II.3.2. Démarche pour conduire un projet de
e-learning
Huit étapes sont nécessaires pour conduire un
projet de e-learning :
1. Elaborer les offres types et un dispositif de formation dans
ses aspects pédagogiques (méthode, situation, contenus,
contrat).
2. Estimer les coûts de fonctionnement.
3. Estimer les coûts d'investissement et le budget du
projet incluant, la mise en place du dispositif et l'expérimentation de
l'offre (opération pilote).
4. Lancer une opération pilote composée d'une ou
plusieurs offres sur un public bien identifié.
5. Valider les méthodes et le dispositif de formation et
offres.
6. Choisir les outils.
7. Mettre en place le dispositif.
8. Généraliser ou déployer la solution.
Elaborer les offres de formation
Les propositions de formation doivent s'adapter aux conditions
pratiques, aux rythmes et environnement de travail. Définir les contenus
à numériser ou les ressources pédagogiques à mettre
en ligne ne suffit pas. C'est un processus de formation et un dispositif qu'il
faut formaliser. De nombreux paramètres sont à prendre en compte
:
- Les besoins, pré-requis, contenus et objectifs.
- Les méthodes pédagogiques.
- Les services à mettre en place et le contrat
pédagogique. - Les modalités d'évaluation.
- Les situations d'usage, durée.
- Les qualités des supports pédagogiques, les
outils (simulateurs, générateurs d'exercices, etc.) et
matériaux pédagogiques disponibles et à
développer.
Les possibilités d'adapter l'offre dans le temps et pour
la diversités de publics doivent être prévues.
Estimer les coûts d'investissement
Chaque offre peut faire l'objet d'un budget d'investissement
et d'exploitation. Dans un grand nombre de cas, l'accent est mis sur le montant
de l'investissement et assez peu sur l'économie de la mise en oeuvre,
les résultats et les effets. Concernant l'investissement, outre son
montant, deux facteurs sont à considérer :
- Le délai de mise en oeuvre. Aux investissements lourds
et aux délais importants, préférer les investissements
modestes à réalisation rapide.
- La pertinence par rapport aux usages et aux besoins. Celle-ci
doit être vérifiée rapidement.
Cela incite à une progressivité de solutions
tant que le savoir faire n'est pas solide. Quant au fonctionnement, la relation
entre situations de formation (auto formation tutorée, travaux
dirigés tutorés, projets, classes virtuelles, etc.) et moyens
consommés est souvent peu abordée. Pourtant, des
différences importantes entre ces situations portent sur :
- Le ratio-temps de tutorat / volume de formation.
- Les consommations de télécommunications par heure
de formation.
Les résultats et effets de chaque situation et du
dispositif d'ensemble peuvent être mesurés à l'aide des
outils de management du e-learning proposés par les plates-formes,
à savoir :
- Les volumes réalisés.
- Les durées de formation et leur réduction au
regard des résultats. - Les résultats pédagogiques.
- La rapidité de déploiement et d'évolution,
etc.
Lancer l'opération piote
Afin de mesurer l'efficacité de la plate-forme, il est
nécessaire de lancer une opération pilote, c'est-à-dire,
tester cette plate-forme sur un public choisi en offrant quelques services.
Valider les méthodes
Le lancement de l'opération pilote va permettre de valider
les méthodes, les dispositifs de formation, ainsi que les offres
proposées.
Choisir les outils
L'utilisation d'une plate-forme minimale et de moyen de
communication (Web conférence, outil de gestion de rendez-vous, etc.)
est nécessaire pour l'expérimentation. Ceux-ci seront choisis
à titre provisoire.
Mettre en place le dispositif
Certaines représentations pèsent encore fortement
sur les projets :
- On apprendrait bien avec des ordinateurs ce qui se
décrit d'une manière logique et les comportements et relations
devraient s'apprendre en dehors des outils.
- La formation avec les NTIC demande une maîtrise des
outils qui la réserve aux personnels les plus qualifiés.
