Suivi informatisé du cursus scolaire des élèves en RDC: cas de l'Institut Lukanga

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EPIGRAPHE

«Chaque homme sur terre a un trésor qui l'attend...

Malheureusement, peu d'hommes suivent le chemin qui leur est tracé, et qui est le chemin de la Légende Personnelle et de la félicité. La plupart voient le monde comme quelque chose de menaçant et, pour cette raison même, le monde devient en effet une chose menaçante.»

Paulo Coelho

DEDICACE

A vous Mon oncle Guillaume MULENGA et tante Alphonsine MUAKANYEBA, pour votre soutient ;

A vous mes parents Rsb TSHIDINGI MUKENGESHAY et KABANGA WA KASONGO, pour vos encouragements et conseils ;

Et à vous tous qui nous sont très chers ;

Nous dédions ce travail

REMERCIEMENTS

Après des années de dur labeur, nous sommes arrivé au terme de nos attentes et nous avons produit le travail que voici et qui a connu l'assistance de plus d'une personne.

Nous tenons à remercier sincèrement le CT Osée MASIVI, Directeur de ce modeste travail, de son attention et intérêt accordé à notre projet malgré ses multiples occupations. Qu'il trouve ici notre profonde gratitude.

Nos remerciements à toutes les autorités administratives ainsi que le corps professoral de l'Université Adventiste de Lukanga, de leur encadrement tant moral, intellectuel que spirituel.

Nous ne saurons remercier les familles Rsb TSHIBANGU WALELU, SAFARI UWASE, TSHIABANYENGELE MUSANKISHI, MBUYI WA KASONGO, KABUNVU BWENDE, KABEYA TSHIPUIDISHI, MBUYI MUHAMED, MPOYI NFUAMBA, BWAYE N'KULI ; BALEDI TSHIBADIGENDA, AMIR GULZAR, Norbert VAGHENI, Maurice MAHAMBA, Jean Marie TSANGAMUSA, ANIFA NOTI et Anaclet MPONGO.

Egalement à mes frères Laddy LUNGONZO, Simon MUYA, TUDJUNDILE KASONGO, et KASONGO MWANA, MAMPUYA KASONGO, MUHAMED MBUYI, Moïse NGITSI,Bernard KALUBI et mes soeurs KAPINGA KABWE, BUSAMBI BWA NZAMBI, Chantal NGONDO, BULANDA KABEYA, MUJINGA MOYO WANYI, Clémentine KASONGO, Edith NYOTA, Joël TSANGAMUSA, RAILA MARIAM, SIFA MUTHAKA

Nos amis AISHA RACHEL, Luc TUYISABE, Abdallah SAID, Francis MASKINI, Brigitte SAFI, Agnès THUMBA, Janet MUREKATETE, Etienne AKONKWA, Yves KISONI, Mario SENGHOMA, Janvier IBAMBI, Trésor KASOLENE SALAMA SABUNI, Joyeux MUHINDO, Osée KYAVU, Médiane SIVIRI et Ange MUHIMIRI.

Plus particulièrement à nos compagnons de lutte M. FADHILI, K. NZALAMINGI, K. MALIRO, K. KAMAVU, Félix NDAYAMBAJE, C. MATANDA, K. YALALA, Mado LINDOKALI, K. KITAHERUKA, M. SIVIKA, K. SIRIWAYO, M. MAMBANI, L. DRAJIRO, K. LWANZO, N. MITIMBO, SWEDI N., M. KENDA, K. KIZITO, K. MASIVI et à tous les membres du Groupe d'Analystes et Chercheurs en Informatique.

Et à tous ceux qui de près ou de loin, nous ont fortement aidé. Nous témoignons

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SIGLES ET ABREVIATIONS

AN : Alpha-numérique

BD : Base de données

Cfr : Confer

D : Date

Exétats : Examen d'Etat

IEC : l'Intelligence Economique et Concurrentielle

IL : Institut Lukanga

JR : Jour

MCD : Modèle Conceptuel de Données

MCT : Modèle Conceptuel de Traitement

MERISE : Méthode d'Etude et de Réalisation en Informatique pour

Système d'Entreprise

MLD : Modèle Logique de Données

MOPT : Modèle Opérationnel de Traitement

MOT : Modèle Organisationnel de Traitement

Ms : Microsoft

N : Numérique

NTI : Nouvelles Technologies de l'Information

OP : Opération

PF : Procédure fonctionnelle

PV : Procès Verbal

SGBD : Système de Gestion de Base de Données

SI : Système d'Information

TFC : Travail de Fin de Cycle

TIC : Technologies de l'Information et de Communication

TJ : Toujours

Win : Windows

TABLE DE MATIERES

EPIGRAPHE i

DEDICACE ii

REMERCIEMENTS iii

SIGLES ET ABREVIATIONS iv

TABLE DE MATIERES v

INTRODUCTION GENERALE 1

0.1. HYPOTHESES DU TRAVAIL 4

0.2. METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES 4

0.3. CHOIX ET INTERET DU SUJET 5

0.4. OBJECTIFS DU TRAVAIL 5

0.5. DELIMITATION DU SUJET 5

0.6. PLAN DU TRAVAIL 6

CHAPITRE PREMIER :

CONSIDERATION THEORIQUE ET CONCEPTUELLE 7

I.1. INFORMATISATION 7

I.1.1. Définition 7

I.1.2. Avantages 7

I.1.3. Désavantages 7

I.2. LE CURSUS SCOLAIRE 8

I.3. INFORMATION ET SYSTEME D'INFORMATION 8

I.3.1. L'information et communication 8

I.3.2. Le système d'information 10

I.4. SYSTEME INFORMATIQUE 13

I.4.1. Définition 13

I.5. SYSTEME D'ANALYSE 14

I.6. SYSTEME DE TRAITEMENT 14

I.7. BASE DE DONNEES 15

CHAPITRE DEUXIEME :

GENERALITES SUR L'INSTITUT LUKANGA 18

II.1. APERÇU HISTORIQUE 18

II.2. OBJECTIFS DE L'INSTITUTION 19

II.2.1. Objectifs généraux 19

II.2.2. Objectifs spécifiques 19

II.3. L'ORGANISATION DE L'INSTITUT LUKANGA 20

II.3.1. Organigramme fonctionnel 20

II.3.3. Du suivi du cursus des élèves 23

vi

CHAPITRE TROISIEME : MODELISATION DU PROJET 26

III.0. REVUE DE LITTERATURE 26

III.1. ETUDES PREALABLES 26

III.1.1. LE LANCEMENT 27

III.1.1.1. Cadrage du projet 27

III.1.2. Etude d'opportunité et de faisabilité du projet . 28

III.1.1.2.1. Opportunité du projet 28

III.1.1.2.2. Faisabilité du projet 29

III.1.2. RECUEIL ET DIAGNOSTIC 30

III.1.2.1. Recueil des informations 30

III.1.2.2. Diagnostic et critique de l'existant .. 62

III.1.2.3. Proposition de solution 63

CHAPITRE QUATRIEME : 66

CONCEPTION ET REALISATION DE LA BASE DE DONNEES 66

IV.1. CONCEPTION DE LA BASE DE DONNEES 66

IV.1.1. Modèle Conceptuel de Données (MCD) 66

IV.1.2. Modèle Logique de Données 71

IV.1.3. Modèle Physique de Données 71

IV.1.4. Traitement des données 73

IV.1.4.2. Construction du Modèle Conceptuel de traitement 75

IV.1.4.3. Le Modèle Organisationnel de Traitement (MOT) 78

I.4.4. Le Modèle Opérationnel de Traitement (MOPT) 82

IV.2. REALISATION DE LA BASE DE DONNEES 83

IV. 1.1. LES TABLES ET RELATIONS 83

VI.1.3. LES UNITES LOGIQUES 84

IV.3. GUIDE D'UTILISATION 88

CONCLUSION GENERALE 89

BIBLIOGRAPHIE 90

INTRODUCTION GENERALE

Le début de l'informatisation de processus de gestion, dans les années 1960, avait comme objectif essentiel de produire, par programmation, des automates susceptibles de remplacer certaines activités humaines.

L'intérêt de ces automates était d'améliorer la qualité des processus en évitant les erreurs humaines et d'obtenir des gains financiers en bénéficiant de la puissance de calcul des ordinateurs. A titre d'exemple, nous pourrions citer, la facturation des relevés d'électricité des collectivités publiques ; les erreurs humaines de reports d'états de compteurs, de calculs de consommation ou d'application de tarifs sont supprimées par le recours à l'informatique et par ailleurs les traitements des factures ne nécessitent plus une multitude de collaborateurs, l'essentiel du travail étant assumé par le système informatique. (Haute école arc, Méthodes de développement de logiciels de gestion, [en ligne] disponible sur http://lgl.isnetne.ch/methodologie-2005HES/ consulté le 12 Janvier 2009).

Par ailleurs, Armand Dayan (2004) fait remarquer que « depuis des décennies, notre culture associe volontiers, les notions d'information et de pouvoir. A juste titre, par le passé, les individus, les organisations ou les états les mieux informés ont souvent pris l'avantage sur les autres et de ce fait, se sont retrouvés nantis par un pouvoir plus grand. Ce constat reste vrai en partie face au développement de l'Intelligence Economique et Concurrentielle (IEC). La différence réside sur un point délicat : détenir l'information est certes à la base de la conquête, mais l'utilisation qui en est faite et l'action qui en découle deviennent plus essentielles. »

Dans certains cas, « l'excès d'information est relevé comme un dysfonctionnement important. L'entreprise est amenée à gérer une masse incroyable d'informations. La réception d'informations inutiles est très souvent évoquée. Les cadres reçoivent trop d'informations, ce qui entraîne un manque d'analyse et des pertes de temps, phénomène encore plus marqué lorsque les personnes reçoivent des informations redondantes, voire dissonantes. Ce volume d'informations entraîne non seulement des pertes de temps importantes mais génère une lecture en « diagonale ». Les lecteurs « survolent » l'information, n'approfondissent pas le sujet, ce qui aboutit à de lacunes d'informations, voire à une désinformation. »

Dans le cas opposé, « le manque d'information entraîne une démotivation du personnel et conduit inévitablement à une performance atrophiée de l'entreprise. Ces dysfonctionnements ont également des répercussions sur la qualité des produits et du travail. Le manque d'information sur les objectifs ou les enjeux peut être à l'origine d'un travail de qualité mais inadapté au problème, générant des pertes de temps et d'énergie, c'est-à-dire des coüts et de l'insatisfaction. » Ces remarques nous amènent à la problématique du système d'informations.

Soulignons en outre que, les systèmes d'informations (SI) sont présents dans les entreprises depuis de nombreuses décennies. D'abord sous forme papier puis sous forme électronique, ils prennent chaque jour une place plus grande, d'une part à cause du renforcement de la concurrence sur les marchés et de masse d'informations à gérer et d'autre part grâce aux développements constants des Nouvelles Technologies de l'information (NTI) qui apportent des solutions toujours plus pertinents. (Armand Dayan et ali, Manuel de Gestion, Vol 1, Livre 4, Système d'information et d'organisation, 2004, P.959).

Les organismes doivent donc porter une attention particulière à leur système d'information qui est devenu au fil du temps un constituant vital de leur structure. Pour que le système d'information offre les services attendus il devient impératif d'en automatiser les plus stables de ses processus d'acquisition, de mémorisation, de traitement et de communication des informations. L'informatique, science du traitement automatique de l'information doit offrir le support des connaissances et des communications nécessaire à cet automatisme.

L'informatique de gestion doit mettre à disposition des organismes un système d'information automatisé offrant les services attendus. Les contraintes que subissent les organismes sont reportées sur leur système d'information automatisé.

L'informatique est entrain de devenir le premier outil utilisé dans l'entreprise. La productivité se trouve aujourd'hui dans le tertiaire et dans les professions intellectuelles. En effet, ces nouveaux outils doivent être libérateurs de temps et générateurs de créativité. Ils ne doivent plus être au service d'un système papier transcrit en numérique, trop lourd, trop coûteux en temps et handicapant en terme de réactivité.

Bernatte C. & Daniel Peraya montre en outre que, « Au niveau institutionnel, on remarque une utilisation croissante des TIC dans les processus administratifs au sein des institutions. Faut-il rappeler que l'informatique a pénétré dans l'enseignement d'abord par la gestion scolaire. .Ainsi les universités utilisent-elles dorénavant les TIC pour faciliter l'inscription des étudiants, transmettre les listes d'étudiants aux professeurs, permettre aux apprenants d'accéder à des espaces de travail de méme qu'a certaines activités et à des ressources ou encore de publier des informations d'intérêt général pour la communauté ~

Mais cette réalité ne s'applique pas à la plupart d'institutions scolaires en RDC qui sont restées à l'écart et n'utilisant l'ordinateur à des fins ordinaires de traitements de textes et de productions de fiches de paie et de la situation comptables de l'institution.

Face à plusieurs contraintes rongeant le pays en développement, l'appareil éducatif en République Démocratique du Congo semble ignorer l'intégration de TIC dans sa structure. Bon nombre, d'institutions préfèrent continuer à camper sur la position d'usage de technologies déjà obsolètes, ne permettant pas l'efficacité et l'efficience. Or le monde évolue nous devons évoluer avec lui.

