Memoire Online - Mise en place d'une base de données pour la gestion d'une institution de formation professionnelle: cas de l'EMMHEST de 2011 à 2014

« Aux uns, Dieu a donné la chance de trouver leur famille déjà nantie et bien organisée tandis qu'aux autres, Dieu a donné la charge impitoyable de sortir leur famille de la misère ... »

A l'Eternel Dieu tout puissant source d'intelligence et de sagesse qui nous a donné la vie et qui continue à nous remplir de son amour.

A toute la famille NDWO et particulièrement à Papa Jean Ndwo, Papa Hilaire Ndwo, à Maman Martime Batubenga, à mes oncles, tantes, frères et soeurs : Sother Ndwo, Clarisse Lumesa, Françoise Ndwo, Patience Ndwo, Brigitte Lufungula, Jeanne d'arc Nome, Polycarp Batubenga et Depril Ndwo.

A mes proches :Freddy Muke,Heritier Makilutila, Maurice Kisoki, Lievin Ingele, Nathan Makolo, Steev Ngabou, Arnold Bisidi, Grace Idaya ainsi que Blaise Okubi ;

A nos compagnons de lutte : David Ilunga, Emmanuel Kongo, Séraphin Mbala, Junior Ilunga, Tommy Loga, Gaspard Petemoya, J.P Ndembe et tant d'autres.

A tous ceux qui de quelques manières que ce soit, ont contribué à l'élaboration de ce travail. C'est à vous que je dédie ce travail.

Le programme de l'enseignement supérieur et universitaire exige que chaque fin de cycle soit sanctionnée par la rédaction d'un travail scientifique ayant le but d'inculquer le goût de la recherche au récipiendaire et de lui permettre de compléter ses connaissances scientifiques dans un domaine quelconque.

Cependant, la matérialisation de cet édifice ne pouvait être effective dans le concours incessant et considérable des personnes qui, de près ou de loin ont apporté leur pierre de contribution.

Notre profonde et inoubliable reconnaissance s'adresse particulièrement au Professeur Simon NTUMBA BADIBANGA et l'Assistant Michel MILAMBU, respectivement Directeur et Encadreur de ce travail, qui en dépit de leurs multiples fonctions et engagements, ont bien voulu diriger ce travail. Leurs avis éclaires, leurs critiques et remarques pertinentes nous ont été d'une utilité indispensable, nous ont permis de réaliser notre pensée et ont donné à notre étude sa structuration définitive.

Nous exprimons nos remerciements à coeur de joie à tous nos Professeurs, Chefs de travaux et aux Assistants pour tous les enseignements biens riches et l'encadrement adéquat qu'ils nous ont fournis tout au long de notre formation.

Nous nous faisons l'agréable devoir d'exprimer nos vifs remerciements à toute la famille Ndwo pour leur soutien moral, spirituel matériel et financier.Nous exprimons aussi notre gratitude à Monsieur Nicolas Katembwe pour ses encouragements et Blaise Okubi pour sa bonne orientation.

Que tous ceux qui de près ou de loin, ont contribué à l'épanouissement et à l'élaboration de ce travail, trouvent l'expression de notre profonde gratitude.

0. INTRODUCTION GENERALE

Toute investigation exige le recours à un certain nombre de représentations mentales, générales et abstraites, des objets étudiés dénommés concepts. A cet effet, nous disons qu'une recherche consciente de ses besoins ne peut passer outre la nécessité de clarifier les concepts ; car une exigence essentielle de la recherche est que les concepts soient définis avec clarté suffisante pour permettre de progresser.

A cet effet, nous épousons le point du Professeur MBUYI MUKENDI qui définit l'informatique comme une science du traitement automatique de l'information notamment par machines électroniques, considérée comme le support de connaissances humaines et des communications dans les domaines techniques, économiques et sociaux.

Ce traitement automatique s'opère à l'aide des machines spécialisées dont la plus utilisée est l'ordinateur, l'outil indispensable dans le domaine informatique.

Depuis belle lurette, l'homme éprouve le désir de rendre automatique ou d'automatiser toute sorte d'information qui lui parait utile, entre autres : les informations concernant le service de finance, de paie, de formation, d'inscription, de production, de transaction bancaire, d'armée et tant d'autres. Ce goût s'est développé de telle manière que le calcul formel et/ou scientifique ne peut pas rester indifférent.

Ainsi, l'informatique s'affirme entre les sciences comme une discipline excellente, du traitement automatique de l'information dans la plupart d'entreprises et dans tous les domaines scientifiques. Elle est le lieu de convergence de toutes les autres sciences, car les traitements de tout genre est fait dans ce domaine. Elle est présente en Recherche Opérationnelle (gestion de stocks, problèmes de transport), en médecine (échographie), en armée (système d'information géographique pour la détection satellitaire) etc. Aucun domaine de la vie ne s'en écarte.

0.1 PROBLEMATIQUE

Tout chercheur scientifique exige a priori une prise de conscience de ce que l'on cherche exactement. Cela est fonction de quelques questions fondamentales que le chercheur doit dès le départ se poser en vue de donner une orientation plus objective.

La problématique est un ensemble de questions rencontrées dans un domaine d'étude en vue d'apporter des solutions.

L'entreprise étant un système complexe dans lequel transitent de très nombreux flux d'information doit-elle s'adapter plus rapidement aux nouvelles règles de l'économie de l'information afin de permettre à une bonne prise de décision ?

L'enjeu de toute entreprise, qu'elle soit commerciale, industrielle ou de service, est de mémoriser, traiter et distribuer les informations à temps réel.

Alors, compte tenu de ce que nous observons à l'école des Métiers, de Modélisme, d'Hôtellerie, d'Esthétique et Tourisme, en sigle EMMHEST, cela nous pousse à poser les questions suivantes :

v Est-ce que l'outil informatique offre-t-il une meilleure prise en charge pour pallier aux différents problèmes liés à la gestion financière au sein d'une institution éducative ?

v Comment faire pour éviter le problème de lenteur dans le traitement de différentes informations liées à l'enregistrement des candidats?

v Quel mécanisme faudra - t- il mettre en place pour résoudre le problème de gestion manuelle des frais des formations à l'EMMHEST ?

0.2 HYPOTHESE

Ainsi, WENU définit l'hypothèse comme étant un des principes fondamentaux de la recherche scientifique et que dans un travail de ce genre, il ne suffit pas seulement de poser un ou plusieurs problèmes, mais encore faut-il leur trouver les réponses provisoires, qui seront confirmées ou infirmées après analyse.

Dans cette acceptation, l'hypothèse est une idée directrice ou une tentative d'explication des faits formulés au début de la recherche.

Il sied de faire remarquer que le présent travail n'est pas conçu dans les prérogatives d'épuiser toute la matière sur la mise en place d'une base de données pour la gestion financière dans une école des métiers.

v l'outil informatique offre une meilleure prise en charge pour résoudre les différents problèmes en rapport avec la gestion des frais de formation ;

v L'application des méthodes et techniques informatiques s'avère d'une importance capitale pour éviter la lenteur dans certaines tâches manuelles entre les différents acteurs qui communiquent entre eux ;

L'outil informatique facilitera un travail rapide et efficace pour éradiquer aux problèmes de l'enregistrement des frais de formation au sein de l'EMMHEST, la mise en place d'une Base de données rendra le travail rapide et efficace dont la gestion financière sera automatique.

0.3 CHOIX ET INTERET DU SUJET

0.3.1 CHOIX

Dans le souci d'aider l'EMMHEST dans l'organisation informatique de ses finances, nous avons porté notre choix sur une mise en place d'une Base de données pour la gestion financière au sein de cette dernière.

Pour l'EMMHEST, la mise en place d'une base de données permettra de prévenir les ennuis rencontrés dans l'accomplissement des tâches liées à la gestion telles recensées dans la problématique.

0.3.2 INTERET DU SUJET

Ø Du point de vue scientifique : nous estimons que notre travail sera une clé de référence pour d'autres chercheurs qui vont aller dans ce domaine tout en mettant en pratique toutes les connaissances acquises au cours de notre formation pendant trois ans afin d'ajouter une pierre petite soit telle sur la construction du monde informatique.

Ø Du point de vue pratique : Accomplir le devoir qu'a tout étudiant en général et tout analyste en particulier au terme de son cycle, celui de réaliser un projet informatique pour automatiser le traitement des informations afin de faciliter les calculs, diminuer le volume du travail, sécuriser les données,... L'outil informatique tiendra une place prépondérante dans le système de suivi-évaluation en disposant d'un logiciel de système d'information pour la saisie, le traitement et la production des informations fiables.

