Section 3. Les cas
§ 1.Cas1 : Reprise de la fonction d'un franchiseur
qui tenait la comptabilité de ses franchisés
Le premier cas est celui d'une entreprise du secteur de la
distribution. La situation est en réalité plus complexe parce
qu'il s'agit d'une fédération d'indépendants dans lesquels
le groupe détient une participation de 26%. La fonction comptable
était centralisée au sein d'une entité rattachée
à la direction financière du groupe qui réalisait la
prestation comptable pour des entités juridiquement autonomes dans
lesquelles le groupe ne détenait qu'une participation minoritaire. Cette
situation représentait un exercice illégal de la profession
d'expert comptable dans la mesure où il ne s'agissait pas d'une forme de
centre de services partagés (une entité autonome de prestation
comptable). En effet, l'entité de la direction financière ne
travaillait pas pour des sociétés détenues par le groupe
mais pour des indépendants. Face aux plaintes déposées
auprès de l'ordre des experts-comptables, la décision
d'externaliser la fonction comptable auprès d'une société
d'expertise comptable (inscrite à l'ordre) a été prise.
Cette décision s'est traduite par le transfert de 80
personnes de l'entité du groupe vers le cabinet ayant obtenu le contrat
d'externalisation. Toutefois, en pratique, au-delà du changement de
convention collective les salariés ont connu peu de changement apparent
car même les locaux ont été repris. Dans ces conditions, la
mise en place de l'externalisation ne représente pas une
évolution significative. La véritable évolution fut
culturelle avec la mise en place des normes professionnelles et l'adoption
concomitante de méthodes de travail propres aux cabinets d'expertise
comptable (notamment le suivi de chacune des comptabilités des
indépendants par l'instauration d'un dossier de travail
normalisé). Cette externalisation a eu pour conséquence
première d'améliorer la qualité de la prestation comptable
fournit aux indépendants.
Toutefois, cette relation tripartite entre un groupe, des
indépendants et le prestataire de services est très
particulière au regard des pratiques courantes d'externalisation. En
effet, l'indépendant est le client du prestataire qui est prescrit,
recommandé, par le groupe pour lequel il devra réaliser un
reporting comptable alors qu'il est lié par le secret professionnel
à son client, l'indépendant. Pour respecter la déontologie
professionnelle, le prestataire demande à ce que le secret professionnel
soit levé vis-à-vis du groupe pour qu'il puisse lui transmettre
directement le reporting. Moins de 5% des indépendants refusent cette
levée du secret professionnel. Par ailleurs, c'est le groupe qui assure
le choix du prestataire et assure la négociation de la grille
d'honoraires (en fonction du niveau d'activité) qui est ensuite
appliquée aux indépendants.
Compte tenu de l'environnement un peu particulier, il n'y a
pas de comité de pilotage. Par contre la qualité de la prestation
est évaluée au moyen d'une enquête par questionnaire faite
par le groupe auprès de ses franchisés. Une partie du
questionnaire est consacrée à la prestation comptable.
Toutefois, le prestataire n'a pas accès à cette
information. Par contre, chaque mois, une réunion se déroule avec
les responsables du groupe pour évoquer les projets
d'investissements.
§ 2.Cas2 : Externalisation de la production
comptable
Il s'agit d'une chaîne d'hôtels dans laquelle
traditionnellement il y avait un comptable sur chaque site. Cette forme
d'organisation décentralisée de la comptabilité n'est plus
tenable avec les nouveaux formats d'hôtellerie dits économiques.
Avec l'arrivée d'un nouveau directeur financier, toute l'organisation a
été remise à plat. Deux solutions étaient
envisageables, soit l'internalisation totale avec une centralisation en
région et au siège de la tenue comptable, soit une prestation
plus globale confiée à un prestataire sur un
périmètre étendu à tous les sites. Finalement
l'option de l'externalisation a été choisie.
Le prestataire qui a été retenu était
connu des dirigeants de l'entreprise car il les avait accompagnés dans
le développement du groupe en réalisant une partie des montages
financiers pour une partie des sites.
L'externalisation, malgré le nombre élevé
d'hôtels concernés, n'a pas entraîné une reprise
importante de personnel. Seulement trois personnes ont été
transférées à cause du changement de site induit. Le
cabinet a développé deux formes d'organisation pour
réaliser la prestation. Sur un site, une organisation par métier
a été adoptée (clients et trésorerie pour une
équipe et fournisseurs pour l'autre) contre un fonctionnement par
dossier pour l'autre site (des collaborateurs qui gèrent
l'intégralité des dossiers). La première forme
d'organisation permet une formation plus rapide mais est démotivante
pour les personnels. La seconde forme bénéficie des forces et
faiblesses inverses : elle permet également d'envisager une
évolution professionnelle au sein du cabinet.
Pour assurer le suivi de la prestation un comité de
pilotage très lourd a été mis en place. Il s'agit d'une
réunion mensuelle avec pour le groupe le directeur comptable, le
directeur financier, s'il est disponible, deux adjoints du directeur comptable,
un opérationnel (directeur régional du réseau), un
représentant de l'audit interne et pour le prestataire le directeur de
mission et deux chefs de mission. Des invités extérieurs peuvent
titre prévus en fonction de la thématique de la réunion
tels que le responsable des systèmes d'information ou le responsable des
achats, le prestataire informatique... Les modalités d'évolution
de la prestation n'avaient pas été prévues par le contrat.
Suite au changement d'ERP du client, les modalités de tenue de la
comptabilité fournisseurs ont été profondément
modifiées ce qui a conduit à une augmentation significative de la
charge de travail pour le prestataire. Le surcroît de travail
consécutif à l'adoption du nouvel ERP a fait l'objet d'une
facturation complémentaire. Ce surcroît devenant récurrent,
les honoraires ont été renégociés. C'est le bon
climat d'échange régnant au sein du comité de pilotage qui
a permis cette renégociation.
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