On remarque en outre, que le système éducatif congolais dans sa structure organisationnelle éprouve certaines difficultés qui, d'une ou autre manière freine le bon suivi du cursus scolaire des élèves en RDCongo dans les institutions d'enseignement privé que public, amenant avec lui toute une gamme d'erreurs dü à la manipulation humaine d'une part et de son utilisation manuelle d'autres part.

L'institut Lukanga, qui se veut une institution scolaire adventiste de référence au Nord Kivu, n'échappe pas à cette réalité. En effet, il a encore en son sein un système d'information manuel retardant la gestion rapide du cursus scolaire des élèves et son effectif qui ne fait qu'augmenter de part l'implantation de nouvelles sections.

De ce qui précède, les questions suivantes font l'objet de notre préoccupation :

1. Quelle évaluation pouvons-nous faire du Système d'Information actuel de l'Institut Lukanga ?

2. Dans quelle mesure pouvons-nous aider l'Institut Lukanga à améliorer son système de traitement des informations ?

Nos répliques à ces questions, nous amène à formuler les hypothèses de cette problématique.

0.1. HYPOTHESES DU TRAVAIL

1. Il se pourrait le Système d'Information actuel de l'Institut Lukanga est loin d'être fiable.

2. L'informatisation de son système d'information et la conception d'une base de données spécifique pour la gestion de notes des élèves dans la gestion du cursus scolaire des élèves lui éviterait tous ces problèmes.

0.2. METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES

Norbert P. VAGHENI (2007), défini la méthodologie comme étant une bonne utilisation des méthodes et techniques en précisant que les ces dernières doivent être à mesure de rendre compte du sujet abordé et à mener le chercheur vers les buts qu'il s'est assigné en termes d'aboutissements de son travail.

C'est ainsi que les méthodes suivantes nous ont aidé tout au long de notre laborieux travail :

la méthode descriptive qui nous a facilité de dépeindre les concepts de base, préalables à notre recherche ;

la collecte et l'analyse des données disponibles qui nous ont permis d'explorer le système existant ;

la technique documentaire et l'interview qui nous ont facilité de recueillir les informations en rapport avec l'Institut Lukanga et,

Enfin, la Méthode d'Etude et de Réalisation Informatique pour les Systèmes d'Entreprise (MERISE) avec comme outils : le schéma de circulation des flux, le schéma de circulation et de traitement, le modèle entité-association (qui nous permettra de structurer notre champ d'étude dans des entités et dégager les relations qui les unissent) et comme techniques l'observation directe, l'interview; nous ont aidé à formaliser et à concevoir le nouveau système d'information.

0.3. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Notre choix à ce dernier est motivé par l'esprit d'apporter une contribution petite soit-elle à la gestion de la scolarité (cursus scolaire) dans les institutions secondaires en général, vu le grand danger que courent ces dernières, et en particulier l'Institut Lukanga qui devra relever le défi de son environnement.

L'intérêt que trouvera l'Institut Lukanga avec la conception de cette nouvelle application dotée d'une base de donnée pouvant gérer le cursus scolaire de ses élèves est qu'il se verra doté de cette dernière et voir l'organisation au sein de la gestion de la scolarité s'améliorer.

0.4. OBJECTIFS DU TRAVAIL

Notre objectif primordial est de matérialiser nos connaissances acquises à l'école en mettant en place une base de données pour la gestion du cursus scolaire des élèves en RDCongo appliquée à l'Institut Lukanga.

Objectifs généraux

> Eviter le retard dans la production de documents synthétiques ;

> Eviter les erreurs dans les calculs de notes des élèves ;

> Eviter les réclamations dues à une mauvaise gestion du cursus scolaire des élèves ;

> Soulager la gestion de la scolarité des institutions scolaires

0.5. DELIMITATION DU SUJET

Ce modeste travail s'inscrit dans un cadre purement organisationnel et technique de l'Institut Lukanga. Notre regard s'oriente plus particulièrement au cursus scolaire des élèves pour lequel nous proposons une base des données facile à utiliser et à comprendre ; susceptible de mise à jour, et adaptable aux exigences relevant de la croissance de l'institution.

Dans le temps, notre recherche se rapporte aux données de la préfecture de l'Institut Lukanga pour l'année scolaire 2007-2008.

0.6. PLAN DU TRAVAIL

Ce présent travail comprend, hormis l'introduction et la conclusion générale, quatre chapitres :

1. Le premier porte sur la récapitulation des notions théoriques nécessaires à notre champ d'investigation ;

2. Le deuxième donne un aperçu général sur l'Institut Lukanga ;

3. Le troisième concerne la modélisation du projet ;

4. Enfin, le quatrième présente une base de données et un plan de sa réalisation.

CHAPITRE PREMIER :
CONSIDERATION THEORIQUE ET CONCEPTUELLE

I.1. INFORMATISATION

I.1.1. Définition

L'informatisation, c'est l'installation d'un système de traitement automatique de l'information. ( http://dictionnaire.phpmyvisites.net/definition-Informatisation--10496.htm, consulté le 12 Mars 2009).

Le petit Larousse 2003, définit l'informatisation comme une action d'informatiser ; fait d'être informatiser, or informatiser est compris comme traiter les procédés de l'informatique.

Pour nous, l'informatisation du cursus scolaire des élèves en RDC est le fait de doter de moyens informatiques à ce dernier par le traitement automatique des informations. I.1.2. Avantages

L'automatisation ayant pour but, même s'il n'est pas toujours atteint, de réduire l'intervention humaine dans une tâche, offre plusieurs avantages dont :

1) Le changement organisationnel c'est-à-dire la capacité des organisations à changer et améliorer leur mode de gestion en investissant dans la nouvelle technologie.

2) la rapidité dans le traitement des données ;

3) la facilité de traitement des données sans erreurs pour la prise de décision ;

4) la qualité, la fiabilité et la disponibilité des données traitées (à cause de son outil utilisé, l'ordinateur).

I.1.3. Désavantages

En même temps qu'elle allège quelque peu la charge physique, l'informatisation ou l'automatisation est à la source de nouvelles nuisances. Les unes sont directement liées à la technologie.

1) le chômage (surtout dans les pays en développement) des personnes ayant moins ou n'ayant pas de connaissance technique ;

2) l'abrutissement des travailleurs ;

3) l'augmentation excessive du coüt d'investissement (pour les entreprises avec moyens insuffisants) par le coüt élevé des matériels pour l'automatisation

I.2. LE CURSUS SCOLAIRE

Le Petit Larousse 2003, définit le cursus comme étant un cycle académique sanctionné par un diplôme. A notre sens, le cursus scolaire d'un élève, est le parcours de ce dernier de tout son cycle au sein d'une institution scolaire qui est sanctionné par un diplôme d'Etat en RDCongo. Il désigne par ailleurs, un processus englobant un ensemble d'informations relatives à l'évolution de l'élève pendant un cycle, depuis son inscription jusqu'à sa sortie de l'institution, et qui permettent de faire le suivi de son évolution scolaire au sein de l'institution. Les informations y relatives sont :

1. Les informations concernant l'inscription de l'élève au sein de l'institution.

2. Les informations concernant son évolution scolaire au sein de l'institution.

3. Les informations nécessaires à l'obtention du diplôme d'Etat de l'élève dans l'institution.

I.3. INFORMATION ET SYSTEME D'INFORMATION

I.3.1. L'information et communication

I.3.1.1. L'information

L'information a deux sens :

> d'un point de vue technique (du point de vue d'un informaticien), l'information est un signe, un symbole, un élément qui peut être transmis et stocké ;

> l'information aux sens de renseignement, de données qui apporte une connaissance sur un objet ou sur un événement.

o Le premier sens souligne que l'information est importante en matière de gestion car elle peut circuler et il est indispensable d'évaluer la quantité d'information à traiter indépendamment de leur contenu pour définir les caractéristiques de réseau d'information : définir les capacités de stockage, prévoir le délai d'acheminement des informations et pour déterminer le type de matériel nécessaire et le nombre de poste de travail.

o L'entreprise doit rechercher une optimisation en orientant son action dans deux directions :

· déterminer les dimensions de ses organes de collecte, de transmission de traitement, de stockage des informations pour qu'il ait une capacité, une rapidité et une fiabilité suffisante ;

· réduire le plus possible le volume d'information à manipuler.

o La conception des imprimés, l'organisation des fichiers doivent permettre de réduire les

informations transmises tout en conservant l'ensemble des renseignements utiles.

On fait réduire le volume des informations à transmettre en créant des filtres.

Dans le cadre de ce travail, L'information est le résultat fourni par le traitement de données ; le traitement implique les opérations d'acquisition, de mémorisation et de communication.

Le traitement de l'information

En informatique de gestion, traiter l'information signifie (O. MASIVI 2007) :

a. Recueillir l'information

On dispose de deux grandes sources d'alimentation en informations : les sources internes et les sources externes. Face à ces sources d'information le système d'information remplit les tâches d'écoute, d'analyse et de saisie. La tâche d'écoute se double généralement d'une tâche d'analyse critique de la masse d'information accessibles afin d'éliminer toute source d'information et toute information peu pertinente ou de qualité insuffisante. Ce n'est qu'après ces tâches, qu'elle peut procéder à l'encodage des informations.

b. Mémoriser l'information

Une saisie, l'information doit être stockée de manière durable et stable bien que parfois, stockée au fur et à mesure de la saisie. Le système d'information met en oeuvre des moyens techniques et organisationnels (méthode d'archivage, de protection contre le

piratage ou la destruction, etc.). Aujourd'hui la mémorisation des informations se fait au moyen de techniques principales : les fichiers et les bases de données.

c. Exploiter l'information

Une fois mémorisée, l'information, on peut appliquer à l'information une série d'opérations. Ces opérations de traitement consiste à :

- consulter les informations : les rechercher, les sélectionner, ~

- organiser les informations : les trier, les fusionner, les partitionner, ~

- mettre à jour les informations : les modifier (sur la forme et le contenu), les supprimer ; etc.

- produire de nouvelles informations : informations calculées (suite à de calculs arithmétiques ou des calculs logiques) cumuls, etc.

d. Diffuser l'information

La diffusion consiste à mettre à la disposition de ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin et sous une forme directement exploitable, l'ensemble des informations qui leur permettront d'assurer leurs activités. Les supports de cette diffusion sont soit le support oral, le support papier, le support électronique ou magnétique.

I.3.1.2. La communication

Dans l'entreprise les informations qui sont collectées par un organe doivent être transmises à un autre organe. La communication est la manière dont l'information circule dans l'entreprise.

I.3.2. Le syJ44Pe O'infR(P1JiRn

L'entreprise est un système complexe dans lequel transitent de très nombreux flux d'informations. Sans un dispositif de maîtrise de ces flux, l'entreprise peut très vite être dépassée et ne plus fonctionner avec une qualité de service satisfaisante. L'enjeu de toute entreprise qu'elle soit de négoce, industrielle ou de services consiste donc à mettre en place un

système destiné à collecter, mémoriser, traiter et distribuer l'information (avec un temps de réponse suffisamment bref). (DI GALLO Frédéric, 2001)

Le système d'information est l'ensemble des informations circulant dans l'entreprise et des moyens (employés, ordinateurs, règles et méthodes, etc.) mis en ouvre pour les gérer. (O.MASIVI, 2007). Nous attendons par gérer le recueil, l'exploitation, le stockage et la diffusion des informations. Le système d'information peut donc :

- soit gérer les informations relatives au système opérant afin de les mettre à la disposition du système de pilotage (information-représentation),

- soit recevoir de ce dernier des décisions destinées à son propre pilotage (information-décision),

- soit émettre vers le système opérant de l'informations-intéraction, c'est-à-dire qu'il peut agir sur le système opérant.

Système d'information informatisé (SII) et non automatisé

Le découpage en une partie formelle et une partie informelle du système d'information est relativement admis et reconnu par la communauté scientifique. (P-A. Sunier, 2006)

A son tour, le système d'information formel peut être découpé en deux parties ou soussystèmes distincts: eut

· sous-système d'information non automatisé ;

· sous-système d'information automatisé. Par la suite nous parlerons de système d'information informatisé (SII) puisque l'automatisation est assurée par les moyens informatiques comme nous l'avons dit précédemment.

Le système d'information non automatisé résulte du traitement de données effectué par un collaborateur (humain); naturellement, les moyens informatiques peuvent être utilisés mais, il est de la responsabilité du collaborateur d'assurer le couplage entre les données qu'il utilise et les traitements qu'il leur applique.

Le système d'information informatisé offre un traitement de données automatisé par des programmes informatiques ; l'essentiel de l'automatisme consiste à établir un couplage transparent pour les utilisateurs entre les traitements informatiques d'une part et les données utilisées d'autre part. Ce couplage entre les données et les multiples traitements informatiques qui les utilisent nécessite une structuration rigoureuse des données.

Les qualités requises d'un système d'information :

Qualité	Définition	Conséquences
Pertinence	Utilité pour la décision à prendre	Nécessite de filtres
Fiabilité	Conformité à la réalité	Nécessité de recoupements Prise en compte des conséquences de risque d'erreur
Précision	Mesure plus ou moins exacte d'un phénomène	Adaptation des appareils de captage et de mesure de l'information au degré de précision nécessaire
Rapidité	Délais de collecte, de transmission et de traitement de l'information	Nécessité de capteurs, de réseaux de transmission et de moyens de traitement correctement dimensionnés (capacité)
Confidentialité	Accès sélectif aux informations	Codes ou clés d'accès aux fichiers informatiques et aux bases de données. Délimitation de réseaux de diffusion des informations
Valeur	Coût économisé ou gain grâce à de meilleures décisions

L'Informatique et Communication dans l'entreprise [en ligne] disponible sur http://Bestofcompta.free.fr/OGE/(consulté le 12 Janvier 2009).

