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Suivi automatisé de la gestion de stock dans un hôtel "cas de l'hotel Congomani Africanus


par Alain Oussama MUHINDO TSONGO
Institut Superieur d'Informatique et de Gestion - Ingenieur A1 2008
  

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INTRODUCTION

1. ETAT DE LA QUESTION

L'homme au cours de son évolution s'est buté aux problèmes liés à l'ignorance et au rythme du développement des sciences. Étant un être intelligent, il n'a pas voulu rester dans les conditions de vie médiocre mais il a cherché à les améliorer et par conséquent à développer son bien être social.

Dans la recherche d'une évolution l'homme a souhaité mettre fin à ce travail lourds et long portant sur des opération arithmétiques et logique complexes et des tâches répétitives. La gestion du logistique de Congomani Hôtel étant manuelle, nous avons trouvé multiples difficultés quant à ce qui concerne le traitement des informations qui lui sont liées. Ainsi, il nous a été utile de voir, pour le cas de notre sujet : "Suivi automatisée de la Gestion de Stock d'une institution hôtelière cas de l'hôtel Congomani Africanus", dans quelle mesure la gestion automatisée peut-elle être une élément capital de rentabilisation d'une entreprise surtout des moyennes et petites entreprises généralement génératrice s d'emploi. Ce traitement automatisé pourra permettre surtout l'allégement du travail de l'homme et fournir les résultats précis, opportuns et nécessaires à la prise des décisions.

Les petites et moyenne entreprises comme c'est le cas ici, gèrent en leur sein de grandes quantité d'informations pour leur développement tant sur le plan socioéconomique que financier. Dans cette optique, toute organisation et tout gestion ont besoin d'information; la fonction d'un système d'information dans ce cas étant de recueillir, transformer et transmettre les données nécessaires à l'exploitation et à la gestion de cette organisation. D'où la nécessité d'automatiser ce système d'informations en perpétuelle croissance.

Ainsi en tenant compte de multiples inconvénients dus à l'utilisation du système manuel, il sera utile d'y apporter un remède qui sera la gestion automatisée à l'aide de l'Ordinateur.

Le développement de la technologie de l'information et en particulier de la micro-

informatique permet actuellement à toute entreprise, quelle que soit sa traille, d'informatiser ses opérations et sa gestion. Ceci à l'avantage d'effectuer des tâches répétitives, les systèmes manuels est encombrant, moins rapide et présentent souvent des erreurs de manipulation.

L'informatique est l'une des sciences qui par son adaptation se précision et sa rapidité permet de sortir à la fin du mois, le chiffre d'affaire réalisé, les différents dépense par service et dépense global mensuel.

2. PROBLEMATIQUE

« Beaucoup a été dû aux avantages procurés par l'informatique. Mais il serait vain de prétendre retirer les bénéfices de cette technique si l'entreprise, pour des raisons financières ou autres, ne pouvait pas y accéder1 ». Aujourd'hui la République démocratique du Congo est dans le processus de paix et vus que la partie Est précisément le Nord Kivu est considéré comme la capitale touristique et ce dans cette optique que nous nous sommes décider d'apporter notre dans la gestion des hôtels et celui qui nous a intéresser plus est celui du Congomani Africanus.

Quelque soit la taille de l'entreprise ce dernier a besoin vital de l'informatique, dans sa compétitivité économique actuelle, les entreprises voient égaliser leurs chances dans les domaines de la détermination de prix de revient de la gestion de stock ou de l'approvisionnement, comme dans le domaines commerciaux. Ainsi, nous avons remarqué que l'hôtel Congomani Africanus enregistre beaucoup de la demande des clients.

Cependant, Agir seul, prétend la responsabilité du service, semble en fait une solution plus ambitieuse qui réaliste pour il n'a jamais vécu semblable expérience. Pour mieux faire, il est indispensable de faire appel à une aide extérieure qui va se situer au niveau de conception de l'analyse. Après une étude approfondit sur le mode de fonctionnement de l'hôtel Congomani Africanus, nous avons rencontré

1 BARRE H les moyenne et petites industries credit hotelier commerciaux et industrielle ;ed de dimos Paris 1996 p21 5

quelques difficulté à savoir : La réception de beaucoup de clients, l'hôtel Congomani Africanus, enregistre un grand nombre de flux d'opérations liées aux opérations de son développement, mais aussi sur les approvisionnements. La non automatisation de la gestion de stock engendre la rupture de stock, l'omission de certains opérations, les erreur dans le calcul, le lenteur dans l'élaboration des rapports journalier, mensuel comme annuel à plusieurs copie.

Ce suite à tous ce qui vient d'être cité ci-haut que l'hôtel Congomani Africanus ne parvient pas à faire adapter ses produits et ses services au besoin de ses clients.

Pour remédier aux problèmes que l'hôtel Congomani Africanus connaisse sont lies au traitement de taches manuellement, nous nous sommes posé quelques questions à savoir :

· Est-il possible de mettre en application un système d'information assiste par l'ordinateur pour pouvoir remédier aux difficultés dont l'hôtel Congomani Africanus fait face ?

· Est-il possible de concevoir une application conçue sous Microsoft Access interactif de la gestion de stock de l'hôtel Congomani Africanus pouvant gérer d'une manière automatique les taches liées à la tenue rationnelle de stock ?

