Recouvrement: Modèlisation et informatisation du processus

Les règles de gestion

Ø Chaque client peut ouvrir un ou plusieurs dossiers.

Ø Chaque dossier concerne un client est un seul.

Ø Chaque dossier concerne un seul adversaire.

Ø Un dossier peut contenir une ou plusieurs requêtes.

Ø Chaque requête donne lieu à une audience.

Ø Le client peut demander l'exécution d'une ou plusieurs procédures à la fois.

Ø Le jugement est prononcé dans une et une seule audience.

Ø L'audience peut ne pas aboutir à un jugement

Ø Le jugement peut éventuellement donner lieu à une ordonnance

Ø L'ordonnance est créée suite à un et un seul jugement

Ø L'ordonnance implique la création d'un dossier d'exécution, soit après la création d'un dossier de notification soit directement.

Ø Le dossier d'exécution engendre le déplacement d'un huissier chez l'adversaire et cela pour établir un procès verbal.

Ø Cette liste de règles n'est pas exhaustive, tout cas peut engendrer des règles supplémentaires

Représentation

Le modèle conceptuel des données

Décrit la sémantique c'est à dire le sens attaché à ces données et à leurs rapports et non à l'utilisation qui peut en être faite.

La spécification des règles de gestion, menée parallèlement au recueil des données permet la mise en place des relations entre les objets.

Le modèle établi est alors validé à l'aide des règles de vérification.

Le MCD est l'élément le plus connu de MERISE et certainement le plus utile. Il permet d'établir une représentation claire des données du Si et définit les dépendances fonctionnelles de ces données entre elles.

Les éléments utilisés pour la formalisation d'un MCD sont les suivants :

Représentation

Le MCD permet d'exprimer graphiquement des règles de gestion qui correspondent aux contraintes d'intégrités des données

Permet la description statique du système d'information à l'aide des concepts d'entité et d'association. Dans notre cas le modèle conceptuel de données se représentera comme suit :

Modèle Logique des données (MLD)

Le modèle logique est une image du modèle conceptuel intégrant les choix d'organisation des données (fichiers classiques, modèle hiérarchique ou modèle relationnel). 

Le MLD ajoute au MCD la notion d'organisation. Le MLD indique donc comment les données seront organisées.

Cette formalisation nécessite de connaître les moyens disponibles pour la manipulation des données :

· Base de données navigationnelles.

· Base de données relationnelles.

· Fichiers indexés.

· ....

Nous ne traiterons ici que de la formalisation du MLD appliquée à une base de données relationnelle.

· Les entités types du MCD sont converties en tables dans le MLD.

· Selon les cardinalités, les associations types du MLD sont converties en tables ou supprimées (voir ci-dessous).

Schéma de conversion du MCD en MLD.

Les propriétés en gras indiquent :

· L'identifiant d'une entité (MCD).

· La clé primaire d'une table (MLD).

Les propriétés soulignées indiquent :

· L'identifiant d'une entité (MCD).

· Une rubrique d'une table qui ne peut être nulle (MLD).

Relation dont les cardinalités maximales sont supérieure à 1.

· L'association type B est devenu une table esclave des tables issues des entités types A et C.

LES INTERFACES DE L'APPLICATION

Notre application informatique est conçue pour répondre aux attentions des utilisateurs du cabinet AXIA Consulting.

Le premier bouton est un lien vers le site web d'AXIA Consulting www.axiaconsulting.ma

Le deuxième bouton sert à exploiter et a accéder au Menu général de l'application.

Le troisième bouton sert à Quitter l'application.

MENU GENERAL :

Ce menu est conçu pour faciliter la navigation de l'utilisateur et pour que ce dernier puisse accéder aux différents volets. Le plan de cette application s'articule sur quatre rubriques, à savoir, le Menu de mise à jour (peut servir aussi pour la consultation), le Menu d'impression, pour éditer les factures, ainsi que les conventions avec les clients, un troisième Menu, celui de la recherche, et au dernier lieu un Menu de Reporting.

En cliquant sur le premier bouton `MENU DE SAISIE ET DE MISE À JOUR', on obtient la fenêtre suivante :

Cette interface permet de consulter et de mettre à jour tous les dossiers existants et les informations les concernant dont le client, l'adversaire et l'état de l'avancement du dossier grâce à la consultation des différentes composantes depuis le dépôt de la requête jusqu'au sort du procès verbal.

Pour ajouter un nouveau client, cliquez sur le bouton (*) d'Access, le curseur est placer dans la zone N° Client, introduisez le numéro, et continuez a saisir les informations concernant le client. Vous pouvez en tout moment modifier ces information.

Pour l'ajout d'un adversaire, cliquez sur le bouton (*) d'Access, introduisez les informations le concernant.

Pour ajouter une convention, assurez vous que le client concerné existe déjà sur la base de données, si ce n'est pas le cas, ajoutez le avant d'entamer la convention.

Pour ajouter un fichier impayé, il faut s'assurer que le client ainsi que l'adversaire concernés par ce fichier existent déjà sur la base de données. Cliquez sur le bouton (*) et introduisez la référence du fichier, les numéros du client et celui de son adversaire ainsi que les autres informations.

