2) Organisation et fonctionnement
Dans cette partie nous distinguons les organes
décisionnels et les organes opérationnels qui veillent à
la bonne marche de l'institution.
a) Organes décisionnels
Nous entendons par organes décisionnels les services
qui prennent des résolutions. Parmi ces organes nous pouvons citer
entres autres ;
Dans son organisation, l'accent est mis sur
l'amélioration de la qualité de service rendu aux clients et la
sauvegarde de leurs dépôts. Pour cette raison,elle attribue
également un certain nombre de fonctions administratives et de gestion
aux différents services de l'institution. La politique de gestion mise
en place implique à chaque niveau hiérarchique des
responsabilités, Cette stratégie a pu se justifier par la
combinaison de toutes les compétences
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et énergies capables de donner vie aux ambitions
d'AFIB, tout en assurant que les actions sont planifiées. Elle est
composée de l'organisation institutionnelle et technique
? L'organisation institutionnelle comprend :
-L'assemblé générale des membres
(AG) : Elle réunit tous les actionnaires d'AFIB S.A qui sont au
nombre de trente, et constitue l'organe suprême de
délibération et de décision. Elle est souveraine et ses
décisions s'appliquent à tous convoquée par le conseil
d'administration, toute décision (résolution) prise par elle doit
être conforme à la loi d'AFIB SA, aux statuts et règlement
intérieur d'AFIB SA.
-Le conseil d'Administration (CA) :Il est
présidé par le président du conseil d'administration
assisté d'un vice-président. Le conseil d'administration est un
organe de gestion, seule l'assemblée générale peut limiter
et augmenter ses compétences ; il est composé d'au moins neuf
(09) membres et au plus douze (12) membres. Il est chargé de convoquer
l'assemblée générale, de recruter, de nommer et de
licencier les cadres. Il doit prendre toutes les mesures nécessaires
à la sauvegarde des fonds, avoir, stocks, bien et équipement. Il
peut déléguer une partie de ces pouvoirs au président du
conseil d'administration et au directeur général, on retrouve
également ;
? Le commissaire au compte : il vérifie et dresse un
rapport à l'attention du conseil d'administration et de
l'assemblée générale.
? Le comité de crédit : désigné
parmi le personnel cadre d'AFIB et de l'assemblée générale
, il est chargé d'étudier et d'approuver ou non les demandes de
crédit émanant des clients.
.
-Le conseil de surveillance : c'est l'organe
suprême de contrôle, il contrôle et veille sur la bonne
gestion des caisses et de budget voté, ce conseil a le pouvoir de
vérifier la régularité et l'exactitude des
opérations de l'institution, il contrôle les dossiers de
crédit afin de surveiller le remboursement des prêts et du
contrôle de gestion (02 commissaires aux comptes agrées).
-La direction générale : qui
coordonne l'ensemble des directions (commercial, exploitation, ressources
humaines, etc.). Elle est responsable de la déclinaison de la
stratégie de l'entreprise au niveau de toutes ses activités.Elle
a aussi pour rôle de contrôler, vérifier et signer tous les
dossiers de crédits elle représente l'institution lors des
assemblées générales.
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Cependant, elle demande des explications aux autres directions
en cas d'anomalies et d'irrégularités constatés. Elle est
aussi soumise au contrôle des gestionnaires qui peuvent consulter tous
les dossiers de nature à leur faciliter le travail.
-Le comité de crédit : Il est
chargé de décider (d'accorder, d'ajourner, de refuser) les
dossiers de crédit présentés par l'agent de crédit.
Il veille aussi à ce que l'emprunteur respecte ses engagements et en
particulier rembourse régulièrement son crédit, il suit le
remboursement des prêts accordés et assure l'animation des agents
de crédit en organisant des réunions périodique, afin
d'informer et sensibiliser sur le recouvrement.
-le département audit interne :Il
s'assure régulièrement de la bonne conduite de l'activité
des différents services de la collecte dans les normes de l'information
comptable et financière, des politiques de crédits ;
vérifie le respect des normes en matière de risque ; formule des
recommandations visant à l'amélioration de l'efficience et du
rendement des services ; veille à la protection du patrimoine d'AFIB SA
; suit l'exécution des différents budgets ; fait des
rapprochements et des analyses dans le but d'éviter des malversations
par les employés lors des imputations comptables.
b) Organes opérationnels
Nous entendons par organes opérationnels les services
qui se chargent d'exécuter les résolutions prises par les organes
décisionnels. Nous avons entre autre :
-le service commercial et marketing : Il est
chargé de vendre l'image et les produits d'AFIB SA auprès du
public ;assure la coordination des activités commerciales sur le
réseau ; le suivi des opérations bancaires sur le réseau ;
la communication externe et interne, le marketing, la coordination des
activités de gestion de trésorerie des comptes clients.
