de la mise à jour instantanée du manuel de procédures à chaque fois qu'une modification intervient au niveau de l'organigramme de l'entreprise ;

· la grande structure qu'est le Port Autonome de Cotonou devrait se doter d'un système intranet, c'est-à-dire d'un réseau Internet conçu uniquement pour l'entreprise auquel n'auront accès que les agents du port. Ce réseau permettra de rendre plus rapide la diffusion de l'information dans l'entreprise de manière instantanée et au même moment. Les modifications éventuelles du manuel de procédures pourront être mises à la disposition de tous au temps opportun;

· la création d'une commission conduite par le Département de l'Inspection Générale et le Contrôle de Gestion qui se chargera de la révision des procédures et de la mise à jour du manuel de procédures, dans laquelle chaque direction sera représentée ;

· l'élaboration par le Département de l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion d'un guide pour chaque direction et service, leur permettant de se retrouver en fonction de leur attribution dans les cycles et les sous-cycles comportant leurs tâches.

CONCLUSION

La recherche de l'amélioration des performances est aujourd'hui une exigence majeure dans la conduite des affaires et des organisations (administrations, entreprises, associations). Le Port Autonome de Cotonou est une institution étatique de taille, c'est ce qui lui vaut l'appellation de « Poumon de l'économie Béninoise ».

Le bien être de l'entreprise ne dépend pas seulement de l'évolution de son chiffre d'affaire ni du niveau élevé de sa trésorerie mais aussi du respect des normes établies pour les organisations et des normes que l'entreprise elle-même s'est établie afin que la structure garde une image de fiabilité.

Notre stage au Port Autonome de Cotonou nous a permis de comprendre la nécessité du respect des procédures au sein d'une entreprise d'état surtout prestataire de services. Autant le manuel de procédures d'une entreprise est le reflet de son organisation, autant il est un guide dans l'exécution des tâches. Quelquefois le respect du manuel de procédures par les agents n'est pas évident du fait de certaines difficultés. L'analyse de ces difficultés au Port Autonome de Cotonou nous a permis de constater les atouts indéniables que possède le système mis en place, mais aussi de relever les faiblesses qui subsistent et constituent des entraves à l'application du manuel de procédures.

C'est d'ailleurs dans cette optique que nous avons jugé bon d'apporter au travers de quelques suggestions notre modeste contribution à l'amélioration de l'application du manuel de procédures au Pot Autonome de Cotonou.

Nous espérons toutefois que la Direction Générale du PAC dans ses prises de décisions stratégiques, prendra en compte nos différentes propositions compte tenu des avantages certains qu'elle pourra en tirer.

BIBLIOGRAPHIE

Claude ALAZARD et Sabine SEPARI, Contrôle de Gestion, Manuel & Applications, 6^ème édition, édition DUNOD

ZINSOU N. Armel & ODJOUGBELE L.Gwladys, Evaluation du système de Contrôle Interne de la trésorerie à l'Office Nationale de Radiodiffusion et Télévision du Bénin, Année : 2005 - 2006

ASSOCIATION DES PARENTS D'ELEVES DE L'Etablissement Français d'Enseignement Montaigne, Manuel de Procédures, Année : Novembre 2001

(Organigramme du Port Autonome de Cotonou)

QUESTIONNAIRE DE RECHERCHE

Etudiant en fin de formation à l'Université Catholique de l'Afrique de l'Ouest (UCAO), il nous est fait obligation de présenter un mémoire de fin de formation dans le but de valider l'année scolaire C'est dans ce cadre que nous nous proposons de réfléchir su le thème : Problématique de l'application du Manuel de Procédures dans une entreprise publique : Cas du Port Autonome de Cotonou (PAC).

