Impact des TIC (technologie de l'information et de la communication)dans l'entreprise "cas de Women for Women International RDC"

CHAP II : IMPACT DES TIC DANS UNE ENTREPRISE

Durant ces 20 dernières années, les TIC ont été intégrées par les entreprises au fur et à mesure de leur disponibilité. Aujourd'hui elles sont devenues un outil majeur pour la construction de l'entreprise de demain. Elles occupent une place prépondérante dans l'amélioration et la performance de l'entreprise.

Les TIC se sont lancés dans le monde des entreprises et interviennent dans plusieurs domaines scientifiques comme:

1. Dans le partage des données : Pour être performante, l'entreprise se doit d'intégrer un système d'information qui permette à tout acteur d'obtenir les informations depuis son poste de travail. Chacun doit disposer des moyens de comprendre les problèmes qu'il rencontre dans l'exercice de son activité ; il doit pouvoir capitaliser ses connaissances voire les diffuser au sein et hors de l'entreprise. Désormais, le pouvoir n'est plus dans la rétention mais dans le partage des informations aux personnes qui en ont besoin... au moment où ils en ont besoin. L'entreprise doit être prête à relever ce nouveau défi et à devenir ce qu'on appelle " entreprise réseau ".

Aujourd'hui, l'entreprise dispose d'Internet et/ou Intranet, des e-mails, des logiciels de travail en groupe (groupe wheres ou Workgroups, bases de connaissances partagées, data mining, newsgroups), aussi la gestion documentaire, l'édition multimédia, le commerce électronique, le service à la clientèle, l'assistance à la formation... bref elle dispose de nombreux outils numériques afin de relier non seulement l'ensemble de ses salariés, mais aussi les acteurs externes qui partagent un même centre d'intérêt (consommateurs, fournisseurs, partenaires). Autant d'outils qui faciliteront la mise en place d'actions à tous les stades d'exploitation et de communication interne et externe. Et l'on découvre chaque jour la place

grandissante que prennent les NTIC dans la gestion quotidienne de l'entreprise.

2. Dans le domaine du texte, de son et des images :

Internet fut conçu à l'origine pour permettre les échanges de texte, le premier protocole développé étant le courrier électronique, il a suscité le développement rapide d'applications capables de diffuser le son, les images et la vidéo. Ce sont ces procédés de diffusion qui représentent une avancée majeure en terme de communication de l'information que nous présentons plus en détail :

L'audio conférence :

Permet à plusieurs groupes situés en divers endroits de communiquer en utilisant le principe de la voix sur IP (Internet Protocol), l'avantage est de pouvoir téléphoner de PC à PC en limitant l'infrastructure à un seul type de câble... celui du réseau d'ordinateurs de l'entreprise. Ceci constitue une solution économique d'avenir pour l'entreprise, car avec cette technologie, les conférences peuvent être organisées en faveur des agents de l'entreprise et cela à distance sans supporter les frais de logement, de transport, et tous les frais pour le séjour du formateur venu de l'étranger.

Le web conférence

Elle permet à deux ou plusieurs personnes de communiquer à distance au moyen des petites caméras (Webcams) reliées aux ordinateurs de chacun des participants à la discussion. Avec ça on peut arriver à discuter même sur un thème quelconque. On peut se connecter à des forums de discussion dans un domaine quelconque

La formation en ligne^23 :

La formation en ligne (téléformation ou e-Learning) permet à une ou plusieurs personnes d'acquérir une connaissance ou une compétence sans avoir à se déplacer de leur lieu de travail habituel. Les principaux avantages de cette méthode sont la souplesse, l'efficacité, la disponibilité, le gain de temps et les économies (les investissements de départ pouvant toutefois être importants). La téléformation peut s'adapter aux exigences de l'activité et n'oblige plus l'apprenant à se déconnecter de son travail. Il peut concilier ses besoins de formation avec ses objectifs professionnels.

3. En management : avec les forums de discussion sur un sujet du domaine quelconque, les managers bénéficient des stratégies de gestion des entreprises. Dans le même groupe de discussion on peut trouver quelqu'un d'autre qui affronte le même problème que lui, alors ils partagent les stratégies ensemble.

4. En ressources humaines : La Fonction des Ressources Humaines (FRH), autrefois simplement désignée sous l'appellation de « fonction du personnel », a beaucoup évolué durant ces dernières décennies, élargissant son champ de compétence au fur et à mesure, jusqu'à occuper aujourd'hui une position stratégique dans l'entreprise.

Un phénomène émergeant tend alors à consolider cette position. En effet, les Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC) occupent à l'heure actuelle une place prépondérante, non seulement concernant l'entreprise dans sa globalité, mais aussi et surtout au sein d'un nombre croissant de directions des Ressources Humaines.

²³ http://www.tmc.fr/cyberhal/guide.htm

L' << e-GRH », telle est sa dénomination courante, est apparue à la fin des années 90 aux Etats-Unis. Cet anglicisme, qui signifie littéralement la GRH électronique, désigne tout ce que les nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) peuvent apporter à la gestion des ressources humaines.

L'intégration de tous ces outils technologiques passe par un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) qui impact fortement l'organisation des ressources humaines, permettant notamment le développement à l'international des entreprises, et incitant la FRH à accompagner les collaborateurs dans un contexte de changement organisationnel représenté entre autres par l'émergence d'outils électroniques collaboratifs, dits << groupeware ». La gestion électronique des ressources humaines est donc aujourd'hui une réalité, impactant l'entreprise dans nombre de ses rouages organisationnels.