-le service administratif et comptable : Il
est chargé de centraliser toutes les opérations comptables de la
direction générale etdes agences et s'assure de leur traitement
informatique ; il supervise l'établissement de tous les états
financiers périodiques ; de la gestion des stocks des valeurs bancaires
; du pointage des journées comptables ; du traitement des salaires du
privé (salaire et frais de gestion) ; de l'état de rapprochement
bancaire ; du suivie de déclaration TVA et de l'archivage des
journées comptables ; gère la caisse interne (caisse crée
pour les petites dépenses d'un montant inférieur à
3000FCFA en faveur du personnel).
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-Le service Informatique : Il assure la
maintenance du parc informatique ; de gérer tous les équipements
Informatiques ; installe les logiciels bureautiques ; installe les
paramètres et configure un pro-logiciel bancaires ; mets à la
disposition des utilisateurs des données comptables ; consolide les
données bancaires du réseau.
- les services Juridiques, Engagement, Recouvrement et
du contentieux :Il est chargé de donner les conseils pratiques
a la rédaction des contrats civils, commerciaux et autres engagements
pris ou à prendre par AFIB SA ; il donne un avis sur l'aspect de tout
nouveau produit ; assure le suivi des différentsdébiteurs en
utilisant des ressources et des outils mis à sa disposition par AFIB SA
, en rapport avec la politique de recouvrement AFIB SA ; de se mettre en
rapport avec les correspondants juridiques afin d'établir des
procédures de recouvrement ; assure le recouvrement des crédits
et découverts impayés depuis au moins 90 jours après
acompte de la date d'échéance ; contrôle des amortissements
et provisions pour crédit non récupérables ; informe,
encadre et conseille les différents services impliqués dans le
processus d'octroi des crédits sur les conséquences et
difficultés résultant d'une mauvaise analyse de dossier de
demande de crédit / découvert ; négocie les remboursements
; assiste le service commercial et marketing dans les activités telles
que la collectes des fonds, les ouvertures des comptes dans les limites
définies par la direction générale.
- Le service de la caisse :Service ayant la
charge de percevoir les fonds déposés par les clients
(versements) et aussi le paiement des clients (retrait). A cet effet, la
caissière doit faire attention à toutes les opérations
qu'elle exécute afin d'éviter les erreurs de caisse. Elle doit
afficher le même comportement que le guichetier(e) s'occuper plutôt
des opérations suivantes : contrôler les billets à
l'encaissement ; tenir le cahier d'arrêt de caisse ; s'assurer en fin de
journée que la caisse est juste ; recevoir tous les versements
espèces et exécuter tous les paiements ; tenir le coffre-fort
conjointement avec le chef d'agence ; procéder aux opérations de
change et de transfert.
- Le service des opérations
:Placé sous l'autorité du chef d'agence, il le seconde
dans ses fonctions. Il est chargé de la bonne exécution de
l'ensemble des tâches administratives et supervise le travail de chaque
employé ; il doit vérifier l'arrimage entre le solde
caisse(physique) et le solde comptable en tant que chef service de caisse ; la
mise en place des crédits accordés, l'état des engagements
; du traitement des opérations inter agence, des bons
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du risque de crédit les institutions de
microfinance camerounaises :
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caisse, des dépôts à termes, des effets de
commerce, des cautions de soumission des marchés publics ; autorise les
paiements suivant les montants réglementés par la
hiérarchie.
- Le servicede la clientèle :Il est
chargé de l'ouverture des comptes ; veille sur les engagements à
travers le traitement des dossiers de crédit et du recouvrement des
créances ; suit l'application de la politique des crédits ;
s'occupe de la revue quotidienne de la liste des comptes en anomalie.
-Le service du guichet : Compte tenu du fait
qu'il est le premier contact entre AFIB SA et le client, il accueille les
usagés, apporter tous les renseignements nécessaire au client ;
ouvre les comptes, aide les clients à établir les reçus de
versements, de retrait et les chèques ; le guichetier(e) doit
également exécuter avec attention, conscience professionnelle les
taches suivantes : transmettre les dossiers aux différents services
interne concernés, gérer les rendezvous et harmoniser
différentes rencontre du directeur générale avec les
clients et les tiers.
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