Memoire Online - Stratégies et moyens de redynamisation de la bibliothèque centrale de l'Ecole Normale Supérieure (ENS ) d'Abidjan

STRATEGIES ET MOYENS DE REDYNAMISATION DE LA BIBLIOTHEQUE CENTRALE DE L'ECOLE NORMALE SUPERIEURE (E.N.S.) D'ABIDJAN

DEDICACE

REMERCIEMENTS

Cette étude a pu se réaliser avec le soutien de personnes que nous tenons à remercier.

Tout d'abord, notre gratitude va à l'endroit de notre directeur de mémoire, M. PITY Gnanago Barthelemy, pour sa disponibilité, ses conseils avisés et ses pertinentes remarques.

Nous tenons ensuite, à remercier le Directeur et tout le corps professoral de l'Ecole de Formation à l'Action Culturelle (E.F.A.C.) qui, en dépit de la crise qu'a traversé notre pays, ont pu sauver notre année académique.

Notre reconnaissance va à l'endroit du responsable de la bibliothèque de l'ENS, M. ASSIE Ahué Bléhoué et à tout son personnel pour leur contribution dans l'accomplissement de ce travail.

Enfin, nous adressons nos remerciements à tous les membres de notre famille, à nos amis, ainsi qu'à tous ceux qui nous ont soutenus moralement tout au long de notre parcours scolaire, estudiantin et professionnel.

Que tous ceux dont les noms ne sont pas ici mentionnés, trouvent à travers ce travail, l'expression de notre profonde gratitude.

SOMMAIRE

LISTE DES SIGLES

A.I.F.B.D. : Association Internationale Francophone des Bibliothécaires et Documentalistes

C.A.F.C.E. : Certificat d'Aptitude à la Formation des Conseillers d'Education

C.A.F.C.O. : Certificat d'Aptitude à la Formation des Conseillers d'Orientation

C.A.I.E.P. : Certificat d'Aptitude à l'Inspection de l'enseignement Primaire

C.A.M.P.C. : Centre Africain de Management et de Perfectionnement des Cadres

CAP/CAFOP : Certificat d'Aptitude Pédagogique/ Centre d'Animation et de Formation Pédagogique

C.F.P.A.C. : Centre de Formation Professionnelle pour les Arts et la Culture

E.N.P. : Ecole Nationale de Police E.N.S. : Ecole Normale Supérieure E.N.S.E.A. : Ecole Nationale de Statistique et d'Economie Appliquée E.P.N. : Etablissement Public National F.S.N.U. : Fonds Spécial des Nations Unis

S.I.D. : Sciences de l'Information Documentaire S.I.G.B. : Système Intégré de Gestion de Bibliothèque T.I. : Technologies de l'Information

AVANT- PROPOS

L'information est au coeur de toutes activités humaines. De ce fait elle est un facteur de développement, c'est pourquoi feu le Président Félix Houphouët BOIGNY disait : « l'information devient synonyme de pouvoir et les pays qui négligent leurs formations et équipements dans ce domaine, accroitront rapidement leur infériorité par rapport aux pays développés qui trouveront une raison supplémentaire pour exercer de nouveaux monopoles.»^1(*)

C'est conscient de ce fait que les autorités ivoiriennes ont crée l'Institut National Supérieur des Arts et de l'Action Culturelle (I.N.S.A.A.C.) qui compte en son sein un lycée, deux centres et quatre écoles dont l'Ecole de Formation à l'Action Culturelle (E.F.A.C.)

L'E.F.A.C forme aux spécialités de l'animation culturelle, de la muséologie, de l'archivistique, de la documentation et de la bibliothéconomie. Les étudiants en fin de cycle dans chaque spécialité, préparent un diplôme en fonction de leur niveau d'étude. Ainsi, ceux du Premier cycle préparent le Diplôme d'Aptitude à l'Action Culturelle (D.A.A.C) ; ceux du Second cycle, le Diplôme Supérieur en Action Culturelle (D.S.A.C) ; et ceux du Troisième cycle, le Diplôme d'Etudes Supérieures Spécialisées d'Action Culturelle (D.E.S.S.A.C). La présente étude est donc un mémoire pour l'obtention du D.E.S.A.C, option : Bibliothéconomie.

