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Etude analytique de la gestion des finances et des approvisionnements de la société internationale d'électricité des pays des grands lacs

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par Ibrahim KENDA LAYA
Université catholique du CEPROMAD en république démocratique du Congo - licence en management. option: gestion financière et comptable 1996
  

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2.2.5. VERIFICATION DE LA FACTURE ET REGLEMENT

Nous avons constaté qu'à la SINELAC, il y a des fournisseurs locaux qui ne demandent pas souvent d'acompte. Par contre, les fournisseurs étrangers demandent 100 % de la valeur de la commande à la commande.

2.2.5.1. FOURNISSEURS LOCAUX

En ce qui concerne la facture fournisseur local, les Services Généraux observent dans un premier temps si le bon de commande est annexé à la facture, en deuxième lieu, ils examinent si le bon d'entrée était établi pour les fournitures, articles, produits repris sur la facture.

Il y a également des achats qui se font sur base des bons provisoires à justifier. Cette procédure est enclenchée lorsque les fournisseurs ne sont pas bien connus au préalable, lorsque l'urgence s'impose et il s'agit des achats groupés.

Les Services Généraux confient une provision à un technicien ou à un administratif qui achète les fournitures, articles, produits, matériel, etc. précis, ensuite les Services Généraux vérifient si la facture est conforme aux fournitures, articles, produits, matériels achetés.

La provision doit être justifié en principe dans les 48 heures qui suivent le retrait des fonds à la caisse ou à la banque. Ce principe est à revoir parce que lorsque l'acheteur est en mission officielle le délai précité n'est pas respecté.

2.2.5.2. FOURNISSEURS ETRANGERS

Lorsque les fournisseurs demandent 100 % à la commande, les Services Généraux s'arrangent pou initier les règlements sur base des offres ou des factures pro forma qui permettent à la comptabilité de débiter le compte « FOURNISSEURS ACOMPTE SUR COMMANDES » et créditer un des comptes financiers.

Les fournisseurs font accompagner les factures définitives avec les commandes lors des expéditions.

D'autres fournisseurs préfèrent envoyer également les factures définitives après la réception des commandes même si les factures avaient accompagné les commandes.

Les Services Généraux établissent les demandes de paiement de régularisation pour que le Service de comptabilité puisse créditer le compte « FOURNISSEURS ACOMPTE SUR COMMANDES » et débiter un des comptes concernés d'immobilisation, de stocks, de charges et pertes diverses (comptes de la classe 6).

2.2.5.3. CAS DE DEMANDE DE PAIEMENT PERMANENTE

C'est un principe qui consiste à regrouper les fonds en une seule demande de paiement,les dépenses d'une même nature pendant une année. Chaque mois l'acheteur désigné sur la demande de paiement permanente est obligé de prélever un montant bien déterminé à l'avance qu'il doit justifier après un mois.

Le montant global doit être initialement prévu au budget de l'exercice. Dans ce cas la justification de fonds se fait après pour renouveler la provision qui va permettre à l'acheteur d'effectuer les achats et les dépenses pour le mois prochain.

Il est souhaitable de mettre sur pied l'informatisation des achats pour qu'il y ait l'efficience dans la gestion des approvisionnements.

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"Il faut répondre au mal par la rectitude, au bien par le bien."   Confucius