I.4. SYSTEME INFORMATIQUE

I.4.1. Définition

Un système informatique est un système composé d'une part du matériel informatique (ordinateur), d'autre part des programmes (logiciels) et des hommes indispensables au fonctionnement du matériel.

Le système informatique a donc pour composants :

1. Le Hardware : formé de toutes les marchandises et outils intervenant dans le traitement de l'information dont l'ordinateur est le privilégié à cause de sa rapidité, son exactitude, sa capacité, sa souplesse et surtout de son adaptabilité. Un ordinateur a quatre composants essentiels :

- un processeur pour l'exploitation des informations

- une mémoire (vive ou de masse) pour stocker l'information - des unités d'entrée de l'information

- des unités de sortie de l'information

2. Le Software : c'est l'ensemble des logiciels (programmes) installés sur un ordinateur, lui permettant de réaliser les tâches de traitement de l'information. Un logiciel est donc l'ensemble d'instructions et de données permettant de faire réaliser une tâche au processeur.

3. L'homme : c'est l'élément le plus important de toutes les composantes du système informatique. Il s'agit de tout le monde chargé de manipuler l'ordinateur. Ce sont les utilisateurs.

I.4.2. Personnel du Système Informatique

Pour qu'un système informatique puisse bien fonctionner on a besoin du

personnel :

a) les opérateurs d'entrée des données : ils préparent des données pour leur traitement, souvent en les codant dans un format reconnaissable par la machine.

b) les opérateurs d'ordinateurs : ils contrôlent les performances de l'ordinateur, révisent les procédures et veillent sur le fonctionnement de l'équipement.

c) les programmeurs : ils conçoivent, écrivent, testent et implantent les programmes qui traitent les données sur un système informatique.

I.5. SYSTEME D'ANALYSE

Le système d'analyse est un processus d'étude d'un système existant en vue de déterminer comment fonctionne ce dernier et comment il répond aux implications des utilisateurs. Le système d'analyse met sur pied le travail préparatoire pour la conception et la mise en oeuvre du nouveau système. (K.KIZITO, 2006-2007).

Une méthode d'analyse et de conception a pour objectif de permettre de formaliser les étapes préliminaires de développement d'un système afin de rendre ce développement plus fidèle aux besoins du client. Pour ce faire, on part d'un énoncé informel (le besoin tel qu'il est exprimé par le client, complété par des recherches d'informations auprès des experts du domaine fonctionnel, comme par exemple les futurs utilisateurs d'un logiciel), ainsi que de l'analyse de l'existant éventuel (c'est-à-dire la manière dont les processus à traiter par le système se déroulent actuellement chez le client). ( http://fr.wikipedia.org/wiki, consulté le 10-02-2007).

I.6. SYSTEME DE TRAITEMENT

Robert REIX, (1990) cité par K. KIZITO (2006-2007), le système de traitement désigne un ensemble organisé d'éléments fonctionnels (éléments d'entrées, éléments de traitement) capables de réaliser et d'enchaîner les opérations caractéristiques du traitement de l'information.

Le traitement de l'information peut être assimilé à un processus industriel de fabrication. A partir des matières premières, on élabore un produit fini par une série d'opérations successives. Le traitement de l'information peut être manuel, mécanisé ou automatisé. Il est manuel quand il est assuré exclusivement par l'homme sans l'aide d'aucune machine. Il est mécanisé ou semi-automatisé lorsque certains organes sont des machines qui facilitent le travail de l'homme. Le traitement est automatisé dans la mesure où la machine assure la totalité du traitement depuis la lecture des données jusqu'à l'édition des résultats. Le traitement semi-automatique ou interactif signifie que l'homme intervient à un certain moment et l'ordinateur vient en complément dans l'opération de traitement (interaction hommemachine). C'est le système couramment utilisé ici chez nous. (K. KIZITO, 2006-2007)

I.7. BASE DE DONNEES

Une base de données est un ensemble d'informations concernant un sujet donné et des liens logiques sur ces données.(A. GULZAR,2008-2009)

Nous pouvons avoir une base de données sans informatique et avec informatique. Conception BD [en ligne], disponible sur http://www.grappa.univ-lille3.fr, (consulté le 12 Novembre 2008)

Une BD sans informatique est constituée:

d'un ensemble de fichiers,

et des liens logiques entre ces fichiers.

Chaque fichier est composé d'une collection de fiches. Une fiche comporte un ou plusieurs renseignements sur un élément (objet ou personne) de la BD. Chacun de ces renseignements (appelés aussi champs) est une information indivisible.

Une BD avec informatique :

La définition d'une BD est la même que précédemment. Par contre, les concepts utilisés en informatique sont un peu différents. Ces derniers dépendent du modèle de représentation des données considéré. Dans notre cas précis, nous considérerons le modèle relationnel. Dans ce modèle, une BD est définie par:

un ensemble de tables. Une table est une collection d'articles. Un article est un recueil de champs. Un champ est une information atomique. un ensemble de relations entre ces tables.

Une base des données permet donc de stocker, classer, retrouver des données, et de réaliser des calculs sur ces données. Généralement, une base de données est contrôlée par un système de gestion permettant d'effectuer la recherche, le tri ou la fusion de données, ainsi que toute autre requête relative à ces données.

L'objectif majeur d'un système de gestion de bases de données peut être résumé en ce terme : Simplifier et Faciliter l'exploitation des données :

> Indépendance programmes/données

> Faciliter l'accès aux données

> Intégrité des données

> Sécurité des données

> Gérer le partage des données

> Récupération en cas de panne

Proyecto FAO COPEMED, Système d'Information et Bases de données, 2000 , [en ligne] disponible sur www.fao.org/fi (consulté le 10 Février 2009).

Parmi les systèmes de gestion de bases de données (SGBD), les plus courants sont ceux associés aux bases de données relationnelles, où l'information est rangée dans des fichiers, sous forme de tables composées de lignes et de colonnes. Les lignes représentent les enregistrements (ensembles d'informations relatives à des rubriques séparées), tandis que les colonnes correspondent aux champs (attributs spécifiques à un enregistrement).

Alors que `Oracle' ou `SQL Server', `PostGre',' DB2' sont destinés à de grosses entreprises gérants énormément de données et où plusieurs utilisateurs doivent accéder simultanément aux bases ; Access lui, résolument plus petit et simple d'utilisation est plutôt destiné aux professionnels et petites entreprises.( http://www.supinfoprojects.com/fr/2005/access2003/4/consulté le 12 Décembre 2008).

Ms Access, une des bases de données relationnelles que nous avons choisi pour son mode d'utilisation simple dans nos recherches aussi, comprend 6 principales composantes: Les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules.

1) La table est l'objet de base de la base de données. C'est elle qui permet de stocker toutes les informations. Une table contient généralement les informations sur un type d'objet précis. Par exemple une table Client qui contient toutes les informations sur le client (Nom, prénom, age, adresse etc.), une table fournisseur qui contient toutes les informations sur le fournisseur (Nom de la société, adresse, spécialité etc.), une table Commande qui contient toutes les informations sur une commande (Date, numéro etc.). Ces tables peuvent par la suite être liées entre elles, ce que l'ont appelle les relations.

2) La requête est un élément essentiel de la base de données. C'est elle qui permet d'interroger la base de données pour en extraire les informations nécessaires. Elle permet donc de sélectionner des informations mais aussi de les trier, les organiser pour répondre à une demande spécifique.

3) Le formulaire permet d'offrir une alternative à la saisie ou l'affichage des données d'une table tout en y entrant directement les informations. Il offre en effet un bien meilleur effet visuel, qui rend bien plus clair la visualisation ou la saisie des données. De plus il est personnalisable. Il est effectivement possible d'y ajouter des objets, tels que des boutons, des cases à cocher, des zones de liste déroulantes, des images, des onglets, etc.

4) Un état permet d'agencer et de regrouper les informations de vos tables ou requêtes afin de les imprimer par la suite.

5) Une macro : c'est une action ou ensemble d'actions, logiquement liées, utilisées pour automatiser des tâches.

6) Un module : c'est une collection de déclarations et de procédures Visual Basic associées pour former une unité.

Quand nous construisons directement les tables d'une base de données dans un logiciel de gestion des bases de données (Oracle, SQL, DB2, Access, MySQL, PostGre,...), nous sommes exposés à deux types de problème (Cyril GRUAU, 2005) :

- nous ne savons pas toujours dans quelle table placer certaines colonnes (par exemple, l'adresse de livraison se met dans la table des clients ou dans la table des commandes ?) ;

- nous avons du mal à prévoir les tables de jonction intermédiaires (par exemple, la table des interprétations qui est indispensable entre les tables des films et la table des acteurs).

Il est donc nécessaire de recourir à une étape préliminaire de conception. Les techniques utilisées pour la modélisation et la formalisation de notre projet, font partie de la méthodologie Merise (Méthode d'Etude et de Réalisation Informatique pour les Systèmes d'Entreprise) élaborée en France en 1978 (Tardieu et al), qui permet notamment de concevoir un système d'information d'une façon standardisée et méthodique.

CHAPITRE DEUXIEME :
GENERALITES SUR L'INSTITUT LUKANGA

Tout au long de ce chapitre nous aurons à comprendre le fonctionnement de l'Institut Lukanga dans sa structure organisationnelle. Sur ce, nous traitons respectivement les points ci-après : un aperçu historique, les objectifs généraux et spécifiques de l'institution, l'organigramme fonctionnel avec attribution des tâches à chaque niveau, et enfin, la circonscription du système d'information de gestion du cursus scolaire des élèves.

II.1. APERÇU HISTORIQUE

L'Institut Lukanga se situe en RDCongo, dans la Province du Nord-Kivu, Territoire de Lubero, village de Lukanga ; faisant partie de l'Association Adventiste de Rwese.

L'Institut Lukanga, est une institution privée Adventiste du 7^ème Jour faisant partie du Centre Scolaire Adventiste de Lukanga, CSCAL en sigle et reconnu par l'Etat Congolais. Il fut crée en 1969 grace aux fonds de l'offrande mondiale du 13^ème Sabbat. Ce dernier fut dénommé tour à tour Séminaire Adventiste de Lukanga, Collège Adventiste de Lukanga et de nos jours Institut Lukanga. Avec la section commerciale l'institution s'est attirée beaucoup des élèves. La nouvelle option de commerciale informatique ne fait qu'accroître l'effectif des élèves. Et après nos calculs nous avons trouvé une moyenne de 250 nouveaux élèves en espace de 5 ans.

II.2. OBJECTIFS DE L'INSTITUTION

L'institution pérennise la mission du CSCAL qui est de former les futurs ouvriers qualifiés, compétents et dévoués.

II.2.1. Objectifs généraux

Pour réaliser cette mission, il poursuit les objectifs suivants :

- Développer chez les élèves un goût très prononcé pour les valeurs et les idéaux spirituels

- Développer les capacités intellectuelles chez leurs élèves en se conformant au programme de manière à inciter l'esprit critique en eux.

- Aider à chaque élève à devenir dans le futur un citoyen utile à lui-même, pour la nation et respectueux de la loi.

II.2.2. Objectifs spécifiques

L'Institution s'est assigner les objectifs spécifiques ci-dessous dans l'accomplissement de sa mission :

- Former les enseignants de l'école primaire ; - Préparer des élèves aux études supérieures ; - Former les auxiliaires en laboratoire ;

- Formation du personnel pour la gestion.

II.3. L'ORGANISATION DE L'INSTITUT LUKANGA

II.3.1. Organigramme fonctionnel

1. Structure organisationnelle

Comité Administratif du Centre

Direction du Centre

Comité des parents

Conseil de Gestion

Préfets

Aumônier		Secrétaire		Proviseur		Directeur de discipline

Corps professoral

Doyen des élèves

Elèves

Sources : Archives de l'Institut Lukanga

2. Attribution des tâches

Le comité administratif du centre est composé du Directeur du CSCAL, Trésorier du CSCAL, les préfets des instituts, l'aumônier et le directeur de l'internat.

Le Directeur du Centre est le président du comité administratif, représente le CSCAL vis-à-vis des tiers.

Le conseil de gestion :

- contrôler la perception et l'utilisation des frais scolaires et autres recettes de l'école ;

- approuver et assurer le suivi du programme d'action du chef d'établissement et du budget y afférent ;

- viser les documents administratifs importants : rapport de la rentrée scolaire, mise en place...

Le préfet des études est le chef d'établissement et a comme charge de :

- coordonner toutes les activités au sein de l'école

- veiller à l'application des directives gouvernementales ;

- arréter toutes mesures nécessaires pour le bon fonctionnement de l'établissement en conformité avec les instructions en vigueur ;

- prendre toute mesure qu'il estime utile pour le fonctionnement de l'établissement en dehors de délibération du comité de direction ;

- tenir la trésorerie de l'école et assurer la gestion financière et comptable sous la supervision du conseil de gestion.