Toutefois cette étude n'a pu se mener sans connaitre des difficultés. Les difficultés que nous avons rencontrées sont d'abord, dues au fait que ce travail a été réalisé dans un contexte de crise postélectorale, ce qui a occasionné la fermeture de plusieurs structures documentaires. Ensuite, les ouvrages relatifs aux notions de management et de marketing documentaire sont couteux et n'existent presque pas dans les librairies de la place. Enfin parce que le temps qui nous était imparti pour la réalisation de ce travail s'est avéré insuffisant vu les contraintes et les exigences liées au processus de recherche.

INTRODUCTION

1. La présentation du sujet

« Les bibliothèques universitaires en général et celles d'enseignement en particulier ont longtemps été considérées comme des lieux de collecte et de conservation des livres et des périodiques.»^2(*) Pourtant, vu l'évolution de la science documentaire, ces structures sont soumises à des enjeux économiques, juridiques et technologiques qui amènent à s'interroger sur leurs valeurs fondamentales.

Dans ce contexte, leurs gestionnaires ont à gérer au quotidien des organisations pour lesquelles le changement s'impose. L'évolution des modes de circulation de l'information scientifique, le développement de l'enseignement à distance, la numérisation des collections constituent pour eux des enjeux majeurs par rapport à l'évolution des services qu'ils gèrent. La gestion des bibliothèques, leur évaluation, leur management, leur redynamisation constituent un défi pour les professionnels des sciences de l'information documentaires.

Ce sont ces divers motifs qui nous ont conduits à mener cette réflexion sur le sujet : Stratégies et moyens de redynamisation de la bibliothèque centrale de l'Ecole Normale Supérieure (E.N.S.) d'Abidjan.

2. La justification du choix du sujet

L'environnement universitaire ivoirien regorge de plusieurs structures documentaires allant des bibliothèques encyclopédiques ou universitaires, aux bibliothèques d'enseignement comme celle de l'E.N.S. Cette institution sous tutelle du ministère de l'enseignement supérieur relève du domaine étatique. Toutefois, nous constatons des insuffisances relatives à ses moyens et méthodes de gestion.

Aussi, sa gestion se limite t-elle aux moyens et stratégies traditionnels, dans une science évolutive ou l'on parle aujourd'hui de numérisation, de management et marketing documentaire, de réseaux interbibliothèques, de Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (S.I.G.B).

Pour contribuer à résoudre cette situation, nous estimons qu'il faille recourir aux stratégies et moyens de redynamisation. Ceux-ci permettront à la bibliothèque de l'E.N.S de continuer à assurer ses fonctions classiques, mais aussi de relever les défis modernes de gestion d'une structure documentaire.

Il va s'en dire que les stratégies et moyens de redynamisation revêtent une importance capitale dans l'épanouissement des structures documentaires pour les rendre viables et aptes à accomplir leurs missions.

3. La problématique de recherche

L'information est une ressource primordiale sans laquelle aucune organisation ne peut subsister. Fonctionner et intégrer son action dans l'efficacité suppose pour une organisation, qu'elle mette en place un système de gestion de l'information. La mise en place de ce système de gestion peut se traduire par la création d'un centre de documentation, d'un service d'archives ou d'une bibliothèque.

Pour ce qui est de la bibliothèque, dans l'accomplissement de leurs tâches, les bibliothécaires, surtout le gestionnaire est ainsi tenu de redynamiser sa structure afin d'assurer une efficacité en la formation de ses usagers. Une bibliothèque d'enseignement comme celle de l'E.N.S, est un outil de travail fondamental au service de la formation et des activités de recherche. A ce titre, elle doit utiliser des moyens et des techniques de gestion adéquats pour passer d'une gestion traditionnelle à une gestion plus moderne, afin de pouvoir répondre aux multiples attentes de ses usagers.