- Le e-learning est réservé aux publics très
nombreux et éloignés. Pourtant Bell utilise ce moyen pour des
publics de 15 personnes.
En réalité, tous les publics et contenus de
formation sont concernés sans restriction. Des formations de publics
faiblement qualifiés sur les compétences de base ou
d'employés sur des comportement d'accueil, ou encore des publics en
difficulté ont montré que de bons résultats pouvaient
être obtenus dès lors que les méthodes et situations
pédagogiques étaient adaptées.
Même si la formation initiale notamment universitaire
est largement pratiquée aux Etats-Unis et dans une moindre mesure en
France; les formations continues sont en premier lieu concernées par le
e-learning. Il s'agit en général de formations organisées
par étapes, motivantes en terme de résultat à court terme,
composées de modules courts s'inscrivant dans un projet
d'évolution à moyen terme. Les choix de dispositif
obéissent à des préoccupations de rapport
coût/efficacité. Le programme de travail d'un usager du e-learning
peut se dérouler selon une alternance de :
- Formation individuelle à domicile avec ou sans tutorat,
en cas de présence de matériel.
- Formation individuelle en centres de ressources
équipés.
- Formation en petits groupes, en l'absence des formateurs, dans
des lieux équipés.
- Séances de travail avec les formateurs, sur place ou
à distance par télécommunications.
De la même manière, les parcours de formation
peuvent être organisés en fonction de deux logiques qui peuvent se
renforcer :
- Logique d'acquisition de techniques organisées à
partir des contenus et de séquences de formation
pré-formatées.
- Une logique de production de travaux orientés
métier favorisant l'application pratique et l'évaluation
formative.
Dans les deux logiques, un positionnement initial et un suivi
de la progression s'imposent. La production et la gestion des documents
pédagogiques est probablement à envisager dans la durée.
On peut partir du principe suivant :
- Sous-traitance pour le standard mais le savoir faire lié
à l'adaptation peut demeurer interne.
- Interne pour les métiers, en lien avec la
documentation et avec la communication.
Enfin, les tâches techniques liées aux
plates-formes de gestion et de distribution seront sous-traitées si
elles sont standards et trouveront leurs premières réponses dans
les offres ASP. Une connaissance des offres et une maîtrise des processus
liés à ces plates-formes est donc nécessaire.
Généraliser la solution Plusieurs
tâches se présentent :
- Expérimenter les méthodes et produits et
bâtir une expérience des dispositifs de formation qui conviennent
aux différents besoins.
- Impliquer les utilisateurs dans le processus d'acquisition
d'autonomie.
- Mettre en cohérence les nouvelles modalités de
formation avec les structures en place.
- Mettre en place une organisation et des procédures.
- Reconvertir les formateurs et intervenants.
- Un apport extérieur est nécessaire dans la phase
de mise en place.
Le recours à des prestataires nouveaux, portails,
gestionnaires de plates-formes, fournisseurs de services qui ont
déjà intégré les nouvelles données
d'organisation pour eux-mêmes est souvent indispensable. Il faut
probablement distinguer :
- La gestion de la formation (depuis l'inscription jusqu'à
la certification des compétences) et au suivi des résultats.
- La gestion des offres et de leur évolution.
Ces tâches sont liées au portail, lieu de
transaction, et doivent être considérées comme
stratégiques. Pourtant en dépit de ces offres multiples et
florissantes, le marché des entreprises reste frileux à la mise
en place d'un projet e-learning dont les contraintes techniques restent lourdes
(en particulier, la disponibilité de la bande passante), et les freins
culturels encore persistants. Le développement des intranets, des
réseaux hautdébit et la commercialisation en ASP laissent
pourtant entrevoir des perspectives prometteuses. Le cabinet IDC prévoit
d'ailleurs que ce marché devrait connaître un taux de croissance
de l'ordre de 40% au cours des 5 prochaines années, pour peser
près de 1,6 milliards en 2004 contre, 200 millions de francs en 1998.
| 
