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Etude analytique de la gestion des finances et des approvisionnements de la sinelac

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par Laya KENDA
Université catholique du CEPROMAD en république démocratique du Congo - licence en management 1996
  

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2.2.3. PASSATION DE LA COMMANDE ET SUIVI

2.2.3.1. PASSATION DE LA COMMANDE

La passation de la commande s'effectue lorsque le fournisseur réunit toutes les conditions qui peuvent lui permettre de vendre un produit donné.

A la SINELAC, la commande est faite en remplissant une série de formulaires par les Services Généraux, en faveur d'un fournisseur local pour un ou plusieurs produit en précisant les quantités, les prix et le délai de livraison, si c'est possible.

Le bon de commande est établi en cinq exemplaires à la SINELAC :

-l'original du bon de commande et le deuxième exemplaire sont destinés au bénéficiaire ; toutes fois, il doit joindre l'original du bon de commande à la facture ;

-le troisième exemplaire est remis au Département des Finances ;

-le quatrième exemplaire est gardé aux Services Généraux ;

-le cinquième exemplaire est la souche qui reste dans le carnet.

La commande peut également se présenter comme une lettre par laquelle les Services Généraux s'expriment pour commander un ou plusieurs produits chez un fournisseur étranger sélectionné au préalable.

Le bon de commande et la lettre de commande doivent être rédigés avec beaucoup de soin et une grande attention parce qu'ils constituent, après acceptation par les fournisseurs, les contrats qui lient les parties.

Le bon de commande a la valeur d'un contrat qui lie les deux parties. Elle doit exprimer clairement les intentions du client et du fournisseur.

Le bon de commande est déposé chez le fournisseur pour qu`il prépare les articles, fournitures ou produits qui sont repris sur le bon de commande.

Pour le fournisseur étranger et lointain, la SINELAC envoie la commande par courrier, mais pour éviter le retard, elle préfère envoyer la commande par télécopie.

Les conditions générales d'achat précisent les termes généraux du contrat liant le client et le fournisseur

Dans ce cas, un exemplaire de bon de commande sert au fournisseur comme accusé de réception, ce qui signifie que les conditions générales d'achat de la SINELAC sont acceptées, ce n'est qu'à ce moment-là qu'il est précisé que le contrat est véritablement signé.

Le SINELAC évite souvent de passer une commande par téléphone.

2.2.3.2. MARCHES ET COMMANDES OUVERTES

Les marchés et commandes ouvertes ne sont pas appliquées à la SINELAC.

La commande ouverte est celle qui porte sur plusieurs articles, fournitures et produits pour lesquelles le fournisseur est obligé de respecter certaines conditions (prix en particulier). L'acheteur de son côté fait l'estimation des quantités approvisionnées et des désignations précises, périodiques ou non dans ce cadre il y aura des liaisons directes établies entre utilisateurs et fournisseurs.

Le service d'achat ne peut intervenir qu'en cas de litiges. A ce moment l'acheteur ne traite qu'avec les fournisseurs qui sont capables de respecter toutes les conditions exigées.

Si c'est possible, la SINELAC peut appliquer la commande ouverte avec les articles, fournitures et produits tels que : HUILE DIELECTRIQUE POUR TRANSFOS DE PUISSANCE (DIEKAN 1.500 P.) ; HUILE BAKOLA 68 ; FINASOL ; HYPOCHLORITE DE CALCIUM ; SILICAGEL ; LUBRIFIANT...

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