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Développement d'une application web pour l'optimisation du processus d'archivage et d'accès aux données d'une entreprise.

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par Freddy ILUNGA KADIATA
Universite protestante de Lubumbashi - Graduat en sciences informatiques 2015
  

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LISTE DES FIGURES

Figure 1:Processus d'archivage 10

Figure 2:Tableau de cycle vie des archives 13

Figure 3: Organigramme 20

Figure 4: Diagramme de contexte 22

Figure 5: Diagramme d'orchestration 23

Figure 6: Diagramme de collaboration 23

Figure 7 : Diagramme de cas d'utilisation 29

Figure 8: diagramme de séquence « Authentification » 33

Figure 9:diagramme de séquence « Archiver document » 33

Figure 10: diagramme de séquence « consulter archive » 34

Figure 11: diagramme de séquence « gérer archive » 35

Figure 12 : Modèle du domaine 37

Figure 13: diagramme de classe participante Consulter Archive 38

Figure 14 : diagramme de classe participante Archiver document 38

Figure 15: diagramme de classe participante Gérer Archive 39

Figure 16 : Diagramme de séquence du scénario nominale recherche rapide 40

Figure 17: diagramme de séquence scénario Erreur de recherche 40

Figure 18:Diagramme de séquence de la suite du scenario nominale de recherche rapide 41

Figure 19: Diagramme de séquence du scenario nominale Archivage avec succès 41

Figure 20 : diagramme de classe de conception consulter archive 42

Figure 21: diagramme de classe de conception Archiver nouveau document 42

Figure 22: diagramme de classe de conception Gérer Archive 43

Figure 23: Modèle physique des données 44

Figure 24: architecture 2 tiers 48

Figure 25: architecture 3 tiers 49

Figure 26: Architecture 3 tiers 50

Figure 27: Diagramme de déploiement 51

Figure 28: interface d'authentification 52

Figure 29: code PHP authentification 52

Figure 30: interface de création de compte utilisateur 53

Figure 31:interface d'archivage de documents 53

Figure 32: code PHP classe d'entité Archive 54

Figure 33: interface de consultation des documents 54

Cette nouvelle aire est également caractérisée par l'expansion de l'archivage électronique.

1

INTRODUCTION

PRESENTATION DU SUJET

Depuis la nuit des temps à nos jours, l'esprit perfectionniste de l'homme n'a cessé de croitre et lui permet ainsi d'améliore sa vie quotidienne. Le passage de la mécanique au domaine d'électronique, d'automatique et d'informatique a révolutionné la vie journalière de l'être humain. Les nouvelles technologies de l'information et de communication illustrent ce phénomène dans sa forme la plus pure et la plus complète.

Vu l'intérêt croissant de gagner en temps, de conserver les données, de limiter le nombre d'employés et beaucoup d'autres raisons, ont poussé petites, moyennes et grandes entreprises à chercher des solutions informatiques capables de répondre à leur besoins.

Dans le même ordre d'idée, l'homme a pensé délecter son cerveau de certaines taches par des outils technologique qu'il ne cesse de perfectionner. Car comme jadis pour pouvoir communiqué, s'échanger d'informations, conserver d'informations..., l'homme recourait à des écorces d'arbres pour pouvoir écrire et y conserver des informations jusqu'à ce qu'aux environs des années 100, il fabrique le papier. Cette prouesse technologique a considérablement changée la manière de traiter, d'échanger, de conserver et de stocker les informations.

Aujourd'hui les entreprises et organisations tirent pleinement partie de l'utilisation du papier car ils ont besoins de conserver des archives d'informations pour des raisons utilitaire ou encore légale, en vue d'une éventuelle consultation ultérieur. Or à cela s'ajoute le fait que, plus l'entreprise prend de l'âge, la masse des documents croit sensiblement et cela empêche l'entreprise de faire une gestion optimale de ces documents.

Cette manipulation d'informations à travers des papiers n'est pas toujours de tout repos et a montré ses limites de plusieurs manière, c'est ce qui a fait qu'avec l'avènement des nouvelles technologies, l'archivage d'informations prenne de l'importance et est maintenant perçue d'une toute autre façons dans les entreprises.

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A cette fin, c'est dans ce cadre que s'inscrit notre projet de fin de cycle qui consiste à réaliser une application d'archivage de données au seins d'une entreprise et nous avons pris le cas particulier de BELL EQUIPMENT.

