II. OUTILS DE GESTION DE SUIVI ET D'EVALUATION
Pour bien conduire notre projet et nous assurer de sa
pérennité, nous utiliserons un tableau de bord de suivi et
d'évaluation ; puis nous réaliserons un test pour mesurer la
fiabilité du projet.
9 Maurice ANGERS. Initiation
à la méthodologie des sciences humaines, 192.-365P.
10 MUET Florence et
Jean-Michel SATÜN. Stratégie marketing des services d'information.
2001, P.56
11 SPSS : Statistical
Package for the Social Sciences est un Logiciel utilisé pour
l'analyse statistique dont la première version a été mise
en vente en 1968. Il est utilisé par les chercheurs en économie,
en santé, par des compagnies d'études, par les gouvernements et
par les chercheurs en éducation nationale...
1. Le tableau de bord de suivi
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Selon Laetitia BONNEFOY, « les tableaux de bord
sont des outils qui vont s'avérer extrêmement précieux pour
évaluer, mesurer, suivre, améliorer, optimiser ou encore
anticiper notre projet. Il s'agit de tableaux synthétiques
élaborés à partir d'une sélection d'indicateurs
permanents et reconnus que l'on a souhaité mesurer à une
fréquence donnée »12. Il est structuré en
sept (7) colonnes ci-dessous:
1. Numéro d'ordre : chronologie des actions
à mener ;
2. Actions : tâches à mener ;
3. Contraintes : difficultés qui pourraient
subvenir dans l'exécution de la tâche ;
4. Résultats attendus : effets escomptés
;
5. Moyens : chapitre budgétaire alloué
à la tâche ;
6. Echéancier : temps consacré à
l'exécution de la tâche ;
7. Observation : mention si oui ou non la tâche
est exécutée.
Les tableaux de bord vont donc constituer des outils
qui permettent comme le dit Florence ZANIER : « d'observer, d'agir et de
communiquer »13, mais aussi de décider ou de
gérer le projet.
2. La veille
Comme l'affirme Éric SUTTER dans Le
marketing des services d'information pour un usage de l'information
documentaire, P.48: « la fonction de veille est une activité
opérationnelle stratégique capable de nourrir tout à la
fois le processus de décision opérationnelle
(développement de produits, innovations, lutte contre la concurrence) et
le processus de décision stratégique, en fournissant les
informations susceptibles de fonder les choix à long terme de
l'entreprise »14.
L'outil de veille est utilisé lors de la phase
d'analyse du cadre conceptuel du projet, surtout dans l'analyse externe. Il
s'agira de faire des observations qui permettront de réaliser des
analyses comparatives de numérisation des archives des autres
structures.
12 BONNEFOY, Laetitia.
Valoriser un centre de ressources documentaires : Quelles pistes envisager
? Le cas du centre de documentation de la direction des musées de
France. Mémoire : ingénierie documentaire.2009 229
P.
13 ZANIER, Florence.
Elaboration d'un tableau de bord, comment évaluer un centre de
documentation. 1995P.
14 SUTTER, Éric.
Le marketing des services d'information pour un usage de l'information
documentaire. 1994. P.48
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