Conception d'un système de contrôle de gestion au sein de la trésorerie préfectorale de Fés

Section II : Le C-O-M: vers la modernisation des outils de management de la TR.

Paragraphe I- Contexte et objectif du C.o.M

1- Contexte du C.O.M

La TGR a mis en place au cours des dernières années la base d'un dispositif efficace d'amélioration de performances de son réseau.

Le choix d'un pilotage par objectifs dans le domaines de recouvrement, activité bancaire, dépenses ....est concrétisé par la mise en oeuvre d'un premier contrat pluriannuel pour la diffusion progressive d'une logique de résultat. L'ensemble des acteurs du réseau a ainsi été préparé de façon très concrète à la mise en oeuvre du COM.

Les conséquences de la mise en oeuvre de ce dispositif de pilotage et de management sont extrêmement positives. Le pilotage par objectifs est devenu une référence partagée dans le réseau et une logique de gestion s'est installée entre la TR et la TGR. Cette logique de dialogue s'est également diffusée progressivement entre la TR et ses postes comptables.

La mise en place d'un intéressement collectif a de plus contribué à sensibiliser l'ensemble des agents à cette nouvelle logique de performance.

L'instauration de ce nouvel procédé de gestion (contractualisation) permet à terme d'effectuer un pilotage renforcé du réseau et de mettre en place une dynamique de management dans laquelle le développement de marges de manoeuvre à chaque niveau de responsabilité a pour corollaire l'obligation de contrôler et de rendre compte.

Ainsi conforment à l'esprit de responsabilisation recherché par la loi de finance 2002, chaque responsable du réseau s'engage à atteindre un niveau d'objectifs contribuant ainsi à la réalisation des engagements pris au niveau national par la TGR dans le cadre de la contractualisation comme nouveau outil de gestion des finances publiques. En effet, chaque responsable doit rendre compte de ses résultats qu'il aura obtenu sur une période donnée dans un cadre contractuel, négocié, accepté et responsabilisant. C'est pourquoi il a semblé indispensable d'instaurer cette démarche de contractualisation par la TGR pour mobiliser son réseau dont la TR de Fès fait partie.

Dans cette optique, une note d'orientation générale a été diffusée en Mars 2004 par le trésorier général de royaume qui visait d'introduire une culture nouvelle de gestion basée sur la gestion par objectifs dans un cadre de concertation entre la TGR et son réseau. L'objectif était de préparer les responsables du réseau et les structures centrales à s'appuyer sur la contractualisation comme outil de modernisation de gestion et passer ainsi d'une logique de moyens à une logique de résultats.

En Mars 2005 une nouvelle note a été diffusée par le TGR pour la mise en place du contrat-objectif-moyens.

Depuis, cette date un dialogue de gestion s'est initié par La TGR, et un processus d'apprentissage, de formation, de négociation et d'implication du réseau a été déclenché pour réussir l'introduction de la contractualisation comme nouvelle formule de gestion des rapports entre la TGR et son réseau.

La TR de Fès à son tour a initie un processus de négociation et de concertation avec les comptables de bases (perceptions) pour préparer un climat favorable à la mise en place du COM.

Une première nécessité pour la mise en place du COM est de disposer d'une panoplie d'indicateurs permettant la mesure des réalisations, qui vont devenir des objectifs qu'on doit atteindre par la suite. Dans cette optique un travail approfondi sur l'identification des objectifs et des indicateurs est réalisé. La TR a été associé à la définition et le choix de ces indicateurs pour chaque activité. Pour identifier des objectifs ayant vocation à figurer dans le COM. l'accent a été mis sur des objectifs à caractère directement déclinable ou le cas échéant d'identifier des indicateurs intermédiaires (par exemple : pour un objectif d'amélioration de la qualité de service, on aura comme objectif intermédiaire la réduction du temps de satisfaction des besoins des partenaires).

Finalement une réunion de négociation en décembre 2006, entre le TR de Fès d'une part et les structures centrales concernées d'autre part, a été tenu pour discuter la version finale du contrat-objectif-moyens qui va s'étaler sur 3 ans et qui est rentré en vigueur à partir du 1^er janvier 2007.

2-Objectifs du COM

L'article I du COM dispose que le présent contrat a pour objectif de promouvoir une démarche de contractualisation des relation entre le TGR et la région Fès -Boulmane et que ce processus vise à améliorer la viabilité du siége sur l'action du réseau et à instaurer une logique de résultats dans le cadre d'une démarche participative.

a - Promouvoir une démarche de contractualisation.

