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Conception d'un système d'information pour la gestion commerciale d'un établissement à  plusieurs succursales. Cas de l'établissement "la Mardochée foods "


par Alphonse KAYEMBE TSHISUMPA
Ecole informatique des finances - Ingénieur concepteur 2008
  

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Premier chapitre :

INTRODUCTION GENERALE

Toute gestion responsable d'une organisation suppose une maîtrise des informations relatives à son fonctionnement par la hiérarchie en vue de prendre des décisions qui s'imposent pour la bonne marche de cette première.

En effet, gérer une organisation sous entend le fait de la hiérarchie d'avoir la capacité d'exécuter ou de faire exécuter en temps opportun le traitement d'un ensemble des tâches très souvent complexes et répétitives en vue d'aboutir à des résultats satisfaisants. Ce traitement, s'il est fait seulement par l'homme, a de nombreuses chances de donner lieu à des résultats incohérents et même biaisés du fait de l'erreur humaine.

Pour palier à ces sérieuses difficultés propres à l'homme : l'erreur et la faute, il arrive que l'on fasse recours à des machines automatiques programmables. Celles-ci ont l'avantage de mémoriser un ensemble d'instructions conçues une seule fois par l'homme et vérifiées par lui pour se rassurer de leur exactitude, et de les exécuter chaque fois que le besoin se ferait sentir en tenant compte des données actualisées mises à sa disposition. C'est bien là la noble vocation de l'ère informatique.

Par ailleurs, l'informatique ayant envahi tous les domaines de la vie, l'on ne sait pas de nos jours, passer outre ses outils quoique encore effrayant dans quelques rares cas des allergiques chroniques et / ou des nostalgiques des anciennes pratiques manuelles.

En outre, l'avènement des autoroutes d'informations a rendu quasi indispensable l'usage de l'outil informatique de pointe pour une gestion moderne, fiable et rapide de toutes les informations, condition sine qua non d'une gestion efficace des organisations qui se veulent modernes.

Enfin, nous pensons que la gestion d'une abondante activité commerciale nécessite un traitement par des machines automatiques de ses nombreuses informations en vue d'un meilleur rendement et donc d'une bonne gestion du secteur.

Quels sont alors les termes de référence de notre travail ?

1.1. Termes de références

Tout étudiant, au cours de la dernière année du cycle d'Ingéniorat conception à l'Ecole Informatique des finances, doit présenter et défendre un mémoire en vue d'obtenir le titre d'Ingénieur Concepteur en Informatique de gestion.

C'est ainsi que nous avons été motivé à entreprendre, non sans difficultés, des contacts qui se sont révélés fructueux avec l'Etablissement « La Mardochée Foods » où il nous a été permis de mener notre étude au Service Commercial.

Quelle est la problématique du travail ?

1.2. Problématique

1.2.1. Problème

Depuis le mois d'octobre 2007, l'Etablissement « La Mardochée Foods » a ouvert officiellement ses portes à des nombreux clients qui ont besoin de ses services (ventes des produits alimentaires, réfrigération de la boisson, location du camion Refeer et autres services divers).

Si au départ le traitement manuel se révélait à la hauteur quant à la résolutions des problèmes liées à son objet social : achat et vente des produits alimentaires et autres divers services, il s'avère, plusieurs mois après que le système de pilotage a du mal à prendre de bonne décision en temps opportun vu la lenteur et les nombreuses erreurs du traitement manuel et la quantité abondante d'informations.

En effet, ces manquements entraînent l'Etablissement dans une situation inconfortable vis-à-vis de ses clients et aussi à son propre développement.

Au regard de ces difficultés, nous estimons que l'adoption d'un système intégré de la gestion du Service commercial de l'Etablissement « La Mardochée Foods » s'avère indispensable en ceci qu'il permettra de lui doter d'un système moderne, fiable et rapide de gestion des informations dont a besoin la hiérarchie pour prendre en temps opportun les bonnes décisions.

