Développement d'un outil informatique pour la gestion des commandes des équipements informatiques.

1.2. NOTIONS SUR LA GESTION DE COMMANDES DANS UNE SOCIETE COMMERCIALE

1.2.1. La Passation de commande

La passation de commande est l'étape de renouvellement de stock effectuée par une entreprise mais aussi par un client désireux de se réapprovisionner en marchandises ou alors en produits. C'est donc un besoin de réapprovisionnement. En soi, la passation de commande engendre des couts peu importants à la structure interactive - logistique en particulier et à toute la trésorerie de l'entreprise en générale. Ces coûts de passation de commande sont les coûts encourus lorsqu'une demande de réapprovisionnement est effectuée. On distingue cependant:

Le coût d'achat des biens,

Le coût de transport,

Le coût de gestion de la commande,

Le coût de réception de la commande et bien d'autres.

Le coût d'achat : est un coût différentiel seulement si le prix d'achat est fonction de la quantité achetée¹⁰. S'il y a des remises sur quantité, ce coût doit être considéré, car il sera différentiel. Il faudra alors connaitre le modèle appliqué par son fournisseur.

Le coût de transport : est directement lié au volume c.-à-d. à la quantité ou au poids des marchandises, des équipements ou des produits transportés.

Le coût de gestion de la commande : toute transaction dans une entreprise coûte. Il faut faire des écritures, faire un suivi, émettre des bordereaux, une facture, un paiement, etc. Ces coûts de gestion sont dépendants du nombre de transactions faites, et donc, ils sont toujours différentiels. Si on commande une quantité Q de produits qui couvre une année de production, on encourt un seul coût de commande, alors que si on commande mensuellement, on aura 12 coûts de commande.

En effet, deux techniques sont actuellement envisagées dans la passation de commande¹¹. Ces techniques englobent différents modes grâce auxquels les clients passent de commandes des produits.

? La passation de commande directe : cette technique est utilisée dans presque toutes les entreprises commerciales, industrielles etc. dans l'approvisionnement ou réapprovisionnement en matières premières ou en

¹⁰ KINDU Jean Chirac, Notes du cours de Gestion de commande « Les couts liés à la passation de commande », ISIG, GOMA, 2013-2014

¹¹ http://fr.wikipedia.org

Présenté par Emile Amani Digadiga en vue de l'obtention du diplôme de gradué en
Informatique de gestion

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matières consommables pour les entreprises industrielles et dans l'achat des marchandises ou des fournitures pour les entreprises commerciales.

? La passation de commande indirecte dite évoluée : cette technique est un fruit du progrès scientifique surtout de la révolution informatique. C'est une technique utilisée par les sociétés qui, cherchant à étendre leur champ d'activités de distribution, acceptent de courir bien des risques au profit de la maximisation des fonds.

Cette technique risquant théoriquement, est actuellement utilisée par bon nombre d'entrepreneurs. Les sociétés se disent satisfaites aujourd'hui de la minimisation des couts que leur offre la passation des commandes indirecte. Grâce à cette déclaration, presque tous les entrepreneurs commerciaux migrent vers cette façon de faire pour faciliter la tâche à leurs clients dans la passation de leurs commandes mais aussi, en guise d'étendre leur champ de distribution.

Toutefois, la passation des commandes évoluée n'engendre pas autant de couts comme ceux liés à la passation de commande directe mais simplement, et selon les déclarations de la clientèle, c'est une technique viable et simple qui fait supporter moins des couts étant donné que parmi les règles de commerce, la minimisation des couts est une excellence dans la réalisation de bon profit.

Vendre en ligne représente un travail technique, un travail commercial de mise en valeur des produits sur le net, et un travail d'organisation et de logistique pour servir les commandes des clients¹². C'est une technique qui se fait au moyen d'une boutique en ligne, cette boutique étant un site marchand où les visiteurs consultent des produits, les préfèrent et passent commande. Cela constitue une vente complète.

Les différents modes de passation de commandes clients englobés par les deux techniques sont¹³ :

1. Mode oral: par téléphone ou de vive voix. Par prudence et pour pouvoir disposer de preuves en cas de litige, ce mode recommande d'adresser une confirmation écrite au fournisseur.

2. Mode par lettre de commande : signée par l'acheteur, elle constitue un élément de preuve incontestable.

3. Mode par courrier électronique ou e-mail.

4. Mode par télex : bien que non signé, ce document dit télégramme, porte les éléments d'identification de l'expéditeur et du destinataire et est accompagné d'une autorisation de transmission, est un bon élément de preuve.

5. Mode par bon de commande : ce document est un imprimé à en-tête de l'acheteur portant les mentions d'identification le concernant (raison sociale,

¹² Ma vie d'entrepreneur « Vendre en ligne », http://www.jesuisentrepreneur.fr/-ma-vie-d-entrepreneur-.html

¹³ Jean Lacroix et Joëlle BONENFANT, Comprendre le monde de l'entreprise « La commande », Paris, 2009 Présenté par Emile Amani Digadiga en vue de l'obtention du diplôme de gradué en Informatique de gestion

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adresse, RCS...) et qui indique la date, les références des marchandises

commandées, les quantités, le prix unitaire, etc.

6. Mode par bulletin de commande : cet imprimé, conçu par le fournisseur et

portant les mentions le concernant (raison sociale, adresse, RCS...) est

complétées par l'acheteur.

Une bonne commande de produits, pour éviter toute ambiguïté concernant son

contenu, doit fournir les indications suivantes :

le nom du produit commandé ou du service à fournir avec la quantité et la

référence du catalogue ;

le prix unitaire ;

le délai ou l'échéance de livraison ;

le mode d'expédition;

le mode de transport;

la facturation (nombre de factures nécessaires) ;

les conditions et le mode de paiement : lettre de change, chèque

bancaire, au comptant...

Par ailleurs, les clients ont de fortes attentes concernant leurs expériences d'achat. Ils veulent pouvoir passer des commandes puis les suivre sur plusieurs canaux, que ce soient par des terminaux mobiles, par des transactions indirectes ou en face à face. Et ils veulent choisir la méthode d'achat la plus pratique pour eux. Pour répondre aux attentes des clients et à leur façon d'acheter aujourd'hui, les vendeurs doivent créer une expérience harmonisée sur tous les canaux de vente et d'achat et fournir aux clients de la visibilité et la disponibilité de stock dans l'entreprise.

Alors, pour que l'entreprise gère les commandes de clients, elle doit disposer d'un certain nombre ou alors d'une quantité quelconque de biens, des produits ou d'articles dont l'objet porte sur leur distribution aux clients.

Ces articles groupés à un endroit bien précis dans l'entreprise constituent un stock physique.

C'est ainsi que la présence de ce stock de matériels, pouvant être classés selon leurs catégories, nature ou besoin, doit obligatoirement engendrer une notion de gestion. Cette gestion devra être de forme vraie car elle peut être porteuse de profit ou de perte pour l'entreprise.