Pour répondre à cette préoccupation, nous nous sommes appuyés sur une définition qui stipule qu'un « problème peut se définir comme un écart constaté entre une situation de départ insatisfaisante et une situation d'arrivée désirable.»^3(*) Cette définition de la notion d'écart a motivé le choix de notre démarche.

Ainsi présenté, la problématique de recherche met en évidence deux questions fondamentales à savoir :

- Quels sont les stratégies et moyens actuels de gestion en usage à la bibliothèque centrale de l'E.N.S ?

- Comment appliquer des moyens et stratégies nouveaux pour redynamiser la bibliothèque centrale de l'E.N.S ?

4. Les hypothèses de recherche

Alfred Kafusa KATENDE définit une hypothèse comme étant « une proposition des réponses aux questions que l'on se pose à propos de l'objet de la recherche.»^4(*)

Au vu des questions posées ci-dessus, les hypothèses de recherche sont les suivantes :

- les stratégies et moyens de gestion utilisés à la bibliothèque centrale de l'E.N.S sont insuffisants pour la rendre dynamique ;

- l'application conséquente de stratégies et de moyens appropriés rendrait la bibliothèque de l'E.N.S plus dynamique et plus performante.

5. Les objectifs

5.1 L'objectif général

L'objectif général de cette réflexion est de montrer que la dynamique de gestion et de fonctionnement d'une unité documentaire est liée à une dotation de moyens adéquats et à une application conséquente de stratégies nouvelles.

5.2 Les objectifs spécifiques

- décrire les stratégies et moyens de gestion utilisés jusque là à la bibliothèque de l'E.N.S ; - définir le cadre d'application d'autres stratégies et moyens adéquats.

6. L'approche conceptuelle

Pour bien mener notre étude, il nous parait judicieux de clarifier certains termes. Ce sont les concepts : stratégies, management, marketing moyens, redynamisation, et bibliothèque.

6.1 Les stratégies

Les stratégies se définissent selon le dictionnaire le Nouveau Petit Robert de la Langue Française, (2007) comme étant : « l'ensemble d'actions cordonnées, de manoeuvres en vue d'une victoire. Ce sont aussi l'ensemble d'objectifs opérationnels choisis pour mettre en oeuvre une politique préalablement définie. »^5(*)

Notons que le terme stratégie s'applique à plusieurs domaines d'activité notamment en guerre, en communication, en entreprise ou il est plus connu sous l'appellation de management.

6.2 Le management

D'après l'encyclopédie Microsoft Encarta (2007), « le management dans le monde des affaires, est une expression utilisée pour décrire les techniques et les compétences visant à optimiser l'organisation, la planification, la direction et le contrôle des structures et des activités d'une société. »^6(*) C'est de ce grand ensemble du management que découle celui du système d'information documentaire.

6.2.1 Management du système d'information documentaire

Le management du système d'information (aussi appelé dans un sens plus restreint : informatique de gestion et parfois management de la performance) est selon l'encyclopédie libre Wikipédia (2011), « une discipline du management regroupant l'ensemble des connaissances, des technologies, et des outils assurant la gestion de données et plus généralement l' organisation du système d'information. »^7(*)

En effet, le système d'information doit être organisé, finalisé, construit, animé et contrôlé sous l'impulsion du management. Le management constitue de ce fait, un moyen d'optimisation de la performance de l'entreprise.

6.3 Le marketing

Le Nouveau Petit Robert de la Langue Française (2007), définit le marketing comme « l'ensemble des actions ayant pour objet d'analyser le marché présent ou potentiel d'un bien ou d'un service et de mettre en oeuvre les moyens permettant de satisfaire la demande ou, le cas échéant, de la stimuler ou de la susciter »^8(*)

6.3.1 Le marketing documentaire

Les centres de documentation et les bibliothèques sont généralement des structures à but non lucratif. Ainsi l'on pourrait définir le marketing documentaire comme « une adaptation de certaines techniques issues des théories du marketing, à la gestion des services d'information et de documentation dans le but de permettre à l'organisation de s'adapter à son environnement, de connaître ses forces et ses faiblesses, et de mieux répondre ainsi aux différentes attentes de ses usagers.»^9(*)

6.4 Les moyens

Les moyens peuvent se définir de manière générale comme étant l'ensemble des ressources physiques, intellectuelles et financières dont dispose une structure pour atteindre des objectifs précis.

