Suivi informatisé du cursus scolaire des élèves en RDC: cas de l'Institut Lukanga

I.5. SYSTEME D'ANALYSE

Le système d'analyse est un processus d'étude d'un système existant en vue de déterminer comment fonctionne ce dernier et comment il répond aux implications des utilisateurs. Le système d'analyse met sur pied le travail préparatoire pour la conception et la mise en oeuvre du nouveau système. (K.KIZITO, 2006-2007).

Une méthode d'analyse et de conception a pour objectif de permettre de formaliser les étapes préliminaires de développement d'un système afin de rendre ce développement plus fidèle aux besoins du client. Pour ce faire, on part d'un énoncé informel (le besoin tel qu'il est exprimé par le client, complété par des recherches d'informations auprès des experts du domaine fonctionnel, comme par exemple les futurs utilisateurs d'un logiciel), ainsi que de l'analyse de l'existant éventuel (c'est-à-dire la manière dont les processus à traiter par le système se déroulent actuellement chez le client). ( http://fr.wikipedia.org/wiki, consulté le 10-02-2007).

I.6. SYSTEME DE TRAITEMENT

Robert REIX, (1990) cité par K. KIZITO (2006-2007), le système de traitement désigne un ensemble organisé d'éléments fonctionnels (éléments d'entrées, éléments de traitement) capables de réaliser et d'enchaîner les opérations caractéristiques du traitement de l'information.

Le traitement de l'information peut être assimilé à un processus industriel de fabrication. A partir des matières premières, on élabore un produit fini par une série d'opérations successives. Le traitement de l'information peut être manuel, mécanisé ou automatisé. Il est manuel quand il est assuré exclusivement par l'homme sans l'aide d'aucune machine. Il est mécanisé ou semi-automatisé lorsque certains organes sont des machines qui facilitent le travail de l'homme. Le traitement est automatisé dans la mesure où la machine assure la totalité du traitement depuis la lecture des données jusqu'à l'édition des résultats. Le traitement semi-automatique ou interactif signifie que l'homme intervient à un certain moment et l'ordinateur vient en complément dans l'opération de traitement (interaction hommemachine). C'est le système couramment utilisé ici chez nous. (K. KIZITO, 2006-2007)

I.7. BASE DE DONNEES

Une base de données est un ensemble d'informations concernant un sujet donné et des liens logiques sur ces données.(A. GULZAR,2008-2009)

Nous pouvons avoir une base de données sans informatique et avec informatique. Conception BD [en ligne], disponible sur http://www.grappa.univ-lille3.fr, (consulté le 12 Novembre 2008)

Une BD sans informatique est constituée:

d'un ensemble de fichiers,

et des liens logiques entre ces fichiers.

Chaque fichier est composé d'une collection de fiches. Une fiche comporte un ou plusieurs renseignements sur un élément (objet ou personne) de la BD. Chacun de ces renseignements (appelés aussi champs) est une information indivisible.

Une BD avec informatique :

La définition d'une BD est la même que précédemment. Par contre, les concepts utilisés en informatique sont un peu différents. Ces derniers dépendent du modèle de représentation des données considéré. Dans notre cas précis, nous considérerons le modèle relationnel. Dans ce modèle, une BD est définie par:

un ensemble de tables. Une table est une collection d'articles. Un article est un recueil de champs. Un champ est une information atomique. un ensemble de relations entre ces tables.

Une base des données permet donc de stocker, classer, retrouver des données, et de réaliser des calculs sur ces données. Généralement, une base de données est contrôlée par un système de gestion permettant d'effectuer la recherche, le tri ou la fusion de données, ainsi que toute autre requête relative à ces données.

L'objectif majeur d'un système de gestion de bases de données peut être résumé en ce terme : Simplifier et Faciliter l'exploitation des données :

> Indépendance programmes/données

> Faciliter l'accès aux données

> Intégrité des données

> Sécurité des données

> Gérer le partage des données

> Récupération en cas de panne

Proyecto FAO COPEMED, Système d'Information et Bases de données, 2000 , [en ligne] disponible sur www.fao.org/fi (consulté le 10 Février 2009).

Parmi les systèmes de gestion de bases de données (SGBD), les plus courants sont ceux associés aux bases de données relationnelles, où l'information est rangée dans des fichiers, sous forme de tables composées de lignes et de colonnes. Les lignes représentent les enregistrements (ensembles d'informations relatives à des rubriques séparées), tandis que les colonnes correspondent aux champs (attributs spécifiques à un enregistrement).

Alors que `Oracle' ou `SQL Server', `PostGre',' DB2' sont destinés à de grosses entreprises gérants énormément de données et où plusieurs utilisateurs doivent accéder simultanément aux bases ; Access lui, résolument plus petit et simple d'utilisation est plutôt destiné aux professionnels et petites entreprises.( http://www.supinfoprojects.com/fr/2005/access2003/4/consulté le 12 Décembre 2008).

Ms Access, une des bases de données relationnelles que nous avons choisi pour son mode d'utilisation simple dans nos recherches aussi, comprend 6 principales composantes: Les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules.

1) La table est l'objet de base de la base de données. C'est elle qui permet de stocker toutes les informations. Une table contient généralement les informations sur un type d'objet précis. Par exemple une table Client qui contient toutes les informations sur le client (Nom, prénom, age, adresse etc.), une table fournisseur qui contient toutes les informations sur le fournisseur (Nom de la société, adresse, spécialité etc.), une table Commande qui contient toutes les informations sur une commande (Date, numéro etc.). Ces tables peuvent par la suite être liées entre elles, ce que l'ont appelle les relations.

2) La requête est un élément essentiel de la base de données. C'est elle qui permet d'interroger la base de données pour en extraire les informations nécessaires. Elle permet donc de sélectionner des informations mais aussi de les trier, les organiser pour répondre à une demande spécifique.

3) Le formulaire permet d'offrir une alternative à la saisie ou l'affichage des données d'une table tout en y entrant directement les informations. Il offre en effet un bien meilleur effet visuel, qui rend bien plus clair la visualisation ou la saisie des données. De plus il est personnalisable. Il est effectivement possible d'y ajouter des objets, tels que des boutons, des cases à cocher, des zones de liste déroulantes, des images, des onglets, etc.

4) Un état permet d'agencer et de regrouper les informations de vos tables ou requêtes afin de les imprimer par la suite.

5) Une macro : c'est une action ou ensemble d'actions, logiquement liées, utilisées pour automatiser des tâches.

6) Un module : c'est une collection de déclarations et de procédures Visual Basic associées pour former une unité.

Quand nous construisons directement les tables d'une base de données dans un logiciel de gestion des bases de données (Oracle, SQL, DB2, Access, MySQL, PostGre,...), nous sommes exposés à deux types de problème (Cyril GRUAU, 2005) :

- nous ne savons pas toujours dans quelle table placer certaines colonnes (par exemple, l'adresse de livraison se met dans la table des clients ou dans la table des commandes ?) ;

- nous avons du mal à prévoir les tables de jonction intermédiaires (par exemple, la table des interprétations qui est indispensable entre les tables des films et la table des acteurs).

Il est donc nécessaire de recourir à une étape préliminaire de conception. Les techniques utilisées pour la modélisation et la formalisation de notre projet, font partie de la méthodologie Merise (Méthode d'Etude et de Réalisation Informatique pour les Systèmes d'Entreprise) élaborée en France en 1978 (Tardieu et al), qui permet notamment de concevoir un système d'information d'une façon standardisée et méthodique.