Le questionnaire soumis à votre attention nous permettra de mieux détecter les entraves à l'application du manuel de procédures Nous vous remercions pour votre disponibilité et votre participation active à notre étude

QUESTIONS	OUI OU NON APPLIQUE	NON	COMMENTAIRES
1- Existe-t-il un manuel ou un document définissant les procédures ?
2- Avez- vous pris connaissance de ce document ? Ø si oui faites vous référence pour l'accomplissement de vos tâches ? Ø si non pourquoi ?
3- Ce manuel est-il ? Ø régulièrement mis à jour ? Ø sous le contrôle d'un responsable de niveau hiérarchique suffisant ?
4- La procédure en vigueur permet - elle de s'assurer que le manuel est mis à la disposition de toutes les personnes concernées ?
5- Les procédures et les tâches relatées dans le manuel sont - elles conforment à la réalité ?
6- Quelles propositions feriez vous pour améliorer l'application du manuel ?

DEDICACES................................................................................. I

REMERCIEMENTS...........................................................................II

AVANT-PROPOS............................................................................................IV

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS..............................................V

SOMMAIRE.....................................................................................VI

INTRODUCTION.............................................................................. 1

Section I : Présentation du cadre de stage....................................... 3

Paragraphe1 : Présentation Générale...................................................3

A- Historique, Objectifs et Environnement...............................................3

B- Activités et Moyens....................................................................... 9

Paragraphe2 : Structure Organisationnelle............................................15

A- Les organes de Décision................................................................15

B- Les organes de Direction................................................................17

de recherche..................................................................20

Paragraphe1 : Déroulement du Stage................................................ 20

A- Organisation du DIGCG............................................................... 20

B- Travaux exécutés........................................................................ 21

Paragraphe2 : Problématique de recherche..........................................25

A- Problématique de recherche.......................................................... 25

B- Objectifs et hypothèses de la recherche.......................................... 28

de recherche................................................................... 30

Paragraphe1 : Revue de littérature.................................................... 30

A- Définition et Fonctions du Manuel de Procédures............................... 30

B- Organisation du Manuel de Procédures............................................ 32

Paragraphe 2 : Méthodologie de la recherche....................................... 35

C- Techniques de recherche ............................................................. 35

D- Difficultés rencontrées.................................................................. 35

Procédures au P.A.C.......................................................36

Paragraphe1 : Présentation du Manuel de Procédures............................36

Section I : Test des hypothèses...................................................... 47

Paragraphe1 : Les forces..................................................................47

Paragraphe2 : Les faiblesses.............................................................48

Section II : Recommandations......................................................... 49

Paragraphe1 : Recommandation générale.......................................... 49

Paragraphe2 : Recommandations spécifiques.......................................49

CONCLUSION.................................................................................51

Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)

REPUBLIQUE DU BENIN

Fraternité - Justice - Travail

ANNEE ACADEMIQUE : 2006 - 2007

REMERCIEMENTS

AVANT - PROPOS

Introduction

CADRE DE STAGE ET PROBLEMATIQUE DE RECHERCHE

Section I : PRESENTATION DU CADRE DE STAGE

Paragraphe 1 : Présentation Générale

Paragraphe 2 : Structure Organisationnelle P.A.C:

Section II : DEROULEMENT DU STAGE ET PROBLEMATIQUE DE

RECHERCHE

Paragraphe1 : Déroulement du stage

Paragraphe2 : Problématique de recherche

REVUE DE LITTERATURE, METHODOLOGIE DE RECHERCHE ET APPLICATION DU MANUEL DE PROCEDURES AU PAC

Section I : REVUE DE LITTERATURE ET METHODOLOGIE DE

RECHERCHE

Paragraphe1 : Revue de littérature

Paragraphe 2 : Méthodologie de la recherche

Section II : L'application du Manuel de Procédures au P.A.C

Paragraphe1 : Présentation du Manuel de Procédures

Paragraphe2 : Les conditions d'application du Manuel de Procédures

TEST DES HYPOTHESES ET RECOMMANDATIONS

Section I : Test des hypothèses

Paragraphe1 : Les forces

Paragraphe2 : Les faiblesses

Section II : Recommandations

Paragraphe 1 : Recommandation générale

Paragraphe 2 : Recommandations spécifiques

CONCLUSION

BIBLIOGRAPHIE

(Organigramme du Port Autonome de Cotonou)

QUESTIONNAIRE DE RECHERCHE