2.3.2.3. La conception du manuel de procédures
Cette étape permet de définir les orientations du
manuel de procédure à concevoir, c'est-àdire les
objectifs, le contenu, la forme et le champ d'application du manuel.
2.3.2.4. Le contenu du manuel de procédures
D'après NGÜYEN (1999 : 157), la réussite d'un
manuel de procédures réside dans sa capacité à
divulguer quatre types d'information d'une procédure :
- les éléments permanents que ce sont les
obligations externes et internes auxquelles l'entreprise doit satisfaire,
l'organisation préalable qu'elle met en place pour assurer le bon
fonctionnement sans discontinuité de la procédure ;
- les éléments ponctuels, c'est-à-dire la
liste des différentes instructions : qui fait quoi quand et comment ?
- les éléments relatifs aux normes retenues qui
abordent les aspects liés aux règles de gestion à
adopter
- et éléments de descriptions et de synthèse
qui traduisent clairement les étapes de l'exécution de la
procédure.
2.3.2.5. Forme
Pour ce qui est de la forme, l'auditeur doit choisir celle qui
est la plus approprié au contexte de l'entité auditée.
HENRY & al (1999 : 78) suggèrent l'utilisation des classeurs
à feuillet mobile afin de faciliter les mises à jour du
manuel.
Le manuel qui est un document physique est constitué de
plusieurs tomes selon la nature et l'importance des cycles. Pour concevoir un
manuel de procédures, l'auditeur peut choisir de découper le
manuel de procédure en cycle d'activités, affecter un code
préférence alpha numérique, rappeler la
référence principale pour chaque document inséré
dans un cycle, attribuer un numéro d'ordre séquentiel aux
documents, paginer, dater, affecter la mention « originale » ou
« mise à jour » insérer chaque document et en fin
chaque page du manuel de procédure comportera toutes ces
références. (HENRY & al, 2001 : 67 ; BERGER & al, 2007 :
75). De plus, à l'entête de chaque page du manuel, de
procédures, le rédacteur doit mentionner : la date
d'élaboration de la procédure, la date de son approbation et la
date de sa modification (éventuellement).
2.3.3. Finalisation de la mission
A cette phase, l'auditeur est en mesure démettre une
opinion et rédiger les procédures qui constituent le socle du
manuel de procédures. Les étapes de cette phase sont : la
rédaction des procédures, la validation des procédures et
du manuel ainsi que la diffusion du manuel (BERGER 2007 : 72).
2.3.3.1. Rédaction des
procédures
La rédaction des procédures précède
le projet de manuel de procédures. Dans la pratique
comme l'indique
HENRY & al (2001 : 92), l'analyse préalable de la tâche ou de
l'activité
doit être faite avec minutie. Cela veut dire que l'auditeur
doit avant la rédaction des procédures, bien analyser la
tâche ou l'activité avant de la décrire.
Rédiger une procédure, c'est la définir,
décrire les tâches de chaque intervenant et en organiser la
synchronisation dans le temps avec des contrôles logiques. D'après
HENRY (2001 : 94-95), la rédaction des procédures s'effectue par
la combinaison de description textuelle et graphique des tâches. D'autres
comme BERGER & al (2007 : 123), affirment que la description des
tâches d'une procédure doit être graphique, cela favorise la
mémorisation des différentes étapes de réalisation
de la tâche. En résumé, disons qu'il est important de
soutenir la description textuelle par la description graphique.
2.3.3.2. Validation et la diffusion du manuel de
procédures
Le manuel de procédures pour qu'il soit efficace,
nécessite une validation de la part des dirigeants mais aussi des
opérationnels qui sont les premiers utilisateurs. Après cette
validation, il doit faire l'objet d'une diffusion auprès de tout le
personnel de l'entreprise.
2.3.3.2.1. Validation du manuel de
procédure
Avant toute diffusion officielle dans l'entreprise, chaque
procédure doit subir plusieurs phases de vérification et de
contrôle. On distingue principalement deux étapes de validation.
La première se situe au niveau des rédacteurs. Elle vise
principalement à faire approuver les restitutions écrites par les
opérateurs concernés. Il est habituel de constater au cours de
cette étape qu'il faille largement modifier le premier jet. La seconde
étape se situe plus largement au niveau de l'entreprise Elle porte sur
la validité et l'optimisation des méthodes de travail en cours.
Elle vise aussi à s'assurer de la cohérence globale du
système de procédures. Cette phase de validation est importante
pour corriger certaines dérives, débattre des
améliorations ou clarifier les règles en vigueur HENRY (2001 :
116). Lorsque les constats sont validés, il n'y a pas de problème
pour la validation des procédures. Cependant, lorsqu'il y a une
contestation, soit le rédacteur apporte la preuve de son affirmation
soit il n'est pas en mesure de fournir la preuve du fait d'une conclusion trop
hâtive de ses travaux.
2.3.3.2.2. Diffusion du manuel
Après la validation du manuel de procédure, la
cellule du projet de rédaction doit le
diffuser. Cette diffusion
concerne dans un premier temps l'édition des manuels et dans un
second temps sa mise en application par les utilisateurs.
L'édition des manuels consiste à les structurer, établir
la liste de diffusion et à les enregistrer sur site ou CD-Rom. La mise
en application concerne l'information des utilisateurs, créer un
dispositif de mise à jour permanente et assurer sa mise en application
progressive HENRY (2001 : 119). Il faut aussi souligner que la diffusion des
procédures demande un effort de pédagogie et de sensibilisation
auprès des utilisateurs. La sensibilisation vise à monter
l'importance que la direction accorde au nouvel outil de gestion. Elle doit
aussi chercher à clarifier les enjeux et les obligations de mise en
application des documents.
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