0.4. DELIMITATION DU TRAVAIL

Pour rendre plus intelligible et plus saisissable le sujet, les normes scientifiques exigent sa délimitation dans l'espace et le temps.

Notre travail s'attèle sur la mise en place d'une base de données afin de gérer les finances de ladite institution. Quant aux recherches qui ont conduit à son élaboration, elles ont été menées durant une période allant de 2011 à 2014 pour ne pas aboutir à des résultats erronés cette étude a été appliquée en une année.

Sur le plan spatial, l'EMMHEST est situé dans la Commune de Limete au quartier résidentiel dans la concession de Saint Raphaël, Boulevard Lumumba n°5, Ville-Province de Kinshasa.

0.5. METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES

Pour ce qui nous concerne, nous avons fait appel aux méthodes et techniques ci-dessous :

0.5.1 METHODES

Une méthode est un ensemble des opérations intellectuelles par lesquelles une discipline cherche à atteindre les vérités qu'elle poursuit, les démontré et les vérifié.

Cette méthode nous a permis de remonter aux origines par son approche diachronique car elle consiste à étudier le passé d'un système, son origine et elle cherche surtout l'explication des faits, la genèse des situations à étudier, leurs antécédents, successions dans le temps et dans l'espace afin de mieux comprendre le présent.

Elle permet dans l'analyse informatique de recomposer le sujet à étudier et d'apprendre les éléments constitutifs de l'application à développer.

0.5.2 TECHNIQUES

Selon Musesa Landa, la technique est un outil de recherche qui facilite les méthodes et permet de collecter les informations. Pour ce qui nous concerne nous avons utilisé les techniques ci-dessous :

Cette technique nous a permis de consulter les différents documents susceptibles de continuer l'information concernant notre travail, la collection des données utiles à notre étude entre autre les ouvrages, les TFC, Revue et bien d'autres ...

Nous avons fait usage de l'interview direct qui consiste à poser des questions bien précises afin d'avoir les informations adéquates ou nécessaires.

0.6. PRESENTATION SOMMAIRE DU TRAVAIL

Hormis l'Introduction Générale et la Conclusion Générale, notre travail comprend quatre (4) chapitres à savoir :

CHAPITRE I : SYSTEME D'INFORMATION : Dans ce chapitre nous parlerons essentiellement de généralités sur les notions ci-après : système, information et système d'information afin de rendre facile l'étude de ce chapitre.

CHAPITRE II : GENERALITES SUR LES BASE DE DONNEES : ce chapitre décrit les notions essentielles des bases de données, en effet elle nous donnera une lumière sur certains concepts nécessaires et utiles de bases des données.

CHAPITRE III : ETUDE D'OPPORTUNITE : Ici, il sera question d'analyser et de critiquer le système d'information existant afin de s'équiper des arguments probants, capables d'influencer sur la prise de décision de la modification du système d'information étudié. Il s'agira donc de discuter sur l'opportunité de ladite modification.

CHAPITRE IV : MODELISATION ET APPLICATION : Ce dernier chapitre sera axé sur la mise en oeuvre d'un modèle ainsi que les différentes interfaces utilisées dans notre application.

0.7. DIFFICULTES RENCONTREES

Il n'y a pas de rose sans épines dit-on, c'est en ces termes que nous confirmons que tout au long de la rédaction de ce travail scientifique, nous étions butés à des multiples difficultés dont deux nous ont plus marqué : la difficulté d'ordre financier en premier lieu et en second lieu celle d'ordre matériel.

PREMIER CHAPITRE : SYSTEME D'INFORMATION

Aujourd'hui comme jamais, consciente de la place de l'information dans leur fonction, les organisations souhaitent des systèmes d'information plus efficaces, flexibles et adaptés pour traiter leurs problèmes d'informations et les assister dans leurs actions, aussi bien quotidiennement qu'à plus long terme. Il leur importe de donner à chacun dans l'organisation, les moyens de collecter les informations pour accomplir professionnellement sa mission et pour prendre opportunément et rapidement les décisions que la situation justifie, en intégrant, tout à la fois la structure, les objectifs et les contextes immédiats.

En effet, avant d'entrer dans le fond de notre travail nous allons axer notre attention sur quelques concepts fondamentaux sur les notions ci-après : système, information et système d'information autour desquels va se focaliser notre étude. L'objectif poursuivi en parlant de ces concepts, est de permettre à tous nos lecteurs, tendance confondue, de maitriser les concepts employés en vue de s'imprégner du contenu de notre étude.

1.1 SYSTEME

1.1.1 DEFINITION ET ETYMOLOGIE

Le mot système vient du Latin « systema » pour désigner « un tout composé de plusieurs parties », il y a système lorsque les différentes composantes d'un tout sont organisées entre elles dans la poursuite d'un objet commun.

Par définition, un système est un ensemble des moyens d'acquisition et de restitution, de traitement et de stockage des données dédié au traitement des informations.

1.1.2 STRUCTURE D'UN SYSTEME

Pour ce qui est de la structure d'un système, elle peut être subdivisée en trois systèmes qui sont : le système de pilotage, le système d'information et le système opérant.

En effet la figure ci-dessous explicite ce que nous venons de décrire récemment.

Ce système est constitué de décideur dont leur rôle est de faire une bonne prise de décision à court et moyen terme et donne l'ordre au système opérant. Les gestionnaires des entreprises font partie de ce système.

Ce système a pour rôle d'exécuter des ordres venant du système précédent afin de produire les biens selon des utilisateurs du système de pilotage.

Ce système est le trait d'union entre le système de pilotage et le système opérant. Il permet de traiter les informations. D'où, le système d'information est défini comme l'ensemble des informations circulant dans l'entreprise.

v Le flux physique d'entrée : c'est un ensemble des variables d'entrées composées au système par l'environnement, le système n'a donc aucun moyen de pression sur les entrées ; il les accepte tels qu'ils lui sont fournis par son environnement.

v Le flux physique de sortie: c'est l'ensemble de variables de sortie, il représente donc les produits du système qui sont en principe restitués à l'environnement c'est-à-dire aux utilisateurs. Nous avons les produits finis, flux financier, ...

v La mise en place d'un projet d'évolution de système d'information nécessite la mobilisation des ressources humaines, technologiques et financières.

v Un projet de système d'information représente donc un investissement, qui, en tant que tel, doit être justifié par l'obtention de gains quantitatifs ou qualitatifs pour l'organisation.

o La vitesse de circulation des données d'une station de départ à une station d'arrivée.

I.1.2.1 ILLUSTRATION DE FLUX D'INFORMATION ET LES STATIONS DE SERVICES

Le système d'information de l'entreprise peut alors être considéré comme étant un ensemble de flux d'informations qui transitent entre les diverses stations.

La représentation du processus doit être communicable et précise. Elle doit garantir la compréhension complète de l'enchaînement des activités et permettre ensuite de dégager des axes d'amélioration du processus.

La figure ci-dessous, illustre le transfert du flux d'information dont la nature de l'information est « document », entre une station de départ (Secrétaire) et une autre station d'arrivée (Directeur).

Figure I.2 :Illustration du flux d'information entre deux stations de services

Donc dans la vie courante, un bon système doit être rapide, fiable et pertinente.

1.2 INFORMATION

1.2.1 DEFINITIONS

Une information est le résultat d'une représentation auquel on peut appliquer des traitements qui fournissent une autre information.

Selon KASENGEDIA, une information est un message, un renseignement ou un évènement susceptible d'être communiqué entre les hommes et suffisamment explicité pour pouvoir déclenché une action ou une réaction auprès du destinateur.

1.2.2. TRAITEMENT DE L'INFORMATION

Une information, d'une manière générale, peut subir divers traitements, entre autres :

1.2.3. LES DIFFERENTES FORMES D'INFORMATION

1.2.3.1. L'INFORMATION NATURELLE

L'information naturelle est celle que l'homme perçoit à l'aide de ses organes de sens.

§ L'information visuelle qui peut être soit écrite (texte) ou picturale (dessin, photographie, vidéo, graphes, schémas, pictogrammes...) ;

1.2.3.2. L'INFORMATION STRUCTUREE

L'information structurée est une suite de caractères représentant une information et qui se prêtent à un traitement via la machine.

Elle permet donc, de représenter de manière beaucoup plus rigoureuse les informations naturelles qui sont souvent difficiles à appréhender ou manipuler.

· Pour la simple raison qu'il y a concision, c'est-à-dire ça occupe par l'espace mémoire lors de stockage sur les supports ;

· Pour une autre qu'il y a possibilité de subir aux données de traitements machinaux, voire même algorithmiques.

