IV. SERVICE D'ACCUEIL
Arriver dans la société AKOD TELEMATIQUE, en
tant que stagiaire, étudiant en Informatique de Gestion, nous
fûmes parti de la Cellule Informatique dont notre rôle est
d'aidé le chef cellule dans ces tâches, de veiller au maintien des
appareils informatiques (tels que : les ordinateurs, les imprimantes, les
photocopieuses) ; d'aider le formateur des OPS (Opérateurs, trice
de Saisie) en théorie comme en pratique ; de porter assistance aux
autres membres manipulant l'outil informatique, d'aider le secrétaire
général à enregistrer les produits nouvellement
achetés. Nous aidions aussi quelque fois et surtout lorsque nous sommes
libre le service des Achats et Ventes pour la comptabilisation des
opérations effectuées chaque jour ainsi que le bilan à
chaque fin de mois.
Nous étions aussi appelé à veiller sur
la vente des accessoires informatiques.
Au cours de notre stage, nous avions eu à former avec
grand succès douze (12) apprenants d'OPS (Opérateur, trice de
Saisie) avec mention «très bien«.
De plus, nous avions eu à faire la
réinstallation du système d'exploitation Xp pack2
de trois (03) postes (ordinateurs), des relies,
photocopies ....
Nous avions aussi aidé les maintenanciers
à faire la configuration Software et le câblage réseau pour
certains postes ainsi que l'installation de l'antivirus. Toutes ces
tâches abattues démontraient notre compétence, notre
maîtrise du domaine. De même les comptes après les
opérations sont fidèlement rendus avec clartés. Ce qui
nous a fait jouir du respect, de la considération et la confiance de la
part de notre patron, du Directeur et de tous les autres employés et
stagiaires de l'entreprise.
V. ETUDE DE L'EXISTANT ET SOLUTIONS PROPOSEES
A. Etude de l'existant
La gestion des produits dans la
société AKOD TELEMATIQUE est l'oeuvre de tous les
secrétariats de chaque service. Ainsi, il y a la gestion des produits
stockés et des produits vendus et ceci à l'intérieur
comme à l'extérieur de la société. Mais tout
produit quel que soit son type, sa famille ou sa provenance, fait appel
à l'initiative de la Directrice Générale Adjointe. Cette
dernière soumet le produit initié à l'appréciation
du Directeur Général qui après avoir visé signe.
Les approvisionnements prennent obligatoirement par le Secrétariat
principal. Là, les produits achetés sont enregistrés
sous un numéro avec précision de la désignation, du prix
unitaire, de la quantité, de la date de l'approvisionnement et les
références au besoin. Après cette opération, on met
le produit en circulation.
S'agissant des approvisionnements, un poste
rattaché au secrétariat de la Direction Générale
appelé RECEPTION s'en occupe. A l'arrivé d'un produit,
l'enregistrement est fait comme indiqué ci-haut. Cela étant, on
peut ventiler le produit selon sa famille. Si le produit est d'urgence
capitale, la réception l'envoie directement au Directeur
Général ou son adjointe qui donne des instructions et retourne
le produit à la réception. Cette dernière mentionne les
instructions et oriente le produit vers le service concerné. Cependant
les produits ordinaires suivent un circuit normal.
Au Secrétariat du Service des Achats et Ventes,
l'enregistrement est fait de
manière identique que précédent. Après
enregistrement le produit est envoyé au chef service des Achats et
ventes qui vise et donne des instructions. Selon les instructions, certains
produits sont ventilés vers les services, les divisions. Le produit est
envoyé après de la Directrice Générale qui
vérifie. Cependant d'autres sont adressés directement au
Directeur Général qui les oriente. S'agissant par exemple des
stocks, on doit vérifier s'il ne reste pas ce produit au magasin. Si tel
est le cas, on compte le nombre restant qu'on addition avec le nouveau.
Après ce traitement le paraphage est fait et le produit est
envoyé au chef qui donne des instructions et le Directeur le cahier
d'enregistrement. Le nombre de produits enregistrés en moyenne par jour
avoisine cent au niveau du secrétariat de la Direction, à la
réception et au secrétariat du service des Achats et Ventes. Elle
décroit dans les autres secrétariats. Presque tous les
secrétariats de la société disposent au moins d'un
ordinateur et ses accessoires pour la saisie des produits. Mais le traitement
des produits reste toujours manuel.
1) Difficultés auxquelles le service des Achats
et Ventes est confronté.
Considérons, qu'en ce 21ème
siècle où la science et la technologie battent en plein coeur, il
est encore constater que dans beaucoup de nos entreprises sont utilisées
les méthodes de gestion manuel des produits (articles) pour effectuer
les achats.
Dans tous les postes de traitement des produits et surtout le
service des Achats et Ventes, on note l'affluence des clients. Donc le volume
des tâches diminue l'efficacité des travaux, la confusion des prix
des produits. Ce qui affiche une mauvaise organisation de la structure et un
accueil désagréable envers les clients qui viennent effectuer
leurs opérations.
D'où la plainte croissante des clients. A cella
s'ajoute la perte répétée des fiches d'enregistrement, la
rupture de stock qui devient presque un phénomène fréquent
faut du non maîtrise de l'état de stock. Ce qui bloque la
circulation des produits. Les difficultés d'enregistrement et de
recherche des produits se multiplient et les pertes de temps sont
énormes. Le seul produit peut être enregistré plusieurs
fois par erreur. Par ailleurs le volume des produits trop élevé,
diminue la qualité du travail et les objectifs ne sont plus atteints.
Les documents utilisés pour l'enregistrement des produits étant
des registres, l'archivage exige plus d'espace. Les documents non
numérisés, sont vulnérables au rongement des insectes,
à l'incendie, à la pluie, bref aux aléas de protection.
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