I. LES ANALYSES CRITIQUES
1. La facturation
Partant du fait que la facture est la base de l'existence
d'une créance client et du recouvrement, les problèmes
liés à celle-ci ont une grande incidence sur la trésorerie
de l'entreprise. Ces problèmes sont en général :
o L'établissement et la distribution des
factures :
Nous avons constaté une lenteur dans
l'élaboration des factures et leur distribution. En effet, certaines
factures sont établies trois à sept jours après les
prestations de service. Cette lenteur est due en général à
la mauvaise qualité du logiciel de facturation, au manque de formation
adéquate du personnel de ce service, et à la lourdeur des
tâches des facturiers.
o Les erreurs de facturation :
Cela peut être due au fait que les facturiers ont
omis ou ajouté certains éléments (la nature de la
commande, le nom du client, ...) qui ne devraient pas figurer sur les factures,
ou tout simplement ont commis une erreur au niveau des tarifs.
2. La gestion comptable des
factures
Les problèmes sur la gestion des factures sont en grande
partie liés aux règlements des clients.
o L'absence des numéros de factures
réglées sur les avis de crédit :
Il arrive que les clients ne précisent pas les
numéros des factures réglées sur les avis de crédit
lors des virements. Ce problème rend difficile la constatation des
règlements par les comptables.
o La non-concordance du montant réglé et
celui de la facture :
Cette différence porte
généralement sur le montant de la TVA et ne facilite pas les
tâches comptables.
II. LES SUGGESTIONS
Après examen des procédures de facturation,
de traitement des factures clients et de règlements ; nous
proposons quelques recommandations en vue d'améliorer les
méthodes de traitement des factures clients.
1. La facturation
o L'établissement rapide des factures et leur
distribution : établir la
facture dès la prestation du service, la remettre dans les
meilleurs délais au client. Pour permettre cela, nous suggérons
la dotation du service d'un logiciel de facturation plus performant et la
formation du personnel.
o La vérification des factures par plusieurs
personnes :
Cela permettra d'éviter un tant soit peu les erreurs de
facturation.
2. La gestion comptable des factures
o Une rencontre entre les comptables et les banques de
l'entreprise :
Cela pour freiner les problèmes liés aux virements
bancaires. De plus exiger aux clients de signaler sur les chèques les
numéros des factures réglées.
o Exiger lors du dépôt du bon de commande le
certificat
d'exonération pour les prestations non
taxables : nous pensons que cela permettra de freiner la
non-concordance du montant réglé avec celui de la facture.
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