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Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG


par Idrissa Monsieur SOMLARE
CESAG - Master en Comptabilité et Gestion Financière 2010
  

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1.4.2. Dispositifs du contrôle internes des achats et de la trésorerie

RENARD (2010 : 169) affirme que « les faiblesses, insuffisances, dysfonctionnement du système de contrôle interne trouvent toujours leur cause première dans la défaillance d'un des dispositifs de contrôle interne mis en place par les responsables (ou qui n'a pas été mis en place) ». Cette affirmation montre qu'il est indispensable que les managers aient une connaissance précise sur ces dispositifs. Ils peuvent être regroupés sous les rubriques suivantes :

- les objectifs ;

- les moyens ;

- le système d'information ; - l'organisation ;

- les procédures ;

- la supervision.

1.4.2.1. Objectifs

SAMBE (2003 : 341) ; COOPERS & al (2000 : 220-225) soutiennent que dans le cadre de la gestion des achats, les objectifs doivent permettre de s'assurer de :

- la sélection des fournisseurs capables de répondre aux besoins de l'organisation ;

- effectuer les achats auprès des fournisseurs dûment agrées, qui soient en conformité

avec les lois et règlementations en vigueur et qui respectent les conditions

contractuelles ;

- l'approvisionnement adéquat des matières, commander les articles qui répondent aux spécifications techniques requises, de payer les prix appropriés, de commander les quantités appropriées au moment adéquat, de mettre à jours les données fournisseurs, de façon exhaustive et exacte, pour assurer le suivi des commandes en cours et de réceptionner les matières commandées temps en temps voulu.

Quant à la gestion de la trésorerie, les objectifs doivent permettre de s'assurer que :

- les opérations relatives à la trésorerie sont rapidement et correctement enregistrées par les services comptables et que tous les mouvements non autorisés sont rapidement portés à l'attention de la direction générale ;

- les comptes traduisant les dépôts et retraits de fonds sont régulièrement analysés et justifiés ;

- tout dépôt et retrait non autorisé ou anormal est rapidement détecté,

- existe un système de contrôle périodique des existants en caisse, la mise en place d'un système de rapprochement périodique des journaux de banque avec les extraits bancaires (état de rapprochement) ;

- la revue périodique des travaux de rapprochement par un responsable désigné par la direction générale (BARRY, 2009 : 73).

1.4.2.2. Moyens

Pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixée, il est important pour l'entreprise d'y mettre moyens. Cependant, il convient de se poser la question à savoir si nos moyens sont adaptés aux objectifs fixés. L'entreprise doit à tout moment vérifier si ses moyens sont adaptés. Pour cela, elle doit regarder :

- les moyens humains : il s'agit dans un premier temps de recruter les personnes en nombre correspondant aux besoins et surtout personnes ayant les compétences requises, ensuite, assurer la formation professionnelle permanente pour mettre à jour les compétences du personnel et en fin instaurer l'éthique ;

- Les moyens financiers (les budgets) doivent être en ligne avec les objectifs de l'entreprise ;

- les moyens techniques : les techniques industrielles, de gestion et commerciales doivent être en corrélation avec les objectifs fixés.

1.4.2.3. Systèmes d'information et de pilotage

Troisième dispositif de contrôle interne, et que l'on trouve dans toutes les activités, celui-ci devrait, en bonne logique, constituer un ensemble intégré dans l'entreprise. L'observation des systèmes d'information par l'auditeur interne doit le conduire à examiner les cinq critères qui vont lui permettre de porter un jugement sur la qualité de ces dispositifs/ ces critères sont les suivant :

- ils doivent concerner toutes les fonctions ;

- ils doivent être fiables et vérifiables ;

- ils doivent être exhaustifs ;

- ils doivent être disponibles en temps opportun ;

- ils doivent être utiles et pertinents (RENARD, 2006 : 175)

1.4.2.4. Organisation

D'après FAYOLLE (in RENARD, 2010 : 176) « on ne contrôle que ce qui est organisé », étant entendu que « contrôle » signifie « maîtrise ». C'est-à-dire qu'il s'agit d'un élément particulièrement important dans la panoplie des dispositifs de contrôle interne. Une organisation de qualité doit respecter trois principes généraux à savoir :

- l'adaptation qui consiste à adapter l'organisation en fonction de la taille, la nature d'activité, l'objectif, l'environnement, et sa structure juridique ;

- l'objectivité : une organisation objective est une organisation qui n'est pas construite en fonction des hommes. Ce principe équilibre le précédent : l'adaptabilité certes, mais aussi permanence relatives dans la mesure où une mutation, un départ ne doivent pas chaque fois remettre en cause l'organisation existante ;

- la sécurité ou la séparation des tâches c'est-à-dire qu'il faut s'organiser avec le maximum de sécurité en répartissant les tâches de telle sorte que certaines d'entre elles, fondamentalement incompatibles ne puissent être exercées par une seule et même personne.

1.4.2.5. Procédures

Les méthodes de travail et procédure de l'entreprise doivent être définies et concerner toutes activités et tous les processus. Ces documents doivent être formalisés, simples et spécifiques, mis à jour régulièrement et porter à la connaissance des exécutants (HUTEAU, 2006 : 58).

1.4.2.6. Supervision

Selon EUSTACHE (2006 : 197), l'ensemble des processus doit faire l'objet d'une supervision de la part du management, et dans une moindre mesure, du personnel d'encadrement ». Ainsi, des modifications doivent être apportées en cas d'écart ou de dysfonctionnement significatifs, pour permettre au système de réagir rapidement en fonction du contexte

Cependant la supervision ne doit pas faire l'objet de confusion par celui qui est chargé de superviser. Pour cela :

- superviser n'est pas refaire le travail de ses subordonnées ;

- superviser n'est pas tendre des pièges pour déceler des erreurs

- ce n'est pas pratiquer en permanence l'examen de ce qui se fait par surveillant de la classe.

La Supervision est un dispositif souvent oublié, singulièrement dans les échelons supérieurs de la hiérarchie, qui procèdent souvent par incantation « je fais confiance », oubliant que superviser n'est pas contradictoire avec faire confiance »

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