L'informatisation du système de gestion de prêt bourse au sein de SFAR

CHAPITRE UN. INTRODUCTION GENERALE 2

1.1. INTRODUCTION 2

1.2. PROBLÉMATIQUE 2

1.3. CHOIX ET INTÉRÊT DU SUJET 3

1.4. OBJECTIF DU SUJET 3

1.5.   HYPOTHÈSE DU SUJET 4

1.6. DÉLIMITATION DU SUJET 4

1.7. MÉTHODES ET TECHNIQUES 4

1.9. SUBDIVISION DU SUJET 6

CHAPITRE DEUX. ANALYSE DU SYSTEME MANUEL DE PRET BOURSE ET PRESENTATION DE SFAR 7

2.1. INTRODUCTION ET DEFINITION GENERALE 7

2.1. 1. Introduction 7

2.1.2. DÉFINITION ET NOTIONS GÉNÉRALES 7

2.2. PRÉSENTATION DU MILIEU D'ÉTUDE (SFAR) 8

2.2.1. Aperçu historique de SFAR 8

2.2.2. Missions de SFAR 8

2.2.3. Source de financement du fonds prêts bourses. 9

2.3. PLAN DETAILLE DU SYSTEME EXISTANT DE PRET BOURSES 11

2.4. PROBLÈME À RÉSOUDRE 16

2.5. PROPOSITION DES SOLUTIONS. 16

CHAPITRE TROIS. CONCEPTION DU NOUVEAU SYSTEME DE PRET BOURSE 18

3.1. INTRODUCTION 18

3.1. LES MODULES DU PROGRAMME 20

3.2.1. DFD Demande Bourses 23

3.2.2. DFD : Etablissement de Budget. 25

3.2.4. DFD : Remboursement 27

3.3. LES MODELES DU SYSTEME D'INFORMATION (SI). 27

3.3.1. Modèle conceptuel des données 27

3.3.2. Dictionnaire des données 30

3.3.3 Modèle conceptuel de traitement (MCT) 33

3.3.4. Modèle Organisationnelle des Traitements 36

3.3.5. Modèle physique des Données 38

3.3.6. Modèle logique des Données. 38

CHAPITRE QUATRE. 39

REALISATION TECHNIQUE DU SYSTEME DE GESTION PRET BOURSE. 39

4.1. INTRODUCTION. 39

4.2. LES OUTILS ET EXIGENCES DU NOUVEAU SYSTEME. 39

4.3. TEST D'APPLICATION. 41

4.4. QUELQUES INTERFACES DU PBOURSESOFT 45

4.5. LES RESULTS OBTENUS. 50

CONCLUSION ET PERSPECTIVE 52

PERSPECTIVES 53

ANNEXES 55

CHAPITRE UN. INTRODUCTION GENERALE

1.1. Introduction

Actuellement la technologie de l'informatique s'avère nécessaire dans nos jours quelque soit l'activité exercée.

Pour bien gérer une entreprise il est nécessaire de savoir comment chaque activité est gérée.

Enfin, la préoccupation majeure des entreprises est la bonne gestion de l'information à l'aide des appareils et des logiciels informatiques qui répondent aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

C'est le cas de l'Agence de Financement des Etudiants Rwandais ou en anglais « Student Financing Agency for Rwanda » en sigle SFAR, qui a le plein pouvoir d'octroi du prêt bourse du gouvernement rwandais aux étudiants répondant aux conditions exigées accordé aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur du pays ainsi que le contrôle du mécanisme de son remboursement

Bien qu'étant équipée des appareils informatiques, cette agence ne dispose pas d'un logiciel permettant d'automatiser leur système d'activité principale qui est d'accorder des bourses aux étudiants rwandais.

C'est dans ce cadre que nous avons choisi comme sujet de notre travail de recherche « L'informatisation du système de gestion de prêt bourse au sein de SFAR. »

1.2. Problématique

Suite à l'absence d'un logiciel informatique, les données des informations de SFAR se trouvent stockées dans des classeurs et fardes où l'accès n'est pas facile et/ou le stockage n'est pas sécurisé.

Le département qui a le prêt bourse dans ses activités a du mal à :

v Inscrire des boursiers au sein de cette commission.

v Contrôler les candidats qui sont bénéficiaires de ces bourses.

v Etablir un budget pour le financement des boursiers

v Stocker des informations et permettre l'accessibilité rapide à ces informations.

v Gérer le système de remboursement.

L'informatisation de ces activités donnera une réussite remarquable au fonctionnement de SFAR.

1.3. Choix et intérêt du sujet

v Choix du sujet

Notre sujet de travail de recherche intitulé « L'informatisation du système de gestion de prêt bourse au sein de SFAR. » a été choisi pour contribuer à la meilleure gestion du système de gestion de prêt bourse par la mise en place d'un système automatisé.

v Intérêt du sujet

La réalisation de ce travail permettra de disponibiliser une information précise, fiable, adéquate et facilitera les tâches aux travailleurs de SFAR.

Ce travail permettra de concilier la pratique et la théorie acquises au cours de la formation académique à l'UAAC.

Enfin, ce travail servira de documentation de base pour l'Agence SFAR et à un autre chercheur qui se lancera dans la même matière.

1.4. Objectif du sujet

Les travaux effectués au cours du développement de cette application ont un caractère non seulement scientifique mais aussi économique que pratique. Ils ont pour objectif d'informatiser le système de prêt bourse et le mécanisme de remboursement de ce prêt au SFAR.

C'est sur ce que, nous pouvons ajouter d'autres objectifs à savoir :

ü Avoir l'accès aux informations ;

ü Fournir des rapports et des listes des boursiers qui aideront les responsables de SFAR pour prendre telle ou telle décision ;

ü Accroître la performance dans le traitement rapide et efficace des opérations.

1.5.   Hypothèse du sujet

Afin de pouvoir atteindre les objectifs de ce travail, l'hypothèse suivant a été formulée pour être confirmée ou infirmée par les résultats : « L'informatisation du système de gestion du prêt bourse et son mécanisme de remboursement permettra SFAR d'améliorer la qualité de l'information et de réduire le temps matériel qui était consacré au processus du système manuel du prêt bourse  »

1.6. Délimitation du sujet

Dans notre travail de recherche, nous allons nous limiter sur la gestion de prêt bourse au sein de SFAR et le mécanisme de son remboursement.

1.7. Méthodes et Techniques

Dans tout travail de recherche scientifique, l'utilisation de méthodes et des techniques de collection des données et leur analyse s'avère nécessaire.

C'est pourquoi pour atteindre les objectifs de ce travail, nous avons utilisé certaines méthodes et techniques, à savoir :

1. Méthode

a)Recherche bibliographique et webographique

Elle concerne à fouiller les documentations et consultation des sites web sur l'analyse du système d'information existant afin da faire une conception et un développement d'un nouveau système d'information.

b) Méthode d'analyse

Dans la conception nous utiliserons la merise qui est la méthode d'analyse d'une application dans laquelle le développement procède linéairement par les phases de l'analyse de conditions, de conception, d'exécution, de test, de mise en oeuvre et de maintenance

2. Techniques

a) Technique documentaire

Cette technique permet de donner des définitions et des informations plus spécifiques sur les termes techniques utilisés dans ce travail.

b) Technique d'interview

L'interview est un outil de collection d'information que nous avons utilisé au cours du développement de ce système d'information. Nous avons rencontré les gens de SFAR qui exploitent le système existant dans le cadre d'une approche de top down c'est à dire de haut en bas de l'échelle hiérarchique. Cette approche permet d'avoir d'abord une vision globale du système à l'étude et de son emplacement, des problèmes rencontrés et des objectifs qu'ils attendaient atteindre.

1.8. Les résultants attendus

Selon notre hypothèse de recherche, nous attendons à notre application de fournir à son utilisateur la possibilité de : 

v Permettre la bonne gestion des biens publics.

v Stocker les informations de prêt bourses et celles en rapport de remboursement.

v Donner les informations nécessaires pour établir le budget de l'Agence.

v Calculer des taux des remboursements.

v Donner avec précision les conditions d'être financés par SFAR.

v Déterminer la manière rapide d'accessibilité aux données des boursiers et d'autres informations de la commission relative au prêt bourse.