Qu'est-ce qui a motivé notre choix ?

1.2.2. Motivation

Dans tout établissement dont l'objet social est l'achat et la vente des produits et / ou des services, le secteur commercial constitue son secteur vital, et donc le plus important, celui qui justifie la raison d'être de l'Etablissement.

Ainsi tout problème qui affecte le Service commercial en particulier, affecte tout l'Etablissement en général. Aussi faut-il fournir audit service les garde-fous nécessaires contre tout disfonctionnement et dérapage.

En effet, de l'observation de la vie de ce service, il ressort que le souci fondamental est de réduire le retard de la communication des informations majeures permettant de prendre les décisions vitales à l'Etablissement.

1.3. Choix et Intérêt du sujet

La conception d'un Système d'Information (S.I.), quel qu'il soit, répond en premier lieu à un besoin du système de pilotage d'avoir la maîtrise de l'Information nécessaire à la prise des bonnes décisions pour l'Etablissement.

Par conséquent, disponibiliser un outil informatique pour le service commercial de « La Mardochée Foods » en vue d'une gestion moins coûteuse et efficace de ses transactions est l'objectif que nous poursuivons dans ce travail.

Par ailleurs, ce travail nous permettra nous même, de mieux comprendre et assimiler dans la pratique les procédures et démarches à suivre pour pouvoir concevoir ou mettre en place un projet informatique.

1.4. Hypothèse du travail

Naturellement, pour résoudre le problème de gestion d'une organisation donnée, et dans notre cas, le Service Commercial de « La Mardochée Foods », l'on dispose de deux voies inéluctables :

a. L'amélioration de la procédure actuelle : modifier les principes directeurs ou les règles des gestions ;

b. Recourir à l'Informatique : cette voie offre un grand nombre d'opportunité telle qu'on le constatera dans les lignes qui suivent.

1.5. Délimitation spatio-temporelle

Ce projet s'intéresse à la gestion du Service commercial de l'Etablissement « La Mardochée Foods » en vue d'harmoniser les mouvements d'informations relatifs à son objet social afin de garantir l'accomplissement sans faille de son objet social et promouvoir son progrès en mettant à la disposition de la hiérarchie les informations nécessaires pour prendre de bonnes décisions en temps opportun.

Sur ce notre Etude portera seulement sur les données relatives aux années 2007 - 2008.

1.6. Méthodes et techniques utilisées

La méthode est une «  démarche organisée rationnellement pour aboutir à un résultat. »1(*) ou encore un nom féminin qui désigne l'ensemble des procédés raisonnés pour faire une chose ; ou bien l' ordre qu'on suit pour étudier, enseigner, etc. ou une manière d' agir, usages particuliers2(*). Par contre la technique se définit comme un «  ensemble des procédés mis en oeuvre dans un métier, un art, une science... »3(*) ou encore « comme étant l'ensemble des moyens et des procédés qui permettent à un chercheur de rassembler des informations ».

En effet, pour réaliser notre travail nous avons eu recours à deux méthodes et à trois techniques à savoir, la méthode analytique qui nous a permis de décomposer des éléments du système afin de le définir et d'en dégager les spécificités et la méthode MERISE utilisée au niveau de la conception du nouveau système d'Information.

Quant à la récolte des données, nous avons eu recours à :

· La technique documentaire qui nous a permis de consulter les différents documents de travail utilisés à la direction Commerciale de l'Ets et consulter différents travaux effectués par les informaticiens ainsi que les mémoires pondus par nos prédécesseurs afin d'y recueillir les informations relatives à notre travail.

· La technique d'Interview  qui consiste en un jeu de question-réponses entre le chercheur et les personnes concernées par l'étude.

· La technique de l'observation directe qui consiste en une présence physique attentive du chercheur à dans l'organisation qu'il étudie afin de découvrir certaines données pouvant provenir des habitudes des travailleurs de l'organisation mais auxquelles ils pourraient ne pas avoir fait allusion dans leurs réponses aux questions de l'Interview et qui ne figurent pas non plus dans des documents.