1.2.4. CODIFICATION D'UNE INFORMATION (NATURELLE)

1.2.4.1 DEFINITION

Codifier une information (naturelle) consiste à concevoir un système de symboles permettant de représenter cette information (naturelle).

Ainsi, la codification d'une information (naturelle) est la mise au point d'un quelconque langage de codification. Ce dernier est défini par les trois éléments ci-après :

ü Un alphabet, qui est l'ensemble des signes et symboles (caractères numériques, alphabétiques, etc...) pour représenter l'information (naturelle) ;

ü Une structure syntaxique, qui est la manière dont les signes ou les symboles sont combinés ou juxtaposés dans la zone de codification ;

ü Des règles sémantiques, qui définissent les relations entre les caractères utilisés et l'information à représenter.

1.2.5. CLASSIFICATION DE L'INFORMATION

Pour se présenter dans un ensemble important des informations qui constituent le système d'information de l'entreprise ou du système étudié, on est amené à procéder à un certain nombre de classifications.

1.2.5.1 INFORMATIONS ELEMENTAIRES

Une information élémentaire est celle dont on ne peut inventer une ou plusieurs valeurs. Pour s'en servir, on doit connaître la valeur.

1.2.5.2 INFORMATIONS PARAMETREES

Un paramètre est une rubrique dont la valeur est constante et prévisible. On peut estimer que sa valeur est connue et est la même pour tout ou pour tous.

Exemple 1: En cas de beaucoup d'échec dans un concours d'entrée, le(s) point (s) connu (s) à ajouter est le même pour tous les candidats.

1.2.5.3. INFORMATIONS RESULTANTES

Une information résultante est obtenue par un traitement arithmétique et un traitement logique.

Exemple 2: Résultat d'un traitement arithmétique : La moyenne d'un candidat. Résultat d'un traitement logique : Compte tenu des points obtenus par le candidat, il a droit à 2 points.

1.2.5.4. INFORMATIONS DE COMMANDE

L'information de commande est celle ayant permis, à partir d'informations invariantes, d'obtenir une information résultante. Ce sont les traitements (calculs, comparaison ...) à effectuer.

On emploie également les termes de règles de gestion règles de calcul, pour désigner ces informations de commande.

1.3. LE SYSTEME D'INFORMATION

Un système d'information (S.I) est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnel, données et procédures) permettant de collecter, regrouper, classifier, traiter et diffuser de l'information dans un environnement donné.

L'apport des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication NTIC en sigle est à l'origine du regain de la notion de système d'information. L'utilisation combinée de moyens informatiques, électroniques et de procédés de télécommunication permet aujourd'hui selon les besoins et les intentions exprimés d'accompagner, d' automatiser et de dématérialiser quasiment toutes les opérations incluses dans les activités ou procédures d'entreprises.

1.3.1 FONCTIONS PRINCIPALES D'UN SYSTEME D'INFORMATION

v Collecter les informations provenant des autres éléments du système ou de l'environnement externe au système ; (fonction dynamique);

v Mémoriser les données manipulées par le système ; (fonction statistique)

v Transmettre des informations vers les autres composantes du système ainsi que vers l'environnement externe du système. (système dynamique);

On remarque il y a trois fonctions dynamiques et une seule statique. Le système d'information est donc dynamique.

1.3.2 QUALITES D'UN (BON) SYSTEME D'INFORMATION

D'une manière générale, un (bon) système d'information soit avoir les qualités suivantes :

§ La fiabilité : Le système d'information doit fournir les informations fiables, sans erreurs. Autrement, comme les erreurs ne manquent jamais, un système d'information doit avoir moins d'erreurs possibles :

§ La rapidité : les utilisateurs ayant besoin d'un temps minimum pour avoir les résultats, le système d'information doit mettre en un délai court les résultats à la disposition des utilisateurs ;

§ La sécurité : un bon système d'information doit être capable d'assurer la sécurité pour les informations qu'il possède.

1.3.3. DEVELOPPEMENT ET LE CYCLE DE VIE DU SYSTEME D'INFORMATION

1.3.3.1. DEVELOPPEMENT DU SYSTEME D'INFORMATION

Mettre en place un système d'information c'est mener un ensemble d'activités complexes et variées de décisions et de planifications, d'analyse de la réalité et de recueil de besoins d'informations, de conception et d'évaluation de système, de réalisation, de tests, de mise en orientation et des contrôles de qualité qui aboutissent à faire passer le système d'information d'une situation initiale de profit, à une situation finale de système concret et opérationnel.

Le travail du concepteur de système d'information est similaire au travail de l'architecte qui conçoit et dessine les plans d'un immeuble comme lui le concepteur de système d'information par sa spécification, à la fois, définit le futur système d'information, décide de la solution technologique et prépare les tâches de réalisation.

Il est désormais professionnellement admis que le processus de développement d'un système d'information s'organise globalement en deux phases. Première phase de concept qui aboutit à la spécification du système d'information sous la forme d'un schéma, une grande phase de réalisation, qui conduit à la deuxième étape fabrication effective du système d'information.

1.3.3.2. LE CYCLE DE VIE DU SYSTEME D'INFORMATION

Ce cycle débute lorsque l'organisation prend la décision d'entamer le développement d'un nouveau système. Pour autant, le SI naît réellement lors de sa mise en place dans l'entreprise, après une période de gestion plus ou moins longue qui correspond aux travaux de conception et de réalisation comme illustrer dans la figure ci-dessous :

1.3.4.PROBLEMATIQUE DE CONCEPTION DU S.I

Dans le processus de développement du système d'information, objet complexe, la conception est la tâche la plus créative mais aussi la plus difficile. Les nombreuses difficultés découlent directement ou indirectement de la nature du travail de conception du nombre et de la variété des problèmes qu'il faut résoudre et de la diversité des compétences qu'il faut réunir pour les traiter.

L'évolution des techniques, la variété de choix qu'elles créent permettent de se libérer de l'emprise technologique de reconnaitre l'importance de l'examen des besoins, de l'analyse conceptuelle et l'intérêt de susciter une interaction positive entre professionnels de la technologie et les utilisateurs et en final une participation plus active de ces derniers à l'expression de besoins et au choix des solutions.

1.3.5. METHODE DE CONCEPTION

ü Aider clairement et complètement la formulation du problème d'information qui est posé et nécessite la maîtrise de la résolution, en s'appuyant sur des critères objectifs pour évaluer les solutions ;

ü Construire des systèmes d'informations pertinents, complets, cohérents, fiables, flexibles et adaptatifs ;

ü Permettre d'évaluer le système en tout moment de son cycle de vie, tant sur le plan de son efficacité technique que sur celui de sa pertinence à satisfaire les besoins des gestionnaires ;

ü Substituer à la construction trop individuelle des systèmes d'informations une conception concrète basée sur une coopération efficace entre concepteur, informaticien et gestionnaire utilisateurs ;

ü Permettre la communication entre les participants de l'équipe de conceptrice ;

ü Maitriser et réduire les coûts et les détails, accroitre la productivité et la qualité des activités de développement.

Les entreprises reconnaissent aujourd'hui la nécessité de recourir à une méthode de concepteur. Les méthodes proposées sont nombreuses et variées.

Par ailleurs, leur tendance est de s'intéresser à tout le cycle de vie du Système d'information non pas seulement à certaines étapes :

En dépit de cette variété, toute méthode doit mettre en oeuvre quatre composantes indissociables et complémentaires :

v Des modèles : un modèle est l'ensemble des concepts et des règles destinés soit à expliquer et construire la représentation de phénomènes organisationnels, soit à expliquer et représenter les éléments qui compose le SI et leurs relations ;

v Des langages : un langage est l'ensemble de constructions qui permettent de décrire formellement les spécifications du système d'information, élaborées aux différents stades du processus de conception s'appuyant éventuellement sur un ou des modèles de la méthode.

v Une démarche : la démarche est le processus opératoire grâce auquel s'effectue le travail de modélisation, de description, d'évaluation et de réalisation du système d'information.

v Des outils : les outils logiciels supportent la démarche. Ils peuvent être des outils des documentations, d'évaluation, de simulation d'aide à la conception ou à la réalisation.

1.3.6. STRUCTURE

Le système d'information est le véhicule des entités de l'organisation. Sa structure est constituée de l'ensemble des ressources (les personnels, les matériels, les logiciels, les procédures) organisées pour : collecter, stocker, traiter et communiquer les informations. Le système d'information coordonne, grâce à la structuration des échanges, les activités de l'organisation et lui permet ainsi d'atteindre ses objectifs.