Pour nous faire une idée plus précise et académique de cette notion nous nous sommes référés au dictionnaire Le Petit Robert 1 (1987), qui le définit comme étant : « ce qui sert pour arriver à une fin.»^10(*)

En somme en application à notre sujet nous pouvons retenir que le terme les moyens désigne l'ensemble des ressources humaines, physiques, intellectuelles et financières dont doit disposer une structure documentaire pour atteindre ses objectifs. Ces objectifs une fois atteints contribueront à redynamiser la structure concernée.

6.5 La redynamisation

Selon le dictionnaire en ligne Reverso, redynamiser « c'est redonner une dynamique à une économie ou à un secteur économique en perte de vitesse »^11(*)

La redynamisation c'est donc l'action de donner de l'énergie, d'accroitre l'efficacité et le rendement d'une structure. C'est en un mot rendre une structure comme la bibliothèque de l'E.N.S plus dynamique, moderne et compétitive.

6.6 La Bibliothèque

La Bibliothèque désigne à la fois la collection des livres, le meuble dans lequel ils sont rangés et le bâtiment qui les renferme.

Selon l'Encyclopédie Microsoft Encarta (2007), la Bibliothèque est « un lieu de dépôt et de classification des livres, des périodiques et des autres documents écrits. »^12(*) Bien que le mot bibliothèque vienne du grec bibliothêkê désignant un "lieu de rangement de livres ", le terme se rapporte maintenant à des documents présentés dans de nombreux formats : microfiches, magazines, enregistrements sonores, films, bandes magnétiques, diapositives, cassettes vidéo et supports électroniques.

Le contenu des bibliothèques varie, tout comme leur objectif et leur public. La plupart des nations possèdent des bibliothèques de plusieurs types. Notre étude portant sur un type de bibliothèque peu connu, il nous semble donc important d'en faire de plus ample connaissance.

6.6.1 Les bibliothèques d'enseignement

Les bibliothèques d'enseignement sont celles qui appartiennent soit à des grands établissements ou à des écoles normales supérieures. Elles participent aux programmes de recherche et d'enseignement des institutions auxquelles elles appartiennent. La structure documentaire de l'E.N.S, en tant que bibliothèque d'enseignement, sert d'appui pédagogique aux formations dispensées par l'école.

En somme, après la définition des concepts, nous pouvons retenir que les stratégies et moyens de redynamisation reviennent à appliquer des stratégies adéquates (management, marketing) aux moyens actuels de la bibliothèque de l'E.N.S et ceux à acquérir, pour la rendre dynamique.

7. La revue de littérature

Selon KAMATE, André Bahouman (2005), la revue de littérature « n'est pas un simple exposé d'ouvrage, mais une analyse thématique soigneusement menée. Elle a pour objectif de saisir la portée du sujet de réflexion et l'intérêt à le mener.»^13(*)

Autrement dit, la revue de littérature est l'inventaire et l'examen critique de ce qui a été produit sur le sujet. Pour mieux orienter notre étude, la consultation d'un certain nombre de documents repartis en écrit théorique et empirique a été nécessaire.

7.1 Les écrits théoriques

Paul N'DA (2006)^14(*), nous fait une petite mise en garde sur le choix de notre méthode de travail. En effet, il définit les différents types d'études, les techniques et les méthodes qui conviennent à chaque étude. Ainsi, pour les études qualitatives comme la notre, il recommande d'opter pour les entretiens et pour les études quantitatives, le sondage par questionnaire.