CHOIX ET INTERET

Nous avons choisis de fixer notre étude sur ce thème parce que nous avons constaté qu'un grand nombre d'entreprise éprouve des sérieuses difficultés dans la gestion des archives. Ce travail dégage plusieurs intérêts :

Premièrement l'intérêt que nous portons à ce sujet de recherche est, d'évaluer tout d'abord les connaissances acquises tout au long de ce premier cycle d'étude universitaire en informatique en proposant un système de gestion assister par ordinateur pour la gestion du processus d'archivage et d'accès aux données aux seins d'une entreprises.

Puis son intérêt se justifié aussi dans la mesure ou si BELL EQUIPMENT (entreprise ou est basé notre sujet de recherche) adopte cette solution il disposera d'un système informatisé de gestion d'archives.

D'une autre part ce travail constituera un socle dans la conduite et la réalisation des projets autour de l'archivage électronique, les chercheurs, étudiants et professionnels pourront s'appuyer déçu afin d'y mener d'autres projets d'études et y approfondir les recherches.

ETAT DE LA QUESTION

Nous ne sommes pas les premiers ou même le seul à parler de l'archivage électronique, d'autres auteurs bien avant nous en ont aussi parlé, parmi ces travaux nous avons mis la main sur le travail de LUDIVINE MAGREZ1 (master 2 Gestion de l'information et de la documentation en entreprise), dans son mémoire il parle de comment choisir une solution de gestion d'archives. Il montre les similitudes et les différences entre l'archivage papier et l'archivage électronique, Pour lui, après études et analyses, la solution logicielle restait de loin la meilleur, il a fait une étude du marché des logiciels et en a même propose quelques un après analyse et prise en compte des contraintes budgétaire et fonctionnelles que présentaient chacun

1 Ludivine Magrez. Comment choisir une solution de gestion d'archives : le cas de la Communauté d'Agglomération de la Porte du Hainaut. Université Charles de Gaulle Lille 3

domain shs.info.coll. 2010. <mem 00526158>

http://memsic.ccsd.cnrs.fr/mem 00526158

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des logiciels qu'il avait sélectionné, mais aussi après la prise en compte des besoin de la CAPH2. Il finit son travail en présentant les avantages de la solution logicielle.

En ce qui nous concerne, nous ne parlerons pas des logiciels que nous propose déjà le marché, nous nous limiterons à l'étude des problèmes d'archivages rencontré dans les entreprises (cas particulier de BELL EQUIPMENT), nous proposerons une solution et irons jusqu'à son implémentation.

PROBLEMATIQUE ET HYPOTHESE

PROBLEMATIQUE

BELL EQUIPMENT est une entreprise de location et vente d'engins lourds bien implantée à Lubumbashi, et comporte plusieurs représentations à travers le pays qui communiquent entre elles. Dans chaque représentation nous y retrouvons un certain nombre de départements et services qui produisent et reçoivent un certain nombre des documents liés au fonctionnement de l'entreprise.

Tous ces documents, quelque soient leurs formes, date ou même leurs support matériel, sont destinés à être conservés. On remarque là que c'est une quantité énorme d'informations acquise et produite par l'entreprise. S'il faut enregistrer les archives ou les classer, les rechercher dans des armoires ou rayons... Il va de soi que c'est un travail fastidieux. Or ce sont là les opérations quotidiennes de l'archiviste qui doit bien garder la super mémoire de BELL EQUIPMENT constitué justement des archives capable de renseigner sur l'exercice des activités.

La masse des documents qui ne cesse de croitre fait que l'entreprise éprouve une grande difficulté de disponnibiliser un document quand il est désiré par un autre service de l'entreprise. La lenteur au service d'archivage constitue un véritable disfonctionnement de l'entreprise. Lors d'un contrôle de la direction générale de l'entreprise à ce service, il peut arriver qu'il demande toutes les factures des fournisseurs pour une certaines année. Et dans ce cas l'entreprise procède souvent à un recrutement des ouvriers journalier pour effectuer cette recherche car la masse des documents est considérable. Sans oublier aussi l'élaboration du rapport qui devient un casse-tête pour l'archiviste.

Le constat que nous avons fait est que ce travail d'archivage se fait de façon rudimentaire, ce mode de gestion des archives occasionne la lenteur et la lourdeur des taches,

2 CAPH (communauté d'agglomération de la porte du Hainaut) : domaine d'étude de LUDVINE MAGREZ

? La méthode agile dite de 80/20 situé à mi-chemin entre UP (Unified Processing) et XP (eXtreme Programing) d'UML.