1.9. Subdivision du sujet

Le présent travail est subdivisé en quatre chapitres coiffés d'une conclusion.

Le premier chapitre introduit d'une façon générale le sujet et comprend la problématique, l'hypothèse, l'objectif de l'étude, l'intérêt du sujet, la méthodologie et techniques pour pouvoir réaliser notre recherche, les résultants attendus ainsi que la subdivision du travail.

Le deuxième chapitre s'articule sur l'étude du système existant ainsi que la présentation générale de l'Agence « SFAR ».

Le troisième chapitre sera consacré à la conception du nouveau système d'information et enfin,

le quatrième chapitre comprendra la réalisation du S.I. conçu pour améliorer la gestion du prêt bourse au sein de SFAR et le mécanisme de son remboursement.

A travers la conclusion et perspective nous aurons l'occasion d'émettre quelques suggestions aux responsables de SFAR tendant à améliorer le système de gestion de prêt bourse et le mécanisme de son remboursement.

CHAPITRE DEUX. ANALYSE DU SYSTEME MANUEL DE PRET BOURSE ET PRESENTATION DE SFAR

2.1. INTRODUCTION ET DEFINITION GENERALE

2.1. 1. Introduction

Le chapitre deux est consacré au cadre théorique qui va permettre de comprendre les notions relatives au prêt bourse, le système existant dans lequel SFAR finance les boursiers rwandais et puis faire une conclusion qui va nous aider à comprendre le problème à résoudre ainsi que la présentation des solutions.

2.1.2. Définition et Notions Générales

· Prêt

Selon La Larousse le mot prêt vient du verbe « prêter » qui veut dire céder pour un temps, ou « accorder ». On peut prêter une somme d'argent ou autre chose¹.

Dans notre cas, nous allons traiter un cas d'une somme prêtée pour faire des études universitaires à l'intérieur du pays ou à l'extérieur.

· Bourse

Nous pouvons donner trois sens au mot bourse selon la Larousse^1(*),

1. Petit sac à argent ;

2. L'argent qu'on y met ;

3. Pension accordée pour des études.

Mais on peut trouver un autre sens du mot bourse comme « édifice où se font les opérations financières sur les valeurs publiques. »

2.2. Présentation du milieu d'étude (SFAR)

2.2.1. Aperçu historique de SFAR

L'agence Rwandaise de Financement des Etudiants (SFAR) a été créée officiellement le 29 Juillet 2003 par le Conseil des Ministres.

2.2.2. Mobiles de la création de SFAR.

Les motifs qui ont été à la base de la création de SFAR sont les suivants :

a. Le besoin d'augmenter le nombre des étudiants rwandais pour avoir l'accès accès à l'éducation supérieure grâce à la création d'un Fonds de prêts bourses d'études ;

b. Le besoin de rééquilibrer le budget de l'état entre les sous-secteurs variés de l'éducation. Le budget alloué à l'enseignement supérieur constitue une proportion relativement plus large du budget total accordé à l'enseignement au Rwanda ;

Telles sont les causes qui ont conduit l'Etat Rwandais à créer une Agence de Financement des Etudiants «  SFAR. »

2.2.2. Missions de SFAR

La mission du SFAR est d'organiser le financement de tous les rwandais poursuivant des études supérieures dans des institutions reconnues au Rwanda et à l'étranger ;

Dans le souci de mener à bon port la mission précitée, SFAR s'est dotée des principes valeureux de travailler dans la transparence et ouverture, équité et justice, esprit d'innovation et d'entreprenariat avec une orientation centrée sur les clients et les résultants.

· Avec le principe de travailler dans la transparence et ouverture, SFAR s'attend à développer un climat de confiance du public envers elle en donnant toutes les informations nécessaires aux usagers qui font recours à elle et être ouverte et claire dans les opérations de l'organisation de ses services.

· Au principe d'équité et justice, SFAR veut offrir des services à tous les Rwandais de façon égale et équitable.

· Animée de l'esprit d'innovation et d'entreprenariat, SFAR entend développer de nouvelles idées et des meilleures voies d'offres de meilleurs services à ses clients.

Dans la mise en exécution de ces valeurs clés, SFAR a l'intention de contribuer au développement des ressources humaines au Rwanda à travers le financement des bourses des étudiants dans l'enseignement supérieur.

En vue d'atteindre le résultat escompté, et ce, de façon générale, SFAR s'adonne à fournir toutes les informations au sujet des opportunités, des règlements et des procédures pour les prêts bourses disponibles. Elle s'est résolue à assurer la gestion des demandes de prêts, le déboursement et le recouvrement des capitaux prêtés.

Ainsi SFAR est un organe indépendant responsable de tous les problèmes relatifs aux prêts et bourses pour les étudiants rwandais. Elle est chargée d'attirer l'argent du Gouvernement, des bailleurs de fonds, des banques et d'autres institutions du secteur privé intéressées à l'enseignement.

SFAR fonctionne comme un intermédiaire officiel vis-à-vis de toutes les ambassades des pays étrangers dans les programmes de bourses.

2.2.3. Source de financement du fonds prêts bourses.

La dotation initiale de trois cent millions (300.000.000) de francs rwandais a été versée au compte de SFAR à la fin de l'exercice budgétaire 2005. Celui-ci constitue une partie du Fonds initial de la part du MIFOTRA réservée au payement des bourses des anciens employés dans les administrations publiques et qui poursuivent leurs études dans les institutions supérieures depuis l'Année Académique 2006.

Suite à cela, il incombe à SFAR de faire une demande des fonds suffisants prévus chaque année au Budget de l'Etat à travers MINEDUC pour payer les bourses des tous les demandeurs au SFAR inclus même les anciens employés des l'Etat d'une part ;

D'autre part, le Fonds pourra être alimenté par :

· Des fonds des bailleurs partenaires du MIFOTRA ;

· Des fonds des bailleurs partenaires du SFAR dans le cadre de lui permettre la réalisation de sa mission d'administrer les prêts bourses ;

· Des fruits de la capitalisation des fonds disponibles et de la récupération de fonds prêtés ;

· D'autres sources éventuelles.

Ainsi, les intervenants importants dans l'approvisionnement du fonds prêts bourses d'études aux anciens employés de l'Etat sont les suivants :

· Etat Rwandais ;

· Investisseurs privés ;

· Bailleurs des fonds ;

· Bienfaiteurs.

2.2.4. Des organes de Gestion

Le Fonds prêts bourses d'études est géré de façon directe et indirecte par de différentes parties qui font recours à des capitaux qui y sont versés.

A. Gestion directe

La gestion directe, permanente et journalière du Fonds est confiée à SFAR qui a les prêts bourses dans ses attributions, comme il est dans la convention signée par le MINEDUC/SFAR et le MIFOTRA.

B. Gestion indirecte

L'autonomie de gestion du Fonds reconnue à SFAR est soumise au droit de regard, de suivi et de contrôle exercé conjointement par les organes ci-après :

· Le MINEDUC qui exerce la tutelle administrative sur SFAR et veille à ce que la gestion du Fonds soit saine et juste ;

· Le MINEDUC assurera la défense d'une allocation budgétaire que le Gouvernement Rwandais doit verser au compte de SFAR en faveur des anciens employés de l'Etat Rwandais.

· La cellule de gestion placée au sein du MIFOTRA qui effectue le suivi, encadrement et accompagnement des employés (anciens) étudiants débiteurs des prêts bourses ;

· Les institutions d'Education supérieur (IES) qui établissent des dossiers à soumettre à SFAR pour payements de la formation dispensée aux étudiants conformément au modèle conçu et valide entre SFAR et IES ;

· La politique sur les prêts bourses d'études gérés par SFAR s'applique de même manière aux employés de l'Etat qui suivent leurs études ainsi que d'autres étudiants Rwandais qui obtiennent des prêts bourses auprès de SFAR en vue d'étudier aux IES.

