1.4.2. Dispositifs du contrôle internes des achats et
de la trésorerie
RENARD (2010 : 169) affirme que « les faiblesses,
insuffisances, dysfonctionnement du système de contrôle interne
trouvent toujours leur cause première dans la défaillance d'un
des dispositifs de contrôle interne mis en place par les responsables (ou
qui n'a pas été mis en place) ». Cette affirmation montre
qu'il est indispensable que les managers aient une connaissance précise
sur ces dispositifs. Ils peuvent être regroupés sous les rubriques
suivantes :
- les objectifs ;
- les moyens ;
- le système d'information ; - l'organisation ;
- les procédures ;
- la supervision.
1.4.2.1. Objectifs
SAMBE (2003 : 341) ; COOPERS & al (2000 : 220-225)
soutiennent que dans le cadre de la gestion des achats, les objectifs doivent
permettre de s'assurer de :
- la sélection des fournisseurs capables de
répondre aux besoins de l'organisation ;
- effectuer les achats auprès des fournisseurs
dûment agrées, qui soient en conformité
avec les lois et règlementations en vigueur et qui
respectent les conditions
contractuelles ;
- l'approvisionnement adéquat des matières,
commander les articles qui répondent aux spécifications
techniques requises, de payer les prix appropriés, de commander les
quantités appropriées au moment adéquat, de mettre
à jours les données fournisseurs, de façon exhaustive et
exacte, pour assurer le suivi des commandes en cours et de réceptionner
les matières commandées temps en temps voulu.
Quant à la gestion de la trésorerie, les objectifs
doivent permettre de s'assurer que :
- les opérations relatives à la
trésorerie sont rapidement et correctement enregistrées par les
services comptables et que tous les mouvements non autorisés sont
rapidement portés à l'attention de la direction
générale ;
- les comptes traduisant les dépôts et retraits de
fonds sont régulièrement analysés et justifiés ;
- tout dépôt et retrait non autorisé ou
anormal est rapidement détecté,
- existe un système de contrôle périodique
des existants en caisse, la mise en place d'un système de rapprochement
périodique des journaux de banque avec les extraits bancaires
(état de rapprochement) ;
- la revue périodique des travaux de rapprochement par un
responsable désigné par la direction générale
(BARRY, 2009 : 73).
1.4.2.2. Moyens
Pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixée, il
est important pour l'entreprise d'y mettre moyens. Cependant, il convient de se
poser la question à savoir si nos moyens sont adaptés aux
objectifs fixés. L'entreprise doit à tout moment vérifier
si ses moyens sont adaptés. Pour cela, elle doit regarder :
- les moyens humains : il s'agit dans un premier temps de
recruter les personnes en nombre correspondant aux besoins et surtout personnes
ayant les compétences requises, ensuite, assurer la formation
professionnelle permanente pour mettre à jour les compétences du
personnel et en fin instaurer l'éthique ;
- Les moyens financiers (les budgets) doivent être en ligne
avec les objectifs de l'entreprise ;
- les moyens techniques : les techniques industrielles, de
gestion et commerciales doivent être en corrélation avec les
objectifs fixés.
1.4.2.3. Systèmes d'information et de
pilotage
Troisième dispositif de contrôle interne, et que
l'on trouve dans toutes les activités, celui-ci devrait, en bonne
logique, constituer un ensemble intégré dans l'entreprise.
L'observation des systèmes d'information par l'auditeur interne doit le
conduire à examiner les cinq critères qui vont lui permettre de
porter un jugement sur la qualité de ces dispositifs/ ces
critères sont les suivant :
- ils doivent concerner toutes les fonctions ;
- ils doivent être fiables et vérifiables ;
- ils doivent être exhaustifs ;
- ils doivent être disponibles en temps opportun ;
- ils doivent être utiles et pertinents (RENARD, 2006 :
175)
1.4.2.4. Organisation
D'après FAYOLLE (in RENARD, 2010 : 176) « on ne
contrôle que ce qui est organisé », étant entendu que
« contrôle » signifie « maîtrise ».
C'est-à-dire qu'il s'agit d'un élément
particulièrement important dans la panoplie des dispositifs de
contrôle interne. Une organisation de qualité doit respecter trois
principes généraux à savoir :
- l'adaptation qui consiste à adapter l'organisation en
fonction de la taille, la nature d'activité, l'objectif,
l'environnement, et sa structure juridique ;
- l'objectivité : une organisation objective est une
organisation qui n'est pas construite en fonction des hommes. Ce principe
équilibre le précédent : l'adaptabilité certes,
mais aussi permanence relatives dans la mesure où une mutation, un
départ ne doivent pas chaque fois remettre en cause l'organisation
existante ;
- la sécurité ou la séparation des
tâches c'est-à-dire qu'il faut s'organiser avec le maximum de
sécurité en répartissant les tâches de telle sorte
que certaines d'entre elles, fondamentalement incompatibles ne puissent
être exercées par une seule et même personne.
1.4.2.5. Procédures
Les méthodes de travail et procédure de
l'entreprise doivent être définies et concerner toutes
activités et tous les processus. Ces documents doivent être
formalisés, simples et spécifiques, mis à jour
régulièrement et porter à la connaissance des
exécutants (HUTEAU, 2006 : 58).
1.4.2.6. Supervision
Selon EUSTACHE (2006 : 197), l'ensemble des processus doit
faire l'objet d'une supervision de la part du management, et dans une moindre
mesure, du personnel d'encadrement ». Ainsi, des modifications doivent
être apportées en cas d'écart ou de dysfonctionnement
significatifs, pour permettre au système de réagir rapidement en
fonction du contexte
Cependant la supervision ne doit pas faire l'objet de
confusion par celui qui est chargé de superviser. Pour cela :
- superviser n'est pas refaire le travail de ses
subordonnées ;
- superviser n'est pas tendre des pièges pour
déceler des erreurs
- ce n'est pas pratiquer en permanence l'examen de ce qui se fait
par surveillant de la classe.
La Supervision est un dispositif souvent oublié,
singulièrement dans les échelons supérieurs de la
hiérarchie, qui procèdent souvent par incantation « je fais
confiance », oubliant que superviser n'est pas contradictoire avec faire
confiance »
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