L'aumônier s'occupe de toutes les activités spirituelles au sein de l'Institution entre autres : - Encadreur spirituel ;

- Etablir les horaires du culte matinal

- Conseiller des indisciplinés (élèves et enseignants)

- Evangélisation et semaine de prière

Le Directeur des études ou Proviseur est en charge de tous problèmes pédagogiques ; il est en charge de :

- l'admission et la promotion des élèves ;

- l'exécution des programmes ;

- l'organisation des examens ;

- la gestion de la bibliothèque scolaire ;

- il partage les activités pédagogiques avec le chef d'établissement (visite de classe, contrôle des documents des enseignants, réunion pédagogique, réunion de formation ou SERNAFOR,...) ;

- il remplace le chef d'établissement en cas d'absence de celui-ci

Le secrétaire s'occupe de toutes les activités ayant trait au Secrétariat ; il est en charge de : - expédition, classement correspondance ;

- organisation et supervision activité membres du secrétariat ;

- tenue dossiers d'administratifs ;

- correspondance et administration :

sur ordre du Directeur des études

chef d'établissement : rédaction, expédition, enregistrement, classement - toute attestation ou document scolaire : confection, enregistrement

- distribution notes de service ;

- tenue registre matricule

- dossiers et listes des élèves.

Le comité de parents

- servir de trait d'union entre l'école et les parents ;

- représenter les parents à l'école ;

- surveiller avec le CE les travaux de constructions ;

- contrôler la propreté des locaux scolaires et de son environnement ;

- surveiller la conduite et le comportement des enseignants et en faire rapport au CE ; - arbitrer les différends entre les élèves et les enseignants voir conflit au sein du personnel.

Le conseil de discipline traite toutes question en rapport avec la conduite et la discipline au sein de l'institution ; il est chargé de :

- veiller à la stricte application du ROI ;

- veiller à la stricte application des instructions officielles en matières de sanction ;

- constater et acter les fautes et manquements commis par tout membre de la communauté scolaire eu égard aux dispositions du règlement et de la discipline de l'école, et arrester les sanctions appropriées ;

- attribuer les côtes de la conduite aux élèves en fin de période.

Le titulaire de classe et professeur s'occupe de toutes question relatives à la gestion de la classe ; il est en charge de :

- tenue générale journaux de classe et cahiers de communication, soin á apporter aux manuels, livres ;

- annotations cotes de période de conduite et d'application

- tenue ordonnée farde de la classe (bulletins doubles, statistiques) ;

- confection bulletins fin d'année

II.3.3. Du suivi du cursus des élèves

1. Des inscriptions au sein de l'Institut Lukanga

L'Institut Lukanga commence les processus d'inscription au mois d'aott après que le Comité du CSCAL ait fixé les critères d'admission à l'école et à l'internat puis par un communiqué diffusé á la radio et des affiches publiques portant les classes des options disponibles à cette fin. Quand l'information parvient aux concernés ; les parents ou les élèves viennent déposer les dossiers scolaires à la Direction de l'école. Une commission d'inscription est mise en place pour la réception de dits dossiers et de leur analyse. Lors de l'enregistrement des dossiers, l'élève est pris dans le registre d'inscription. Les inscriptions prennent fin á la fin du mois de septembre. L'admission est effective par présentation des tous les dossiers scolaires recommandés á différent niveau ; une liste provisoire est produite á la première quinzaine du mois de septembre et définitive á la fin de ce mois. C'est après que l'élève sera repris dans le registre de matricule de nouveaux élèves.

2. De l'évolution scolaire de l'élève à l' Institut Lukanga

Comme toute autre institution scolaire régit par le ministère de l'Enseignement Primaire, Secondaire et Professionnel, MINEPSP en RDC, l'Institut Lukanga organise en son sein un cycle normal de six ans sanctionné par un diplôme d'Etat.

Une année scolaire comprend deux semestres et quatre périodes. A chaque période l'élève est évalué et reçoit la note dans différents cours ; la période est sanctionnée par une appréciation de la conduite et de l'application de l'élève. Chaque semestre se clôture par une évaluation des élèves sur l'ensemble de matières vues. A cet effet, l'élève reçoit une note qui sera suivie de la délibération à la première et seconde session. A la fin de chaque période et semestre les notes sont reprises sur les bulletins archives après calculs par les titulaires de classes et contrôle du Proviseur. A la fin de chaque année, les bulletins propres sont complétés par les titulaires de classes, la production du palmarès et tout autre document en rapport avec le cursus de l'élève.

En bref, les principaux documents en rapport avec les informations du cursus sont les suivants :

- Liste des élèves ;

- Cahier de Notes des élèves ;

- Fiches de points des élèves ;

- Registre d'inscription de nouveaux élèves ;

- Registre de matricules des élèves ;

- Registre de points des élèves ;

- Registre de présences des élèves ;

- Tableau synthétique des résultats ;

- Les PV de délibération ;

- Les Bulletins archives ;

- Les Bulletins propres ;

- Le Palmarès.

3. De l'obtention de diplôme d'Etat

Après six ans études secondaires, l'élève est censé atteint le niveau terminal qui est la sixième année des humanités et obtient un diplôme d'Etat délivré par le MINEPSP après publication dans le journal officiel de l'EPSP des résultats d'examens d'Etat.

Cette étape est complémentaire á celle de contrôle de dossiers scolaires de l'élève au niveau de différentes juridictions compétentes.

Les documents ci-dessous sont indispensables lors du contrôle :

- La fiche du cursus scolaire de l'élève

- La copie conforme du Certificat de Fin d'Etudes Primaires

- Les Bulletins de toutes les années précèdent la dernière année

- Les Photos passeports

En vue d'alléger les tâches du Directeur des Etudes ou Proviseur, á qui incombe tout le travail ci-haut décrit, nous essayerons de choisir les tâches qui sont automatisables. A titre d'exemple, nous citons : la production des fiches d'identification de l'élève, les statistiques des élèves, les bulletins archives et propres, tenue du registre de points, les fiches des points, les palmarès, et les fiches du cursus scolaire.

Avant d'examiner à fond les actions formalisables et automatisables, dans le chapitre suivant nous menons des enquêtes préalables á notre recherche. Elles nous permettront de comprendre les contours de notre champ d'investigation avant sa vulgarisation.

CHAPITRE TROISIEME : MODELISATION DU PROJET

III.0. REVUE DE LITTERATURE

Dans cette section, il est question de montrer la nécessité de notre sujet par rapport à ce que nos prédécesseurs dans ce domaine ont traité et déjà dit.

1. O. MUHINDO MASIVI, Ebauche sur l'automatisation du Service des admissions et archives d'une Université, cas de l'UAW. De la motivation d'efficacité et efficience interne ressenti par le service des admissions et archives, il est arrivé à la conception d'une nouvelle forme organisationnelle technique et matérielle visant la mise au point d'une application informatique d'automatisation des tâches lourdes et complexes du système.

2. KASEREKA KIZITO, Suivi automatisé du cursus académique des étudiants, cas de l'ISSCM ; il est parti du problème de la lourdeur, de lenteur et des erreurs fréquentes dans le traitement des données relatives au cursus des étudiants au sein du service de Secrétariat académique des étudiants de l'Institut Supérieur Sainte-Croix Mulo, il est arrivé à la conception d'une base de données pour la gestion efficace et efficiente du cursus académique des étudiants de l'ISSCM.

Partant des questions et hypothèses avancées dans notre introduction, et de la revue de littérature brièvement présentée, nous avons la certitude de confirmer que notre sujet est opportun car il répond à un besoin de l'institution en étude et n'a jamais était traité sous l'aspect qui est le notre.

III.1. ETUDES PREALABLES

Il s'agit de relever le processus de déroulement et du traitement de l'information, les documents mis en jeu ; leur analyse ainsi qu'une critique minutieuse du système existant en vue d'en suggérer une solution appropriée. En vue de vulgariser notre projet, la présente section traite les points ci-après : le lancement du projet, le recueil et diagnostic du projet.

III.1.1. LE LANCEMENT

Cette section a pour objectif la définition du projet, son évaluation et sa planification. Plus concrètement, il s'agit du cadrage, de l'étude de l'opportunité et de faisabilité du projet.

III.1.1.1. Cadrage du projet

Notre projet s'inscrit dans la sphère organisationnelle et technique de l'Institut Lukanga pour la gestion du cursus scolaire des élèves. Celui-ci englobe toutes les
informations relatives à l'élève, et couvrent son inscription au sein de l'institution, son évolution, et sa sortie de l'institution conditionnée par une remise de diplôme d'Etat.

Les structures du système d'information existant, les plus directement impliquées dans le suivi de ces informations sont le secrétariat académique et le secrétariat scientifique. La définition des fonctions de chacun de ces acteurs dans la structure fonctionnelle a été évoquée dans le chapitre précédent.

Notre projet aura pour aboutissement d'abord la formalisation d'un nouveau système d'information qui permettra une gestion efficace de l'information ; ensuite l'automatisation de certaines tâches programmables de ce système d'information. Parmi ces différentes tâches, nous relèverons l'enregistrement des informations relatives au cursus des élèves, lesquelles informations relèvent d'un processus à trois ordres :

· les informations relatives à l'inscription : l'enregistrement des documents requis en chaque option pour le dossier d'inscription : l'enregistrement des différents documents d'identification des élèves ; par élève, par option, par section, par année scolaire,...

· les informations relatives au parcours proprement dit de l'élève : l'enregistrement des notes, les différents calculs sur ces notes, l'établissement des relevés semestriels ou annuels,...

· les informations nécessaires dans le processus d'obtention de diplôme : les relevés synthétiques par élève, les mentions obtenues au cours du cycle, les différentes observations en rapport avec l'évolution de l'élève,...

Les tâches telles que la programmation ou l'organisation des cours, l'établissement du calendrier des travaux scolaires, la programmation des activités scolaires, l'établissement des horaires des cours ou des examens, ne sont pas formalisables et automatisables et sont donc exclues de notre projet. Moins encore, les informations relatives à la gestion des professeurs et celles relatives aux finances des élèves.

Nous pensons que notre projet sera jugé utile si et seulement si son opportunité et sa faisabilité seront indéniablement vérifiées et approuvées.

III.1.2. Etude d'opportunité et de faisabilité du projet

III.1.1.2.1. Opportunité du projet

L'étude de l'opportunité du projet implique la recherche de la réponse à la question suivante : le projet est-il utile par rapport aux véritables objectifs de l'institution? La réponse à cette question nécessite la vérification de la concordance entre les objectifs du projet et ceux de l'Institut Lukanga à travers les structures chargées du suivi du cursus des élèves.

a) Objectifs du projet

L'objectif principal de ce projet est d'assurer le suivi automatisé du cursus scolaire des élèves et comme objectifs spécifiques : rassembler toutes les informations dans une base de données en vue de permettre l'exploitation de ces données ; éviter les retards et les erreurs dans la gestion de ces informations ; bref assurer aussi efficacement que possible l'automatisation d'une gestion journalière en vue d'une prise de décision à temps réel.

b) Ambitions informatiques de l'Institut Lukanga

La Direction des études de l'Institut Lukanga disposent des ordinateurs bien équipés en système d'exploitation Win XP et comme application Ms Word, utilisé dans la gestion des informations relatives aux élèves. Les fichiers sont dispersés dans les ordinateurs sous l'application Word ; ce qui entraîne des pertes continuelles des données car éparpillées dans les ordinateurs. Cette application (Ms Word) présente un grand inconvénient, celui de ne

pas permettre de rassembler toutes les données dans une base de données, facile à exploiter et à interroger à tout moment. La croissance de l'Institution exige d'adopter une nouvelle méthode de gestion en choisissant un logiciel de gestion plus efficace car Ms Word n'est pas approprié pour assurer une gestion automatique d'un grand volume d'informations.

Dans cette perspective, pour pallier à ces genres de problèmes, l'Institut Lukanga a besoin d'un système automatisé ; ce qui justifie l'opportunité de notre projet. L'automatisation des informations sous Ms Access aura donc un impact positif dans la réalisation des objectifs de l'institution.

III.1.1.2.2. Faisabilité du projet

Le projet est-il réalisable par rapport aux contraintes de réalisation ? Telle est la question à laquelle il faut répondre dans ce point traitant de la faisabilité de notre projet en fonction des opportunités et des menaces de l'environnement.

a) Opportunités

Pour réaliser ce projet, l'Institut Lukanga présente des atouts en hommes, matériels, logiciels et temps.

? Opportunités humaines :

Les aspirations des responsables de l'institution sont d'assurer une formation technique permanente aux professeurs et comité directeur en vue de prendre en main les responsabilités en matière de gestion de l'institution et ainsi faire face aux besoins futurs. La formation en informatique se trouve ainsi placée parmi les besoins prioritaires. Sur ce, ils ont mis un plan de formation de cadres et professeurs afin de renforcer leur connaissance en Informatique. Ceci prouve en suffisance que les utilisateurs futurs seront intéressés par notre projet ; cette conviction étant bien évidemment sous-tendue par notre implication personnelle dans sa réalisation.

? Opportunités matérielles et logicielles :

L'Institut Lukanga dispose déjà d'ordinateurs fonctionnels équipés en systèmes d'exploitation ; il détient un projet de renforcement de son laboratoire informatique qui ne possède jusque là que deux ordinateurs. De plus, les ordinateurs déjà fonctionnels sont munis

des programmes d'application telle que Ms Access et Ms Excel disposant des fonctionnalités propices à l'automatisation des informations.