2.3. PLAN DETAILLE DU SYSTEME EXISTANT DE PRET BOURSES

Pour concevoir un nouveau système basé sur les nouvelles technologies, la connaissance du système existant est importante. Dans notre cas, le système existant est celui utilisé au sein de la SFAR.

Il est aussi important de connaître les problèmes du système existant afin de créer un nouveau système qui pourra apporter une solution aux problèmes rencontrés.

Nous allons nous concentrer, dans le cadre de ce mémoire à informatiser et à matérialiser les activités suivantes :

Ø Demande de Bourse d'étude

Ø Etablir le budget et le contrôle.

Ø Remboursement.

Voici en résume chaque activité :

1. Demande de Bourse d'étude

Toute personne qui pose sa candidature à la demande d'une bourse se présente d'abord à la réception pour retirer un formulaire de demande de bourse à remplir.

La personne candidate doit remettre à la réception le formulaire dûment rempli, ainsi que d'autres documents exigés pour la demande de Bourse (tels que la photocopie du diplôme notifiée, la photocopie de la carte d'identité, etc.).

Le (la) réceptionniste vérifie tous ces documents et les envoie chez le département chargé de prêt bourses qui sortira la liste des candidats qui remplissent les conditions et cette liste est affichée à l'intention du public.

2. Etablissement de Budget et le contrôle

Les fonds prêts bourses sont gérés par les gestionnaires directs et indirectes.

Voici les responsabilités de chaque gestionnaire:

I.Responsabilité du MIFOTRA

§ Enregistrer tous les anciens employés issus des différentes reformes effectuées au sein de l'administration Publique Rwandaise ;

§ Etablir des listes nominatives provisoires des demandeurs en tenant compte de l'IES choisie par le souscripteur ;

§ Fournir à SFAR une liste précise des libellés (ex : Minerval, maintenance, Frais de recherche, etc.) et les frais pour lesquels SFAR déboursera les prêts bourses d'études aux étudiants dans les différentes IES, au cas des changement de ces détails, elles doivent en informer SFAR au moins deux mois avant le décaissement des fonds aux étudiants bénéficiaires.

§ Pour les étudiants inscrits aux IES, les prêts bourses d'étude en rapport avec le minerval, le frais de stage, les frais de subsistance, les frais de recherche sont les même que ceux octroyés aux autres étudiants ordinaires boursiers de l'Etat tandis que les étudiants inscrits dans des IES privées bénéficient du minerval selon les tarifs existants ;

§ Analyser des rapports établis par SFAR sur l'utilisation des fonds payés par SFAR à l'intention des demandeurs provenant des anciens employeurs de l'Etat ;

§ Participer et/ou appuyer SFAR tel que cela est exigé et requis par SFAR dans le suivi de trace/identification des anciens agents de l'administration publique /étudiants qui auraient bénéficié de la bourse d'étude en vue de son remboursement.

II. Responsabilité des IES dans la mise en oeuvre du Fonds prêts bourses d'études

§ Collaborer avec SFAR dans le traitement des dossiers des étudiants inscrits selon les procédures générales telles que exigées sur des formulaires de demande de bourses d'étude ;

§ Dès la réception des listes des souscripteurs des bourses transmises par le MIFOTRA, les IES inscriront chaque candidat remplissant des conditions d'admission minimales pour poursuivre la formation ;

§ Compiler et transmettre une liste à SFAR des étudiants inscrits qui est accompagnée par des déclarations provisoires des frais liés à la formation des chaque candidat retenu au moins un mois avant la date limite d'inscription des candidats retenus et réserver une copie au MIFOTRA pour information ;

§ Mettre à jour et envoyer à SFAR la liste nominative des étudiants effectifs, à la fin de chaque mois, avec copie pour information au MIFOTRA, indiquant :

i. Le nombre total des étudiants envoyés par le MIFOTRA avant l'inscription ;

ii. Le nombre total inscrits à l'IES boursiers de SFAR ;

iii. Le nombre total des suspensions ;

iv. Le nombre total des abandons ;

v. Les causes d'abandons et de suspensions constatées chez chaque étudiant ;

vi. Le nombre des décès enregistrés ;

vii. Les copies des accréditifs signés par l'étudiant bénéficiaire des frais académiques faisant objet du dossier financier communiqué à SFAR,

viii. Quittances justifiant les montants reçus au cours de la période de l'année prise en compte.

III. Rôle et responsabilité de SFAR.

En sa qualité d'organe chargé de la gestion journalière du fonds prêts bourses d'études au Rwanda, SFAR accomplit les tâches suivantes en relation avec les étudiants boursiers du SFAR.

Dès la réception de :

· Fonds déposé à la Banque Nationale du Rwanda au compte de SFAR,

· Copies des listes des étudiants (anciens agents du gouvernement, Boursiers de l'Etat, Souscripteurs différents) transmises aux IES.

· Mises à jour des changements des positions académiques de chaque étudiant bénéficiaire d'une bourse d'étude (ex : suspension/abandon) ;

En plus, SFAR doit :

1. Préparer et signer des contrats avec les étudiants après inscription complète à l'IES ;

2. Transférer un montant de prêts bourses d'étude dû à l'institution par étudiant relatif aux frais des études et établir des rapports convenables au moins trois mois après la réception des listes des étudiants inscrits aux IES ;

3. Mettre à jour au moins trois fois l'an la liste nominative des étudiants effectifs en vue de s'assurer du nombre exact d'étudiants réguliers, des abandons, des transferts et des suspensions ainsi que des décès enregistrés par diverses IES ;

4. Transmettre au Ministre ayant le Programme de Reconversion dans ses attributions un rapport annuel décrivant l'état des finances et des étudiants poursuivant des études et bénéficiant des prêts bourses d'étude tout en indiquant le montant reçu et décaissé en faveur des étudiants par IES.

4. Rôle des étudiants.

Etant bénéficiaires directs des prélèvements effectués sur le prêts bourses géré par SFAR, les étudiants sont chargés de :

1. Choisir la nature de formation à suivre ;

2. Fournir aux IES des pièces nécessaires à l'admission et à l'inscription ;

3. Signer un contrat avec SFAR et fournir tous les documents relatifs aux prêts bourses d'études ;

4. Fournir toute information à SFAR relative aux prêts bourses d'études ;

5. honorer les engagements pris envers SFAR en ce qui concerne le décaissement et le remboursement des prêts bourses d'études selon les procédures spécifiées par SFAR.

Ses activités sont relatives avec l'inscription ainsi que l'établissement du budget,

Voici celle du contrôle :

2.2. Des documents de contrôle

Dans l'exercices de sa mission de gestion du fonds prêts bourses, SFAR doit tenir en son sein et pour chaque Institution d'Education Supérieure un dossier contenant des pièces suivantes :

1. Liste nominative effective des bailleurs intervenus en faveur des étudiants en générales ;

2. Bordereaux des versements effectués par ces derniers en faveur du Fonds prêts bourses ;

3. Bordereaux de prélèvements opères au fonds prêts bourses justifiant les dépenses effectuées en faveur des étudiants ;

4. Un dossier de chaque étudiant bénéficiaires des bourses des études selon les procédures de décaissement et de recouvrement des prêts bourses d'étude ;

5. Rapport trimestriel établi par MIFOTRA ;

6. Rapport signé par les étudiants délivré par les IES partenaires de SFAR ;

Le contrôle et l'audit externe réalises par les organes extérieurs compétents, sont préalablement précèdes par l'audit et un contrôle interne effectue par une commission constituée de commun accord entre SFAR et MIFOTRA.

