CHAPITRE 3. DIAGNOSTIC DE
L'EXISTANT ET RECHERCHE DES SOLUTIONS
Dans toute étude scientifique consiste à
critiquer le système d'information existant pour une application par ses
divers aspects de fonctionnement. Il a pour objectif de porter un jugement
clairvoyant sur se système, c'est-à-dire :
· Quels sont les points forts et ;
· Quels sont les points faibles du système en
vigueur.
But :
Le but de cette étude est établir un diagnostic
sur l'existant, lequel permettra de faire ressortir des anomalies sur base
desquelles, nous proposerons des solutions dont l'une seulement sera retenue
compte tenu de ses avantages.
SECTION 1. DIAGNOSTIC DE
L'EXISTANT
Les systèmes informatiques
présentes certains dysfonctionnements qui reviennent souvent et dont
l'analyse est censée en tenir compte :
3.1.1. Critique d'ordre
général
Généralement, la Sous-division urbaine de
l'EPSP/KIMBASEKE, malgré son organisation ou sa structure accuse des
qualités et défauts à savoir ;
a) Du point de vue
défauts :
· Exigüité du Bureau de la Sous-division;
· Pléthore des agents du Bureau de la
Sous-division ;
· Retard dans la transmission des dossiers ;
· Mauvaise conservation des documents des
écoles ;
· Difficultés de Frais de Fonctionnement (dans ce
cas nous voyons les frais recouvrés dans les écoles, souvent dans
des conditions difficiles, servent aux diverses dépenses
telles :
- Achat fournitures de bureau ;
- Frais de transport du personnel ;
- Frais de mission effectuée par le personnel de la
Sous-division à travers les écoles
- Etc...
b) Du point de vue
qualités :
· Consolidation des relations de fraternité et
d'amour avec les tiers (le Chef et les Agents de Bureau);
· Dans les relations avec les Ecoles
conventionnées et privées agréées, la Sous-division
joue son rôle de superviseur chargé de faire respecter les
instructions de l'Etat et de contrôler leur exécution.
· Engagement et dévouement des agents par rapport
à leur travail ;
· Eveil de conscience dans son engagement.
· Personnel qualifié et compétent ;
3.2.1. Critique d'ordre spécifique
Apres avoir étudié l'existant, nous avons
constaté que la Cellule de la planification et Statistiques Scolaires
est bien structurée est ses branches fonctionnent normalement.
a) Du point de vue poste de travail
Lors de notre investigation au sein de la cellule de la
planification et statistiques scolaires, nous avons constaté que les
postes de travail ne sont pas identifiés, ce qui crée de
confusion pour répertorier une école et sa structure, la Cellule
de planification n'a pas de bureaux suffisants et de matériels efficaces
pour bien travailler comme elle se doit, ce qui provoque aussi l'encombrement
des Agents devant un seul poste de travail.
b) Du point de vue documents
Nous avons constaté le non confidentialité des
informations, les documents ne sont pas bien archivés, une multitude
formes d'élaboration de document, il ya pas des modèles fixes et
la perte de documents se fait remarquer.
Concernant le stockage des informations, elles sont
stockées dans les classeurs, des tiroirs et parfois même dans le
coin de bureau. Ce qui fait que ce système cause des pertes
énormes du temps, pour retrouver par exemple un document.
c) Du point de vue moyen de traitement
1. Moyens matériels
Les moyens matériels sont insuffisants, pour l'ensemble
de traitement des informations est constitué de :
- Des machines à écrire ;
- Des papiers comme support d'information ;
- Stylos pour la transcription et pour la
reproduction ;
- Etc...
2. Moyens humains
Nous avons constaté une bonne organisation, cependant
cette Cellule n'échappe pasaux difficultés dont la plus part des
services de l'Etat sont victimes.Les Agents travaillant dans cette Cellule ne
pas vraiment motivés suite aux décadences des conditions
sociales, ils sont bien qualifiés en matière et pourrons donner
un bon rendement si toutes les conditions étaient réunies, entre
autre :
ü Les conditions de travail bien disposé ;
ü Le paiement significatif de salaire et prime.
d) Du point de vue circulation des informations
En ce qui concerne la circulation des informations,
cette dernières circule normalement sans sauter d'autres
étapes.
Synthèse des anomalies
v Le mauvais archivage des documents ;
v Le non confidentialité des
informations ;
v La maque des bureaux complets pour le personnel
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