? Opportunités temporelles :

Les cinq mois à notre disposition pour réaliser notre projet sont bien suffisants. Nous sommes convaincus que nous les gérerons efficacement et rationnellement en vertu des normes impératives de la planification des projets.

b) Contraintes

L'Institut Lukanga évolue dans un milieu rural où la contrainte la plus perceptible, comme presque partout dans nos milieux ruraux, demeure la difficulté de s'approvisionner en permanence en énergie électrique. L'Institut Lukanga se bute aussi à cet impératif naturel. Pour surmonter celui-ci, son laboratoire informatique a un groupe électrogène, qui tant soit peu répond à tous les besoins en matière d'énergie électrique pour faire fonctionner les ordinateurs. En outre, il est alimenté par le courant de du groupe électrogène du CSCAL. De ce fait, nous affirmons que la contrainte en énergie électrique est surmontable. Il n'y a donc pas d'obstacle majeur pour la réalisation de notre projet.

La `réalisabilité' du projet étant ainsi vérifiée, et avant de passer à sa mise en oeuvre, il s'avère utile de diagnostiquer d'abord le système d'information existant au sein de L'Institut Lukanga dans l'objectif de comprendre son fonctionnement et proposer, en cas de besoin, l'amélioration dudit système d'information.

III.1.2. RECUEIL ET DIAGNOSTIC

III.1.2.1. Recueil des informations

Cette section essaie de retracer de manière succincte le fonctionnement actuel du système d'information de l'Institut Lukanga en ce qui concerne la manière dont est assuré le suivi du cursus académique des élèves. En vue de comprendre ce système d'information, il s'agit d'y relever les principaux acteurs, les différents flux échangés (documents utilisés et processus de leurs traitements).

A. Principaux acteurs

A.1. Acteurs internes

Par acteurs internes, il faut entendre les acteurs interagissant dans le cadre du suivi du cursus des élèves. Pour notre cas, c'est la Direction des Etudes ou Provisorat qui en est le principal acteur interne.

A.2. Acteurs externes

Sont ceux communiquant avec notre système d'information mais restant en dehors de celle-ci.

Les principaux acteurs externes sont :

· La Coordination

· Le Comité Administratif du CSCAL

· La Préfecture

· Le secrétariat

· La commission d'inscription

· Le Conseil de délibération

· Le Professeur

· L'élève

Les tâches attribuées à ces différents acteurs sont définies de la manière suivante :

> La Coordination donne le programme général annuel à suivre au sein de l'institution. > La Préfecture coordonne toutes les activités pour le bon fonctionnement de

l'institution, s'occupe des questions financières, assure les relations de l'institution

avec les tiers.

> Le Secrétariat s'occupe de la dactylographie, saisie et édition de tous documents selon les besoins de chaque structure. En outre, il tient la correspondance de l'Institution en assurant le classement des lettres reçues et envoyées.

> La commission d'inscription analyse les dossiers à sa disposition après que ceux-ci aient été déposés par les élèves et décide de la recevabilité et de la non recevabilité de d'élève.

> Le conseil de délibération apprécie l'application de l'élève en statuant sur les notes obtenues par chaque élève dans chaque cours et, la morale et la conduite de l'élève à chaque période et semestre.

B. Les flux

Il s'agit des informations échangées entre les acteurs, lesquelles informations peuvent être véhiculées soit par les documents imprimés soit échangées grâce à un support électronique ou magnétique.

Le schéma suivant retrace la circulation de ces flux.

(1)

(1)

Coordination

(14)

(16)

Préfecture

(6)

(15)

(2)

Comité Administratif du CSCAL

(9)

DIRECTION DES ETUDES

(7)

(5)

(12)

(13)

(11)

Elèves

(3)

(4)

Professeurs

(10)

(8)

Secrétariat

Commission d'Inscription

Conseil de discipline

Conseil de Délibération

: Programmes de cours à suivre et autres instructions scolaires utiles.

(2) : Fiche des Critères d'admission

(3) : Dossiers d'inscription.

(4) : Registre de Dossiers

(5) : Liste provisoire des inscrits.

(6) : Liste définitive de tous les élèves inscrits.

(7) : Registre de Matricule

(8) : Rapport d'inscription.

(9) : Registre de présence et fiche des points aux enseignants.

(10) : Fiches de cote par l'enseignant düment remplies et signées en vue de préparer la délibération.

(11) : Fiche de conduite de l'élève

(12) : Notes pour constat par le conseil de délibération.

(13) : PV de délibération

(14) : Rapports (semestriel ou annuel) à la Coordination qui comprend : le rapport de la rentrée scolaire, des activités semestrielles : PV des délibérations,

(15) : Dossiers des élèves finalistes

(16) : Copie Dossiers des élèves finalistes

C. Schéma de circulation et de traitement des informations

NB ; Les opérations de la première période se répètent pour les autres périodes, nous les avions omises.

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Conseil de Délibération

Mois d'Aoilt de chaque année Début Août de chaque année Mi

1 2

3

1

OP N°1

Envoi du Calendrier et du Programme de cours par Section

ANNUEL

1 2

1 3

2

OP N°2

Fixation des critères OPPAssARn à etF lll - ll -I à 11 l'AnIll -rnPI

ANNUEL

3

2

OP N3

Rédaction du communiqué à diffuser à la Radio pour les inscriptions

ANNUEL

3

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Mi et Fin Août Fin Août Fin Août Début Septembre

4

4

OP N°4

Dépôt de dossier d'inscription

TJ

4

OP N°5

Analyse du dossier d'inscription

Adm.

N Adm.

5

6

OP N°6

Enregistrement dans le Registre d'inscription

ANNUEL

7

OP N°7

Production de Listes provisoires de nouveaux élèves inscrits

ANNUEL

7

7

7

7

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Fin Septembre Début Septembre

10

10

8

8 9

OP N°8

Production de Listes définitives Des élèves inscrits

ANNUEL

9

8

10

8 9

OP N°9

Rapport d'inscription

ANNUEL

9

9

OP N°1

Remise de Registre de présences

TJ

OP N°11

Tenue de cahier de Notes

TJ

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Début Septembre Début Octobre Début Novembre Début Novembre

12

12

OP N°12

Elaboration de Fiches de Points et Bulletins Archives

ANNUEL

12

OP N°13

Remplissag e de Fiches de Points

TJ

13

OP N°14

Contrôle de Fiches de Points

TJ

14

OP N°15

Remplissage de Bulletins Archives par les Titulaires de classes

TJ

15

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Mi Novembre Mi Novembre Mi Novembre Fin Novembre

18

16

OP N°16

Etablissement du tableau synthétique de résultat à la période

TJ

16

OP N°17

Constation de Notes et Appréciation de la conduite de l'él~ve

TJ

17

OP N°18

Etablissement du rapport de rentrée scolaire

ANNUEL

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Fin Janvier Début Février Début Février Mi Février

20

19

OP N°19

Composition du questionnaire des examens 1er Semestre

SEMESTRIEL

20

OP N°20

Contrôle du questionnaire

TJ

OP N°21

Passation des examens

Semestriel

21

OP N°22

Correction de copies d'FiEPFns

TJ

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Mi Février Mi Février Mi-Mars Fin Mars

23

OP N°23

Remplissage de Fiches de Points

TJ

24

OP N°24

Contrôle de Fiches de Points

TJ

24

OP N°25

Remplissage de Bulletins Archives par les Titulaires de classes

TJ

OP N°25

Elaboration du Tableau synthétique des résultats

TJ

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Mi Février Mi février Fin Mai

27

26 27 28

25

26

OP N°26

-Constatation de Notes et Appréciation de la conduite de l'élq~ve -Elaboration du PV

TJ

OP N°27

Affichages de statistiques de réussites

TJ

28

OP N°26

Composition du questionnaire des examens 2eme Semestre

Semestriel

Chrono

Coord

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétar iat

Conseil de Délibération

Début Juin Début Juin Début Juin Début Juin

29

29

28

OP N°29

Contrôle du questionnaire d'examens de fin d'année

TJ

30

32

OP N°30

Passation des examens de Fin d'année

ANNUEL

OP N°31

Correction de copies d'examens de Fin d'année

ANNUEL

OP N°32

Remplissage de Fiches de Points

TJ

Chrono

Coord

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Mi Juin Mi Juin Mi Juin Mi Juin

33

35

35

OP N°33

Contrôle de Fiches de Points

TJ

1

34

OP N°34

Remplissage des bulletins archives par les titulaires de classes

TJ

OP N°35

Elaboration du tableau synthétique de résultats

TJ

36

OP N°36

Fixation de critères de délibération 1ère Partie et constatation de Notes

TJ

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Mi juin Mi juin Mi juin Mi juin

37 39

37

OP N°37

Affichage des examens de la 2nde Session

TJ

38

OP N°38

Composition de questionnaires d'examens de la seconde session

TJ

39

OP N°39

Contrôle de questionnaires d'examens de la 2^nde Session

TJ

OP N°40

Passation des examens à la seconde session

TJ

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Mi Juin Mi Juin Mi Juin

42

42

40

OP N°41

Corrections des copies des examens de la 2nde Session

TJ

41

OP N°42

Remplissage des bulletins archives par les titulaires de classes

TJ

43

OP N°43

- Fixation de critères de délibération 2ème Partie - Constatation générale de notes annuelles - Elaboration du PV

TJ

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

Fin Juin Début Juillet Mi Juillet Fin Juillet

47

45

43

44

46

OP N°44

Remplissage des bulletins propres par les titulaires de classes

TJ

45

OP N°45

Proclamation de résultats finals

TJ

OP N°46

Elaboration du Palmarès

ANNUEL

OP N°47

Elaboration du Rapport de fin d'année scolaire

ANNUEL

Chrono

Coord.

Elève

Professeur

Direction des Etudes

Préfecture

Comité Adm CSCAL

Comis. Inscription

Secrétariat

Conseil de Délibération

46

OP N°48

Tenue du Registre de Points des élèves

ANNUEL

Commentaire :

1 Calendrier du programme de cours

2 Fiche de critères d'admission

3 Communiqué Radio diffusé

4 Dossier d'inscription

5 Note d'information

6 Registre d'inscription

7 Listes provisoires

8 Listes définitives

9 Rapport d'inscription

10 Registre de présences

11 Cahier de Notes

12 Fiches de Points et Bulletins archives 16 Tableau synthétique

18 Rapport de rentrée scolaire

19 Questionnaire d'examens 34 Statistiques de résultats

43 PV de délibération

44 Bulletins Propres

46 Palmarès

47 Rapport de fin d'année scolaire

48 Registre des points des élèves

Quelques vocabulaires techniques

1. L'inscription est l'opération qui consiste en l'enregistrement des candidats pour l'inscription au sein de l'institution. Les élèves désireux de s'inscrire adressent leur demande d'inscription à l'institution suivant le communiqué y relatif qui, par la suite, sont analysés par la commission d'inscription pour décider de la recevabilité ou de la non recevabilité du dossier de l'élève.

2. L'admission est l'opération faisant suite directe à celle de l'inscription. Elle consiste en la réponse positive à la demande d'inscription. Après analyse des candidatures, la demande du candidat peut soit être accepté soit être rejeté par la Commission d'inscription sur base des critères déjà établis. L'élève n'est admis que lorsque sa demande d'inscription a été acceptée par la Commission d'inscription.

3. La délibération est la constatation des notes obtenues par un élève dans un ou plusieurs cours. A l'IL l'évaluation de l'élève comprend : la participation au cours, les

Interrogations (écrites et orales), les Travaux à domicile, les examens. Sur la fiche de points des élèves, on peut retrouver d'autres rubriques telles que :

- Moyenne : c'est la moyenne de réussites de la classe dans un cours ;

- Pourcentage de réussites : c'est le pourcentage de réussite dans un cours ;

- Nombre de travaux : c'est le nombre des différentes évaluations des élèves au cours d'une période déterminée.

Quant à l'appréciation des résultats :

· Passe de classe sans examen de seconde session, les élèves qui ont obtenu au moins 50% dans chacune des disciplines inscrites au programme ;

· Sont admis à passer dans la classe supérieure, moyennant un examen de seconde session, les élèves qui ayant subi des échecs partiels, ont obtenu au moins 50% au total.

· Sont admis à redoubler d'office les élèves très jeunes, de deux ans au moins en dessous de l'age limite, ayant obtenu entre 40 et 50% au total, si leur mauvais résultat peut être attribué à un manque de maturité et s'ils donnent de sérieuses garanties d'un redoublement fructueux.

D. Grille d'analyse des données

Cette grille permet d'inventorier les données du système recueillies sur les supports des données relatifs au cursus des élèves. Elle permet aussi de préparer leur modélisation (dictionnaire des données, schéma conceptuel) dans l'élaboration de la solution.