La nouvelle procédure budgétaire mise en oeuvre de la loi de finances 2002 en l'occurrence «  la contractualisation » a été une véritable révolution dans la gestion des finances publiques, elle a marqué le passage d'une logique (^5(*)) « ascendant » (bottow-up) où les crédits étaient alloués et débattus d'abord au niveau administratif en fonction du taux de consommation des crédits précédent, à une procédure « descendant » ( top-down) dont le point de départ est l'affirmation des besoins réels sous forme de projet-objectif emmenant des structure opérationnelles. Chaque ministère répartit ensuite les moyens qui lui sont alloués entre ses services.

Dans ce contexte la TGR, étant une organisation sous tutelle du ministère de finances reçoit chaque année une enveloppe budgétaire du ministère, qui va répartir à son rôle sur ses services en fonction des objectifs fixés.

Dans ce cadre la TGR se voit obliger de suivre la norme et mette en place cette nouvelle procédure. À partir de là ce COM vise la formalisation des relations entre la TR et la TGR et promouvoir une dynamique de gestion par objectif.

b- Amélioration la visibilité:

Comme on l'avait vu précédemment, la délégation des moyens à la TR par la TGR l'oblige à rendre compte de sa gestion à travers des rapports d'activités et des tableaux de bord à confectionner dans ce sens.

La TGR va ensuite consolider les performances de tout son réseau à partir des données collectées annuellement pour juger la performance de son organisation.

En fait la contractualisation permet de formuler un vrai projet d'avenir pour se donner une meilleure visibilité, cette démarche est d'autant plus importante que dans le cadre des négociations, chaque partie bénéfice d'un « effet miroir » renvoyé par les autres, l'obligeant à entendre leurs messages sur ses propres actions.

c- : instauration une logique de résultat :

Dans le cadre de la modernisation du service public tant au niveau de sa gestion qu'au niveau des prestations fournies à ses usages, une nouvelle logique vient de s'instaurer pour améliorer la performances du secteur public, souvent critiqué pour manque d'efficacité et gaspillage des ressources publiques.

Dans ce cadre, ce contrat permet d'instaurer une logique de pertinence entre les moyens et les objectifs, ainsi les moyens ne seraient mis à la disposition de la TR qu'après la détermination de l'usage qui en sera fait. De ce fait une meilleure allocation serait atteinte, en passant ainsi d'une logique de moyens à de résultat.

d- : Responsabilisation de trésorier régional :

En tant que chef lieu le la circonscription financières (englobe TR de fes, TP sefrou ,TP Missour) le trésorier régional va se sentir plus responsable puisque il connaît précisément ses objectifs et que c'est lui qui a entamé les négociations, à la fois des objectifs et des moyens. Ainsi la responsabilité va de pair avec une certaine liberté d'action qui lui a été donné, ce qui l'oblige en parallèle de rendre compte aux services centraux concernés tant qu'il s'est librement engagé pour atteindre un certain nombre d'objectifs.

De ce fait, outre la responsabilité du trésorier régional devant la TGR, un circuit de responsabilisation, va être instauré. Ainsi ce sentiment de responsabilisation va être diffusé à tous les niveaux du moment que le trésorier n'est qu'un interlocuteur qui doit véhiculer les engagements qui il a pris devant l'administration centrale. Dans ce sens, les chefs de services et les chefs de bureau des activités concernés par le COM doivent veiller à mettre en place des plans d'action pour atteindre les objectifs à réaliser. Le même cas pour les perceptions qui seront dorénavant responsables de leurs actions, et qui doivent mutualiser leurs ressources pour atteindre les objectifs qui leur sont assignés.

e- : Instauration d'une culture de management participatif.

L'administration comme une entreprise demande une organisation et une gestion. Celui nécessité de pratiquer le management participatif qui consiste à faire intervenir largement les hommes qui font partie de l'organisation en les impliquant dans la fixation des objectifs et la prise de décision pour les atteindre et on leur donnant la responsabilité de leurs actions. En fait Le COM n'est qu'une formalisation du dialogue de gestion participatif et responsabilisant entre la TR et l'administration centrale.

f-  Evaluation de la performance de la TR.

Disposer d'une référence écrite constitue une véritable garantie contre des jugements arbitraires.

Le COM permettra d'évaluer les performances de la TR, en comparant les réalisations par rapport aux objectifs. L'analyse des écarts, positifs on négatifs qu'ils soient, donnera une image sur le travail qu'il a été fait, et les insuffisances le cas échéant qu'il faut combler dans les années suivantes.

* ⁵ - Revue du trésor français juillet 2006.