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Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG


par Idrissa Monsieur SOMLARE
CESAG - Master en Comptabilité et Gestion Financière 2010
  

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Conclusion

Toute entreprise quelque soit sa taille à besoin des procédures pour mieux assainir sa gestion. Le manuel de procédures permet à l'entreprise d'optimiser ses activités. Il est également un outil qui permet aux opérationnels d'une entreprise de connaître facilement l'exécution d'une tâche. Il sert aussi de référence lors de la revue des procédures du contrôle interne pour s'assurer que les procédures mise en place par l'entreprise sont respectées. Son élaboration nécessite l'engagement de tout le personnel de l'entreprise et une méthodologie rigoureuse. Cette méthodologie fera l'objet du troisième chapitre.

Chapitre 3 : Méthodologie de la recherche

Après avoir présenté les cycles achats, trésorerie et le manuel de procédures dans les deux premiers chapitres, nous allons dans ce chapitre présenter la méthodologie de recherche qui nous permettra de prendre connaissance de l'activité de trésorerie et d'achat de l'entreprise étudiée et d'en concevoir le manuel de procédures.

Cette démarche qui est inspirée de différentes méthodes d'élaboration du manuel de procédures et des bonnes pratiques, sera adaptée au processus de gestion des achats et de la trésorerie de l'Entreprise de Construction Générale (ECG). Nous allons dans ce chapitre, présenter le modèle d'analyse dans un premier temps, nos aborderons les outils de collecte et d'analyse des données nécessaires à l'élaboration du manuel de procédures.

3.1. Modèle d'analyse

Notre modèle d'analyse est une simple représentation schématique constituée de quatre phases et de neuf étapes. Il est illustré à travers la figure n°1.

Figure 1: Modèle d'analyse

Source : nous-mêmes

3.2. Outils de collecte des données

Notre objectif étant de recueillir le maximum d'informations sur le fonctionnement et les procédures de gestion des achats et de la trésorerie, la collecte des données se fera auprès des différents responsables de l'entreprise. Nous le ferons à travers l'analyse documentaire et les interviews.

3.2.1. Analyse documentaire

Nous allons étudier dans cette étape, la documentation existante relative au service achat et trésorerie pour identifier les différents concepts liés à son activité et à son organigramme (organigramme, règlements intérieur, les budgets, documents relatifs à leur exécution, rapport d'activités, les états financiers ainsi que tout autre document interne seront examinés). Nous parviendrons à détecter les écarts à travers cette étape et ferons des analyses et interprétations y afférentes.

3.2.2. Interviews

LEMANT (1995 : 181) définit l'interview (annexe 3) comme étant un entretien avec une personne en vue de l'interroger sur ses actes, ses idées, etc., et de divulguer la teneur de l'entretien ». L'interview est très importante pour une qualité des informations spécifiques recherchées. En, effet les entretiens sont très utiles pour la description des processus des achats et de la trésorerie sous l'angle des risques et de son dispositif de contrôle interne. Nous réaliserons dans notre travail un entretien avec le responsable chargé de la trésorerie et celui chargé des achats dans le but de rassembler leurs points de vue, identifier les niveaux hiérarchiques, la façon dont les contrôles sont conçus et effectués en pratique. Ces personnes ressources sont le Directeur général et le chef d'atelier.

3.3. Outils d'analyse des données

Les données ainsi collectées seront analysées par le moyen de certains outils en vue d'une synthèse générale de l'étude.

3.3.1. Flow-chart

Outil de description et de représentation des activités de l'entreprise, le flow-chart (annexe
6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,15) permettra de représenter physiquement la succession des

phases des processus de gestion des achats et de la trésorerie. Cette représentation fait apparaître les intervenants, les tâches, les supports utilisés et les liaisons entre les différentes phases. Selon RENARD (2010 : 351) « cette méthode de schématisation remplace une longue description »

3.3.2. Test de conformité

Les tests de conformité sont importants pour s'assurer que les dispositifs de contrôle interne ont été appliqués, ils permettent de remonter à la source en passant par les phases intermédiaires. Pour ces tests nous nous attarderons sur les flux les plus significatifs ou présentant les risques à forte incidence.

3.3.3. Test de permanence

Le test de permanence permet de s'assurer que les opérations sont toujours bien traitées conformément à ce qui a été décrit lors des entretiens. Cet outil vient compléter les descriptions obtenues lors des entretiens. Ces tests se feront à l'aide d'un sondage.

3.3.4. Sondage

C'est un outil de validation. A travers l'examen du traitement de certaines factures, des enregistrements comptables, nous pourrons déterminer une caractéristique qu'il est possible d'extrapoler à l'ensemble du processus. Le résultat obtenu ne donne qu'une estimation plus ou moins précise qui se mesure à travers deux indicateurs : le degré de confiance qui est le pourcentage de chance que le résultat soit exact et la précision du résultat qui représente l'intervalle dans lequel est compris le résultat. Comme le mentionne LEMANT (1995 : 215), le sondage permet d'estimer ou de vérifier des valeurs ou des proportions avec un coût et des délais considérablement réduits.

3.3.5. Questionnaire de contrôle interne

Selon MADERS & al (2006 : 56), le questionnaire (annexe 1) est un outil de diagnostic qui à pour objectif de déterminer les forces et faiblesses apparentes du système. Du fait de l'inexistence du manuel de procédures dans l'entreprise de construction générale, cet outil nous permettra de corroborer les résultats de détection des forces et faiblesses des pratiques actuelles du cycle de trésorerie. A cet effet il sera adressé à tous les intervenants du cycle

trésorerie notamment le Directeur général, le chef comptable et l'assistant du chef comptable.

3.3.6. Grille d'analyse des tâches

C'est un outil de diagnostic qui permet de déceler sans erreurs possibles les manquements au principe de séparation des tâches, d'analyser la charge de travail par agent, d'identifier sa structuration et la manière dont elle est remplie (annexe 2). Selon RENARD (2006 : 347), elle est la photographie à l'instant T de la répartition du travail.

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