1.7. Plan du travail

Première Partie : CADRAGE DU PROJET

Chapitre I : Introduction générale

1.1. Termes de références

1.2. Problématique

1.2.1. Présentation du Problème

1.2.2. Motivation

1.3. Choix et Intérêt du sujet

1.4. Hypothèse du travail

1.5. Délimitation spatio-temporelle

1.6.  Méthodes et techniques utilisées

1.7. Plan du travail

1.8. Symboles utilisés

1.8.1. Dans le Schéma de circulation

1.8.2. Dans la modélisation

1.9. Les Abréviations

Chapitre 2 : Approche Théorique (Généralités)

2.1. Information

2.1.1. Définitions

2.1.2. Classification des informations

2.2. Informatique

2.3. Système

2.3.1. Définitions

2.3.2. Système d'Information

2.4. Base des sonnées

2.4.1. Présentation

2.4.2. Caractéristiques

2.4.3. Définition et utilité d'une BDD

2.4.4. Type de BDD

2.4.5. Conception des BDD

2.5. MERISE

2.5.1. Historique

2.5.2. Principes généraux

2.5.3. Niveau de description et Modèles associés

2.6. Gestion Commerciale

2.6.1. Définitions

2.6.2. Objectifs

Chapitre 3 : Planning Prévisionnel de réalisation du Projet

3.1. Un Projet, qu'est-ce ?

3.2. Organisation des activités

3.2.1. Modèle d'ordonnancement

3.2.2. Méthode P.E.R.T.

3.3. Chronologie de mise en oeuvre

3.3.1. Identification et dénombrement des tâches

3.3.2. Formation du Projet à l'aide du Tableau

3.3.3. Construction du graphe

3.3.4. Détermination des dates et marges

3.3.5. Détermination du chemin critique et des tâches critiques

Deuxième Partie : ETUDE PREALABLE

Chapitre 4 : Présentation de l''Etablissement « La Mardochée Foods » :