Rubriques

Cahier de Notes

Fiche de Points

Registre d'inscription

Registre de Matricules

Registre de Présences

Registre de Points

Tableau synthétique des résultats

Bulletin

Tableau récapitulatifs de résultats scolaires

Palmarès

Nom de la province

*

Nom de la ville

*

Nom de la commune

*

Nom du Territoire

*

Code

*

Nom de l'institut

*

*

*

Numéro d'ordre

*

*

*

*

*

Nom de l'élève

*

*

*

*

*

*

*

*

Post nom de l'élève

*

*

*

*

*

*

*

*

Période

*

*

Nature de tâche

*

Date

*

Maximum

*

*

*

Maxima Généraux

*

Examen

*

*

*

Examen premier semestre

*

Examen second semestre

*

Total semestriel

*

Total

*

*

Totaux

*

*

Pourcentage

*

*

*

Place

*

Nom du prof titulaire du cours

*

Nom du titulaire de classe

*

Nom du cours

*

*

*

Nom de la classe

*

*

*

*

*

Nombre élève rentrée

*

Nombre élève inscrit

*

Nombre de réussites

*

Année scolaire

*

*

*

Matricule de l'élève

*

*

Premier période

*

*

Deuxième période

*

*

Troisième période

*

*

Quatrième période

*

*

Total premier semestre

*

Total second semestre

*

Total examen

*

Total général

*

*

Moyenne

*

*

Pourcentage de la moyenne

*

Pourcentage de réussite

*

*

Nombre de travaux

*

Sexe de l `élève

*

*

*

*

Date de naissance de l'élève

*

*

*

Lieu de naissance

*

*

*

Nom du père de l'élève

*

*

Nom de la mère de l'élève

*

*

Adresse des parents de l'élève

*

*

Profession du père de l'élève

*

*

Confession du père de l'élève

*

*

Ecole d'origine de l'élève

*

Documents déposés par l'élève

*

Bulletin de l'élève

*

Certificat de sixième primaire

*

Date d'entrée à l'école

*

Classe de l'élève inscrit

*

*

Sortie de l'élève

*

*

Date sortie de l'élève

*

*

Motif de sortie de l'élève à l'école

*

*

Nom du mois

*

*

Fréquentation

*

Nombre de jours de classe

*

Total mensuel des présences

*

Total mensuel des absences

*

Total général présences

*

Total général absences

*

Total des présences par jours

*

Total des absences

*

Nombre de participants

*

Réussite garçon et fille

*

Réussite fille

*

Echec garçon et fille

*

*

Echec fille

*

*

Nombre abandons

*

Commentaires

*

Pourcentage échec

*

Points scolaires obtenus

*

Première Note Garçon

*

Première Note Fille

*

Dernière Note Garçon et fille

*

Non classé fille

*

Abandons garçon et fille

*

Abandons filles

*

Conduite

*

*

Pourcentage Examen repêchage

*

Application

*

E. Fiches de description des opérations

Ces fiches nous permettent de décrire les traitements et de préparer ainsi la modélisation dans la phase d'élaboration de la solution.

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :3 Libellé : Communiqué d'inscriptions Type de traitement : Semi Automatique Périodicité : Dimanche Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Critères d'admission Sortie : Communiqué d'inscription
Description du traitement Production du communiqué pour les inscriptions dans les classes disponibles

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :6 Libellé : Enregistrement des inscriptions Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Dossiers Scolaires des élèves Sortie : Registre d'inscriptions
Description du traitement Enregistrement des nouveaux élèves dans le Registre d'Inscriptions

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :7 Libellé : Production de la liste provisoire des élèves inscrits Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Dossiers scolaires des élèves Sortie : Liste Provisoire des nouveaux élèves inscrits
Description du traitement Production des listes provisoires des nouveaux élèves inscrits

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :8 Libellé : Production de Listes définitives des élèves inscrits Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Palmarès et Registre d'inscriptions Sortie : Liste définitives des élèves inscrits
Description du traitement Production des listes définitives de tous les élèves inscrits au cours de l'année scolaire

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES

OPERATION N° : 12

Libellé : Elaboration des Fiches points et Bulletins Archives

Type de traitement : semi automatique

Périodicité : Dimanche-Vendredi

Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES

Entrée : Grilles de points et Modèle bulletin Sortie : Fiches de points et Bulletins Archives

Description du traitement

Production de Fiches des points des élèves et les bulletins archives

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° : 14 Libellé : Contrôle des Fiches de Points des élèves Type de traitement : Manuel Périodicité :Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Fiches de points des élèves complétés Sortie : Fiches de Points avec remarque
Description du traitement Production des Fiches de Points des élèves avec les observations aux titulaires du cours

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° : 16 Libellé : Etablissement du Tableau synthétique de résultats à la période Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Bulletins archives Sortie : Tableau synthétique de résultats
Description du traitement Production du Tableau synthétique de résultats pour toutes les classes à la Période

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :19 Libellé : Contrôle de questionnaire des examens du premier semestre Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-VendrediPoste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Questionnaires des examens du premier semestre Sortie : Questionnaires des examens avec remarques aux titulaires du cours
Description du traitement Production du Questionnaires des examens

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :25 Libellé : Elaboration du Tableau synthétique des résultats du premier semestre Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-VendrediPoste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Bulletins archives Sortie : Tableau synthétique des résultats du premier semestre
Description du traitement - Production Tableau synthétique des résultats du premier semestre

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES

OPERATION N° :27

Libellé : Affichage des statistiques des réussites au premier semestre

Type de traitement : Manuel

Périodicité : Dimanche-VendrediPoste de travail : DIRECTION DES ETUDES

Entrées/Sorties Entrée : Tableau synthétique des résultats du premier semestre et PV Sortie : Statistiques des réussites au premier semestre

Description du traitement

Production des statistiques des réussites des élèves au premier semestre

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :29 Libellé : Contrôle des questionnaires des examens de fin d'année Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Questionnaires des examens de fin d'année scolaire Sortie : Questionnaires des examens du second semestre avec remarques
Description du traitement Production des Questionnaires des examens de fin d'année

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :33 Libellé : Contrôle des Fiches de points des examens de fin d'année Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Fiche de points Sortie : Fiche de points avec remarques
Description du traitement Remise de Fiches de points aux titulaires du cours avec remarques

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :35 Libellé : Elaboration du Tableau synthétique des résultats des examens de fin d'année. Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Bulletins Archives Sortie : Tableau synthétique des résultats des examens de fin d'année.
Description du traitement Production Tableau synthétique des résultats des examens de fin d'année

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :37 Libellé : Affichages des examens à la seconde session Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Tableau synthétique des résultats des examens de fin d'année et PV Sortie : Affiches des examens à la seconde session.
Description du traitement Production d'Affiches des examens à la seconde session

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :39 Libellé : Contrôle des questionnaires des examens à la seconde session Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Questionnaires des examens à la seconde session Sortie : Questionnaires des examens à la seconde session avec remarques
Description du traitement Production des questionnaires des examens à la seconde session

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :45 Libellé : Proclamation des résultats finals Type de traitement : Semi automatique Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Bulletins archives et PV de délibération Sortie : Bulletins propres
Description du traitement Production des bulletins propres

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES

OPERATION N° :46

Libellé : Elaboration du Palmarès

Type de traitement : Manuel

Périodicité : Dimanche-Vendredi

Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES

Entrée : Bulletins Propres et PV de délibération Sortie : Palmarès		Description du traitement Production de Palmarès

ADRESSE : DIRECTION DES ETUDES		OPERATION N° :48 Libellé : Tenue du Registre de Points des élèves Type de traitement : Manuel Périodicité : Dimanche-Vendredi Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES
Entrées/Sorties Entrée : Bulletins Propres et PV de délibération Sortie : Registre de Points des élèves
Description du traitement Tenue du Registre des Points des élèves au cours de l'année scolaire

F. Fiche de description du poste de travail

C'est une fiche qui permet de prendre en compte notre environnement organisationnel c'est-à-dire qu'elle récapitule dans notre poste :

- les opérations effectuées avec leur durée d'exécution

- Les moyens utilisés

- Les observations sur le fonctionnement

FICHE DE POSTE DE TRAVAIL POSTE DE TRAVAIL : DIRECTION DES ETUDES							DESCRIPTION
			Période : Période d'activité :
Libellé		Type	Vol/Jr	Durée Unit.	Durée/Jr	3
Rédaction du communiqué d'inscriptions		Semi automatique	1	5	5'	6
Enregistrement des inscriptions		Manuel	30	5	150'	7
Production de la liste provisoire des élèves inscrits		Manuel	2	40	80'	8
Production de Listes définitives des élèves inscrits		Manuel	2	50	100'	12
Elaboration des Fiches points et Bulletins Archives		Semi automatique	16	10	160'	14
Contrôle des Fiches de Points des élèves		Manuel	30	5	150'	16
Etablissement du Tableau synthétique de résultats à la période		Manuel	16	15	240'	19
Contrôle de questionnaire des examens du premier semestre		Manuel	15	5	75'	25
Elaboration du Tableau synthétique des résultats du premier semestre		Manuel	16	15	240'	27
Affichage des statistiques des réussites au premier semestre		Manuel	16	20	320'	29
Contrôle des questionnaires des examens de fin d'année		Manuel	10	3	30'	33
Contrôle des Fiches de points		Manuel	15	6	90'

	des examens de fin d'année						35
Elaboration du Tableau synthétique des résultats des examens de fin d'année.	Manuel	16	15	240'		37
Affichages des examens à la seconde session	Manuel	16	3h	48h		39
Contrôle des questionnaires des examens à la seconde session	Manuel	30	3	90'		45
Proclamation des résultats finals	Semi automatique	200	5	1000'		46
Elaboration du Palmarès	Manuel	1	24h	24h		48
Tenue du Registre de Points des élèves	Manuel	-	-	-

Il nous a été difficile de calculer le temps pour la tenue du Registre des points des élèves d'autant plus qu'il n'était pas tenu régulièrement.

III.1.2.2. Diagnostic et critique de l'existant

Points forts .

· La Direction des études de l'Institut Lukanga dispose au sein de son laboratoire des ordinateurs d'exploitation (Win 2000, Win XP) prompts à l'automatisation du système de gestion.

· Les utilisateurs affecté à la gestion du cursus sont compétents dans la réalisation de leurs tâches et promettant à l'adaptation de nouvelles poussée technologiques.

Points faibles .

Notre constat est que le système d'information établi au sein de l'Institut Lukanga relatif à la gestion du cursus scolaire des élèves est incomplet pour les raisons suivantes :

· Le Directeur des Etudes de l'Institut Lukanga est trop surchargé par des tâches lui confiées par la structure organisationnelle ;

· Les outils informatiques pouvant aider à la gestion du cursus scolaires des élèves se trouvent séparer du poste de travail et nécessite de déplacement et par conséquent d'interruptions de tâches ;

· Le fait que la plupart des opérations relatives au cursus (fiches de points, bulletins archives, tableau synthétique des résultats, le palmarès, le registre de points des élèves) se fait manuellement et semi automatiquement cause un sérieux problème au bon fonctionnement au suivi de ce dernier et aussi l'utilisation des applications non appropriées. Sur ce, il se manifeste de fatigue, lenteur et erreurs dans la tenue de documents importants à la gestion du cursus scolaire des élèves.

· Tenue non régulière du registre de points des élèves à cause du volume de travail y afférant.

Partant de ce diagnostic, nos deux hypothèses sont confirmées.

L'analyse du schéma conceptuel de traitement des informations ci-haut décrit révèle que la gestion du cursus scolaire des élèves au sein de l'Institut Lukanga est trop centralisée au niveau du de la Direction des Etudes alors que ses attributions sont trop nombreuses. D'où une insuffisance dans la structure du système d'information de gestion étant donné le volume croissant des données à traiter et considérant les points mentionnés ci-haut.

Face à cette situation, il nous convient d'envisager certaines solutions en vue d'assurer l'efficacité dans la gestion du cursus scolaire au sein de l'Institut Lukanga

III.1.2.3. Proposition de solution

En pratique, le rôle du SII est d'assister à la décision et faciliter la coordination des acteurs du système, et ayant comme objectifs de restituer, aux différents membres de l'entreprise, les informations sous une forme directement utilisable ; au moment opportun, afin de faciliter le bon fonctionnement opérationnel et la prise de décision aux différents niveaux.( Proyecto FAO COPEMED, Système d'Information et Bases de données, 2000 , [en ligne] disponible sur www.fao.org (consulté le 10 Février 2009).

A. Structure organisationnelle

Nous référant aux textes régissant l'Institut Lukanga, est raisonnable que le Directeur des Etudes accomplissent les tâches lui attribuées mais cette fois avec l'aide du Secrétaire qui ne s'occupe que de la correspondance ; en s'occupant des préliminaires des documents relatifs au cursus entre autre :

- La réception de dossiers scolaires ;

- L'enregistrement des inscriptions ;

- Production de Fiche d'inscription ;

- Classement de différents documents liés au cursus afin d'un bon suivi.

Le Directeur des Etudes quant à lui, s'occupera la gestion proprement dite du cursus scolaire des élèves au sein de l'Institut Lukanga qui consiste à :

- Produire des fiches de points ;

- Produire les bulletins archives ;

- Contrôler les fiches de points ;

- Contrôler en toute objectivité la composition des questionnaires d'examens ;

- Traiter les notes pour produire : les relevées du modèle du registre de points des élèves, le palmarès et le tableau synthétique des résultats.

Nous pensons que ceci soulagera la gestion du cursus scolaire des élèves au sein de l'IL afin d'atteindre l'efficience et l'efficacité.

B. Aspect matériel et technique

Selon K. KIZITO (2006-2007), Etant donné que les imprimés constituent dans la plupart des cas le véhicule principal de l'information au sein de l'entreprise, nous pensons que la prise en compte de tous les documents nécessaires pour mettre au clair toutes les données concernant les élèves, s'avère d'une importance non négligeable. En effet, les documents bien tenus et mis régulièrement à jour, facilite le suivi de l'évolution scolaire des élèves.

Comme certains documents relatifs à la gestion du cursus sont bien tenus bien que tenu manuellement, les documents ci après paraient d'une importance capitale lors de la visite d'inspection au sein de l'institution :

Fiche d'inscription et de dossiers scolaires

1. Fiche d'inscription

Identité Elève							Identité Parent(Père et Mère)
NumMatr	Noms		Etat civil	Lieu et date de naissance			Noms et prénom	Profession	Adresse
Etudes Antérieures	Classe	%	Etablissement	Frais de scolarité			Nom du tuteur	Lien de parenté Tuteur	Confession
				1^erTri m.	2^ème Tri m.	3^ème Trim.

