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Efficacité de l'audit interne dans une institution de sécurité sociale. Cas de la CNSS (caisse nationale de sécurité sociale)

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par Mahoussi Emmanuel GANDE
Université polytechnique internationale du Bénin (UPIB) - Licence 2010
  

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B- Structure opérationnelle

La Direction générale dispose de six (06) Directions techniques et de six (06) Agences régionales pour l'accomplissement des missions de la Caisse.

1- Les Directions techniques

Au nombre des Directions techniques, nous avons :

Ø Direction de l'audit interne et de l'inspection

La Direction de l'audit interne et de l'inspection qui a servi de cadre physique à notre stage est composée de trois (3) services :

· Service du contrôle a priori :

Ce service a essentiellement pour mission d'assurer le contrôle de la régularité de toutes les opérations de la Caisse notamment celles qui ont une incidence financière et cela avant la signature du Chef d'Agence ou du Directeur général concerné.

· Service de l'audit interne

Il est chargé d'examiner les procédures de toutes les structures de la Caisse, de veiller à l'efficacité du contrôle interne, de coopérer avec les Directeurs et les Agences pour tout ce qui concerne l'administration des performances.

· Service de l'inspection générale

Ce service est chargé d'assurer le contrôle a posteriori des structures de la Caisse, de conduire les enquêtes à la suite des malversations ou faits assimilés commis par des tiers ou des agents de la Caisse, de contribuer par ses suggestions à la promotion d'un climat d'efficacité administrative financière et comptable.

Ø Direction des ressources humaines :

Elle a pour missions de gérer le secrétariat administratif, d'assurer la gestion prévisionnelle du personnel, d'assurer le suivi de la carrière des agents, d'assurer la paie, la formation professionnelle, le recrutement, les conditions de travail et les relations sociales.

Elle comporte quatre (4) services :

· Service administratif

Il est chargé d'assurer la réception du courrier « arrivée », de son dépouillement et de son enregistrement ainsi que l'enregistrement et l'expédition du courrier « départ ». Il assure aussi le retrait de tout courrier postal ordinaire ou recommandé et de la distribution de tout courrier à expédier. Il mène toute autre activité de secrétariat confiée par le Directeur général, assure le fonctionnement du standard téléphonique et la gestion de la bibliothèque.

· Service de la gestion du personnel et de la paie

Ce service est chargé du recrutement du personnel et du suivi de la carrière des agents, de prendre les projets d'actes d'engagement, de reclassement, d'avancement et de promotion, d'assurer la tenue du tableau synoptique du personnel, ses mouvements, le planning des congés, l'élaboration des titres de maternité et de paternité, de gérer les permissions, les mises en disponibilité, les mises à la retraite, les déplacements du personnel, d'assurer la délivrance des prises en charge médicales, l'élaboration ou l'établissement des fiches de paie ainsi que les divers états de déclaration périodique.

· Service formation et perfectionnement

Il est chargé de concevoir et de suivre la politique de formation professionnelle des agents de toutes les catégories, d'assurer l'organisation et l'encadrement des élèves et étudiants en stage à la Caisse.

· Service des archives

Il collecte, traite, classe et conserve les documents physiques et électroniques.

Ø La Direction du budget et du patrimoine

La Direction du budget et du patrimoine est chargée d'assurer la préparation, l'exécution du budget et la gestion du patrimoine de la Caisse ; d'assurer l'entretien et la réparation des matériels et des immeubles, l'approvisionnent, la gestion des stocks et du parc automobile, l'entretien et la réparation des matériels et des immeubles, de gérer et de suivre les baux, les contrats d'entretien, d'assurance.

Elle est subdivisée en quatre (4) services :

· Service du budget

Il est chargé de préparer le projet de budget de la Caisse, de procéder à l'ordonnancement des dépenses inscrites au budget de la Caisse et de suivre son exécution. Il établit les bons de commande, les ordres de recette, de frais médicaux, prépare la liquidation des dépenses de fonctionnement et d'investissement, assurer l'arbitrage dans le cadre de l'élaboration du budget, prépare et suit le processus d'approbation du budget par le Conseil d'Administration et par le gouvernement.

