I.3 ORGANIGRAME
Assemblée Générale
Commission de Crédit
Conseil
d'Administration
Gérant
Commission de Surveillance
Sentinelles
Huissier
10
Caisse retrait
Caisse Dépôt
Source : Archives de la COOPEC/BAGIRA
Secrétariat
11
I.4 FONCTIONNEMENT DES ORGANES
I.4.1 STRUCTURE FONCTIONNELLE
Dans le cadre de son fonctionnement, la COOPEC/BAGIRA compte
cinq organes opérationnels à savoir l'assemblée
générale, la commission de crédit, le conseil de
surveillance et l'exécutif
a. L'ASSEMBLEE GENERALE
L'assemblée générale est composée
de l'ensemble des membres réunit à cette fin. Elle est l'instance
suprême de la COOPEC/BAGIRA, il y a l'assemblée
générale ordinaire qui se tient une fois par an, dans trois mois
qui suivent la clôture de chaque exercice social. Elle est
convoquée par le président de CA sur base d'une invitation
écrite. Quant à la l'assemblée générale
extraordinaire, elle est convoquée sur demande du conseil
d'administration, du conseil de surveillance et du tiers de membre de l'AG.
b. CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le CA est composé de cinq membres qui sont élus
lors de l'AG, le CA est investi des pouvoirs les plus étendus et
notamment l'admission ou refus de l'admission, la question de démission
ou exclusion des membres, la nomination et la révocation du
gérant, la fixation de la politique d'épargne, le fonctionnement
intérieur, le contrôle budgétaire.
c. COMMISSION DE CREDIT
La CC est constitué de trois membres élus lors
de l'AG. Elle est réunie pour régler tout ce qui concerne son
organisation et le fonctionnement intérieur, et les décisions sur
les demandes de prêts.
d. LE CONSEIL DE SURVEILLANCE
Le CS est composé de trois membres appelés
conseillers de surveillance qui sont élus par les membres de la
COOPEC/BAGIRA lors de l'AG au niveau de différents organes. Il
accède à tous les documents et pièces de la COOPEC/BAGIRA
et peut obtenir tous les renseignements qu'il acquiert.
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e. LA GERANCE
Le gérant est chargé de la gestion quotidienne
de la COOPEC. Elle représente sur demande du CA la COOPEC dans les actes
judiciaires et défend les intérêts dans tous les cas.
I.4.2 FONCTIONNEMENT DE LA COOPEC BAGIRA
HORAIRE DU TRAVAIL DE LA COOPEC/BAGIRA : - Du lundi au vendredi
:
De 7h30 à 12heures : heure de service
De 12heures à 13 heures : repos
De 13heures à 14h30 : heure de service
14heures 30min : sortie
- Tous les samedis :De 10heures à 11heures : début
et fin du travail
- OPERATION EFFECTUEE PAR ORGANE
a. La gérance
La gérance est chargée de la gestion
quotidienne. Chaque matin elle s'imprègne de la présence du
personnel, ouvre le coffre-fort et disponibilité la somme couvrant les
opérations de retrait qu'elle dépose dans la caisse du
retrait.
A chaque clôture de transactions journalière,
elle vérifie les mouvements de dépôts et retraits
effectué et enregistre dans un document appelé FEUILLE DE
CAISSSE.
b. La caisse
La caisse de la COOPEC BAGIRA est divisée en deux :
- Caisse de dépôt : elle est tenue par une
caissière qui se charge de toutes les opérations de fond de
membres, une quittance est libérée au membre à chaque
opération mentionnant le nom, le post nom, la date, le folio ou
numéro de compte, le montant déposé et la signature du
membre.
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A la fin de la journée elle enregistre toutes les
opérations effectuées dans un document appelé FEUILLE DE
CAISSE et fait rapport à la gérante.
- Caisse de retrait : Elle est tenue par la caissière
qui se charge de toutes les opérations de retrait des fonds des membres.
Une quittance est livrée au membre après chaque
opération.
A la fin de la journée elle enregistre toutes les
opérations effectuées dans un document appelé FEUILLE DE
CAISSE RETRAIT et fait le rapport à la gérante.
c. La gestion des crédits
Elle est dirigée par deux agents qui travaillent avec
la commission des crédits. Après analyse du motif de chaque
demande de crédit et des mouvements de transaction effectués par
le demandeur sur se fiche. Le gestionnaire invite ce dernier pour faire des
analyses détaillées garantissant la faisabilité du
remboursement
d. La comptabilité
Tenu par un comptable, il tient toute la comptabilité
de la COOPEC entre autre : dresser les bilans, faire les inventaires et les
comptes d'exploitation. Il prépare la situation financière en
suivant les instructions à la matière.
Le comptable utilise pour la comptabilité :
- Le journal des opérations diverses : il sert
d'enregistrement des opérations qui n'ont pas de quittance telle que les
virements internes, vente papeteries, quelques charges
- La balance de vérification : énumère
tous les comptes utilisés par la COOPEC et leur donnés pour une
vérification de l'exactitude fournie par les livres de caisses
auxiliaires et les JOD.
- Prêts pour investissement : il est en rapport avec
l'épargne projet. Ici le montant de prêt doit être
équivalent à l'épargne projet ;
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e. Le personnel
La COOPEC/BAGIRA dispose d'un personnel dont la grande
majorité a un niveau d'étude universitaire. Les huit agents dont
dispose la COOPEC sont répartis comme suit :
Tableau N° 1
|
DESIGNATION
|
EFFECTIF
|
QUALIFICATION
|
|
Gérante
|
01
|
Gradué
|
|
Comptable
|
01
|
Licencié
|
|
Secrétaire
|
01
|
Gradué
|
|
Préposé aux crédits
|
02
|
Gradué
|
|
Caissières
|
02
|
Gradué
|
|
Sentinelle et huissier
|
01
|
Post primaire
|
| 