2. Fiche de dossiers scolaires

Identité Elève		Dossiers scolaires déposés
NumMatr	Noms	Bulletin 6^ème Primaire	Certif.Prim.	1^ère C0	2^ème C0	3èmeSec	4^ème Sec.	5^ème Sec.	6^ème Sec.
		Extrait du certificat de naissance

Dans le chapitre suivant, nous procédons à l'analyse des documents utilisés dans le circuit du système d'information de l'Institut Lukanga dans les limites de notre champ d'investigation, en vue de la conception et de la réalisation d'une base de données pour la gestion du cursus scolaires des élèves.

CHAPITRE QUATRIEME :

CONCEPTION ET REALISATION DE LA BASE DE DONNEES

IV.1. CONCEPTION DE LA BASE DE DONNEES

IV.1.1. Modèle Conceptuel de Données (MCD)

Le modèle conceptuel des données est une représentation statique du système

d'information de l'entreprise qui met en évidence sa sémantique. Il a pour but d'écrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système d'information. Il s'agit donc d'une représentation des données, facilement compréhensible. Cet aspect recouvre les mots qui décrivent le système ainsi que les liens existants entre ces mots. Le formalisme adopté par la méthode Merise pour réaliser cette description est basé sur les concepts « entité-association ».

a. règles de gestion

N°	Règles de gestion
1	A la présentation du dossier d'inscription, l'élève est enregistré dans le registre d'inscription des élèves et a un numéro d'identification. Ce dernier comprend les rubriques suivantes :
	- Numéro d'ordre - Ecole d'origine de l'élève - Nom de l'élève - Bulletin de 1ère, 2^ème , 3^ème , 4^ème, 5^ème, 6ème - Post nom de l'élève - Certificat de Fin d'études Primaires - Sexe de l'élève - Date d'entrée à l'école - Date et lieu de naissance - Classe de l'élève - Nom du Père et de la mère - Sortie de l'élève - Adresse des parents de l'élève - Date sortie de l'élève à l'Ecole - Profession du Père de l'élève - Motif de l'élève à l'Ecole - Culte
2	Le dossier d'inscription contient les bulletins des années inférieures exigés à chaque niveau et sont identifiés par un code année, pourcentage obtenu, province, section, option
3	A une période donnée, la commission d'inscription attribue un numéro matricule à l'élève inscrit et ce dernier a un nom, post nom, sexe, date et lieu de naissance,...
4	L'élève admis est inscrit régulièrement dans une section et dans une option au cours de
	l'année scolaire. Une année scolaire est identifiée par un code
5	Une section est identifiée par un code
6	Une option est identifiée par un code
7	Un élève suit régulièrement les cours programmés au cours de l'année scolaire qui est subdivisée en deux semestres qui a chacun deux périodes. Le cours est identifié par un Code et une description, et un maxima
8	Une note
9	Un élève reçoit une mention à la fin de chaque année scolaire
10	Un enseignant est identifié par un numéro, un nom et une adresse

b. dictionnaire des données

Nom mnémonique	Description	Type	Contraintes d'intégrité	Mode d'obtention
NumMatrElev	Numéro matricule d'élève	N		Mémorisé
NumPerm	Numéro permanent de l'élève	N	Unique	Mémorisé
NomElev	Nom d'élève	AN		Mémorisé
PostNomElev	Post nom d'élève	AN		Mémorisé
SexElev	Sexe de l'élève	AN		Mémorisé
DateNaisElev	Date de naissance de l'élève	Date		Mémorisé
LieuNaisElev	Lieu de naissance de l'élève	AN		Mémorisé
NomPèrElev	Nom du Père d'élève	AN		Mémorisé
NomMèreElev	Nom de la mère d'élève	AN		Mémorisé
AdressParentElev	Adresse de parents d'élève	AN		Mémorisé
ProfParentElev	Profession du parent d'élève	AN		Mémorisé
CulteParentElev	Confession du parent d'élève	AN		Mémorisé
EcolOriginElev	Ecole d'origine d'élève	AN		Mémorisé
BulletinElev	Bulletins déposés par l'élève	AN		Mémorisé
CertificatSixElev	Certificat de fin d'études primaires	AN		Mémorisé
DatEntrEcolElev	Date entrée à l'école d'élève	Date		Mémorisé
ClassElev	Classe d'élève	AN		Mémorisé
DateSortEcolElev	Date de sortie de l'élève	Date		Mémorisé
MotifSortEcolElev	Motif de sortie de l'école de l'élève	AN		Mémorisé
NumEnseign	Numéro enseignant	N		Mémorisé
NomEnseign	Nom de l'enseignant	AN		Mémorisé
AdresseEnseign	Adresse domicile enseignant	AN		Mémorisé
CodeCours	Code du cours	AN		Mémorisé
NomCours	Nom du cours	AN		Mémorisé
CodAnnee	Code de l'année scolaire	N		Mémorisé
MaximaCours	Maxima du cours			Mémorisé
Cote	cote obtenue à la période et par examen	N		Mémorisé
CodEprev	Code d'epreuve	AN		Mémorisé
NomEprev	Nom de l'examen	AN		Mémorisé
NombrTrav	Nombre de travaux	N		Mémorisé
CodeFraisElev	Code de frais payés d'élève	AN		Mémorisé
NomFraisElev	Description de frais payé	AN		Mémorisé
NomTutrElev	Nom du tuteur de l'élève	AN		Mémorisé
DegrParentElev	Degré de parenté avec l'élève	AN		Mémorisé
Place	Place occupée à la période ou semestre	N		Mémorisé
CodSectElev	Code de section suivie	AN		Mémorisé
NomSectElev	Nom de la section suivie	AN		Mémorisé
CodOptElev	Code d'option suivie	AN		Mémorisé
NomOptElev	Nom d'option suivie	AN		Mémorisé
ConduitElev	Conduite obtenue de l'élève	AN		Mémorisé
NumPermElev	Numéro permanent d'élève	N		Mémorisé
ApplicatElev	Application	AN		Mémorisé

c. graphe de dépendance fonctionnelle

NumPermElev NumMatrElev CodDoss

CodAnnee

inscription

N omElev

PostNomElev PrenomElev SexElev DateNaisElev

NumEnseign

ProfParentElev CulteParentElev

NomTutrElev

CodClasElev CodEprev

NomClasElev NomEprev CodCours

NomCours

LieuNaisElev EtatCivilElev NomPèrElev NomMèreElev AdressParentElev Existe

DegrParentElev

EcolOriginElev

CodSectElev

CertificatSixElev

Bulletin1

CodOptElev
NomOptElev

NomSectElev Bulletin2

Bulletin3 Bulletin4 Bulletin5 Bulletin6 DatEntrEcolElev DateSortEcolElev

MotifSortEcolElev

Mention

Cote

Nom

Adress

Attribuer

Enseignant

NumEnseign NomEnseign

AdressEnseign

NumPermElev CodDoss NomElev PostNomElev PrenomElev SexElev MotifSortEcol

Epreuve

CodEprev NomEprev

Dossier

1, n avoir 1, n

max

1, n 1, n

pédagogique

jour

1, n coter 1, n

cote

1, n Admission 1, n

Palmares

NumMatrElev

CodAnnee

1, n

1, n

existe

dispenser

1, n 1, n

avoir mention

CodAnnee

AnneeScolaire

CodCours NomCours

1, n

1, n

1, n

Section

1, n

Eleve

NumMatrElev

1, n

Inscription

1, n

1, n

CodCours NomCours

avoir

Cours

appartenir

1, 1

1, n

1, 1

CodClassElev NomClassElev

Option

CodOpt

NomOptElev

Classe

1, n

appartenir

1, 1

1, n

d. Modèle conceptuel des données

IV.1.2. Modèle Logique de Données

La description conceptuelle a permis de représenter le plus fidèlement possible les réalités de l'univers à informatiser. Mais cette représentation ne peut pas être directement manipulée et acceptée par un système informatique. Il est donc nécessaire de passer du niveau conceptuel à second un niveau plus proche des capacités des systèmes informatiques.

1. Dossier (NumPermElev , NomElev, PostNomElev, PrenomElev,SexElev,

DateNaisElev, LieuNaisElev, EtatCivilElev, NomPèrElev, NomMèreElev,AdressParentElev ,

ProfParentElev,CulteParentElev, NomTutrElev,DegrParentElev,

EcolOriginElev, CertificatSixElev, Bultin1, Bultin2, Bultin3, Bultin4, Bultin5, Bultin6,DatEntrEcolElev, DateSortEcolElev, MotifSortEcolElev)

2. Eleve(NumMatrElev,CodDoss)

3. Enseignant (NumEnseign ,NomEnseign, AdressEnseign)

4. Epreuve (CodEprev,NomEprev)

5. Annee(CodAnnee)

6. Section(CodeSectElev, NomSectElev)

7. Option(CodOptElev, NomOptElev, CodSectElev#)

8. Classe (CodClassElev, NomClassElev, CodOptElev#)

9. Cours (CodCours,NomCours,NbreHeure,CodClassElev#)

10. Admission (NumPermEleV,CodDoss, CodAnnee, existe)

11. Inscription(NumMatrEleV, CodclassElev, CodAnnee)

12. Dispenser(NumEnseign,CodCours, CodAnnee)

13. Coter(NumMatrEleV CodEprev, CodCours, CodAnnee,Cote)

14. Maxima(CodCours, CodEprev,max)

15. JournePed(NumEnseign, CodAnnee,jour)

16. Palmares(NumMatrElev, CodAnne, Mention)

72

IV.1.4. Traitement des données

IV.1.4.1. Le Modèle Conceptuel des Traitements (MCT)

Ce modèle conceptuel des traitements est constitué d'une succession d'opérations, chaque opération étant déclenchée par un ou plusieurs événements liés par une condition de synchronisation. L'opération exécute des traitements et produit un ou plusieurs résultats qui peuvent éventuellement être conditionnés par des règles. Celles-ci tiennent compte de la proposition de solution que nous avons suggéré dans les pages précédentes, en matière de structure organisationnelle.

a. Règles de gestion

1. A la présentation de l'élève pour les inscriptions, le secrétaire reçoit son dossier scolaire et enregistre les informations nécessaires dans le registre d'inscription lesquelles feront objet de l'analyse dans la commission d'inscription et produira une fiche d'inscription. Ne sera admis à l'école que ceux dont leurs dossiers scolaires sont complets et dans le cas échéant une justification valable est indispensable ; un numéro matricule sera attribué aux nouveaux élèves inscrits à l'école.

2. Les fiches des points sont produites par le Directeur des Etudes et distribués aux enseignants, à leurs remises, ce dernier passe au contrôle minutieux, il en est de même pour les bulletins archives, ensuite il établira le tableau récapitulatif ou synthétique de résultats qui sera mis à la disposition de la commission de délibération.

3. A chaque période et semestre, le Conseil de délibération constante les notes et apprécie la conduite des élèves ; un PV y relatif est élaboré afin de permettre la production de relevés périodiques et semestriels au modèle du registre des points des élèves, le Palmarès et autres documents nécessaires ;

4. A une période donnée, le Préfet des Etudes, contrôle systématiquement les dossiers des élèves finalistes des humanités secondaires, et produit la fiche du cursus scolaire afin de transmettre le rapport y afférant à la coordination.

b. Diagramme de flux

Ce diagramme (appelé aussi modèle conceptuel de la communication) permet de compléter le diagramme de contexte en décomposant l'organisation en une série d'acteurs internes. Dans ce diagramme la représentation standard est la suivante:

- Les acteurs internes sont représentés par des ellipses,

- Les messages internes sont représentés par des flèches

Préfecture

(1)

Professeurs

4

7

DIRECTION DES ETUDES

2 5

3

Conseil de Délibération

1

6

Elèves

&RPPIIVIViRn GINIVRiSARn

Secrétariat

Dossiers d'inscription

(2) Registre d'Inscription

(3) Fiche d'Inscription et Registre de Matricule

(4) Fiches de points et bulletins archives

(5) Tableau récapitulatif des résultats

(6) PV de délibération, relevé de notes et Palmarès

(7) Dossiers et Fiche du cursus scolaire pour les finalistes

) iFKi1-4 G¹1-C41-JiNA41-P1-CA
G¹iCNF4iSAiRCN

Dossiers G'inIVRSIiRn

c. Graphe de flux

75

Registre d'inscription

Fiche d'inscription

Registre de Matricule

Listes des élèves inscrits

Rapport d'inscription

Fiches de Points

Fin Période, Semestre ou Année

Fichier d'enregistrement
et Traitement de Notes

Palmarès

Relevé de Notes périodiques, semestriels et annuels

PV délibération

Dossiers Finalistes

Fichier de Traitement de
Dossiers des Finalistes

Fiche du cursus scolaire

ossiers d'inscription

Les opérations transactionnelles de notre MCT se présentent de la manière suivante : Opération n°1 : Enregistrement du dossier et inscription de l'élève.

Opération n°2 : Enregistrement et traitement des notes des élèves.

Opération n°3 : Traitement des dossiers des élèves finalistes.