Assurez vous de l'existence du fichier dans la base de données avant tout ajout de requête.

Pour ajouter une audience, assurez vous que la requête génératrice de cette audience existe déjà sur la base de données, si ce n'est pas le cas, ajoutez l avant d'entamer l'ajout de l'audience

Pour ajouter une jugement, assurez vous que l'audience dont laquelle le jugement a été prononcé existe déjà sur la base de données, si ce n'est pas le cas, ajoutez la avant d'entamer le jugement.

Pour ajouter une ordonnance, assurez vous que le jugement en question est bien introduit dans la base de données, si ce n'est pas le cas, ajoutez le avant d'entamer l'ajout de l'ordonnance.

Le dossier de notification ne peut être ouvert que suite a un jugement favorable, assurez vous de l'existence du jugement concerné dans la base de donnée et assurez aussi de l'existence de l'ordonnance.

Certaines procédures ne demandent pas l'ouverture d'un dossier de notification pour enclencher le processus d'exécution, mais assurez vous que ce dernier est rattaché à une ordonnance.

Pour ajouter un Procès verbal, assurez vous que le dossier d'execution est bien enregistré dans la base de données.

Pour introduire une facture dans la base de données, il faut s'assurer que le client objet de cette facture existe déjà sur la table clients. Si c'est le cas, on introduit le numéro de la facture

L'introduction d'un nouveau règlement, suppose que le client, ainsi que la facture lui concernant existent déjà dans la base de données. Entrez le numéro de facture, sa date, le numéro du client, et les informations du règlement par la suite.

Ce MENU assure un tableau de bord pour AXIA Consulting, et ceci pour pouvoir suivre les dossiers au jour le jour, il permet aussi de communiquer les informations au client dès qu'elles proviennent de l'avocat.

Il suffit d'introduire le numéro du client, pour obtenir sa fiche, le total de ses factures, et le total de ses règlements. En cliquant sur le bouton Détail, on obtient plus un listing des fichiers impayés, des factures et des règlements.

Ce formulaire permet de suivre les performances des avocats. Pour ceci, il suffit d'introduire le numéro de l'avocat pour obtenir les informations le concernant, ainsi que les dossiers qui lui sont confiés.

Ce menu permet de rechercher toute information faisant objet de ce processus, de la fiche client, à la facturation. Ce menu prévoit multiple critère de recherche.

Ce menu permet la génération de certains états communiqués au client, en l'occurrence la convention et les factures.

CONCLUSION

Grâce aux logiciels de gestion et de comptabilité informatiques de plus en plus présents dans les entreprises, l'entrepreneur peut désormais déceler par des processus d'alerte, au jour près, l'apparition d'un impayé. Or, dans la gestion d'un impayé, le facteur temps est essentiel. Qui plus est, réagir rapidement permet d'intervenir dans un premier temps dans un climat serein plus propice à la résolution. Enfin, les entreprises ont intégré et anticipé l'éventualité de l'impayé qui à lui seul n'est plus aujourd'hui, dans la majorité des cas, cause de faillite, sauf quand l'entreprise cliente est très importante.

L'impayé révèle très souvent un problème de structure, une mauvaise organisation, une mauvaise gestion de l'entreprise qui peut mettre en péril la pérennité de celle-ci. La spécificité du bâtiment est qu'en cas de grosse défaillance de paiement, la conséquence éventuelle est un risque de faillite en chaîne d'entreprises. Par exemple, un redressement d'URSSAF, fiscal, un problème de trésorerie peuvent s'ajouter à un impayé et détériorer ainsi la comptabilité de l'entreprise. Enfin il faut distinguer la nature de l'impayé. Une mauvaise conjoncture peut entraîner un déséquilibre de la comptabilité des entreprises dont la particularité est un besoin récurent de trésorerie, auquel s'ajoute des marges très faibles.. Dans le cas d'une mauvaise conjoncture, l'impayé sera difficilement évitable, dans le cas d'une contestation, il s'agira le plus souvent d'un règlement amiable. C'est à ce moment que peuvent intervenir les professionnels tels que la société AXIA Consulting et ses avocats partenaires.

Quand le logiciel de gestion indique un retard de paiement, nul besoin de sortir tout de suite l'artillerie lourde mais, même si elle se déroule à l'amiable, l'intervention ne peut pas être remise au lendemain.

BIBLIOGRAPHIE

ü Enquête `Externalisation de la relance Comptable' (01/11/2002) réalisée par la société POUEY

www.pouey-international.fr

ü Article `Coût et délai du recouvrement'

www.lerecouvrement.com

ü Livre de Modélisation Process de Libero Maesano, Jean-Jacques Thomasson et Antoine Lonjon ; P98 et P123

ü Livre de Modélisation Objet UML Auteur Pierre-Alain Muller P18, P132 et P133

ü Code de Commerce marocain

http://www.justice.gov.ma/fr/bulletinofficiel/sommaire.asp

ü User Guide Sybase pour le Power designer 12.5

ANNEXES