2. LA COMPTABILTE
Ce service travaille en parallèle avec la caisse du
faite qu'elle se réfère aux documents de la caisse pour passer
les écritures d'ouverture et de clôture de la journée.
Le comptable a pour rôle de présenter le bilan
journalier, hebdomadaire, mensuel et annuel de COOPEC NYAWERA. Il effectue le
pointage en vérifiant si les transactions effectuées sur les
bordereaux de
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versement, les bordereaux de retrait et sur les chèques,
sont conformes à celles se trouvant sur les registres de caisse. Il est
à noter que le bilan mensuel et celui
annuel sont présentés par le gérant
central.
Quelques comptes utilisés
57 : caisse
33.0 : membre ordinaire
33.1 : groupe solidaire
74.0 : intérêts
32.0 : compte de remboursement pour le membre ordinaire
32.7 : compte de remboursement pour le groupe solidaire
33000001 : épargne à vue groupe solidaire
33000000 : épargne à vue membre ordinaire
33010000 : épargne à vue en CDF
33020000 : Remboursement
33400000 : garantie épargne pour le membre ordinaire
34000 : épargne à terme
33400001 : garantie épargne pour le groupe solidaire
10.3 : part sociale
61.2 : intérêt sur E à T
77 : intérêts sur prêts
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LE SERVICE DES CREDITS
Ce service s'occupe du portefeuille crédit :
- Il reçoit et analyse les demandes de crédit ;
- Il accorde le crédit sur base du critérium
fixé par la politique de crédit ; - Il assure la formation des
bénéficiaires de crédit ;
- Il fait le suivi, l'accompagnement et le recouvrement des
crédits.
a. Réception et analyse des demandes de
crédit
Pour demander le crédit, le membre commence par
formuler une lettre de demande de crédit qu'il adresse au gérant
de la COOPEC NYAWERA. Après, il sera suivi de :
- La réception par le gérant et l'accusé
de réception ;
- L'étude du dossier de l'emprunteur par l'agent de
crédit (étudier la garantie de l'emprunteur), mais aussi
l'étude de rentabilité de l'emprunteur. Cette dernière
consiste à voir si les activités de l'emprunteur lui permettent
de rembourser cette dette ;
- Après étude du dossier, ce dernier est
envoyé à la commission des crédits qui en fait une
étude et délibère (décide) de l'octroi de
crédit.
b. Accord du crédit sur base du
critérium fixé par la politique de crédit
Sur base du rapport des agents de crédit, la commission
de crédit peut décider de l'octroi ou non du crédit. Grace
à l'étude de rentabilité, la commission peut
décider du montant à accorder. Ce montant peut être ici
inférieur si la commission juge que les activités de l'emprunteur
ne lui permettent pas de rembourser dans l'échéance ; par contre
le montant on peut lui
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accorder le montant demandé si la commission juge
favorable les analyses des agents de crédit.
c. Formation des bénéficiaires de
crédit
Apres l'accord de l'octroi de crédit, l'emprunteur
peut passer récupérer la somme demandée. Ici il y a deux
cas :
- L'emprunteur peut décider de garder l'argent dans
son compte. Dans ce cas, le caissier passe l'écriture de
décaissement. Ici on débite le compte caisse(57) et on
crédite le compte Epargne à vue du membre (33.0).
- L'emprunteur peut décider de retirer la somme en
liquide. Dans ce cas le caissier doit passer 2 écritures : celle de
décaissement et celle de retrait. Après le décaissement,
on passe au retrait. Ici on débite le compte Epargne à vue du
membre (33.0) et on crédite le compte caisse(57).