Le système d'information se construit à partir de l'analyse des processus "métier" de l'organisation et de leurs interactions, et non simplement autour de solutions informatiques plus ou moins standardisées par le marché. Le système d'information doit réaliser l' alignement stratégique de la stratégie d'entreprise par un management spécifique.

1.3.7. ARCHITECTURE D'UN SYSTEME D'INFORMATION

Le système d'information doit décrire (on dit encore représenter) le plus fidèlement possible le fonctionnement du système opérant. Pour ce faire, il doit intégrer une base d'information dans laquelle seront mémorisés la description des objets, des règles et des contraintes du système opérant.

Cette base étant sujette à des évolutions, le système d'information doit être doté d'un mécanisme (appelé processeur d'information) destiné à piloter et à contrôler ces changements. Le processeur d'information produit des changements dans la base d'information à la réception d'un message. Un message contient des informations et exprime une commande décrivant l'action à entreprendre dans la base d'information.

Le processeur d'information interprète la commande et effectue le changement en respectant les contraintes et les règles.

Si le message exprime une recherche sur le contenu de la base d'information, le processeur interprète la commande et émet un message rendant compte du contenu actuel de la base d'information. Dans tous les cas, l'environnement a besoin de connaître si la commande a été acceptée ou refusée. Le processeur émet, à cet effet, un message vers l'environnement.

Relativement à la conception d'un système d'information, l'architecture d'un système d'information induit une double conception :

Pour aider le concepteur dans ces deux tâches, la méthode Merise propose un ensemble de formalismes et de règles destinées à modéliser de manière indépendante les données et les traitements du système d'information. Ces modèles ne sont qu'une base de réflexion pour le concepteur et un moyen de communication entre les divers acteurs du système d'information dans l'entreprise. Seule la validation de l'ensemble se fera en commun.

Enfin nous illustrerons par la figure ci-dessous un modèle de système d'information pour porter la lumière à ce que nous venons de dire ci-haut :

Figure I.5 : Illustration de l'architecture d'un système d'information, modèle CESAMES.

DEUXIEME CHAPITRE : BASES DE DONNEES

Ce présent chapitre nous aidera à définir et donner un commentaire sur certains concepts nécessaires dans le domaine des bases de données. Les données permanentes constituent certainement, les matériaux de base à partir duquel l'utilisateur pourra élaborer la plupart de ses applications.

D'autres applications se réduisent afin de gérer et consulter les données ; ces données sont rangées dans des fichiers et sont structurées en enregistrement.

Mais si la masse et la complexité de données à traiter deviennent applicables, il est nécessaire que ces données aient aussi une structure complexe. Les données sont classées dans plusieurs fichiers en fonction d'objets qu'elles décrivent. Ces données constituent alors ce que nous appelons d'une Base de données.

2.1 DEFINITIONS

2.1.1 BASE DE DONNEES

- Une base de données (BD) est un ensemble d'informations archivées dans des mémoires accessibles à des ordinateurs en vue de permettre le traitement des diverses applications prévues pour elles.

- Une base de données peut être aussi pour certains, une collection de fichiers reliés par les pointeurs multiples, aussi cohérentes entre eux que possible, organisé de manière à répondre efficacement à une grande variété de question.

- Une base de données est donc un ensemble structuré et organisé permettant le stockage de grandes quantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (l'ajout, mise à jour, recherche de données).

2.1.2 GESTION D'UNE BASE DE DONNEES

Gérer une base de données signifie contrôler son fonctionnement pour l'utiliser au mieux. Ainsi, construire une base de données consiste à regrouper les données en paquets « homogènes », les entités ou tables ; chaque entité étant composée d'un nombre fini de données élémentaires (les colonnes, attributs ou champs), dont la répétition doit être minimale. Le modèle de données utilisé dans ce projet est le modèle « entités-associations ».

2.2 LES CRITERES D'UNE BASE DE DONNEES

a) l'exhaustivité : implique que l'on dispose de toutes les informations relatives au sujet donné.

b) Lanon-redondance : implique l'unicité des informations dans la base de données. D'une manière générale, on essaie d'éviter la duplication des données car cela pose des problèmes de cohérence lors des mises à jour de ces données.

c) La structure : implique l'adaptation du mode de stockage des renseignements aux traitements qui les exploiterons et les mettrons à jour ; ainsi qu'au coût de stockage de ces renseignements dans l'ordinateur.

2.3 NIVEAUX DE DESCRIPTION DE DONNEES

On a coutume de distinguer plusieurs niveaux de représentation ou de description de données pour les bases de données et les systèmes d'informations, on considère généralement trois niveaux de descriptions de base de données : le niveau physique ou interne, le niveau conceptuel et le niveau externe.

Ce découpage facilite la maintenance des applications ; il permet de dissocier autant que possible les applications des contraintes liées au matériel et au système d'exploitation.

Et la séparation entre les niveaux externe et conceptuel permet de protéger les applications contre les modifications ou enrichissement du schéma conceptuel.

Ce niveau définit la façon selon laquelle sont stockées les données et les méthodes pour y accéder et intègre les moyens et techniques nécessaires au projet. Ils s'expriment en termes de matériels ou de logiciels et sont (par suite des progrès technologiques) les plus sujets à changement.

Il est aussi appelé MCD (modèle conceptuel des données) ou MLD (modèle logique des données). Il définit l'arrangement des informations au sein de la base de données, il correspond à la définition des finalités de l'entreprise en expliquant sa raison d'être. Ce niveau traduit les objectifs et les contraintes qui pèsent sur l'entreprise. On y trouvera par exemple les règles de gestion du personnel, de tenue de la comptabilité ou de livraison des produits finis.

Ce niveau correspond aux différentes façons dont les utilisateurs peuvent voir les données de la base. La représentation de la base est donc composée de plusieurs schémas externes.

Le schéma ci-dessous illustre les niveaux de description des bases de données qui suit les recommandations de travail du comité de normalisation américain AINSI-SPARC définit les différents niveaux de description pour un système de gestion de bases de données.

2.4 SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES

Les données stockées dans des bases de données modélisent des objets du monde réel, ou des associations entre objets. Les objets sont en général représentés par des articles de fichiers, alors que les associations correspondent naturelles à des liens entre articles.

Les données peuvent donc être vues comme un ensemble de fichiers par des pointeurs ; elles sont interrogées et mises à jour par des programmes d'application écrits par les utilisateurs fournis avec le système de gestion de base de données.

2.4.1 DEFINITION

Un S.G.B.D peut être défini comme un langage (logiciel) qui sert à interagir avec une base de données et qui permet à l'utilisateur de définir les données de la base, de les consultées et de les mettre à jour.

Selon Georges Gardarin, un système de gestion de base de données peut être défini comme étant un ensemble de logiciels systèmes permettant de stocker et d'informer un ensemble de fichiers, interdépendants, mais aussi comme un outil permettant de modéliser et gérer les données d'une entreprise.

2.4.2 OBJECTIFS ET FONCTION D'UN S.G.B.D

2.4.2.1 OBJECTIFS

Ø La cohérence des données : Un S.G.B.D doit permettre à l'utilisateur de définir des règles permettant de maintenir la cohérence de la base. Ces règles définissent des propriétés que les données doivent satisfaire. Le maintien de la cohérence d'une base de données passe également par une mise en place d'un système d'autorisation permettant de limiter certaines manipulations à des groupes d'utilisateurs.

Ø La souplesse d'accès aux données : un S.G.B.D doit permettre l'accès facile à n'importe quelle donnée de la base. Plus précisément, le système doit permettre d'accéder aux données par l'intermédiaire de langages déclaratifs (non procéduraux) et de haut niveau que l'on appelle classiquement langages de requêtes. Ces derniers peuvent être utilisés de façon interactive par des utilisateurs afin de consulter une base de données ou le mettre à jour.

Ø La sécurité : un S.G.B.D doit être capable de protéger les données qu'il gère contre toute sorte d'agressions externes. Ces agressions peuvent être physiques, humaines, etc... Pour protéger les données contre toutes formes de pannes un S.G.B.D doit permettre la pose de points de reprise afin de permettre le redémarrage du système ainsi que la journalisation des modifications faites sur les données.

Ø Le partage de données : Le partage des données entre plusieurs applications (utilisateurs) est l'un des besoins essentiels qui ont conduit au concept de base de données. Différentes applications opérant sur les mêmes données doivent pouvoir s'exécuter comme si elles étaient seules à opérer sur ces données. Ainsi les systèmes de gestion de bases de données doivent offrir des moyens de contrôler ce partage des données, de détecter d'éventuels conflits d'accès pouvant exister entre plusieurs utilisateurs ou plusieurs applications, et de donner les outils pour le résoudre.