4. Remboursement

Pour réaliser la mission de remboursement des prêts bourses octroyés aux étudiants Rwandais, SFAR doit être en collaboration avec les institutions ci-après :

1. La caisse Sociale du Rwanda (CSR) ;

2. Le Rwanda Revenue Authority (RRA);

3. La Rwandaise d'Assurance Maladie (RAMA) ;

4. Centres de Mutuelles de Santé (CMS) ;

5. Les Institutions bancaires.

Ces proches collaborateurs permettront à SFAR de :

1. Identifier de nouveaux employeurs et employés, anciens bénéficiaires des prêts bourses ;

2. Etablir des modalités des remboursements et des échéances par l'adaptation des clauses contenues dans des accords de prêts bourses signés avec les redevables eu égard à leurs revenus actuels et/ou virtuelles ;

3. Déterminer les insolvables et les récalcitrants ;

4. Obtenir des pièces nécessaires à mettre au dossier judiciaire en cas d'introduction d'une action en justice ;

5. revoir chaque fois après 3 ans d'activités, l'état d'avancement et remboursement des fonds prêtés.

2.4. Problème à résoudre

Après avoir analysée le système de prêt bourse et avoir vu les activités du système existant,

nous avons dégagé les problèmes liés à la gestion du système de gestion de prêt bourse au sein de SFAR.

Ces problèmes sont :

1. les fiches Excel et les classeurs rangés dans les rayons qui servent comme stock des données et dont la sécurité n'est pas sure.

2. Traitement rapide et efficace des opérations.

3. Contrôle du système de remboursement.

4. La génération des rapports très difficiles qui prend beaucoup de temps et comprend beaucoup d'erreurs.

5. Accessibilité des informations qui sont souvent lentes et avec des éventuelles erreurs.

2.5. Proposition des solutions.

Après avoir analysé les problèmes ci-dessus, nous avons opté pour l'informatisation de la gestion du système de prêts bourses au sein de la SFAR. Pour cela, nous comptons faire recours aux outils et technologies suivants :

1. VB.NET 

Est un outil développé par Microsoft pour développer facilement des applications fonctionnant sous Microsoft Windows(c).

VB.NET est un langage récent. Il a été disponible en version bêta depuis l'année 2000 avant d'être officiellement disponible en février 2002 en même temps que la plate-forme .NET de Microsoft à laquelle il est lié. VB.NET ne peut fonctionner qu'avec cet environnement d'exécution, environnement disponible pour le moment que sur les machines Windows NT, 2000 et XP.

VB.NET est un outil visuel permettant de créer l'interface graphique (GUI Graphical User Interface) qui dispose des éléments graphiques (boutons, images, champs, de texte, menus déroulants,...). L'intérêt de ce langage est de pouvoir associer aux éléments de l'interface des portions de code associées des données.

2. SQL Server

SQL est un langage de manipulation et de définition des données qui a été initialement conçu dans les années 1970 par la firme IBM. Il est composé en quatre sous langages qui s'occupent de :

- La définition des données : création des tables, suppression et modification de la structure des tables.

- La manipulation des données : sélection, insertion, suppression et modification d'enregistrements.

- Le contrôle des données : droits d'accès, validation des modifications.

- La programmation : procédures stockées, fonctions, déclencheurs.

3 Crystal report

C'est un outil qui permet la génération des rapports de façon statistique et dynamique nécessaire dans la gestion et dans la prise de décision. Crystal report utilise les sources des données très variées qui lui permet d'accéder et publier les données venant des différentes bases.

Cet outil nous sera utile à générer les rapports et graphiques nécessaires dans le système l'information de gestion des prêts bourses.

§ Avec les formulaires de VB.NET, on aura les zones de saisie qui sont bien contrôlées pour éviter les erreurs de saisie.

§ Le SQL Server permettra de stocker les données sur un disque et dans un fichier d'une manière logique facile à retrouver mais difficile à changer sans permission de l'administrateur du programme.

§ Le SQL Server permettra d'assurer la sécurité des données avec la permission d'accès aux menus du programme.

§ Avec le Crystal report, le logiciel permettra de générer les rapports voulus au moment voulu.

CHAPITRE TROIS. CONCEPTION DU NOUVEAU SYSTEME DE PRET BOURSE

3.1. INTRODUCTION

L'étape de conception du nouveau système nécessite des méthodes qui nous permettent de mettre en place le système d'information, la méthode MERISE a été choisie parmi d'autres méthodes comme par exemple :

v MERISE,MERISE/2

v SADT(Structured Analysis and Design Technique)

v SART

v OMT(object-modeling technique)

v RUP (Rational Unified Process) utilisant la méthode de notation UML (bien que UML ne soit pas une méthode mais un langage de modélisation unifiée)

Pour concevoir le système d'information, cette dernière consiste à concevoir, à développer et à réaliser les applications informatiques. Cette méthode se base sur la séparation des données et des traitements à effectuer, en plusieurs modèles conceptuels et physiques.

La MERISE préconise une démarche en étapes et font appel à des modèles pour représenter les objets qui composent les systèmes d'information.

La modélisation se réalise en trois étapes principales qui correspondent à trois niveaux d'abstractions différentes ³ :

Figure 1. La démarche de conception

³ http://tecfa.unige.ch/staf/staf-h/tassini/staf2x/Heidi/last_bd.htm

I. Niveau conceptuel : représente le contenu de la base en termes conceptuels, indépendamment de toute considération informatique.

II. Niveau logique relationnelle : résulte de la traduction du schéma conceptuel en un schéma propre à un type de BD.

III. Niveau physique : est utilisé pour décrire les méthodes d'organisation et d'accès aux données de la base.

L'étape suivante qui est le modèle conceptuel consiste à mettre au point les DFD, le MCD, le MCT, et à partir du MCT on définit le MOT.

Les diagrammes des flux des données représentent tous les flux d'information entrant dans le système, sortant du système et intérieurs au système.

Le MCD (Modèle Conceptuel des Données) a pour but de décrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système d'information. Il s'agit donc d'une représentation des données, facilement compréhensible, permettant de décrire le système d'information à l'aide d'entités.

Le MCT (Modèle Conceptuel des Traitements) permet de traiter la dynamique du système d'information, c'est-à-dire les opérations qui sont réalisées en fonction d'événements.

Ce modèle permet donc de représenter de façon schématique l'activité d'un système d'information sans faire référence à des choix organisationnels ou des moyens d'exécution, c'est-à-dire qu'il permet de définir simplement ce qui doit être fait, mais il ne dit pas quand, comment , ni où le faire.

Le MOT (Modèle Organisationnel des Traitements) s'attache à décrire les propriétés des traitements non traitées par le modèle conceptuel des données, c'est-à-dire: le temps, les ressources et le lieu.

Le modèle organisationnel des traitements consiste donc à représenter le modèle conceptuel des traitements dans un tableau dont les colonnes sont la durée, le lieu, les responsables et ressources nécessaires à une action.

L'étape modèle logique  consiste à mettre au point le MLD

Le MLD (Modèle Logique des Données) est la structure des données utilisées sans faire référence à un langage de programmation. Il s'agit donc de préciser le type des données utilisées lors des traitements.

L'étape modèle physique permet de définir le modèle physique

Le modèle physique consiste à implémenter le modèle logique des données dans le SGBD, c'est-à-dire le traduire dans un langage de définition de données. C'est cette base des données qui sera utilisée par le nouveau système qui est informatisé.

Ce chapitre comprend les différents modules du SI, les diagrammes des flux des données ainsi que les différents modèles.

3.1. Les modules du programme

Un module ou un domaine est un ensemble de processus du SI utilisant des données communes et présentant peu d'échanges avec les autres processus.⁶

Le SI est à son tour un ensemble d'activités qui saisissent, stockent, transforment et diffusent des données sous un ensemble de contraintes appelé l'environnement du système.

Pour bien travailler, nous avons divisé le logiciel de gestion de Prêt bourse en 4 modules.

ü Gestion d'inscription : ce module nous permet de gérer toutes les inscriptions sur les demandes de bourses, les Déclarations ainsi que l'inscription des employeurs. Il permet d'enregistrer :

· L'identification des demandeurs des bourses.

· Les besoins des demandeurs (la bourse demandée).

· L'identification de l'employeur et de l'institution.

