2.3. La revue des journaux d'écritures manuelles
2.3.1. Description d'un contrôle mis en place dans
les ETT
L'objectif du contrôle est de détecter des
écritures inhabituelles qui seraient révélatrices d'une
fraude dans les journaux d'écritures manuelles. Pour ce faire, les ETT
vont instaurer une politique de justification systématique des
écritures manuelles par les personnes qui les saisissent et des
contrôles périodiques aléatoires au siège pour
s'assurer du respect de cette politique.
Le cheminement de ce contrôle,
généralement effectué par le directeur financier sera :
- de sélectionner aléatoirement des
écritures qui semblent inhabituelles en fonction de critères
quantitatifs (ex : montant de l'écriture trop élevé, trop
faible ou présent de manière répétée) et
qualitatifs (ex : nom de la personne
ayant effectué la saisie, jour de la saisie,
schéma d'écritures, importance du volume d'écritures avant
ou après la clôture etc....) ;
- d'obtenir les justificatifs des écritures
sélectionnées ;
- de s'assurer que les justificatifs de l'écriture
présentent un caractère suffisamment probant ; et
- de procéder, le cas échéant, à
des investigations supplémentaires en l'absence de justificatifs ou en
cas de doute sur leur caractère probant afin de s'assurer de l'absence
d'une fraude.
La réalisation de ce contrôle sera
matérialisée par le directeur financier et sera revue par son
responsable hiérarchique (généralement le dirigeant de la
société).
2.3.2. Évaluation de la conception du
contrôle
Le tableau ci-dessous présente les facteurs devant
être pris en compte par le CAC dans sa démarche
d'évaluation de la conception du contrôle décrit. Leur
niveau d'influence permet au CAC de déterminer le temps et le niveau de
diligences à accomplir (entretien, enquête et/ou inspection).
|
Facteurs clés
|
Influence dans l'évaluation
|
|
Compétence/expérience du contrôleur (1)
|
Forte
|
|
Autorité du contrôleur (2)
|
Forte
|
|
Cohérence de la fréquence (3)
|
Moyenne
|
|
Niveau de prévisibilité (4)
|
Forte
|
|
Seuils d'investigation (5)
|
Moyenne
|
|
Procédures de suivi en cas d'anomalie (6)
|
Forte
|
|
Dépendance à d'autres contrôles / sources
d'information
|
Néant
|
|
Dépendance au système d'information (7)
|
Faible
|
|
L'application des différents critères au
contrôle décrit sont les suivants :
(1) la personne qui effectue le contrôle doit
disposer d'une expérience professionnelle suffisante pour juger du
caractère approprié des justificatifs des différentes
écritures ;
(2) le contrôleur doit avoir une autorité
suffisante dans l'organisation pour solliciter ces demandes de justificatifs
;
(3) le contrôle doit être effectué
à une fréquence assez forte car un trop grand nombre
d'écritures à tester rendra plus ardue la détection
d'écritures présentant un risque d'anomalie résultant
d'une fraude ;
(4) les sélections effectuées doivent
être le moins prévisibles possible afin de répondre
à
|
l'objectif du contrôle, doivent inclure une part
d'aléa et les critères de sélections doivent être
pertinents ;
(5) le contrôle ne peut être conçu
efficacement que si les seuils sont suffisamment faibles pour détecter
une anomalie significative résultant d'un schéma de fraude
;
(6) les procédures en cas de survenance d'une
anomalie dans les justifications transmises sont primordiales dans la bonne
conception du contrôle car ce sont ces procédures qui permettront
la détection d'une fraude ;
(7) les contrôles informatiques qui permettent
d'assurer la fiabilité des journaux d'écritures manuelles servant
de base au contrôle doivent être efficace.
Tableau 18 : Les critères de conception du
contrôle de revue des journaux d'écritures manuelles
L'annexe 29.1 donne un exemple de feuille de travail à
renseigner par le CAC pour documenter les travaux effectués et des
exemples de procédures pour valider que les contrôles respectent
les critères essentiels de conception.
2.3.3. Évaluation de l'efficacité
opérationnelle du contrôle
En fonction de la fréquence à laquelle sont
effectués les contrôles de revue des journaux d'écritures
manuelles et du risque associé au contrôle, le CAC va
déterminer le nombre de contrôles périodiques à
tester.
Ces tests vont consister :
- à recueillir les contrôles périodiques
sélectionnés ;
- à s'assurer que les écritures testées
ont fait l'objet de justificatifs ;
- à s'assurer que le directeur financier s'est bien
assuré de la cohérence des justificatifs transmis en effectuant
ce même contrôle de cohérence ;
- à vérifier, le cas échéant, que
si les justificatifs ont été jugés incohérents ou
n'ont pas été transmis au contrôleur une enquête sur
l'éventualité d'une fraude a été diligentée
;
- à s'assurer que le directeur financier a
matérialisé son contrôle ;
- L'annexe 29.2 donne un exemple de programme de travail et de
feuille de travail à renseigner permettant au CAC de documenter les
travaux effectués.
à observer que ce contrôle a bien fait l'objet
d'une revue matérialisée par le supérieur
hiérarchique.
| 