Ø L'indépendance des données : l'indépendance est un des aspects majeurs offerts par un système de gestion de base de données. Une application manipulant ses données par l'intermédiaire de fichiers est fortement dépendante de ses données.

Ø La performance : Un système de gestion de base de données doit être capable de gérer un volume important de données et d'offrir un temps d'accès raisonnable aux utilisateurs. Ce besoin de performance fait qu'une grande partie de la technologie des bases de données soit consacrée à l'amélioration des techniques d'accès et d'optimisation.

Ø L'administration et Contrôle : l'administration du système joue un rôle primordial dans la conception et la maintenance d'un système de gestion de base de données. En effet, une base de données étant utilisée par plusieurs utilisateurs à la fois, et ces utilisateurs ayant des besoins multiples, qui peuvent parfois être incompatibles, le contrôle et l'administration doivent être confiés à une personne indépendante.

2.4.2.2 FONCTIONS D'UN S.G.B.D

v Consulter les données et traiter les informations obtenues (sélectionner, trier, calculer, agréger, ....)

v Définir des contraintes d'intégrité sur les données (contraintes de domaines, d'existence, ...)

2.4.3TYPES DE MODELES DES DONNEES

Pour modéliser les données sous formes appropriées du S.G.B.D à utiliser, il est nécessaire de connaitre quelques structures des bases de données. Dans cette partie nous présentons brièvement les différents modèles de représentations de données.

2.4.3.1 LES MODELES HIERARCHIQUES

Le monde réel nous appartient souvent au travers des hiérarchies et étant donné que les bases de données modélisent les informations du monde réel, il est normal que ce modèle soit l'un des modèles les plus répandues.

Le modèle hiérarchique peut être vu comme un cas particulier du modèle réseau, l'ensemble de lignes entre types d'articles devant former des graphes hiérarchiques. Cependant, les articles ne peuvent avoir des données répétitives. Dans cette structure les données sont organisées selon une arborescence.

2.4.3.2 LE MODELE RESEAU

La structure des données peut être visualisée sous la forme d'un graphe quelconque. Comme pour le modèle hiérarchique, la structure est conçue avec des pointeurs et détermine le chemin d'accès de données.

Ce modèle est une extension du modèle hiérarchique dans laquelle le graphe des objets n'est pas limité. Il permet, entre autres, de représenter le partage d'objets ainsi que des liens cycliques entre des objets. Il est le modèle utilisé par le système CODASYL. Le modèle réseau est décrit dans la figure ci-dessous :

2.4.3.3 LES MODELES OBJETS

Dans le modèle objet, les données sont représentées sous forme d'objets au sens donné par les langages orientés objet : pour simplifier, les données (au sens habituel) sont enregistrées avec les procédures et fonctions qui permettent de les manipuler.

2.4.3.4 LES MODELES RELATIONNELS

Dans le modèle relationnel, les données sont enregistrées dans des tableaux à deux dimensions (lignes appelées enregistrements et colonnes appelées champs). La manipulation de ces données se fait selon la théorie mathématique des ensembles. La souplesse apportée par cette représentation, et les études théoriques appuyées sur la théorie mathématique des relations ont permis le développement des langages puissants non procéduraux comme illustrer dans la figure ci-après :

2.4.4 TYPE DE SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES

Nous distinguons généralement trois catégories de système de gestion de base de données qui sont :

2.4.4.1 LE S.G.B.D CENTRALISE

2.4.4.2 LE S.G.B.D CLIENT-SERVEUR

Dans ce système le serveur est dans un ordinateur plus puissant et il répond à des requêtes provenant des clients. Et le client est dans l'ordinateur de l'usager. Le client fait des requêtes au serveur pour gérer la base de données. Exemple : Langage SQL. Ce système est décrit dans la figure ci-dessous :

2.4.4.3 LE S.G.B.D TROIS TIERS

2.4.5 LES ACTEURS DE BASE DE DONNEES.

La mise en place d'une base de données (de grande envergure) nécessite la compétence de toute une équipe, notamment :

- décide de l'information contenue dans la base, il est en charge de la définition des structures de données contenues dans la base et de leur évolution éventuelle pour prendre en compte de nouvelles applications.

-Ils définissent les schémas externes et construisent les programmes qui alimentent ou exploitent la BD en vue d'applications particulières.

- Ils utilisent pour cela le langage de bases de données du SGBD, éventuellement couplé avec un langage de programmation classique.

-Ils accèdent à la BD au travers des outils construits par les programmeurs d'applications ou pour les plus avertis au travers du langage de requêtes.

2.4.6 LES CONTROLES D'UN S.G.B.D

- Les données stockées dans une BD doivent respecter un certain nombre de contraintes dites d'intégrité. Un SGBD doit assurer qu'elles sont toujours respectées.

- Un SGBD doit permettre d'interdire à certaines personnes de réaliser certaines opérations sur une partie ou sur toute la BD.

- Plusieurs utilisateurs se partagent la même BD. Un SGBD doit gérer les conflits qui peuvent se produire lorsqu'ils manipulent simultanément les mêmes données de façon à ce que la BD ne soit pas mise dans un état incohérent.

- Après une panne, qu'elle soit d'origine logicielle ou matérielle, un SGBD doit être capable de restaurer la BD dans un état cohérent, le même ou le plus proche de celui précédant la panne.

TROISIEME CHAPITRE : ETUDE D'OPPORTUNITE

L'étude d'opportunité appelée autrement étude du préalable, est l'étude qui permet à un informaticien de préparer la décision relative à la nécessité d'informatiser ou de ne pas informatiser le traitement de l'information, le changement d'outils informatique ou encore l'achat des nouveaux équipements informatiques.

En effet, cette étude fournira des amples informations aux responsables de l'Ecole des Métiers, de Modélisme, d'Hôtellerie, d'Esthétique et de Tourisme pour une bonne prise des décisions concernant les modifications des objets, des nouvelles méthodes du système afin d'améliorer les performances et en déduire les coûts.

En bref, l'étude d'opportunité est une étude menée afin de déterminer s'il y a nécessité d'automatiser ou pas l'application ou l'entreprise sous l'étude.

Autrement dit, elle a pour but de permettre de recueillir les informations afin d'en élaborer un diagnostic en vue de la recherche et de choix de solution afin d'améliorer les performances, les qualités ainsi que la capacité.

Elle permet de prendre une connaissance générale et suffisante de l'entreprise afin d'en faire la synthèse et de concevoir la solution.

Pour ce qui nous concerne, nous allons analyser les toutes activités ayant traits aux finances de l'Ecole de Métiers, de modélisme, d'Hôtellerie, d'Esthétique et de Tourisme. Pour ce, pour parvenir à bien développer cette étude nous le scinderons en deux volets :

3.1 ANALYSE DE L'EXISTANT

3.1.1 PRESENTATION DE L'EMMHEST

3.1.1.1 SITUATION GEOGRAPHIQUE

L'Ecole des Métiers, de modélisme, d'Hôtellerie, d'Esthétique et de Tourisme (EMMHEST) en sigle est situé le boulevard Lumumba n°5, dans la concession de Saint Raphaël précisément au quartier résidentiel dans la Commune de Limete.

3.1.1.2 HISTORIQUE

L'EMMHEST est une institution d'enseignement privée à caractère professionnel et à l'utilité publique, elle a vu le jour le 17 mai 2008 avec le nom de l'EMMEST qui signifiait Ecole des Métiers, de Modélisme, d'Esthétique et de Tourisme avec deux options en exergue le modélisme et l'Esthétique.

Arrivés aux années 2009, l'école sera dotée d'une nouvelle option en exergue l'option hôtellerie & restauration grâce aux efforts fournis par son comité de gestion et sera de nouveau baptisée sous le nom l'EMMHEST (Métiers, de Modélisme, d'Hôtellerie, d'Esthétique et de Tourisme) avec désormais les options suivantes : couture sans patron, modélisme et stylisme, esthétique professionnelle et technique, esthétique accélérée ainsi que l'hôtellerie & restauration.

3.1.1.3 OBJECTIFS

La formation professionnelle a pour objectif d'améliorer les connaissances existantes des apprenants et de leur préparer à une vie purement professionnelle et leur offrir un métier de leur choix afin qu'ils s'orientent vers l'embauche et l'auto-emploi.

