Mise en place et diffusion du dépôt institutionnel électronique de l'école normale supérieure Abidjan (ENS) sous PMB

IV. RONOGRAMME D'EXECUTION DES ACTIVITES

La réalisation des activités du projet sera présentée sur la période d'une année académique. Cependant la mise en place électronique du portail se fera pendant la période des stages des étudiants en fin de cycle, c'est-à-dire de février à avril. Quant au reste des activités qui consistent au traitement et à la diffusion électronique des publications, elles entreront dans le système de fonctionnement quotidien du Service Information et Documentation.

Le chronogramme des activités sera présenté dans un diagramme de Gantt tenant compte de toutes les activités avec leurs tâches sur une année académique.

IV.1. Diagramme de Gantt

Tableau N°33: Diagramme de Gantt

Périodes (octobre 2011 à septembre 2012)

Activités + tâches

Oct

Nov

Déc

Janv

Fév

Mars

Avr

Mai

Juin

Juil

Août

Sept

Activité N°1

Tâche 1

Tâche 2

Tâche 3

Tâche 4

Activité N° 2

Tâche 1

Tâche 2

Tâche 3

Activité N° 3

Tâche 1

Tâche 2

Tâche 3

Activité N° 4

Tâche 1

Tâche 2

Tâche 3

: Période totale d'exécution de l'activité

: Période totale d'exécution de la tâche

Source : nous-mêmes

IV.2. Commentaire du chronogramme des activités

Le constat qui se fait à première vue du tableau, est que toutes les activités définies dans la réalisation du projet se chevauchent. Cela se justifie par le fait que certaines sont fastidieuses, donc couvrent tout le long de l'année académique et d'autres nécessitent des compétences externes pour mieux apprécier la faisabilité du projet.

Activité N°1 : de novembre à février

Tâche 1 : Contrôle du système informatique existant. Cette tâche ne tiendra que sur la première semaine du mois novembre et permettra de mieux cerner l'environnement informatique existant afin d'éviter les difficultés éventuelles d'incompatibilité logiciel.

Tâche 2 : Acquisition et installation des logiciels en local. Trois (3) semaines, c'est-à-dire de la deuxième semaine jusqu'à la fin du mois de novembre, suffiront pour l'acquisition (téléchargement) des logiciels en majorité libres et gratuits et leur installation sur le système informatique.

Tâche 3 : Paramétrage et lancement de PMB en local. C'est une tâche qui recommande assez d'efforts d'observation, et d'analyse pour en arriver à une bonne conception du fonctionnement du portail du DI. Pour ce faire, nous consacrerons deux (2) mois pour l'exécution de cette tâche, partant de décembre à janvier.

Tâche 4 : Test d'alimentation et recherche dans la base de données. Cette tâche se chevauche sur la tâche précédente mais beaucoup plus longue, d'une durée de trois (3) mois, de décembre à février. Elle va consister d'abord à renseigner rigoureusement le bordereau de saisie UNIMARC manuellement avant de le reporter dans le système. Ensuite, tester les possibilités de recherche qu'offre l'OPAC et enfin comprendre l'affichage des résultats pour résoudre les éventuelles anomalies.

Activité N°2 : de octobre à février

Tâche 1: Identification et attribution des tâches des intervenants dans le système. Les trois (3) premières semaines du mois de décembre suffisent pour déterminer les compétences avec leurs attributions respectives pour la mise en marche du système.

Tâche 2 : Création de profil d'accès utilisateur et compte de lecteur. Les mois de janvier et de février serviront à créer et configurer (droits d'accès) les comptes d'accès utilisateurs et lecteurs.

Tâche 3 : Formation des spécialistes à la gestion des tâches du système. Cette tâche permettra de déterminer ultérieurement le niveau d'utilisation du système tant au niveau du volet administration qu'au niveau du volet usager. La formation s'étendra dans la période d'octobre à avril, soit sept (7) mois. Les deux (2) formations se feront concomitamment. Cependant, celle orientée vers l'usager qui devra se tenir à chaque année académique, prendra fin en janvier en raison de la période des stages de fin de cycle qui démarre en février.

Activité N°3 : de octobre à septembre

Tâche 1: Traitement, sélection et préparation physique des publications à la numérisation. Le traitement (collationnement, catalogage, indexation) est l'une des tâches fastidieuse et quotidiennement exécutée dans un SID en raison du fonds qui se renouvelle ou qui s'accroît. C'est dans ce cadre que la première tâche de cette activité couvre toute la période académique, de octobre à septembre.

NB : C'est une tâche qui devra s'exécuter toute les fois qu'il y aura des publications scientifiques à diffuser dans le DI.

Tâche 2: Numérisation et conversion en formats de stockage et de diffusion. La numérisation fait normalement partie du traitement. Cependant pour des questions de répartition de tâches à exécuter, elle constitue une tâche et s'étend sur huit (8) mois, c'est-à-dire de février à septembre, en nous permettant évidemment de profiter de la période des stages et des congés annuels.

Tâche 3 : Elaboration des termes du contrat de diffusion. Tout le mois de mars sera consacré à la finalisation des termes du contrat de diffusion électronique du DI entre les auteurs des publications et l'ENS.

Activité N°4 : de février à mai

Tâche 1 : Exportation de la base de données. Dans le tableau ci-dessus, cette tâche intervient après le test d'alimentation et la recherche dans la base. Les deux (2) dernières semaines du mois de février nous situerons sur la fiabilité du fonctionnement du portail et serviront à exporter le système pour son hébergement en ligne.

Tâche 2 : Installation, paramétrage et lancement de PMB sur le serveur distant. L'hébergeur aura une période de deux (2) mois de collaboration particulière avec l'administrateur du portail, c'est-à-dire de février à mars pour l'installation et les configurations de PMB en ligne.

Tâche 3 : Mise à jour, test et promotion du portail du DI. Une période de quatre (4) mois suffira pour actualiser les données du portail du DI et procéder à une évaluation en ligne avant sa promotion dans le monde de la recherche.