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Etude analytique de la gestion des finances et des approvisionnements de la sinelac

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par Laya KENDA
Université catholique du CEPROMAD en république démocratique du Congo - licence en management 1996
  

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2.2.4. RECEPTION DE LA COMMANDE

La réception des biens commandés est organisée par les Services Généraux. Au niveau local, lorsqu'on dépose le bon de commande pour les fournitures de bureau ou articles divers à

Après la réception de bon de commande, le fournisseur prépare les fournitures et les articles commandés, ensuite il établit un bordereau d'expédition ou un bon de livraison ; il peut également procéder à deux ou trois livraisons, cela dépend de la quantité commandée.

Au niveau international et pour les fournisseurs lointains, il y a lieu de recevoir au préalable des avis d'arrivée en provenance des transitaires, des magasins généraux, les copies des lettres de transport aérien.

Lorsque le matériel arrive par exemple à l'aéroport de Bujumbura, de Kigali ou de Kavumu, les Services Généraux établissent une attestation d'exonération sur base de l'avis d'arrivée, lettre de transport aérien,... pour faciliter le passage frontalier et l'entrée de ce matériel en République du Zaïre.

Si les frais de transport de matériel n'étaient pas payés à la commande, le transitaire étranger qui a supporté ces frais va demander à son correspondant d'exiger le paiement des frais de transport avant que la SINELAC puisse récupérer le matériel.

Les Services Généraux organisent également le transport de matériel à partir de l'aéroport jusqu'à la SINELAC.

Pour le matériel qui nécessite l'urgence, le Chef des Services Généraux prend contact avec la Direction Régionale de l'Office d' Accises et de Douanes (OFIDA) pour l'établissement d'une demande d'enlèvement d'urgence.

L'Office Zaïrois de Contrôle (OZAC) procède à la vérification qualitative et quantitative.

Les Services Généraux vérifient également la conformité des documents avec le matériel expédié et ils font entrer le matériel au magasin du siège..

Après, ils établissent le bon de sortie et un bordereau d'expédition pour envoyer le matériel chez l'utilisateur qui doit à son tour aussi contrôler la quantité et la qualité.

L'utilisateur accuse réception sur le bordereau d'expédition pour le renvoyer ensuite aux Services Généraux.

Au cas où il n'y a rien à signaler, l'utilisateur ne met pas des annotations sur le bordereau d'expédition.

Nous conseillons à la SINELAC l'utilisation des bons de réception qui précisent l'identité du fournisseur, le numéro de la commande, la quantité reçue, la quantité éventuellement rejetée (abîmée dans le transport).

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"Il faut répondre au mal par la rectitude, au bien par le bien."   Confucius