IV.1.4.2. Construction du Modèle Conceptuel de traitement

Operation N°1

Enregistrement des dossiers des él~ves à l'inscription

BD

Registre d'inscription

Fiches de Points

Fin Période, Semestre ou

Operation N°2

Enregistrement et Traitement de Notes des élèves

A toutes les Notes		N'a pas toutes les Notes

Operation N°3

BD

Fiches des
Points

Relevés des Notes

Palmarès

Contrôles des dossiers des élèves Finalistes

Fiche du
cursus
scolaire

Fiche de description des opérations

ADRESSE : INSTITUT LUKANGA

OPERATION N° :1

Libellé : Enregistrement des inscriptions

Type de traitement : Interactif

Périodicité : Après remise du dossier scolaire de l'élève

Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES

Entrées/Sorties

Entrée : Dossiers Scolaires des élèves Sortie : - Registre d'inscriptions

- Fiche d'inscription

- Liste des élèves inscrits

Description du traitement
1. Enregistrement

ADRESSE : INSTITUT LUKANGA

OPERATION N° : 2

Libellé : Enregistrement et Traitement des Notes des élèves

Type de traitement : Automatique

Périodicité : Fin Période, Semestre et Fin de l'année

Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES

Entrées/Sorties

Entrée : Fiches de points

Sortie : - Relevé des Notes Périodiques et Semestriels

- Palmarès

- Relevé annuel

Description du traitement

2. Contrôle des Fiches des points des élèves

3. Etablissement du Tableau synthétique de résultats à la période

4. Affichage des statistiques des réussites au premier semestre et/ou annuel

Type de traitement : Automatique

Périodicité : Fin de l'année scolaire

Poste de travail : DIRECTION DES ETUDES

Entrées/Sorties

Entrée : Dossiers des élèves finalistes Sortie : Fiche du cursus scolaire

Description du traitement

5. Contrôle des dossiers de finalistes

6. Vérification de Relevés de Notes et des PV de délibération

7. Traitement des dossiers des élèves finalistes

IV.1.4.3. Le Modèle Organisationnel de Traitement (MOT)

Le MOT permet de répondre aux questions suivantes :

- Où ? le lieu où se fera la procédure fonctionnelle

- Quand ? la période où s'exécutera la procédure fonctionnelle

- Comment ? le type de traitement de la procédure fonctionnelle

- Pourquoi ? le moyen de traitement de la procédure fonctionnelle.

Notons qu'une procédure fonctionnelle est un traitement exécuté sans interruption par un même poste de travail, utilisant les moyens de traitement de type déterminé, pendant une période d'activité déterminée (O. MASIVI, 2007-2008).

a) Détermination des procédures fonctionnelles

1. Enregistrement des dossiers scolaires d'inscription des él~ves

PF	POSTE DE TRAVAIL	ACTION	TYPE DE DONNEES	PERIODE	N°OP.
1	Direction des études	Enregistrer l'élève dans le registre d'inscription	Manuel	A la remise de dossier	6
2	Direction des études	Produire la Fiche d'inscription	Automatique	Après l'admission de l'élève à l'école	7

2. Enregistrement et Traitement des Notes des élèves

PF	POSTE DE TRAVAIL	ACTION	TYPE DE DONNEES	PERIODE	N°OP.
3	Direction des études	Elaboration des	Automatique	A la rentrée	8
		fiches de points		scolaire
4	Direction des Etudes	Contrôles des Fiches de Points et Saisie de Notes	Automatique	Après remise de fiche de points complétés	9
5	Direction des Etudes	Elaboration de relevé, Affichage statiques de résultats et Elaboration du Palmarès	Automatique	Après saisie de Notes	9
6	Préfecture	Elaboration du Rapport	Automatique	Semestriel et Annuel	10

3. Traitement des dossiers des finalistes

PF	POSTE DE TRAVAIL	ACTION	TYPE DE DONNEES	PERIODE	N°OP.
7	Préfecture	Contrôle et vérification de dossiers, relevés et palmarès	Automatique	A la fin de l'année	10
8	Direction des Etudes	Elaboration des fiches du cursus scolaire	Automatique	Annuelle	10

b) Construction du Modèle Organisationnel de Traitement (MOT)

Période Chaîne fonctionnelle Poste de travail Type de traitement

08h00-11h00

PF N°1

rection des Etudes Manuel

Présentation de l'él~ve

13h00-15h00

Réception du dossier scolaire de l'él~ve

TOUJOURS

Dossier
Réceptionné

08h00-11h00
13h00-15h00

Direction des Etudes Manuel

PF N°2

Enregistrement de l'él~ve

Registre
d'inscription

TOUJOURS

08h00-11h00
13h00-15h00

PF N°3

Production et distribution de
Fiches des points

Direction des Etudes Interactif

TOUJOURS

Fiche de
points
distribuée

08h00-11h00
13h00-15h00

Direction des Etudes Manuel

hePF N°4
de

Réception et contrôle de fiches points

des points

dis

PF N°5

08h00-11h00

Saisie de Notes

Direction des Etudes Automatique

13h00-15h00

TOUJOURS

08h00-11h00

13h00-15h00

PF N°9

Elaboration

de la Fiche du Cursus Scolaire

Annuel

Direction des Etudes Automatique

81

Fiche de
points
contrôlés

PF N°6 Elaboration de relevés de Notes et Palmarès Périodique, Semestriel/Annuel

Relevés de Notes et Palmarès

PF N°7

Elaboration du Rapport

Semestriel/Annuel Périodique, Semestriel/Annuel

Rapport
Semestriel/
Annuel

PF N°8 Contrôle de dossiers des

élèves finalistes

Annuel

08h00-11h00

13h00-15h00

Dossiers
contrôlés

Fiche du
Cursus
Scolaire

08h00-11h00

13h00-15h00

08h00-11h00

13h00-15h00

ction des Etudes Automatique

Direction des Etudes Automatique

Direction des Etudes Interactif

FICHE DE DESCRIPTION DU POSTE DE TRAVAIL

FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
POSTE DE TRAVAIL : DIRECTION DES ETUDES LIEU : INSTITUT LUKANGA PERIODE : DIMANCHE-VENDREDI PERIODE D'ACTIVITE : 08h00-11h00 ; 13h00-15h00
N°PF	LIBELLE	TYPE	VOL/JR	DUREE UNITAIRE	DUREE/JR
1	Réception du dossier scolaire de l'élève	Manuel	50	5 `	250'
2	Enregistrement de l'élève	Manuel	50	5'	250'
3	Production et distribution de fiches des points	Interactif	16	10'	160
4	Réception et contrôles de fiches des points	Manuel	30	10 `	300
5	Saisie de Notes	Automatique	16	15'	240'
6	Elaboration de relevés de Notes et Palmarès	Automatique	50	10	500
7	Elaboration du rapport	Automatique	1	120'	120'
8	Contrôles de dossiers finalistes	Interactif	30	20'	600'
9	Elaboration de la Fiche du Cursus scolaire	Automatique	30	10'	300
Moyens : Humains : Licencié en Sciences de l'Education Matériels : Ordinateur et ses périphériques Logiciels : Ms Word, Ms Access 2000 ou sa version supérieure

I.4.4. Le Modèle Opérationnel de Traitement (MOPT)

nscription de l'él~ve

Ce modèle nous permet d'organiser l'architecture des menus devant aboutir à un découpage du logiciel en transactions.

Menu principal

Rétroaction

Quitter l'application

Liste des élèves

Saisie de cours

Saisie de notes des
élèves

Fiches des Points

Relevé des notes

Palmarès

Contrôle de
Dossiers finalistes

Fiche du cursus scolaire

IV.2. REALISATION DE LA BASE DE DONNEES

IV. 1.1. LES TABLES ET RELATIONS

IV.1.2. LES ECRANS

1. Menu Principal

Il permet à l'utilisateur de faire le choix entre trois options : Saisie de données, sortie de données et quitter l'application.

2. Menu de Saisie de données Ce menu propose à l'utilisateur de saisir les données dans différents formulaires.

3.

.

Menu Sortie de données Ce menu permet à l'utilisateur de visionner les différents documents présts à imprimer

a) Tables : AnnéeScolaire, Dossier

b) Formulaires

2. Admission de l'él~ve et attribution du Matricule

a) Tables : AnnéeScolaire, Dossier, Eleve et Admission

b) Formulaires

c) Etats

3. Saisie de Notes des élèves

a) Tables : AnnéeScolaire, Eleve, Dossier, Cours, Classe, Epreuve, Coter,

b) Formulaires

c) Requêtes

d) Etats

4. Production du Palmarès

a) Tables : AnnéeScolaire, Dossier, Eleve, Mention, Classe

b) Requêtes

c) Etats

5. Contrôle de dossier et production du Fiche du Cursus Scolaire

a) Tables : Dossier, Eleve, Classe, AnnéeScolaire, Mention

b) Etats

IV.3. GUIDE D'UTILISATION

Il est très facile d'utiliser l'application Cursus ScolaireRDC.

Elle apparaît à une interface graphique permettant à l'utilisateur de plus ou moins se retrouver facilement. Son exécution est conditionnelle à une version de Microsoft 2000 ou sa version supérieure dans votre ordinateur.

Vous trouverait à votre bureau le l'icône du fichier et un double clic fait amorcer le programme, vous affichant un menu principal dont vous avez le choix de choir soit la Saisie de données ou voir les Etats ou Rapports ; ou peut être quitter l'application.

Nous restons ouvert à toutes questions pour l'exploitation ce petit programme et aux avis et suggestions pour son amélioration. Nos contacts : dannyllust@ yahoo.fr, [phone].

CONCLUSION GENERALE

Nos préoccupations dans ce travail portaient sur le problème de la lourdeur, de la lenteur et des erreurs fréquentes dans le traitement des données et la production de documents synthétiques relatifs au cursus des élèves au sein des institutions secondaires en RDCongo en général et de la Direction des Etudes de l'Institut Lukanga en particulier ; suite à un effectif croissant des élèves au sein de ce dernier. Pour découvrir cet épineux problème, nous avons avancé les réponses anticipatives que le Système d'Information actuel de l'Institut Lukanga est loin d'être fiable vu qu'il utilise un système d'information non informatisé et par conséquent son traitement non efficient et non efficace. C'est ainsi que nous avons supposé que la conception d'une base de donnée relative à la gestion du cursus scolaire des élèves serait une solution attendue afin de pallier à ces goulots d'étranglement.

Ainsi, pour vérifier nos hypothèses ; la Méthode d'Etude et de Réalisation Informatique pour les Systèmes d'Entreprise (MERISE) avec comme outils : le schéma de circulation des flux, le schéma de circulation et de traitement, le modèle entité-association et comme techniques l'observation directe, l'interview; la collecte et l'analyse des données disponibles et enfin, la technique documentaire ; nous ont servis comme méthodes et techniques.

Nos enquêtes ont confirmé toutes nos hypothèses de base. Après évaluation du système d'information actuel de l'Institut Lukanga, nous disons que son système est moins fiable car les données traitées ne sont pas sécurisées convenablement et nous avons particulièrement proposé qu'en plus du Directeur des études, l'appui du secrétaire dans la récolte des informations indispensables à la gestion du cursus scolaire soit nécessaire afin de l'alléger.

Notre finalité a été la conception d'une base de données permettant de produire à temps les différents documents nécessaires qui dans le temps, accusés d'erreurs et de retard. Nous pensons, qu'avec la modélisation et conception de la base de données afin de doter de l'IL un système d'information informatisé, apportera une suite favorable à ce qui à a été constaté comme problème, cités ci-hauts. Par contre, nous ne sommes pas arrivé à mettre en place une petite application pouvant donner la place qu'a occupé un élève dans une classe à une épreuve ; et comme dit ci haut, la gestion de frais n'était pas pris en compte. Nous ne prétendons tout épuiser dans cette matière, seulement notre modeste travail, ouvre encore une fois de plus la voie à plusieurs pouvant entreprendre cette étude dans un autre aspect.

BIBLIOGRAPHIE

II. Ouvrages

1. ABBASBHAJ & S. SPRINGINSFELD, Access 2000, Paris, Rue des Petits-Hotels, 1999

2. Armand Dayan et Ali, Manuel de Gestion, Vol 1, Livre 4, Système d'information et d'organisation, Ed. Marketing, SA, Paris 2004

3. Gordon B. Davis et Ali. , Système d'information pour le Management, Ed. Economica, Hericart, Paris, 1990

4. Hubert Tardieu et Ali. , La Méthode MERISE, Principes et outils, Ed d'Organisation, Paris, 2000

III. Cours

1. A. GULZAR, Système de Gestion des Bases de données,G2 UNILUK, 2008-2009

2. O. MUHINDO MASIVI, Méthode d'Analyses des Systèmes d'Information,G2 UNILUK, 2007-2008

3. , Informatique Générale, G1 UNILUK, 2008-2009

IV. Travaux de Fin de Cycle

1. O. MUHINDO MASIVI, Ebauche sur l'automatisation du Service des admissions et archives d'une Université, cas de l'UAW, 1999-2000

2. KASEREKA KIZITO, Suivi automatisé du cursus académique des étudiants, cas de l'ISSCM, 2006-2007

V. Références webographiques

- Haute Ecole arc, Méthodes de développement de logiciels de gestion, [en ligne], http://www.grappa.univ-lille3.fr

- F. DIGALO, Merise, 2001 [en ligne], http://fdigalo.fr,

- Proyecto FAO COPREMED, Système d'Information et Bases de données, 2000, [en ligne], www.fao.org

- Organisation et gestion d'entreprise, [en ligne], www.bestofcompta.fr