· Rapport sur les traitements des ces demandes.

⁶Jean Patrick, 1998, P.210

Les paramètres en entrée sont :

§ Le nom de demandeur de bourse ou l'identification pour les employeurs et les institutions ;

§ Son numéro de carte d'identité ou leur adresse en cas des employeur ou l'institution ;

§ Les études faites ainsi que les études souhaitées à suivre.

En sortie nous avons :

§ Les listes des Employeurs, Institutions et les listes des candidats.

Pour avoir les candidats admis ou pas nous avons augmenté sur ce module les traitements de demandes :

Les paramètres d'entrée seront :

Les besoins des demandeurs qui déterminera la décision à prendre.

En sortie nous aurons : les listes des candidats admis ou rejetés et les raisons de cela.

ü Contrôle et gestion du paiement des minervals (préparation de budget).

Pour déterminer le montant à payer nous avons besoin de connaître les boursiers actifs donc nous devons d'abord faire un contrôle, et puis voir les informations signées lors du contrat.

Les données en entrée sont :

· Le code de l'étudiant ;

· Et d'autres informations qui peuvent être nécessaires pour le payement du minerval du boursier.

Les données en sortie :

· les listes des bourses payées ;

· Les listes des étudiants actifs ;

· Et les institutions payées ;

ü Gestion de remboursement : ce module va aider à bien gérer les remboursements faits

par les anciens boursiers de SFAR.

Comme entrées nous avons :

§ Le code de l'étudiant ;

§ Son salaire ;

§ Code employeur.

Sortie :

§ Rapport des remboursements fait par les étudiants ;

§ Le revenu de SFAR.

ü Les rapports : ce module permet de gérer différents rapports fournis par ce logiciel. Ces rapports ont été hautement cités.

3.2. DIAGRAMME DES FLUX DES DONNEES.

Le diagramme de flux de données (DFD) permet de représenter les flux d'informations qui circulent dans le département de prêt bourse. Il montre aussi les transformations et les conservations des données effectuées par le système. Il montre également les sources et les destinations des informations.

Quatre symboles servent à construire un DFD ⁴:

1) Source ou destination

2) Traitement

3) Dépôt de données

4) Flux de données

⁴ Conception des bases de données relationnelles en pratique, p.41

3.2.1. DFD Demande Bourses

1

Présenter dossiers

Demande Bourse

1

Listes des dossiers déposées

2

Traiter

3

Dossiers Traités

Etudiant

Réponse

Figure 2. DFD de Demande Bourse

Ce diagramme montre les opérations faites lors de la demande de bourse. Le candidat ou la personne qui demande le prêt bourse dépose son dossier à la réception. Le (la) réceptionniste vérifie le dossier s'il est complet et l'envoie chez le département chargé de prêt bourse qui va traiter le dossier.

Après le traitement, le dossier est classé et le candidat reçoit la réponse selon le dossier déposé.

3.2.2. DFD : Etablissement de Budget.

1

Calculer Bourse

2

Budget établi

2

Payer bourses

Bourses payées

1

3

Dossiers Accords

Figure 3. DFD de Etablissement de Budget

Après l'accord de prêt bourse par SFAR, il s'en suit le calcul de bourse à payer. On détermine le budget de SFAR à l'aide de ce calcul. Le dossier est classé dans les dossiers de budget et le département poursuit le paiement de prêt bourse. Après ce paiement, on établit un rapport des bourses payées. Ce s'est que le diagramme montre.

3.2.3. DFD: Contrôle

1

Contrôler

2

Dossiers payables

Dossiers arrêtés

1

3

Bourses payés

Dossiers suspendus

4

Figure 4. DFD de Contrôle.

Après le paiement, le département chargé de bourse s'organise pour effectuer un contrôle du nombre des étudiants bénéficiaires de ces prêts bourses. Les résultats de ce contrôle sont les bourses suspendues, les bourses arrêtées ainsi que les bourses payées.

Ces opérations sont mises sur ce diagramme de flux des données.

3.2.4. DFD : Remboursement

1

Enregistrer Déclaration

Fait la Déclaration

1

Listes des dépôts déclaration

2

Calculer remboursement

2

Montant a rembourser

Etudiant

3

Informer Employeur

3

Listes des Bourses remboursées

Figure 5. DFD de Remboursement.

Comme sont sur ce diagramme de flux des données, la dernière opération de cet logiciel est le remboursement. Le remboursement est déclanché par une déclaration de l'étudiant après ses études s'il a déjà obtenu l'emploi. On calculera le remboursement suite de ce qu'il est prévu dans le contrat et cette information sera à la disposition de l'employeur. Et ce dernier qui effectuera le remboursement au compte de SFAR.

3.3. LES MODELES DU SYSTEME D'INFORMATION (SI).

3.3.1. Modèle conceptuel des données

Le modèle conceptuel des données (MCD) a pour but d'écrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système d'information. Il s'agit donc d'une représentation des données, facilement compréhensible, permettant de décrire le système d'information à l'aide d'entités.

Ce schéma permet de représenter la structure du système d'information, du point de vue des données, c'est-à-dire les dépendances ou les relations entre les différentes données.

Les éléments intervenant dans la modélisation du MCD sont :

Entité : Une entité est la représentation d'un élément matériel ou immatériel ayant un rôle dans le système que l'on désire décrire.

On appelle classe d'entité un ensemble composé d'entités de même type, c'est-à-dire dont la définition est la même. Le classement des entités au sein d'une classe s'appelle classification (ou abstraction). Une entité est une instanciation de la classe. Chaque entité est composée de propriétés, données élémentaires permettant de la décrire.

Les classes d'entités sont représentées par un rectangle. Ce rectangle est séparé en deux champs :

· Le champ du haut contient le libellé. Ce libellé est généralement une abréviation pour une raison de simplification de l'écriture. Il s'agit par contre de vérifier qu'à chaque classe d'entité correspond un et un seul libellé, et réciproquement.

· Le champ du bas contient la liste des propriétés de la classe d'entité.

Occurrence d'une entité : est formée par les différentes valeurs que prennent les propriétés de cette entité.

Identifiant: est un ensemble de propriétés (une ou plusieurs) permettant de désigner une et une seule entité. Il est une propriété particulière d'un objet tel qu'il n'existe pas deux occurrences de cet objet pour lesquelles cette propriété pourrait prendre une même valeur.

Relation: est une prise en charge par le SI du fait qu'il existe une association entre les objets de l'univers extérieur. Une relation  entre plusieurs occurrences d'entités traduit l'existence de liens entre des entités.

Cardinalités: Les cardinalités permettent de caractériser le lien qui existe entre une entité et la relation à laquelle elle est reliée. La cardinalité d'une relation est composée d'un couple comportant une borne maximale et une borne minimale, intervalle dans lequel la cardinalité d'une entité peut prendre sa valeur :

· La cardinalité minimale (0 ou 1) décrit le nombre minimal de fois qu'une entité peut participer à une relation.

· La cardinalité maximale (1 ou n) décrit le nombre maximal de fois qu'une entité peut participer à une relation.