· Service patrimoine et matériel

Le service patrimoine et matériel a pour missions de gérer le patrimoine de la Caisse, son parc automobile et tout moyen de déplacement appartenant à la CNSS, de tenir les fiches d'entretien et de suivi du matériel roulant, des groupes électrogènes, des climatiseurs et des biens immeubles, de mettre en exécution et de suivre les travaux d'entretien des biens meubles et immeubles de la Caisse, d'assurer la préparation matérielle des réunions, de procéder à la réforme du matériel défectueux, hors d'usage ou amorti et de participer à l'organisation matérielle des manifestations.

· Service immeubles de rapports

Il est chargé d'élaborer les projets de contrat de bail, de gérer les taux, de mettre en oeuvre et de suivre tout plan de location ou de location gérance, de gérer le fichier des locataires, d'entretenir les relations avec les locataires et d'attribuer des appartements.

· Service approvisionnement

Il s'occupe de la détermination des besoins en matériels et fournitures, de la planification des commandes, de l'approvisionnement des services en matériels et en fournitures diverses, de la tenue des fichiers et le suivi des stocks et de procéder à l'inventaire périodique des stocks.

Ø La Direction des prestations

Elle est chargée de liquider les prestations à long terme, de traiter les réclamations portant sur l'attribution des prestations, d'assurer le suivi et la gestion des comptes individuels des travailleurs, d'assurer la prévention des risques professionnels, de contrôler le fonctionnement des Agences régionales en matière d'attribution des prestations. La Direction des prestations comprend trois (3) services à savoir :

· Service des prestations

Il est chargé de contrôler les conditions d'attribution des prestations, de préparer les dossiers soumis à la Commission permanente du Conseil d'Administration, de traiter les demandes de remboursement des cotisations personnelles. Il est subdivisé en section centrale des prestations et en section des travailleurs migrants.

· Service prévention des risques professionnels

Il est chargé de procéder au dépouillement et à l'analyse des déclarations d'accidents du travail et des maladies professionnelles, de collecter et d'analyser les données statistiques pour la détermination des cibles, de procéder à l'étude des risques professionnels afin de rechercher les causes des accidents du travail et maladies professionnelles, les moyens de les éliminer, de concevoir et de confectionner les affiches, les spots publicitaires ou les films dans le cadre de la prévention des risques professionnels en collaboration avec la Cellule de la communication et des relations publiques, de sensibiliser les travailleurs sur les risques professionnels.

Le service prévention des risques professionnels comprend deux sections à savoir : la section animation et sensibilisation et la section analyse des déclarations d'accident du travail.

· Service gestion de la carrière des travailleurs

Il s'occupe de la gestion des comptes individuels des travailleurs, met à jour le compte individuel et reconstitue la carrière des travailleurs.

Il comprend trois (3) sections: la section comptes individuels travailleurs employeurs pairs, la section comptes individuels travailleurs impairs et la section gestion des déclarations nominatives.

Ø La Direction du recouvrement

Cette Direction est chargée d'assurer le recouvrement des cotisants, de gérer le précontentieux du recouvrement des cotisations et de suivre le fichier des cotisations, de contrôler la prospection des employeurs, leur immatriculation et celle des assurés volontaires, de suivre les mouvements des employeurs et d'assurer l'affiliation des travailleurs au régime de sécurité sociale. Elle comporte trois (3) services :

· Service gestion des comptes cotisants et relance

La gestion des comptes cotisants consiste à mettre à jour les comptes des employeurs, à les analyser dans le but de connaître leurs soldes exacts ainsi que les périodes non déclarées. Cette activité permet d'identifier les employeurs débiteurs en vue de leur relance.

Ce service est structuré en deux (2) sections à savoir : la section de la gestion des comptes cotisants pairs et la section de la gestion des comptes cotisants impairs.

Par ailleurs, ce service a pour tâche d'établir les états périodiques de recouvrement des cotisations, les attestations de paiement aux cotisants en règle et voulant postuler aux appels d'offre des marchés publics, d'établir les avis de débit, de rédiger les dossiers de rétrocession.