3.1.1.4 STATUT JURIDIQUE

L'Ecole de Métiers, de modélisme, d'Hôtellerie et d'Esthétique est une institution privée appartenant au Promoteur Maboti Nsiala Joseph.

3.1.3.5 STRUCTURE GENERALE

A.FONCTION ET ROLE DE POSTES

Ce service s'occupe de matériels des formations (chaises, tables et autres matériels pour la formation)

Ce service est le cerveau moteur de l'institution citée ci-haut car, il réparti les cours, fait les prévisions des cours, programme et planifie toutes les activités liées à la pédagogie de cette institution.

Le présent service s'occupe de la vente et de la comptabilité de produits cosmétiques. A chaque fin de la journée, ce service doit transmettre directement les rapports à la trésorerie afin de leur permettre à un bon contrôle de gestion.

Ce dernier a pour tâche de recevoir des candidats qui désirent avoir les renseignements sur l'institution de formation citée ci-haut.

Elle veille sur l'ensemble de formations que l'école met à la disposition des apprenants. Elle supervise les inscriptions, et donne des orientations sur les finances et elle a la dernière décision sur tout problème qui émane de ses compétences.

Le service de secrétariat dirigé par un secrétaire dont le rôle est de veiller sur le recouvrement de frais des formations, d'effectuer d'autres tâches administratives et de rédiger un rapport journalier à transmettre à la hiérarchie afin de le permettre de connaitre l'avancement des recettes pour qu'elle porte connaissances de la ventilation des entrées journalières.

B. FORMATIONS

L'objectif de cette filière est d'apprendre aux candidats à bien maitriser les techniques modernes de soins personnels (coiffures, esthétique), les caractéristiques des produits cosmétologiques, l'anatomie de la peau et chevelure, la décoration, etc....

L'utilité de ladite filière est de former les apprenants à bien confectionner des habits selon les genres divers.

Le stylisme permettra aux apprenants d'élaborer de nouvelles formes dans le domaine de la mode grâce à la mise au point de dessin, figures, gamme des couleurs, produit à réaliser de style, des projets personnels de collection mixte (homme et femme).

Cette dernière a pour rôle de se focaliser sur les activités concernant les hôtels et les restaurants. Son objectif est de donner une bonne formation sur l'art culinaire, préparation de recettes et boissons(Congolaise, Africaine, Occidentale) et création des recettes spéciales, les techniques de restauration, salle de banquet, etc...

3.1.3.6 STRUCTURE DE SERVICE DE FINANCES

3.1.3.6.1 ETUDE DE POSTES

N°	POSTE	FONCTION
01	Percepteur	Assure la perception des recettes, après il doit délivrer un reçu à chaque perception à l'apprenant. A la clôture de la journée, il établira un rapport afin de permettre aux gestionnaires de l'école à une bonne prise de décision
02	Trésorier	Effectuera les dépenses autorisées par la hiérarchie, et établira à son tour un rapport en précisant toutes les sorties opérées et assistera le caissier et le percepteur dans leurs fonctions.
03	Comptable	S'intéressera à la passation des écritures comptables

3.1.2 NARRATION

La narration est un récit détaillé d'une suite de faits, mais aussi la structure générale d'un récit en général. Il est à signaler que la gestion de l'EMMHEST est tenue par le service financier en général et en particulier par le service de recouvrement.

C'est ainsi, lorsqu'un apprenant se présente à l'enceinte de l'établissement pour payer les frais de formation ou d'études, il doit être en possession des frais, le percepteur recevra la somme d'argent auprès de l'étudiant et lui établira un reçu et prendra soin de garder la souche afin de permettre aux gestionnaires à un bon contrôle de gestion et la conception de la liste des apprenants en règle avec le frais de formation.

3.1.3 SCHEMA DE CIRCULATION DES INFORMATIONS

ETUDIANT	PERCEPTEUR	COMPTABILITE	SERVICE RECOUVREMENT

Classement carte, reçu	Vérification des frais	Passation des écritures comptable	Elaboration de liste d'étudiant litigieux

Tableau III.2 : Schéma de circulation des informations au sein de l'EMMHEST

3.1.4 DESCRIPTIONS DES TACHES

N° POSTE	POSTE	N° TRAITEMENT	TRAITEMENT
100	ETUDIANT	101	Classement carte, reçu d'étudiant
200	PERCEPTEUR	201	Vérification liste des frais
200	PERCEPTEUR	202	Paiement frais de formation
300	COMPTABILITE	301	Ecriture comptable
400	SERVICE CONTROLE	401	Elaboration liste d'étudiants litigieux
		402	Affichage liste étudiant litigieux

3.1.5 ETUDE DES DOCUMENTS EXISTANTS

Application : Mise en place d'une base de données pour la gestion financière de l'institution de formation professionnelle CODE : RUBRIQUE		Relever des documents existants		Etude réalisée par les Etudiants de G3 Informatique de L'Université de Kinshasa.
N°	Désignation	Emetteur	Destinateur	Nombre	Support
01	Reçu de minerval	Percepteur	Etudiant	3	Cahier
02	Reçu de frais de participation à la session	Percepteur	Etudiant	3	Cahier
03	Reçu d'inscription	Percepteur	Etudiant	3	Cahier
04	Bordereau de versement	Percepteur	Etudiant	2	Cahier

3.1.6 DESCRIPTIONS DES DOCUMENTS

Application : Mise en place d'une base de données pour la gestion financière de l'institution de formation professionnelle CODE : RECFINS	Fiche d'étude des documents	Etude réalisée par les Etudiants de G3 Informatique de L'Université de Kinshasa.
Emetteur : Percepteur, nombre d'exemplaires 3 Destinateur : Etudiant, service comptable, service de Recouvrement Support : papier
Rubrique remplie : date du jour, montant en chiffre, numéro reçu, reçu de somme en toute lettre, percepteur
Rubriques non remplies :

Application : Mise en place d'une base de données pour la gestion financière de l'institution de formation professionnelle CODE : Reçu MIN	Fiche d'étude des documents	Etude réalisée par les Etudiants de G3 Informatique de L'Université de Kinshasa.
Emetteur : Percepteur, nombre d'exemplaires 3 Destinateur : Etudiant, service comptable, service de Recouvrement Support : papier
Rubrique remplie : date du jour, montant en chiffre, numéro reçu, reçu de somme en toute lettre, percepteur
Rubriques non remplies :
Remarque :

Application : Mise en place d'une base de données pour la gestion financière de l'institution de formation professionnelle CODE : RECFPSES	Fiche d'étude des documents	Etude réalisée par les Etudiants de G3 Informatique de L'Université de Kinshasa.
Emetteur : Percepteur, nombre d'exemplaires 3 Destinateur : Etudiant, service comptable, service de Recouvrement Support : papier
Rubrique remplie : date du jour, montant en chiffre, numéro reçu, reçu de somme en toute lettre, percepteur
Rubriques non remplies :
Remarque :

Application : Mise en place d'une base de données pour la gestion financière de l'institution de formation professionnelle CODE : BV	Fiche d'étude des documents	Etude réalisée par les Etudiants de G3 Informatique de L'Université de Kinshasa.
Emetteur : Percepteur, nombre d'exemplaires 3 Destinateur : Etudiant, service comptable, service de Recouvrement Support : papier
Rubrique remplie : date du jour, montant en chiffre, numéro reçu, reçu de somme en toute lettre, percepteur
Rubriques non remplies :
Remarque :

3.1.7 ETUDES DES MOYENS UTILISES PAR L'ENTREPRISE

Cette étude se fixe comme objectif de faire un recensement des différents moyens manuels utilisés pour arriver à traiter les informations dans le système existant. Ainsi, nous avons subdivisé ce point en deux parties qui sont : les moyens matériels et humains.

C'est l'ensemble des éléments physiques employés pour le traitement de l'information. Notons que malgré la présence de l'outil informatique, le traitement est encore manuel car tout traitement de l'information se fait à la main. Nous représentons ci-dessous quelques différents matériels utilisés pour le traitement de l'information.

Application : Mise en place d'une base de données pour la gestion financière de l'institution de formation professionnelle CODE :		Relever des documents existants		Etude réalisé par les Etudiants de G3 Informatique de L'Université de Kinshasa.
N°	Désignation	Date d'achat	Prix d'achat	Marque	Quantité
01	Stylo	2010	100 FC	Bravo	50
02	Produits	2010	20 $		3
03	Papiers	2010	6.000 FC	Bravo	Ramette
04	Machine à coudre	2010	95 $	Singer	55
05	Agrafeuse	2010	5 $		Carton
06	Classeurs des dossiers	2010	5 $		5
07	Tissus	2010	10 $		20 rouleaux
08	Attaches	2010	5 $		Carton
09	Chaise	2010	10 $	Kuba	10
10	Table	2010	20 $	Plastique	5

L'école des Métiers, de Modélisme, d'Hôtellerie, d'Esthétique et de Tourisme est en possession d'un personnel de qualité expérimenté et maitrisant bien son travail. Nous trouvons parmi eux les licenciés, les gradués et les diplômés d'Etat.