3. HYPOTHESES

L'hypothèse se définit comme étant une idée directrice ou une tentative d'explication des faits formulés au début de la recherche. Elle peut être confirmé ou infirmée par le résultat de la recherche2.

Le manque d'une structure stable et efficace serait à la base de certaines faille dans la clarté de la logistique de l'hôtel

De nouvelle façon de gérer cette unité de gestion, nous serons amené à voir comment se comporte ce nouveau système en tenant compte de ses apports ainsi que son coût par rapport au système de gestion manuelle. De même, serait-il possible pour ce nouveau système de fournir la situation exacte par service chaque fin du mois ou à n'importe quel moment que l'hiérarchie en a besoin ?

2 KABENGELE, Cours de Methode de recrche en science économique, 1ér Graduat UNILU, 1992-1993, P 52

4. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Nous ne cessons d'inventorier des faits et événements marquant l'évolution des sciences avec la modernisation.

L'automatisation est alors l'emploi des moyens automatiques pour la réalisation du processus de traitement des données. Aucun traitement manuel, quel que soit son apport, ne peut réaliser un aussi grand travail que celui du traitement automatisé. Traiter une grande quantité d'informations répétitives dans un temps relativement court n'épargne pas d'erreurs et d'oublis, tant ayant été conçu par l'homme dans ses limites.

Pour notre cas, cette étude pourra nous aider à apporter une solution aux diverses difficultés rencontrées dans l'exécution de différentes opérations de la logistique. Etant donné la place de plus prépondérante occupée par les systèmes d'information à base d'ordinateur dans les activités organisationnelles et managériales, il importe d'en définir la nature et le rôle de l'informatique de gestion en petite et moyenne entreprises. C'est dans cette optique que notre sujet essayera après études, de proposer au gestionnaire un canevas pouvant l'aider à prendre des décisions qui s'imposent. Et par voie de conséquence, améliorer le système de gestion en privilégiant la maximisation des recettes et la diminution ou suppression de perte de temps de traitement des données.

Au vingtième siècle finissant, informatique domine toutes les autres sciences techniques. L'outil de cette nouvelle science est l'ordinateur. Il est donc indispensable dans l'épanouissement de toute entreprise qui veut moderniser sa gestion et l'automatiser en vue de :

· Contrôler rapidement la valeur des activités toujours croissantes;

· Réduire et/ou supprimer les risque d'erreurs liées au système manuel;

· Permettre à temps opportun la prise des décisions au niveau de la direction, lesquelles doivent être précises et toujours fiables

· Servir de base de référence dans le suivi continuel de gestion

En tenant compte du nombre de l'importance de ce service dans l'organisation de l'hôtel, le trajet doit parcourir l'information avant son traitement et le caractère

financier de traitement de l'information, le contrôle manuel ne permet pas de trouver rapidement le document voulu en vue de prouver la véracité de l'information relative à sa gestion. Le contrôle manuel d'informations est très difficile car la dispersion des documents sur lesquelles sont couchées ces dernières est inévitable dans un tel système de traitement d'informations.

Cette étude pourra nous amener à réduire ces difficultés et minimiser l'encombrement des documents par l'utilisation des informations

5. METHODOLOGIE ET TECHNIQUE

Pour atteindre nos objectifs, nous avons fait recours à un cadre de collecte et de traitement d'informations relatives à notre sujet. Ce cadre jugé approprié met en oeuvre trois principales techniques :

- Historique

- documentaire

- Merise

- l'enquête par interview

- l'observation

Technique documentaire

Cette technique consiste à ressembler et à analyser les documents en rapport avec le sujet de la recherche. Nous avons visé et mis à ^profit des documents concernant l'environnement de l'hôtel.

Merise : cette méthode nous a aider à organise le système d'information de l'entreprise qui a intéresser notre sujet. Elle nous a été bénéfique dans l'analyse de son système d'information

Enquête par interview libre

personnes dont leur service dépend directement du service de logistique ceci pour avoir plus d'information en rapport avec nos recherches.

L'observation

Notre sujet nous a éclairé, de manière plus au moins sur Congomani hôtel africanus et surtout sa logistique. Ce qui nous a été précieux dans le traitement des données.

6. DELIMITATION DU SUJET

Notre étude se limite sur la Gestion de stock de l'hôtel Congomani Africanus, vus que c'est un nouveau entreprise notre étude va de janvier 2008 au Juillet 2008 et elle s'est limiter sur la gestion de son stock

7. DIFFICULTES RENCONTRES

Il difficile d'arriver à la fin d'un travail scientifique sans s'être heurté à certaines difficultés. En ce qui nous concerne, quelques unes et les plus remarquables sont les suivantes :

> Nous étions obliger de chercher nous même la solution aux problèmes que

nous rencontrions lors de l'élaboration de travail car nous sommes le premier

chercheur a avoir focaliser nos recherches sur l'hôtel Congomani Africanus
> Nous avons été limité par le moyen financier pour la recherche des données

et les documents relatifs à notre travail

8. SUBDIVISION DU TRAVAIL

Outre l'introduction et la conclusion, notre travail comporte quatre chapitres, à savoir :

Le premier est consacré à la revue de la littérature

Le chapitre deuxième concerne la présentation ou la description de l'hôtel Congomani Africanus.

Le troisième chapitre s'articule sur l'analyse du système d'information existant

En fin le quatrième chapitre concerne la conception d'un système d'information futur en vue de remédier aux difficultés du système d'information existant.

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