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la perte de temps dans la recherche des documents, les redondances avec risque

d'incohérence... Or quand une entreprise ne sait plus maitriser ses flux d'informations,
notamment ses archives qui constitue sa mémoire, elle tombe dans l'inactivité.

C'est ainsi que nous nous sommes posé les questions suivantes :

? Quelle serait la solution à mettre en place pour la gestion optimale des archives de BELL EQUIPMENT ?

? Quelles seront les avantages du à la mise en place de cette solution ?

HYPOTHESE

Pour répondre à ce problème, plusieurs solution sont envisageables, pour notre part nous estimons que la meilleur solution pour améliorer la gestion des archives de BELL EQUIPMENT, il serait mieux de faire recours aux prouesses technologique et avantages que nous offres l'outil informatique. D'une façon concrète et précise, nous pensons qu'il faudrait mettre au point une application informatique interagissant avec une base de données afin de permettre :

- un accès rapide aux données archivées

- Une sécurité des informations

- Un stockage organisé des données

- Un gain de place physique

- Une réduction du cout dans la gestion d'archive

BELL EQUIPMENT pourrait ainsi avoir une meilleure perception de l'archivage en ce sens que cette application pourrait permettre aux agents de le voir sous un nouveau jour.

METHODE ET TECHNIQUE

Dans le but de bien appréhender le problème posé et comme notre préoccupation est grande et que les investigations doivent se poursuivre, il a été alors important de définir une marche à suivre pour atteindre l'objectif.

METHODES

Pour mener à bien notre étude nous avons utilisés deux méthodes.

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? La méthode BPMN (Busness Process Modeling Notation) de l'OMG (Object Management Group).

La méthode agile adoptée dans ce travail est une démarche d'analyse et de conception des systèmes informatiques centrée sur la notation UML et développé par Pascal Roques dans son ouvrage intitulé : «UML pour le web»3. Elle est basée sur le principe astucieux : «Modéliser 80% du problème en utilisant 20% d'UML»4.

TECHNIQUES

Pour mieux recueillir et récolter un maximum d'informations nécessaire à la réalisation de notre travaille, nous avons fait recours aux techniques suivantes :

? L'entretien : L'entretien est une technique de recherche scientifique qui consiste en une communication verbale entre l'enquêteur et l'enquêté, cette technique nous a permis d'interroger les différents acteurs du système qui nous ont donnés un certain nombre d'informations lié à notre sujet de recherche.

? L'analyse de la documentation (Technique documentaire) : Elle consiste à analyser, à étudier les documents porteurs d'informations étant en relation avec notre objet d'étude. Cette technique a été un objet utile pour la réalisation du corps de notre travail suite à une lecture approfondie de certains documents et ouvrage.

? L'observation : c'est une technique qui fait intervenir tous les sens du chercheur, ici le chercheur observe les données utiles à sa recherche, il identifie le cadre de travail et en tant que scientifique, il devra aussi déterminer les instruments dont il va se servir au cours des investigations. A cette technique nous avons fait parler les yeux et les doit, grâce à notre propre analyse, nous avons pu observer nous-mêmes la gestion des archives (classement, enregistrement, recherche, etc.).

DELIMITATION DU TRAVAIL

Pour apporter une couche de précision à notre travail, nous le délimitons de manière suivante : Notre recherche se base sur le résultat de l'enquête effectuée aux seins de l'entreprise BELL EQUIPMENT, nous partirons de l'analyse en passant par la conception et nous terminerons par une implémentation de l'application.

3 Pascal ROQUES, UML pour le web 4 ème Ed. Eyrolles, Paris, 2008

4 Idem, P.14

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SOMMAIRE

Pour atteindre notre objectif on a partagé le travail comme suite :

? Le premier chapitre intitulé «considération théorique et conceptuelle», nous parlerons ici d'un aperçu général sur l'archivage, sa place dans l'entreprise et son importance, nous y parlerons également de certaines notions liés à la conception des systèmes informatiques.

? Dans le second il s'agit d'une prise de connaissance de l'existant pour savoir de ce que doit être capable de faire et de quoi va servir notre futur application en d'autres termes il s'agit d'une analyse et spécification des besoins.

? Le troisième chapitre sera consacré à la conception de l'application il s'agit d'une phase de modélisation théorique de l'application.

? Le quatrième chapitre on va présenter les résultats obtenus et l'implémentation, tous ceux-ci sans compter l'introduction et la conclusion.

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