4.1. Historique

4.2. Texte juridique de création

4.3. Objet Social

4.4. Structure Administrative

4.4.1. Propriétaire et Administratrice Gérante

4.4.2. Direction Administrative

4.4.3. Direction Financière

4.4.4. Direction Commerciale

4.5. Organigramme

Chapitre 5 : Analyse de l'Existant

5.1. Introduction

5.2. Présentation de la Direction Commerciale

5.2.1. Création de la Direction commerciale

5.2.2. Situation Géographique

5.2.3. Attributions

5.2.4. Organigramme de la Direction Commerciale

5.3. Analyse des postes de la Direction Commerciale

5.3.1. Directeur Commercial

5.3.2. Gérant Magasin Central

5.3.3. Gérants Succursales

5.3.4. Préposé à la Facturation

5.3.5. Préposé à la Caisse

5.3.6. Préposé à la Livraison

5.3.7. Préposé à la Sécurité

5.4. Organisation du Travail

5.4.1. Les Approvisionnements

5.4.2. La Vente

5.4.3. La Tenue de Stock

5.5. Analyse des documents

5.5.1. Liste des documents

5.5.2. Description des documents

5.6. Analyse des Règles de Gestion

5.7. Analyse des Règles d'Organisation

5.8. Outils de Synthèse

5.8.1. Diagramme des Flux d'information

5.8.2. Schéma de Circulation des informations

5.9. Moyens utilisé pour le traitement des informations

5.9.1. Moyens humains

5.9.2. Moyens matériels

5.9.3. Moyens financiers

5.9.4. Estimation du coût de l'Existant

Chapitre 6 : Critique de l'Existant

6.1. Critique de l'existant

6.1.1. Quant à l'Objectif

6.1.2. Quant aux moyens

6.2. Proposition des Solutions

6.2.1. Solution Organisationnelle

6.2.2. Solution Informatique

6.2.3. Solution choisie

Chapitre 7 : Elaboration de la Solution

7.1. Objectif de la Solution

7.2. Contraintes

7.3. Approche de la Solution

7.4. Organisation des traitements

7.5. Définition de la Solution

Troisième Partie : CONCEPTION DU NOUVEAU SYSTEME D'INFORMATION

Chapitre 8 : Insertion de la Nouvelle Solution

8.1. Moyens Administratifs

8.2. Moyens Humains

8.3. Moyens Matériels

8.4. Documents

8.5. Organisation

8.6. Nouveaux Schémas de circulation des Informations

8.7. Choix Techniques

8.7.1. Mode de traitement

8.7.2. Architecture du matériel

Chapitre 9 : Conception du Système d'Information Organisationnel

9.1. Etape Conceptuelle

9.1.1. Les données

9.1.2. Les traitements

9.2. Etape Organisationnelle

9.2.1. Elaboration de Nouvelles règles d'organisation

9.2.2. Description de nouveaux documents

9.2.3. Les données

9.2.4. Les traitements

Chapitre 10 : Conception du système d'information informatisé

10.1. Scénarios de mise en oeuvre et de développement

10.1.1. Scénario de mise en oeuvre

10.1.2. Scénario de développement

10.1.3. Choix du scénario de mise en oeuvre et de développement

10.1.4. les ressources informatiques

10.1.5. Evaluation du nouveau système

10.2. Etape Logique des données

10.2.1. Passage du MOD au MLD

10.2.2. Présentation du MLD relationnel brut

10.2.3. Normalisation

10.2.4. Evaluation du volume du MLD (BDD)

10.3. Etape logique des traitements

10.3.1. Définition des concepts

10.3.2. Passage du MOT au MLT

10.3.3. Formalisme du MLT

10.3.4. Présentation du MLT

10.4. Etape Physique

10.4.1. Le MPD

10.4.2. Le MPT

CONCLUSION

1.8. Symboles utilisés

2.

Evénement

1.

Acteur - résultat

4.

Synchronisation

3.

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A

5.

Opération

Nom Opération

Fonction de l'Opération

Condition d'émission de résultat

1.9. Abréviations

· BCC : Bon de Commande Client

· BCF : Bon de Commande Fournisseur

· BCFVP : Bon de Commande Fournisseur Visé Payé

· BCI : Bon de Commande Interne

· BCIV : Bon de Commande Interne Vérifié

· BDD : Base des Données

· BEC : Bon d'entrée Caisse

· BLC : Bon de Livraison Client

· BLF : Bon de Livraison Fournisseur

· BLFC : Bon de Livraison Fournisseur Conforme

· BSCS : Bon de Sortie Caisse Signé

· E.B. : Etat des Besoins

· EI : Ecarts d'Inventaire

· E.I.FI. : Ecole Informatique des Finances

· EO : Ecarts Occasionnels

· Ets : Etablissement

· FC : Facture Client

· FCP : Facture Client Payée

· FF : Facture Fournisseur

· FS : Fiche de Stock

· JL : Journal de Livraison

· JC : Journal de Caisse

· La M.F. : La Mardochée Foods

· LP : liste des Produits

· LPRS : Liste des Produits en Rupture de Stock

· MCD : Modèle Conceptuel des Données

· MCT : Modèle Conceptuel des Traitements

· MLD : Modèle Logique des Données

· MLT : Modèle Logique des Traitements

· MPD : Modèle Physique des données

· MPT : modèle physique des Traitements

· OP : Offre des Prix

· PP : Produit Périmé

· PI : Période d'Inventaire

· Ret : Retour Marchandises

· Rel : Relance Client

· S.I. : Système d'Information

· SII : Système d'Information Informatisé

· SIO : Système d'Information Organisationnel

· SGBD : Système de Gestion de Base des Données

· Sé : Signature

· SP : Stock physique

· ST : Stock Théorique

* 1 http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/methode/

* 2 http://www.mediadico.com/dictionnaire/definition/methode/1

* 3 http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/technique/

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