3.2 CRITIQUE DE L'EXISTANT ET PROPOSITION DES NOUVELLES SOLUTIONS

La critique de l'existant, appelée aussi bilan de l'existant, va nous aider à l'évaluation du système existant par rapport à l'analyse faite au sein de cette institution de formation en exergue l'EMMHEST sous étude tout en établissant un diagnostic.

Ce diagnostic est établi dans le but de rechercher des solutions futures à des problèmes posés.

Le but de la critique de l'existant est d'établir un diagnostic précis sur les procédures utilisées, relever les anomalies, les qualités et les défauts du système existant.

Par ailleurs, deux aspects sont toujours dégagés lors de cette critique dont l'un est positif et l'autre négatif.

Ces deux aspects méritent d'être soulevés étant donné que le besoin de la perfection sera toujours souhaité par les utilisateurs en vue d'un bon fonctionnement.

3.2.1 CRITIQUE DE L'EXISTANT

3.2.1.1 POINTS POSITIFS

Après une analyse approfondie et observation du système financier de cette institution de formation, nous avons observé quelques points positifs à savoir :

· Une bonne circulation des informations et transparence dans la tenue des documents entre les partenaires ;

3.2.1.2 POINTS NEGATIFS

- Les documents étant conservés dans les classeurs à papiers, l'accès est difficile étant donné qu'il faut toujours une recherche sérieuse pour retrouver un document tel que : un reçu d'un étudiant et tant d'autres ;

- Le volume d'information à traiter est tellement important et est soumis à divers traitements manuels très lents ;

- L'Ecole des Métiers, de Modélisme, d'Hôtellerie, d'Esthétique et de Tourisme n'a pas de logiciel approprié pour gérer toutes les données en local ou à distance.

3.2.2 PROPOSITION DES SOLUTIONS

L'entreprise étant un système complexe dans lequel transitent de très nombreux flux d'information, sans un dispositif de maitrise de ces flux, l'entreprise peut très vite être dépassée et ne plus fonctionner avec une qualité de service satisfaisante.

C'est ainsi pour apporter la lumière aux anomalies qui viennent d'être reprises dans le système existant, nous pouvons proposer deux solutions, l'une manuelle et l'autre automatique, dans le but d'améliorer la performance et le bon fonctionnement du système existant.

3.2.2.1 SOLUTION MANUELLE REORGANISEE

La solution manuelle consiste en une simple réorganisation du système en reconduisant les qualités tout en conservant le traitement manuel.

Cette proposition qui ne garantit en rien la rapidité dans l'exécution des tâches, occasionnera des erreurs de manipulation et fatiguera le personnel dans le traitement des informations.

- Modification de l'organigramme et une nouvelle conception des fichiers et des documents ;

- Solution moins coûteuse et facile à implanter car elle prendra moins de l'espace.

- Les procédures des traitements des informations restent toujours manuelles et la fatigue humaine peut faire commettre les erreurs de temps à autre ;

- Il n'y a pas une grande sécurité des informations car les supports utilisés restent les papiers ;

3.2.3.2. SOLUTION INFORMATIQUE

La solution informatique a l'avantage de traiter des informations avec la rapidité et précision, de rendre fiable la gestion de l'information.

Cette solution permettra à l'utilisateur de faire les opérations à temps réels avec fiabilité, performance et perfection ; avec cette solution, les données seront stockées sur les supports de stockages fiables et capables de garder les informations intactes.

Mais en faisant allusion à l'informatique, nous ne pouvons pas nous en passer de l'ordinateur qui permet à l'utilisateur de traiter automatiquement les informations. Pour y remédier, nous lui proposons ce qui suit:

· D'engager les ingénieurs informaticiens qualifiés afin de maintenir les ordinateurs ;

Il s'agit ici, de placer dans chaque service, les ordinateurs que pourront utiliser chacun, lié à un serveur de contrôle pour les services qui exécutent les mêmes tâches des machines de travaux, afin de faciliter l'accès aux données sur les étudiants ainsi que leurs modalités de paiement.

L'EMMHEST doit placer un réseau global afin de permettre aux étudiants d'être répertoriés par une création d'un dossier d'information, cela permettra la possibilité de consulter les informations de ces derniers en temps voulu.

Ce réseau comportera plus ou moins dix ordinateurs pour la ville de Kinshasa afin de résoudre les problèmes des étudiants qui préoccupent l'EMMHEST et assurera la facilité à l'accès aux informations afin d'atteindre les objectifs assignés à l'établissement. Ainsi, le mode de traitement sera unitaire.

· L'achat de consommables informatiques tels que les onduleurs et stabilisateurs.

· La formation des utilisateurs afin de maîtriser l'outil et les logiciels nécessaires ;

· Interruption du travail lors d'une coupure brusque du courant électrique et surtout que les onduleurs et les stabilisateurs sont insuffisants ainsi que le groupe électrogène qui a déjà vieilli.

3.2.3 CHOIX DE LA MEILLEURE SOLUTION

Compte tenu des inconvénients cités ci haut et dans le souci de produire des meilleures applications, nous pensons automatiser le système où la machine serait vraiment importante pour alléger certaines tâches.

En comparant les avantages de deux solutions proposées précédemment, nous opterons pour la solution automatique ou informatique pour des raisons suivantes :

- la prise en charge par la machine (ordinateur) de tous les traitements afin d'éviter les erreurs et fournir les résultats fiables dans un bref délai à l'intérieur du pays comme à l'extérieur du pays ;

QUATRIEME CHAPITRE : MODELISATION ET APPLICATION

4.1 MODELISATION

4.1.1 MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES (MCD)

4.1.1.1 REGLES DE GESTION

La règle de gestion est une traduction de la conception des objets choisis et des différentes contraintes validées par l'organisation.

Elle permet aussi de déterminer théoriquement les cardinalités qui existent entre objets et relations.

- Un ou plusieurs résultats peuvent être confirmés un ou plusieurs résultats.

- Une ou plusieurs options peuvent être incluses dans une et une seule section.

R10 : - Un ou plusieurs services peuvent organisés une ou plusieurs formations
- Une ou plusieurs formations peuvent être organisées par un ou plusieurs services.

4.1.1.2 RECENSEMENT DES OBJETS

4.1.1.3 RECENSEMENT DES RELATIONS

4.1.1.4 DESCRIPTIONS DES OBJETS

N°	NOM OBJET	PROPRIETES	IDENTIFIANT
01	ETUDIANT	Matricule Nom Post-nom Sexe Adresse Téléphone	*
02	NIVEAU	Code niveau Libellé niveau	*
03	AGENT	Matricule Nom Post-nom Sexe Adresse Téléphone Fonction occupée	*
04	SECTION	Libellé section Nom section Option	*
05	SERVICE	Code service Libellé service Nom service	*
06	PAIEMENT	Num réçu Montant payé Reste à payé Date de paiement	*
07	FRAIS	Code frais Libellé	*
08	FORMATION	Code formation Libellé	*
09	RESULTAT	Libellé résultat Description résultat

4.1.1.5 DESCRIPTION DES RELATIONS

N°	RELATION	ENTITE 1	ENTITE 2	DIMENSION	CARDINALITES
01	Payer	Etudiant	Frais	Binaire	1,n et 1,n
02	Effectuer	Etudiant	Paiement	Binaire	1,n et 1,n
03	Appartenir	Etudiant	Niveau	Binaire	1,n et 1,1
04	Suivre	Etudiant	Formation	Binaire	1,n et 1,1
05	Confirmer	Etudiant	Résultat	Binaire	1,1 et 1,n
06	Instruire	Classe	Etudiant	Binaire	1,1 et 1,n
07	Se trouver	Classe	Option	Binaire	1,n et 1,1
08	Exercer	Agent	Fonction	Binaire	1,1 et 1,1
09	Percevoir	Agent	Frais	Binaire	1,1 et 1,n
10	Contenir	Section	Option	Binaire	1,1 et 1,n
11	Organiser	Service	Formation	Binaire	1,n et 1,n

4.1.1.6 RECHERCHE DE CARDINALITE

La cardinalité est la possibilité minimum (0 ou 1) et maximum (1, ou n) de participation d'une occurrence d'un objet dans la relation envisagée, nous en distinguons différents types de cardinalités.