Nom

Location

Employeur

CodeEtudi

NumeroContr

1,1

Correspond

Controle

IdDecl

1, n

Declaration

Conserne

1,1

Id_Institution

Salaire

Effectue

Code_Etudiant

1,1

1, n

1, n 1, n

Institution

Déclanche

Appartie

Etudiant

Signe

1 ,n 1,1

Nom

1, n 1, n

Nom

CodeRembout

Fait

1,1

IdContravt

IdDemende

Remboursement

IdPayement

Déclanche

Contract

1,1 1,1

MontantPay

Demande_Bourse

Montant

1, n 1, n

Provoque

codeEtudi

Decision

montant

Payement

Traitement_Demande

codeEtudi

1,1 1, n

NumeroCont

CodeTraitement

CodeEtudiant

Figure 6. Modèle Conceptuel des Données (MCD)

3.3.2. Dictionnaire des données

Structure de Données

Attributs

Type de données

Taille

Contrainte d'intègrité

Observation

1. Tb_Institution

CodeInstitutiion

varchar

50

Clé primaire

Identification de l'institution

Location

varchar

50

Not null value

Emplacement de l'Institution

Nom

Varchar

50

Not Null value

Nom de l'institution

2.Tb_Employeur

CodeEmployeur

varchar

50

Cle primaire not Null value

Identification de l'employeur

Nom

varchar

50

Not Null value

Nom d'Employeur

Location

varchar

50

Not null value

Emplacement de L'Employeur

Adresse

varchar

50

Not Null value

L'addresse de l'employeur

3. Tb_demendBourse

codeEtudiant

varchar

50

Cle Primaire

Identification d'Etudiant Demandeur

Nom

varchar

50

Not null value

Nom de demandeur de Bourse

Prenom

varchar

50

Not Null value

Nom de demandeur de Bourse

niveauacademique

varchar

50

Not Null value

Niveau Académique fin

sectionFaite

varchar

50

Not Null value

Option

institutiondernier

varchar

50

Not Null value

Institution Dernier

codeinstitution

varchar

50

Not Null value

Nouveau Institution

faculte

varchar

50

Not Null value

Faculté demande

datefin

varchar

50

Not Null value

Fin d'étude

datedebut

varchar

50

Not Null value

Début d'étude

montantannee

varchar

50

Not Null value

Le Montant de minerval

4. Tb_TraitementDemande

CodeTraitement

int

5

Cle primaire

Identification de Traitement

CodeEtudiant

varchar

50

Not Null value cle secondaire

Identification de de Demandeur

TypeBourse

varchar

50

Not Null value

Type bourse accorde

Decision

varchar

50

Not null value

Decision prise

Observation

nvarchar

50

Not null value

Commentaire

DateTraitement

datetime

8

Not null value

Date d'operation

5.Tb_Contract

Idcontract

int

5

Cle primaire

Identification Contract

CodeEtudiant

varchar

50

Cle secondaire Not null value

Identification d'Etudiant

DateContrat

datetime

8

Not null value

Date contract

MontantMines

money

8

Not null value

Minerval

TauxRembour

varchar

50

Not null value

Le taux de remboursement

MontantRembour

money

8

Not null

Montant

Observation

nvarchar

50

Not null

Commantaire

6. Tb_Controle

NumeroControle

varchar

50

Cle primaire not Null value

Identification de Contrôle

CodeEtudiant

varchar

50

Cle sec. not null value

Identification de l'étudiant

CodeInstitution

varchar

50

cle sec. Not null value

Identification de l'Institution

Annescolaire

Varchar

50

Not Null value

L'année academique

MontantRecu

maney

8

Not Null value

Le Montant de minerval

DateOperation

datetime

8

Not Null value

Date du contrôle

Observation

nvarchar

50

Not null value

Commentaire

7. Tb_Declaration

CodeDeclaration

varchar

50

Cle primaire not Null value

Identification de declaration

CodeEtudiant

varchar

50

Cle sec. Not null value

Identification de l'Etudiant

CodeEmployeur

varchar

50

Cle sec. Not null value

Identification de l'Employeur

Salaire

maney

8

Not null value

Le salaire par mois

8. Tb_Paiyement

NumeroPiece

varchar

50

Cle primaire not null value

Identification de Payment

NumeroControle

varchar

50

Cle sec. Not null value

Identification de Paiement

CodeEtudiant

varchar

50

Cle sec. Not null value

Identification de l'étudiant

Montantpayable

maney

8

Not null value

Le minerval

Libelle

varchar

50

Not null value

Mention

Explication

nvarchar

50

Not null value

Explication minerval

9. Tb_Remboursement

coderemboursement

varchar

50

Cle primaire not null value

Identification

codeEtudiant

varchar

50

Cle sec. Not null value

Identification de l'etudiant

CodeDeclaration

varchar

50

Cle sec. Not null value

Identification de Declaration

MontantRembou

maney

8

Not null value

Le montant de remboursement

DateRembou

Datetime

5

Not null value

La date d'operation

Tableau 1. Dictionnaire des données.

3.3.3 Modèle conceptuel de traitement (MCT)

Le modèle conceptuel des traitements permet de traiter le dynamisme du système d'information, c'est-à-dire les opérations qui sont réalisées en fonction d'événements.

Ce modèle permet donc de représenter de façon schématique l'activité d'un système d'information sans faire référence à des choix organisationnels ou des moyens d'exécution, c'est-à-dire qu'il permet de définir simplement ce qui doit être fait, mais il ne dit pas quand, comment ni où.

L'événement

Un événement représente un changement dans l'environnement extérieur au système d'information, il peut représenter un changement aussi dans le système d'information lui-même.

Le processus

Un processus est un sous-ensemble de l'activité de l'entreprise, cela signifie que l'activité de l'entreprise est constituée d'un ensemble de processus. Un processus est lui-même composé de traitements regroupés en ensemble appelés opérations.

L'opération

Une opération est un ensemble d'actions exécutées par le système suite à un événement, ou à une conjonction d'événements. Cet ensemble d'actions est ininterrompu, c'est-à-dire que les événements ne sont pas pris en compte tant que l'opération n'a pas été accomplie.

La synchronisation

La synchronisation d'une opération définit une condition booléenne sur les événements contributifs devant déclencher une opération. Il s'agit donc de conditions au niveau des événements régies par une condition logique réalisée grâce aux opérateurs: OU, ET et NON

Demande de bourse

Doc manquant

A B

A OU B

Examiner les demandes

Accord Refus Dossier incomplet

Dossiers incomplets

Dossiers Accepte

Dossiers rejeter

Remplir le contract

Toujours

Déclaration retour

Période prévu

Contract signé

C

A B

(A ET B) ou C

Payer bourse

Toujours

Bourse payée

Contrôle

Actif Non actif sans expl Non actif avec expl

Déclaration d'emploie

Bourse suspendu

Bourse payable

Bourse arrêtes

B

A

A ET B

Remboursement

Toujours

Bourse remboursée

Bourse remboursée

Remboursement

Toujours

Figure 7. Modèle conceptuel des traitements (MCT)

3.3.4. Modèle Organisationnelle des Traitements

Extérieur

Traitement

Support des données

Responsable

Période

A ou B

Document manquant

Examiner les dossiers

Accord Refuse Dossier

Incomplete

Dossiers rejetés

Dossiers à complètes

Période prévu

Déclaration retour

Remplir les contracts

Toujours

B

A

C

Payer bourses

Toujours

(A et B) ou C

B

Dossiers acceptés Contract signé

Département chargé des bourses Etudiant à l'aide d'agent de SFAR Département chargé des bourses

Au moment de la Demande Après l'accord au bourses Au début l'année académique

Contrôler

Non actif Non actif

Actif Sans avec

Explication

Explication

Contrôler

Non actif Non actif

Actif Sans avec

Explication

Explication

A et B

Remboursement

Toujours

A B

Bourses payées Bourses payables Bourses remboursés

Département Chargé des bourses Employeur

Au milieu de l'année académique A la fin du Mois

Tableau 2. Modèle Organisationnel de Traitement

3.3.5. Modèle physique des Données

Figure 8. Modèle physique des données.

3.3.6. Modèle logique des Données.

1. Tb_Demande_Pret_Bourse (CodeEtudiant, Nom, prenom, IdNumber, age, numeroid, sexe, datenassaince, anne_etude, montant_an, domaine, programme, annee_accord, code_institution).

2. Tb_Institution (code_institution, appellation, Localisation).

3. Tb_Employeur (code_emplayeur, Nom, adresse, localisation).

4.Tb_Controle (NumeroControle, #CodeEtudiant, code_institution, annee_scolaire, dateoperation, actif).