Pour assurer la formation des bénéficiaires, on
donne au membre emprunteur un échéancier qui est un calendrier de
paiement. Ce dernier est subdivisé en 12 mensualités s'il s'agit
d'un membre ordinaire et 10 mensualités s'il s'agit d'un groupe
solidaire. Sur cet échéancier, le montant à payer est
constitué du capital plus intérêt. Le capital est constant
pour tous les mois et les intérêts sont dégressifs. Il
arrive souvent que le jour du paiement arrive sans que l'emprunteur ne
s'acquitte. Dans ce cas le capital à payer reste toujours constant mais
les intérêts sont taxés des pénalités.
d. Suivi, accompagnement et
recouvrement
La confiance n'exclut pas le contrôle dit-on. Raison
pour laquelle les agents de crédit sont en obligation de passer
auprès des emprunteurs pour faire le suivi des activités pour
lesquelles ils ont demandé le crédit et s'assurer
réellement que les activités vont bien.
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L'accompagnement est nécessaire dans la mesure
où certains membres surtout ceux des groupes solidaires se trouvent dans
l'incapacité de pouvoir continuer les activités suite aux
différends qui les opposent souvent dans la manière de rembourser
; alors ici les agents de crédit sont priés de les approcher et
leur prodiguer des conseils pour éviter leur faillite et le manque
à gagner à la COOPEC.
Le recouvrement consiste à passer aux domiciles des
membres ou à leurs milieux de travail pour récolter de l'argent
si le membre a dépassé l'échéance. Cette
étape pose trop des problèmes aux agents de crédit dans le
sens où :
- Certains membres déménagent sans informer les
agents qui continuent à se référer à leur ancien
domicile ;
- Les membres incapables de payer font tout pour
échapper aux agents de crédits en donnant des faux rendez-vous et
lorsqu'on les appelle, ils font semblant d'être soit en voyage, soit
malade,...
- Certains membres habitent des milieux impraticables pendant
la saison des pluies ;
- D'autres ne paient pas par mauvaise volonté.
Le service de crédit s'occupe aussi de
l'adhésion des nouveaux membres. Lors de l'adhésion, le membre
libère la part sociale. Dans le souci d'amener les populations de son
rayon d'action à avoir facilement accès à ses services, la
COOPEC NYAWERA a décidé de segmenter la part sociale. Elle est
fixée selon les catégories socio professionnelles ; de la
manière ci-après :
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1ère catégorie : 5$
- Groupes solidaires, étudiants, enseignants,
fonctionnaires de l'Etat, petits vendeurs, artisans, petits agriculteurs,
petits éleveurs et ouvriers ou agents temporaires.
2ème catégorie : 10$
- Petits commerçants (approvisionnement local), ONG
locales et leurs agents, associations philanthropiques, églises,
mutuelles, dispensaires, agents des PME.
3ème catégorie : 25$
- Petits commerçants importateurs, ONG humanitaires et
leurs agents, ONG internationales et leurs agents, ONG de développement
et leurs agents, PME privées et étatiques (REGIDESO, SNEL, GINKI,
ELMAY et frères, OCC, DGRAD, DGI, DGDA etc.), écoles,
hôpitaux, agriculteurs et éleveurs moyens.
4ème catégorie : 50$
- Gros importateurs, gros agriculteurs et éleveurs,
grandes entreprises, hauts cadres des entreprises, hauts cadres politiques et
militaires.
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e. LA GERANCE
La gérance est l'organe d'exécution qui s'occupe
de la gestion courante des ressources de la COOPEC, propose au Conseil
d'Administration l'engagement, la nomination, la révocation des
employés.
Tout au long de notre stage, nous avions passé quelques
temps à la gérance où le gérant nous a
expliqué la politique et le fonctionnement de la COOPEC NYAWERA. A la
fin de la journée, le gérant doit recevoir le rapport des
caissiers. Il doit se rassurer que le rapport lui remis est conforme aux
écritures passées par les caissiers et le comptable. Le matin il
remet l'argent aux caissiers et le soir il doit être présent pour
voir le solde de fermeture de la journée. Bref, disons que le
gérant est le gestionnaire de la COOPEC.
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