· Section immatriculations

Elle a pour mission de procéder à l'immatriculation des employeurs et des assurés volontaires, de procéder à l'affiliation des travailleurs au régime de sécurité sociale, de traiter les avis d'embauchage, de débauchage et de prise en charge, d'établir les livrets ou cartes d'assurance, attestations d'immatriculation et d'affiliation et de procéder aux codifications diverses.

Elle comprend la section affiliation et immatriculation.

· Service contrôle employeurs

Il est chargé de vérifier les déclarations de salaires, de contrôler et de recenser les employeurs et les travailleurs dans les entreprises, de collaborer avec la cellule des affaires juridiques en matière de procédure précontentieuse ; de mettre en oeuvre les procédures de mise en demeure et de règlement à l'amiable ; d'établir les échéanciers de règlement des cotisations et le suivi de leur exécution.

Il comprend trois (3) bureaux à savoir : le bureau de recouvrement 1, le bureau de recouvrement 2 et le bureau de recouvrement 3.

Ø La Direction financière et comptable

Elle a pour missions de tenir la comptabilité de la Caisse, d'encaisser les recettes, d'assurer le paiement des dépenses, d'assurer la gestion des fonds de réserve et la trésorerie, d'analyser les opérations financières et d'établir les états financiers. Elle comprend deux (2) services :

· Service comptabilité

Il est chargé de procéder aux imputations, à l'enregistrement comptable, à la vérification des opérations et à la centralisation des écritures, de gérer la comptabilité des branches et de passer les écritures des opérations diverses, d'établir les états de rapprochement bancaire, de centraliser toutes les dépenses techniques, d'assurer le traitement et la conservation des instruments de paiement, d'élaborer les états financiers.

· Service trésorerie et gestion des placements

Il a pour rôle d'encaisser les recettes, de liquider les paiements, d'assurer la vérification quotidienne des comptes dans les institutions financières ; de procéder à l'analyse financière des opérations réalisées par la CNSS, d'examiner et d'analyser l'équilibre financier à court, moyen et long terme, d'étudier et de suivre les placements, de gérer les comptes de trésorerie, de contrôler les dépenses et d'élaborer les tableaux de bord.

Il comprend deux (2) sections : la section trésorerie et la section gestion des placements.

2- Les Agences régionales

Les Agences régionales sont quant à elles les structures déconcentrées de la Caisse. Elles sont chargées de :

- la réception et de l'étude préliminaire des dossiers de prestations à long terme ;

- la réception, l'étude, le décompte et le contrôle des prestations à court terme ;

- assurer la tenue de la comptabilité de l'Agence et la gestion des comptes bancaires ;

- assurer le paiement des prestations au profit des bénéficiaires ;

- traiter les réclamations portant sur le paiement des prestations ;

- gérer les Centres médico-sociaux ;

- recouvrer les cotisations ;

- contrôler et assurer la prospection des employeurs ;

- assurer la gestion administrative et la gestion du personnel de l'Agence.

La CNSS a de six (06) Agences régionales qui sont réparties sur le territoire national comme suit :

· Agence régionale d'Abomey pour les départements du Zou et des Collines ;

· Agence régionale de Cotonou pour les départements de l'Atlantique et du Littoral ;

· Agence régionale de Lokossa pour les départements du Mono et du Couffo ;

· Agence régionale de Natitingou pour les départements de l'Atacora et de la Donga ; 

· Agence régionale de Porto-Novo pour les départements de l'Ouémé et du Plateau ;

· Agence régionale de Parakou pour les départements du Borgou et de l'Alibori.

Les Agences comprennent une délégation comptable, un service administratif, des services Techniques et un centre médico-social pour la mère et l'enfant. Elles reçoivent et liquident tous les dossiers de prestation à court terme.

Elles reçoivent, étudient et transmettent les dossiers de prestations à long terme à la Direction des prestations à Cotonou.

Les Agences sont chargées du paiement de toutes les prestations et sont compétentes pour le recouvrement des cotisations et la délivrance des attestations d'immatriculation et de paiement des cotisations aux employeurs qui en font la demande.

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"L'imagination est plus importante que le savoir"   Albert Einstein