4.1.1.7 PRESENTATION DU MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES (M.C.D)

4.1.2 MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (M.C.T)

4.1.2.1 PRESENTATION DU M.C.T

4.1.3 MODELE ORGANISATIONNEL DE DONNEES (M.O.D)

4.1.3.1 CALCUL DU VOLUME DE LA BASE DE DONNEES

ENTITE	TAILLE	OCCURENCE	VOLUME
ETUDIANT	300	1000	300.000
AGENT	50	1000	50.000
SECTION	20	1000	20.000
SERVICE	10	500	5.000
FRAIS	10	500	5.000
PAIEMENT	900	1000	900.000
NIVEAU	10	500	5.000
RESULTAT	10	300	3.000
FORMATION	25	300	7.500
TOTAL VOLUMIQUE			1.295.500

ENTITE	INDEX	TAILLE	OCCURENCE	VOLUME
ETUDIANT	MATR	10	1.000	10.000
AGENT	MATR	10	1.000	10.000
SECTION	LIBELLE	10	1.000	10.000
SERVICE	CODE S	10	1.000	10.000
FRAIS	CODE	10	1.000	10.000
PAIEMENT	CODE PAIE	10	1.000	10.000
NIVEAU	CODE NIV	10	1.000	10.000
RESULTAT	LIBELLE	10	1.000	10.000
FORMATION	COD FORM	25	1.000	25.000
TOTAL VOLUMIQUE THEORIQUE				105.000

Pour trouver le volume total de notre base de données nous avons utilisé la formule suivante : Volume de base = [Ó vol. des entités + Ó vol. des index] x coefficient.

Cependant, il est recommandé de trouver le volume réel de la base de données en utilisant un coefficient qui varie entre 2 et 5 afin de prendre en compte certains imprévus en terme d'espace mémoire.

4.1.3.2 PRESENTATION DE MOD

4.1.4 MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT (M.O.T

4.1.4.1 PRESENTATION DU MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT

4.2 APPLICATION

Pour ce qui est l'application, nous avons utilisé le Java comme langage de programmation, et le MySQL comme système de gestion de base de données. Nous présentons ci-dessous quelques interfaces de notre projet pour montrer son fonctionnement.

En effet, l'interface jointe ci-dessous est la page du démarrage de notre application.

Après la page d'accueil, le menu administrateur est réservé à l'administrateur de notre base de données. Pour qu'il y accède il doit s'identifier en introduisant son nom et son mot de passe pour se connecter et réaliser les différentes opérations.

Ici, nous sommes dans la zone d'administration où, seul l'administrateur de la base de données peut enregistrer, afficher, rechercher ou mettre à jour les différentes données qui s'y trouvent.

L'interface ci-dessous illustre un formulaire de payement que doit remplir le gestionnaire avant que l'étudiant puisse payer le frais d'inscription ou de formation.

L'interface jointe ci-dessous illustre un formulaire de payement de frais rempli.

En outre, l'interface jointe ci-dessous est un extrait de la liste des étudiants ayant payé le frais de formation et enregistrés dans la base de données de ladite institution de formation.

L'interface ci-dessous illustre comment le gestionnaire peut modifier les différentes données des étudiants au cas où elles étaient inscrites avec des erreurs d'orthographes, etc....

CONCLUSION GENERALE

Comme le soleil se lève à l'Est et se couche à l'Ouest, de même tout travail commence par un préambule et se termine par une conclusion.

Notre travail a porté sur la mise en place d'une base de données pour la gestion financière d'une Institution de formation professionnelle et notre champ d'investigation a été l'EMMHEST / Kinshasa.

Lors de notre passage sur terrain, nous avions constaté que la gestion des finances de l'institution citée ci-haut était confrontée à plusieurs difficultés notamment la lenteur dans le traitement des informations liées aux finances d'une manière générale et en particulier de paiement des différents frais de formation, la perte de données lors de la conservation.

Au premier chapitre, nous nous sommes donnés le devoir d'aborder les systèmes d'information. Certes, sans un dispositif de maitrise de ces systèmes d'information, l'entreprise peut très vite être dépassée et ne plus fonctionner avec une qualité de service satisfaisant.

En effet, au second chapitre, nous avons parlé des généralités sur les bases de données comme nous l'avons dit ci-haut que les bases de données ont une portée particulière dans une entreprise car ils peuvent gérer une forte masse d'informations.

En outre, le troisième chapitre avait fait l'objet d'une étude préalable avant d'arriver à la modélisation. Après la collecte des données mise à notre portée, nous avons entamées la phase d'analyse. D'où nous trouvons la nécessité de donner des pistes de solutions afin de redynamiser toutes les opérations financières de ladite institution.

Enfin dans le quatrième et dernier chapitre, nous avons focalisé notre attention à la conception d'un modèle de système d'information avec la méthode Merise dont nous signalons avoir utilisé le Java comme langage de programmation, et le MySQL comme système de gestion de base de données.

Néanmoins nous pouvons dire que les solutions que nous avons proposées dans notre travail d'analyse, portent solutions à notre problématique et optimisent les résultats des opérations liées aux finances de cette institution d'enseignement à caractère professionnel en temps réel.

Ainsi, nous laissons le liberté à toute personne de critiquer et suggérer ce travail pour son amélioration.

BIBLIOGRAPHIE

1. OUVRAGES

1) DE COURCY R., Les systèmes d'information et réadaptation, Québec, Réseau International CIDIH et les facteurs environnementaux, 1992, Vol 1 & 2

2) DIGALLO Frédéric., Méthodologie des systèmes d'information, Paris, Angoulême, 2001

3) GARDARIN Georges, Base de données : Objet et relationnelle, édition Eyrolles, Paris, 1999.

4) HAINAUT Jean Luc, Base de données et Modèles de calcul, 2ème édition, Dunod, Paris, 2000

5) HAINAUT J.L., Base de données et modèles de calcul, outils et méthodes pour l'utilisateur, Cours et Exercices, 2ème édition, Dunod, Paris, 2000.

6) JACQUES LE MAITRE, Bases de données et Système de Gestion de Base de Données, Université du Sud Toulon, Var, 2004.

7) PINTO ET GRAWTZ, Méthode de Recherche en Sciences Sociales, Ed. Dalloz, Paris 1974.

8) PINTO ET GRAWTZ, Méthode de Recherche en Sciences Sociales, Col. Teremis, Paris, PUF, 1967.

9) WENU BECKER, Recherche scientifique : Théorie et Pratique, LUBUMBASHI, PUL, 2004

2. NOTES DE COURS

10) BONGO BONGO, Méthodes de Recherche Scientifique, L1 SCA, ISP/GOMBE, 2005-2006. (Inédit)

11) Alain MUSESA LANDA, Initiation à la recherche scientifique, G2 Info, UNIKIN 2013-2014 (Inédit)

12) Eugène MBUYI MUKENDI, Informatique appliquée : Base de données, G3 Info, UNIKIN 2012-2013 (Inédit)

13) Eugène MBUYI MUKENDI, Informatique Générale, G1 Info, UNIKIN, 2011-2012 (Inédit)

14) Jean-Jacques MVIBUDULU KALUYIT., Méthode d'Analyse Informatique II, G3 Info, UNIKIN, 2012-2013 (Inédit)

15) Jean-Jacques MVIBUDULU KALUYIT., Analyse Informatique et Système de Gestion de Base de Données, G2 Info, UNIKIN, 2012-2013 (Inédit)

16) Pierre KASENGEDIA MOTUMBE, Architecture et Organisation des Ordinateurs, G2 Info, UNIKIN, 2013-2014. (Inédit)

17) Simon NTUMBA BADIBANGA, Informatique de Gestion, G3 Info, UNIKIN, 2014-2015 (Inédit)

3. TRAVAUX DE FIN DE CYCLE

18) MVUVU LIKOKO : Mise en place d'un modèle de Gestion des paiements de frais scolaires. « Cas de l'Institut KYESHERO ». ISC/GOMA, Année académique 2011-2012.

19) KONGO PAMBU, Mise en place d'une application web pour la gestion des produits pharmaceutiques. « Cas de la pharmacie G Pharma» Université de Kinshasa, Année Académique 2013-2014.

4. SITES WEB

5. DICTIONNAIRES

Table des Matières

Epigraphie .......................................................................................... i

In Memoriam ...................................................................................... ii

Dédicace ........................................................................................... iii

Avant-Propos .................................................................................... iv