1.2.1 Processus de gestion des contrats
Le cabinet FCG est un cabinet d'expertise comptable et d'audit
qui accompagne les sociétés d'état, les
sociétés privées, et même les particuliers, dans la
mise à jour de leur comptabilité, la tenue des états
financiers, l'audit des comptes, le business planning etc.
Il participe aux appels d'offres nationaux, régionaux et
internationaux. Les missions de la FCG proviennent soit des appels d'offre, des
entreprises privées, des particuliers et des ONG.
Ces missions débutent avant tout par la signature d'un
contrat entre les 2 parties qui sont liées par la prestation à
exécuter. Il s'agit de FCG et du client.
Le contrat représente le document de base sur lequel
les 2 parties donnent mutuellement leur consentement sur l'exécution de
la mission, le montant de la prestation, les modalités de
règlement, la période d'exécution et les clauses à
respecter.
1.2.2 Processus de gestion des missions
Après la signature du contrat par les deux parties, le
Manager du cabinet FCG responsabilise un employé qui se charge de
l'exécution proprement dite de la mission. Suite à cette
désignation, l'employé se lance dans la
récupération des pièces comptables chez le client pour
analyse et interprétation.
Les comptes rendus sur les dossiers sont faits au Manager, qui
seul détient le privilège de prise de décision lorsque des
complications surviennent.
1.2.3 Processus de gestion des rapports
Après exploitation des pièces comptables par le
chargé du dossier, des rapports sont rédigés pour notifier
au client le niveau d'avancement du dossier, des interprétations, et des
directives à suivre.
Selon le type de mission des rapports provisoires sont produits
et envoyés au fur et à mesure au client.
Les rapports sont présentés au Manager, qui valide
les informations contenues dans le document et avise les rapports avant leurs
transmissions au client.
Au terme du contrat, un rapport final, résumant les
directives à suivre et les analyses faites, est transmis au client.
1.2.4 Processus de facturation
Selon les modalités de règlement définies
dans le contrat, la FCG envoie une facture au client soit à 25%, 50%,
75% ou à 100% d'avancement du dossier, comme défini dans le
contrat.
Les factures sont établies manuellement par la
Secrétaire puis avisées par la Manager avant d'être
expédiées au client concerné suivi d'un rapport.
1.2.5 Critiques
Cette procédure de gestion des missions
révèle des carences à savoir:
- absence d'une base de données pour le
stockage des informations - erreurs de calculs dans
l'établissement des factures
- risques de pertes d'informations sur un
contrat
- pertes de temps enregistrées
- traitements manuels
- difficultés d'accès aux
données
1.2.6 Solutions proposées
Il convient dans cette situation, de proposer une solution
logicielle pouvant corriger ces problèmes. Cette solution permettra
entre autres de :
v' automatiser toutes les tâches manuelles intervenant dans
la gestion des missions v' faciliter l'accès à l'information
à temps
v' disposer d'une fiche client à plein temps
1' mettre en place une base de données pour le stockage
des données
v' gérer les accès aux données
v' pérenniser les données
v' minimiser les risques d'erreurs sur les traitements des
données
v' gagner du temps dans les traitements
| 