Après l'incursion méthodologique faite par Paul N'DA, l'Association des Bibliothécaires Français (1996)^15(*), aborde les activités et les outils de gestion d'une bibliothèque. Elle précise les différentes fonctions de celle-ci et les techniques spécifiques qui en régissent l'organisation. L'environnement social et administratif dans lequel les bibliothèques évoluent est également évoqué par les auteurs de cet ouvrage.

Par ailleurs, cette association indique que l'un des challenges du développement et de la redynamisation des systèmes d'information documentaire est l'évolution en réseau.

Dans leur ouvrage structuré en neuf (9) chapitres, l'Association Française des Documentalistes et Bibliothécaires Spécialisés (1977)^16(*), à travers chacun des chapitres, traite d'une notion spécifique en sciences de l'information documentaire. Ainsi dans le chapitre six intitulé : « organisation et gestion », ces auteurs font cas des stratégies de gestions comme la conception, la prévision et la préparation, avant d'aborder l'organisation et la gestion d'une structure documentaire. Pour ceux-ci, l'une des tâches essentielles du responsable d'une structure consiste à organiser le travail et à améliorer son organisation au fur et à mesure du développement de l'unité. C'est donc après la mise en place d'une organisation rationnelle que celui-ci, à l'aide de moyens adéquats, peut parvenir à une gestion efficace de sa structure.

7.2 Les écrits empiriques

Au titre des écrits empiriques, nous avons consulté essentiellement des mémoires en management et en marketing. En effet, la dernière partie de notre étude porte sur les stratégies de redynamisation. Le management tout comme le marketing des organisations faisant partie de nos strategies, nous avons jugé opportun de leur accorder une place de choix.

Ainsi, le mémoire en ligne d'Alfred Kafusa KATENDE^17(*) qui fait état du management, nous a édifié. Chez cet auteur, le fait le plus frappant demeure le management des ressources humaines qui a pour objectif de mobiliser, de développer ces ressources humaines, pour une plus grande efficacité dans une organisation. Aussi, pense t-il que le rôle du manager est de s'assurer que les outils managériaux sont utilisés de manière à promouvoir l'efficacité et l'efficience de l'entreprise. Cependant, il prévient que le management comme tout instrument ou stratégie utilisé à mauvais escient, peut nuire plutôt que servir.

Christine OLLENDORFF^18(*) abonde dans le même sens quand elle décrit la situation de changement dans laquelle se trouvent les bibliothèques académiques et les problèmes de management stratégique qu'elles rencontrent. C'est pourquoi, elle suggère l'approche organisationnelle comme stratégie susceptible d'aider à résoudre les problèmes rencontrés dans la gestion de ces structures.

Enfin, nous avons consulté dans le cadre de notre revue de littérature le mémoire en ligne de Marie de BUEIL^19(*). Dans ce mémoire, elle fait état du marketing documentaire. Selon elle, la stratégie marketing documentaire ne fait pas que contribuer à redynamiser une structure documentaire. Mais elle peut également contribuer à faire une refonte globale des services d'offre de celle-ci.

Par ailleurs, Marie de BUEIL fait remarquer que si des auteurs comme Réjean SAVARD^20(*), ont fait très tôt la promotion du marketing auprès des professionnels de l'information, tous ne pensent pas que le marketing soit applicable à la documentation.

Nous avons également eu recours à des mémoires de spécialité, à des ouvrages de méthodologies, et à des documents de références tels les dictionnaires et les encyclopédies qui nous ont permis de trouver les différentes définitions concernant les termes de notre travail de recherche.

En somme, Il ressort donc de toutes ces études une approche portant en général sur l'organisation et le fonctionnement d'une bibliothèque. Mais de façon singulière sur les stratégies, les techniques et les moyens de redynamisation d'une unité documentaire. Cependant le constat fondamental est que la combinaison des thématiques « stratégies et moyens de redynamisation d'une bibliothèque » n'a pas suffisamment fait l'objet d'étude par nos prédécesseurs.