5. Tb_Declaration (numdeclaration, # CodeEtudiant, code_emplayeur, salaire).

6. Tb_Contract (numcontract, #CodeEtudiant, montant, date_contract, taux_rembourse, montant_periode).

7. Tb_Remboursement (code_remboursement, #CodeEtudiant, montant_remb, date_debut_rembours).

8. Tb_Traitement_Demande (code_traitement, #CodeEtudiant, decision, observation, typebourseaccord).

9. Tb_Paiyement(NumeroPiece, #NumeroControle, #CodeEtudiant, Montantpayable, Libelle).

CHAPITRE QUATRE.

REALISATION TECHNIQUE DU SYSTEME DE GESTION PRET BOURSE.

4.1. INTRODUCTION.

Nous arrivons à la fin de notre recherche qui nous a permis de mettre au point un logiciel d'informatisation de prêt bourse et son remboursement au sein de SFAR (PBOURSESOFT).

Le nouveau système de gestion prêt bourse résout les problèmes que l'ancien système rencontrait. Ces contraintes ont été déjà citées dans le deuxième chapitre de ce travail.

Ce chapitre nous permet d'expliquer les résultats que nous avons obtenus ainsi que les procédures qui ont été utilisées pour aboutir à la réalisation du système.

Ce chapitre contient également les exigences du nouveau système de gestion de prêt bourse et les outils d'utilisation, le test du logiciel ainsi que les interfaces du PBOURSESOFT.

4.2. LES OUTILS ET EXIGENCES DU NOUVEAU SYSTEME.

1. LES OUTILS DU NOUVEAU SYSTEME.

a. VB.NET

Ce langage a été utilisé pour faire les interfaces, qui permettent le dialogue entre les utilisateurs et la machine.

En utilisant ce langage nous avons pu mettre en place les écrans de saisie qui contiennent les zones de textes, les labels et les boutons.

Grâce à ces différents objets placés sur les écrans de saisie, l'utilisateur peut ajouter, effacer ou modifier les enregistrements suivant la nécessité.

b. SQL SERVER 2000.

SQL (Structured Query Language), on l'utilise pour créer et maintenir une base des données relationnelles, c'est-à-dire que SQL Server est un Système de Gestion de Base des Données Relationnel (SGBD).

Ces compositions sont :

Ø DDL (Data Definition Language) ou LDD (Langage de Définition des Données) permettant de créer les tables.

Ø DML (Data Manipulation Language) ou LMD (Langage de Manipulation des Données) permettant la manipulation des données : insérer, supprimer, modifier et sélectionner.

Ø Le contrôle des données  qui est utilisé dans la gestion des protections d'accès aux données.

Ø Transact SQL qui est un langage de programmation permettant de créer les procédures stockées, les fonctions, etc.

C. CRYSTAL REPORTS

Logiciel permettant de développer des états imprimés à partir des données d'une base.

Il donne une interface facile à utiliser, qui permet à ses utilisateurs de construire des rapports rapidement mais ayant assez de profondeur pour produire des rapports répondant aux besoins du logiciel.

2. EXIGENCES DU NOUVEAU SYSTEME DE PRET BOURSE.

Ø Pour la machine de l'utilisateur (Poste client)

- Système d'exploitation WINDOWS XP (ou autre version récente)

- CPU : Pentium III ou supérieur.

- RAM : 128 Mo ou supérieur.

- 50 Mo libres sur le disque dur.

Ø Du côté du serveur

- La plate-forme : WINDOWS 2000 Server

- 8 Go libre sur le disque dur

Ø Les logiciels pré requis :

- SQL Server 2000

Il faut installer les Service Pack les plus récents des logiciels cités ci haut pour garantir le bon fonctionnement du système.

4.3. TEST D'APPLICATION.

Le test d'application est une étape inévitable dans la conception d'un logiciel, il peut être un processus manuel ou automatique, qui a pour objet de vérifier si les résultats donnés par le système correspondent aux objectifs préétablis avant sa conception.

Le test peut aussi avoir comme objectif de vérifier le respect des contraintes comme la performance temporaire, critère de sécurité, portabilité du logiciel etc.

On ne peut pas connaître en avance le nombre de tests nécessaires mais le test doit se baser sur  le fonctionnement du logiciel, les interfaces de ce logiciel et les contraintes établis par les développeurs.

Dans la conception d'une nouvelle application, on doit recourir à plusieurs étapes afin d'aboutir à un produit fini, pour que ce produit sera utilisé par les entreprises avec moins des erreurs.

Dans ces étapes nous pouvons citer : l'analyse préétablie d'un cahier des charges, la conception, le codage, les tests, la validation, l'intégration, la mise en place d'un nouveau système, la réception du système et sa validation ainsi que sa maintenance.

Sortes de tests

Il existe plusieurs tests ou modèles de cycle de vie d'un logiciel comme le modèle en cascade, le modèle en V, le modèle en spirale et le modèle par incrément.

Le modèle en cascade

Le modèle en cascade consiste en une succession de phases dont chacune est méthodiquement vérifiée avant de passer à l'étape suivante:

Il s'agit : de validation (faisabilité et analyse des besoins), vérification (conception générale et détaillée.), intégration et acceptation ainsi que l'installation (tests du système).

Voici le schéma de ce modèle :

Source: http://www.inrs.fr/htm/comment_construire_les_tests_d'_un_logiciel.htm

Ø Les tests unitaires: chaque partie du logiciel est testé unitairement pour voir s'il correspond à ses spécifications. Pour démontrer que chaque module effectue seulement toutes les activités prévues.

Ø On peut distinguer dans ces tests unitaires :

§ les tests de logique vérifiant l'enchaînement correct des branches parcourues.

§ les tests de calcul vérifiant les résultats des calculs. Les tests de calcul comprennent les tests de données dans les limites des spécifications (état normal), aux limites spécifiées et en dehors de ces limites (état anormal). Les tests de comportements anormaux (hors limites) sont généralement appelés tests de robustesse.

Les tests unitaires se font dès qu'une partie du logiciel a été codée et compilée correctement.

Ø La phase d'intégration: les modules sont mises ensemble pour vérifier l'intégration Logiciel (interface entre composants logiciels).

Les tests d'intégration servent à démontrer le bon fonctionnement d'unité fonctionnelle constituée d'un assemblage de modules. Ils portent sur la vérification des enchaînements entre modules et la circulation des données.

Les tests d'intégrations se font dès qu'un sous-système (module) est entièrement testé à part.

Ø La validation de logiciel dans son environnement extérieur: Afin de s'assurer que le logiciel implémenté dans le matériel répond aux spécifications fonctionnelles, en vérifiant plus particulièrement les fonctions générales, les interfaces matériel / logiciel, le fonctionnement temps réel, les performances, l'utilisation et l'allocation des ressources.

Les tests de validation se font dès que l'ensemble des sous-systèmes fonctionnels a été testé et intégré.

Le modèle en V

Le modèle en V repose sur une étroite interdépendance des étapes soumises à une validation avant la prochaine étape et une vérification anticipatoire du produit final.

II comprend:

· Une spécification textuelle ;

· Une conception générale ;

· Une conception détaillée ;

· Un codage ;

· Des tests unitaires ;

· Des tests d'intégration ;

· Une validation.

Le modèle en spirale

Le modèle en spirale s'appuie sur une succession de cycles dont chacun se déroule en quatre phases:

· analyse initiale des besoins et des objectifs du cycle (solutions et contraintes) ou analyse à partir du cycle précèdent ;

· étude des risques, évaluation des solutions de remplacement et éventuellement de conception ;

· développement et vérification de la solution résultant de l'étape précédente ;

· examen du produit et projection vers le cycle suivant.

Le modèle par incrément

Le modèle par incrément propose un développement du logiciel par morceaux, lesquels sont livrés successivement au client, en venant se greffer à un noyau logiciel.

Pour notre travail nous avons utilisé le test du système qui est le pas d'implémentation ayant pour objectif de rendre une application claire, spécifique et efficace avant son utilisation.

Le test est fait pour le succès et la performance du système mise en place.

