2. L'ANCIEN SYSTEME UTILISE SANS TIC
Depuis la création de WWI dans notre ville(2004), il y
avait usage d'un ancien système qui consistait à transmettre les
informations manuellement ; la communication était traditionnelle et
avait quelques inconvénients :
- l'information était transmise avec un grand retard,
ce qui causait le ralentissement des activités.
- Pour la transmission des informations, l'émetteur
devait se déplacer et abandonner son poste jusqu'au poste du
récepteur. C'est le cas du réceptionniste lors des visites
- Les rapports étaient envoyés au siège
par la voie portale, ce qui fait trainer leurs transactions.
- Les agents n'étaient pas susceptibles de se
communiquer à cause de la distance. Toute communication exigeait une
présence physique entre l'émetteur et le récepteur.
- Etc
3. LE NOUVEAU SYSTEME AVEC TIC
Eu égard aux inconvénients que présente
l'ancien système (utilisé sans TIC) une année plus tard,
en 2005, WWI a mis au pied un nouveau système faisant l'objet de l'usage
des TIC pour permettre une bonne communication des informations.
Voici les TIC utilisés :
> Le réseau local : cette
technologie permet de connecter les ordinateurs au sein de l'organisation et
facilite le partage des données et informations entre différents
bureaux.
> L'internet : avec cette technologie les
rapports sont bien et vite transmis à la hiérarchie et au
siège général par le e-mail.
Aussi les agents accèdent aux forums de discussion, aux
conférences en ligne, aux informations à distance à
travers l'internet
> La téléphonie : c'est une
technologie très nécessaire dans l'entreprise, elle permet la
communication entre les agents de sécurité, entre les agents de
bureau et la réception, entre les chauffeurs et le gardien lors de
l'arrivée du véhicule, etc
Avec l'usage des TIC il y a un grand changement qui se manifeste
par :
- Le gain de temps
- La rapidité dans le partage des informations
- La discussion à distance dans un domaine quelconque
- Partage facile des informations entre les agents d'un
même secteur - La présentation des rapports (journalier,
hebdomadaire, mensuel, trimestriel à temps prévu
Depuis l'usage des TIC dans cette organisation
l'amélioration s'est fait voir dans tous les cas.
La condition des travailleurs est devenue bonne, la fatigue
qui se présentait à la fin de service pour tous les travailleurs
a cessé avec l'usage de la téléphonie du réseau
local, de l'Internet. Ceci évite les va et vient dans l'entreprise ce
qui causerait la fatigue et la déconcentration des agents.
A partir de la téléphonie
(téléphone fixe), l'internet et le réseau local, la
communication entre agent se passe vite et nous constatons que le temps perdu a
perdu sa place dans l'entreprise et cette communication se réalise entre
: chef et chef, chef et subalterne, subalterne et subalterne.
Les TIC apparaissent comme un enjeu de communication. Depuis
son usage, la communication se passe facilement ; le transfert manuel des
donnés (rapport, compte rendu) n'a plus de place sauf pour les documents
à signer.
Les rapports à transférer à la
hiérarchie ne sont pas expédiés par la voie
routière ou fluviale car celles-ci tarderaient. Grace à
l'internet les rapports arrivent à destination sans peine.
Pour différentes lettres de dérogation, de
réclamations internes qui nécessitent des réponses ils
sont favorisés par l'internet. Pour tout documentation qui peut exister
l'internet constitue le chemin d'accès sur toute information se
rapportant à un domaine quelconque. Sans plus de déplacement la
documentation d'effectue à l'aide de l'internet.
Les conférences sur les droits de la femme se tiennent
du jour le jour dans le monde, via l'internet les agents participent à
des conférences ainsi qu'à des discussions à distance sur
un thème quelconque.
Avec les TIC cette entreprise a connu une grande
transformation et une amélioration sur tous les plans. Les
activités sont automatisées, ce qui fait qu'il y est la
ponctualité dans le dépôt des rapports annuels et
mensuels.
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