Avec la DRH, ces projets concernent en l'occurrence des Intranets RH, permettant l'envoi de « workflow » et orientée sur la gestion des ressources humaines. Le terme de << workflow » se définit comme un flux d'informations électroniques au sein d'une organisation, comme par exemple la transmission automatique de documents entre des personnes. On appelle << workflow » (littéralement << flux de travail ») la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier. Le terme de << workflow » pourrait donc être traduit en français par << gestion électronique des processus métier ». [...]

Désormais, la révolution de l'Internet ne fait plus aucun doute. L'apparition du réseau des réseaux est un événement comparable à l'invention de la presse. Linternet a modifié plusieurs aspects du monde

où nous vivons, à savoir nos modes de consommation. Il a aussi changé notre manière d'apprendre et d'enseigner, de nous informer et de nous amuser. Et intervient aussi dans la gestion des ressources humaines comme un enjeu permettant son épanouissement (la gestion des carrières, le recrutement, la formation, les relations sociales).

Avec les ressources humaines électriques on voit naître aujourd'hui un nouveau type de syndicalisme. Ainsi, des sections syndicales françaises estiment répondre à leur devoir d'information en publiant sur Internet des accords d'entreprise, des grilles de salaire et comptes-rendus de négociations

5. Dans la performance de l'entreprise :

L'information intervient d'une importance capitale dans la performance de l'entreprise ; C'est pour cela que l'information dans l'entreprise est à considérer comme une ressource stratégique au même titre que le personnel, les ressources financières, la logistique... la place de l'information est signifiante dans l'entreprise.

Tous ces facteurs d'évolution font que les entreprises sont considérées comme des systèmes interagissant entre eux et non plus comme des « boîtes noires » fermées à leur environnement. L'échange et le partage permanents de l'information au sein de l'entreprise étendue s'appuient sur toutes les nouveautés des technologies de l'information et de la communication. Cela met en évidence la forte attente de l'amélioration des conditions de sécurisation de l'information au niveau de son transfert, son accès, son usage et sa dissémination. Les TIC interviennent dans l'entreprise et occupe une place non négligeable car sa pratique crée des ouvertures pour l'entreprise à communiquer non seulement à son sein, mais aussi à l'extérieur.

6. Dans la coordination des services

L'impact de l'émergence des TIC s'étend au mode de distribution du pouvoir dans l'entreprise grâce à une décentralisation plus grande de l'autorité.

7. En comptabilité et finance

Avec les TIC le comptable télécharge les nouveaux logiciels comptables à jour et trouve leur mode d'utilisation.

Dans sa généralité la technologie de l'information et de la communication intervient de différentes manières dans l'entreprise :

a) les TIC permettent une meilleure coordination entre les différents services.

b) grace aux TIC, le partage de l'information s'améliore. L'information est partagé de sorte qu'elle arrive a arroser toute l'organisation, l'information parvient même jusqu'aux derniers agents concernés.

c) grâce aux TIC Les décisions et les orientations stratégiques de la direction sont systématiquement communiquées sous format électronique (e-mail, intranet). L'Intranet permet de développer l'échange et le partage de l'information au sein de l'entreprise ou du groupe (accès à des bases de données).

d) L'impact des TIC est alors important sur l'organisation interne
puisqu'elles appellent plus d'autonomie et de responsabilités chez les salariés. Elles autorisent des modes de fonctionnement différents par exemple: l'utilisation de groupes de discussions pour un développement en continu des produits ou services rendus (prestations).

e) Les TIC favorisent l'apparition de nouvelles formes de travail (travail à domicile, nomade ou coopératif, ...), qui obligent le manager à adapter son mode d'animation qui n'est pas encore utilisé.

f) les TIC permettent le gain de temps pour tous les services dans l'entreprise, pour une opération qui pouvait prendre 20 munîtes pour son acteur, avec la téléphonie ou l'e-mail par exemple l'opération s'effectue dans moins de 5 munîtes. Ici la rapidité est rassurée.

g) pour la prise des décisions dans le travail à distance, nous avons relevé un points qui nous parait très spécifiques : les décisions ont tendance à se prendre « par défaut » : c'est-à-dire que la question à débattre est plus facilement posée sous la forme « que celui qui n'est pas d'accord avec telle décision le fasse savoir ». De plus, certaines personnes se réservent de donner leur avis en présence de tout le monde mais quand il s'agit de contribuer à distance, vous les voyez très dynamique et donne même des idées qui contribuent favorablement au développement dans le groupe de travail.

h) dans la gestion des informations : le stockage des informations, leur transfert entre les opérateurs d'un même groupe de travail, leur
conservation sont devenu un acquis dans une entreprise grace à l'usage des TIC.

i) la conférence à distance entre les équipes est une méthode qui minimise le temps de travail. Avec ça chacun devant sa machine et participe à la conférence sans perdre le temps nécessaire de travail ainsi que d'autre frais qui favoriserait sa présence à la conférence.

j) la téléphonie intervient pour faciliter la communication entre agent des différents bureaux. En ceci nous voyons le gain de temps.

NB : les outils de technologie de l'information et de la communication ont un caractère évolutif d'où la formation est indispensable pour les agents de l'entreprise.