Pour l'application PBOURSESOFT nous avons testé :

· L'accès aux informations du système ;

· Les données qui seront correctes lors de la saisie et à modifier;

· Les critères de sécurité et portabilité du système ;

4.4. QUELQUES INTERFACES DU PBOURSESOFT

Pour accéder au logiciel d'automatisation de gestion de prêt bourse, il faut saisir le nom de l'utilisateur, le mot de passe, la base des données et le serveur qui se trouve sur la feuille de connexion. Si les informations fournies sont correctes, la feuille MDI apparaît.

Voici la feuille de connexion.

Figure 9.La feuille de connexion.

La feuille MDI contient les différents menus permettant d'accéder aux différents formulaires ainsi que les rapports.

Ces menus sont fichiers, formulaires, rapports et aides.

Le menu Fichier permet de quitter l'application.

Le menu Formulaires permet d'accéder aux formulaires tel que le formulaire des saisies, formulaire de traitement des prêts bourses, formulaire des opérations et les formulaires du budget.

Figure 10. Formulaire MDI.

Dans le formulaire des saisies, on trouve le formulaire des Demandeurs des bourses (Etudiants), le formulaire des Institutions qui ont accepté d'accueillir les étudiants boursiers de SFAR et les employeurs qui ont donné le travail aux anciens boursiers de SFAR(après leur déclaration.)

Figure 11. Formulaire des saisies pour les Etudiants.

Figure 12. Formulaire des saisies pour les Employeurs.

Figure 13. Formulaire des saisies pour les Institutions.

Le formulaire de Traitement de prêt bourse nous permet d'accéder aux informations de la décision d'accord de bourse demandée ainsi que les types des bourses accordées et aussi les explications sur des dossiers rejetés, ou à compléter s'il y en a.

Figure 14. Formulaire de Traitement de Prêt Bourse.

Le formulaire des opérations permet d'accéder sur les contrats signés par les étudiants, les contrôles que le SFAR a effectués en vue d'être sûre que les bénéficiaires des bourses sont réellement sur le banc de l'école.

Ce formulaire permet aussi de voir toutes les déclarations que les anciens boursiers ont déjà faites.

Figure 15. Formulaires des Opérations.

Après le formulaire des opérations nous avons les formulaires de budget qui donnent l'accès au formulaire de paiement et celle de remboursement.

Ces formulaires contiennent aussi les différents boutons de commande permettant de voir tous toutes les informations déjà déclarées et de modifier certains enregistrements.

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

Figure 16: Les boutons de commande

(1) : permet de se placer au premier enregistrement.

(2)  : permet de se placer à l'enregistrement suivant l'enregistrement courant.

(3)  : permet de se positionner à l'enregistrement précédant l'enregistrement courant.

(4)  : permet de se positionner au dernier enregistrement.

(5)  : permet d'ajouter un nouveau enregistrement.

(6)  : permet de sauvegarder un enregistrement.

(7)  : permet d'annuler.

(8)  : permet de rechercher un enregistrement

(9)  : permet de modifier un enregistrement

(10) : permet d'effacer l'enregistrement courant

(11) : permettant de fermer le formulaire.

Signalons que ces boutons de commande sont communs sur presque tous les formulaires contenus dans ce logiciel.

4.5. LES RESULTS OBTENUS.

La demande des bourses dans le SFAR est un processus qui prend beaucoup de temps, car il reçoit beaucoup des dossiers et chaque dossier contient différents documents, il n'est pas facile de connaître tous les dossiers reçus et le contenu de chaque dossier. Le PBOURSESOFT permet d'enregistrer les informations nécessaires concernant les demandes des bourses, des contrôles, des déclarations faites et les contrats signés.

Sur base des ces enregistrements, ce logiciel fournit le rapport des dossiers reçus, les boursiers actifs, les déclarations faites lors de l'examen des dossiers. Cependant, le département chargé de prêt bourse peut décider d'accepter ou de rejeter la demande du prêt bourse. Avec l'ancien système il n'était pas facile de connaître l'état de chaque dossier. Avec le formulaire de traitement on peut enregistrer la décision prise. Chaque fois le logiciel fournit le rapport des dossiers acceptés et celui des dossiers rejetés.

Les calculs de budget qui étaient purement manuels à partir d'un formulaire de budget, ces calculs seront automatisés et fourniront des rapports des bourses payées et des remboursements effectués sur le compte de SFAR.

Les transports des dossiers dans les différents départements ne sont plus nécessaires car tous les services qui doivent faire un traitement sur ces dossiers auront tous des informations voulues sur leur PC.

CONCLUSION ET PERSPECTIVE

A. Conclusion.

Au terme de ce travail ayant trait à l'informatisation du système de gestion de prêt bourse au sein de SFAR importe de le clôturer en mettant certains points clés qui ressortent de notre recherche.

En abordant le présent sujet nous nous étions fixé comme objectifs essentiels de relever la problématique du système existant que SFAR exploitait dans l'accomplissement de sa mission.

Le système existant présente deux problèmes majeurs qui sont :

1. Inscription des boursiers et le contrôle pour payer leur minerval,

2. et le mécanisme de remboursement.

C'est pourquoi nous nous sommes fixés les objectifs suivants pour résoudre les problèmes que rencontre l'ancien système:

ü Avoir l'accès aux informations ;

ü Fournir des rapports et des listes des boursiers qui aideront les responsables de SFAR pour prendre telle ou telle décision ;

ü Accroître la performance dans le traitement rapide et efficace des opérations.

Pour atteindre les résultats escomptes une approche d'informatisation du système de prêt bourse est basée sur les cinq modèles de la méthode MERISE qui consiste à la conception, au développement et à la réalisation des projets informatiques.

Au cours de ce travail de recherche nous avons pu réaliser un nouveau système d'information qui répondant aux problèmes de gestion du prêt bourse et son mécanisme de remboursement en mettant les écrans des saisies, des formulaires et des boutons des commendes qui permettrant des modifier les informations si nécessaires.

Pour en être sûre, au cours de ce travail de recherche nous avons utilisés les tests pour vérifier que les résultats donnés par le système correspondent aux objectifs préétablis avant sa conception.

Les tests nous a permis de conclure que les résultats attendues on était obtenu avec réussite.

PERSPECTIVES

Nous pensons que ce travail sera utile aux fonctionnaires du SFAR particulièrement à ceux de département de prêt bourse.

Ce travail a été élaboré dans le manière d'être un des outils quotidiens dans la gestion de prêt bourse ainsi ce travail les aidera dans ce qui suit :

Ø Dans les inscriptions des demandes de bourses

Ø Dans le contrôle et l'établissement de budget

Ø Et dans le procédure de remboursement.

Les autres chercheurs pourront améliorer ce logiciel en implémentant pour tourner sous web, en vue de faciliter les étudiant de faire les applications de demander de prêt bourse on-line (Web based). Et faire un service web qui permettra de contrôler le chiffre d'affaires de SFAR d'une manière direct.

REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES ET WEBOGRAPHIQUES

Les livres

Joseph Gabay (2000). MERISE Vers OMT et UML Un guide complet avec études de cas.

InterEditions

Philippe Rigaux (2001), MERISE - Initiation à la conception de systèmes d'information, Paris.

J.Akoka et I.Comyn-Wattiau (2001), Conception des bases de données relationnelles en pratique, Vuibert, Paris.

Jean Patrick M. (1998). Comprendre Merise outils conceptuels et organisationnels. Eyrolles, Paris

Larousse. (1995). Le petit Larousse .nouvelle édition, paris

Gestion de Prêt Bourse, (2006). Manuel de SFAR, Kigali-Rwanda

Les sites Internet

http://www.commentcamarche.net

http://www.sqlcourse.com

http://www.developpez.com

http://www.calfor.lip6.fr/vmm/enseignement/DECS/test/cours/c34.pdf

http://tecfa.unige.ch/staf/staf-h/tassini/staf2x/Heidi/last_bd.htm

http://www.inrs.fr/htm/comment_construire_les_tests_d_un_logiciel.htm

ANNEXES

LISTE DES ETUDIANTS PAR LEUR INSTITUTION.

Les Bourses accordées.

* ¹ Larousse.

² Larousse