8. La méthodologie

8.1 La méthode d'analyse

Selon Paul NDA (2006) : « Les méthodes ou paradigmes sont des moyens de connaissances et d'analyses des phénomènes sociaux. Ils régissent le choix des stratégies de vérification et des données qui servent à vérifier empiriquement les théories. »^21(*) C'est pourquoi dans le cadre de notre travail, nous avons choisi la méthode fonctionnelle et la méthode comparative.

Selon l'auteur : « le fonctionnalisme cherche à expliquer les phénomènes sociaux par les fonctions que remplissent les institutions sociales, les structures des organisations et les comportements individuels et collectifs. »^22(*) Et vu que notre étude vise à analyser les techniques de gestion de la bibliothèque en tenant compte de son organisation et de son fonctionnement, cette méthode semble appropriée.

La deuxième méthode utilisée dans le cadre de cette étude, est la méthode comparative. Pour Madeleine GRAWITZ (1996), « La méthode comparative tend à systématiser une tendance naturelle de notre esprit, caractérisé par le mouvement spontané qui nous pousse à comparer ce que nous voyons. Ainsi, la comparaison entre deux moyens, mesure l'efficacité de l'un par rapport à l'autre. »^23(*) Cette autre méthode nous aidera à comparer les stratégies et moyens de gestion utilisées jusqu'ici à la bibliothèque, à celles que nous envisageons préconiser.

Toutefois, pour une meilleure analyse des problèmes soulevés par notre sujet, nous avons eu recours à des techniques de recherche.

8.2 Les techniques de recherche

Les techniques dépendent de la méthode. Ce sont l'ensemble des étapes pratiques utilisées en vue d'aboutir aux résultats que l'on s'est fixé. Ainsi pour cette étude, nous avons choisi trois (3) techniques : la recherche documentaire, l'observation directe et l'entretien.

8.2.1 La recherche documentaire

La recherche documentaire nous a permis de répertorier des informations à travers la consultation d'un certain nombre d'ouvrages de base théorique et aussi des travaux de recherche de nos prédécesseurs en rapport avec notre sujet.

Retenons également que, la collecte de l'information nous a conduis au C.D.I de l'I.N.S.A.A.C. et à la bibliothèque centrale de l'E.N.S. Ces différentes sources documentaires nous ont permis de pallier aux insuffisances de cette recherche littéraire. Mais conscient de son insuffisance à résoudre tous les problèmes suscités par notre sujet, il nous a paru nécessaire de procéder à l'observation directe.

8.2.2 L'observation directe

Pour avoir été d'abord stagiaire lors de notre formation de premier cycle, et ensuite membre du personnel de la bibliothèque cinq (5) ans durant, nous avons directement observé et pris part aux activités de l'institution. Ainsi, avec les autres collègues, nous avons pu nous imprégné des réalités qui entravent le bon fonctionnement de la structure documentaire. C'est d'ailleurs auprès de ceux-ci que nous avons réalisé notre entretien.

8.2.3 L'entretien

Vu, les limites des sources documentaires à appréhender tous les aspects de notre sujet, il était indispensable pour nous d'effectuer des entretiens^24(*). Ces entretiens ont eu lieu auprès du responsable, de deux bibliothécaires et d'un assistant documentaliste, tous membres du personnel de la structure documentaire. Ils ont porté essentiellement sur les stratégies et moyens à mettre en oeuvre, pour le repositionnement de la bibliothèque.

En somme, les entretiens nous ont permis de collecter des informations nécessaires pour une meilleure appréciation des centres d'intérêts de notre sujet.

9. L'annonce du plan

- la deuxième partie décrit les stratégies et moyens de gestion de la bibliothèque,

- la troisième partie recommande des stratégies et moyens de redynamisation.

Première partie :

CADRE DE LA RECHERCHE

Chapitre I : GENERALITES SUR L'ECOLE NORMALE SUPERIEURE

I. LOCALISATION ET HISTORIQUE

1. La localisation

L'Ecole Normale Supérieure (E.N.S) est située à Abidjan, dans la commune de Cocody, dans l'arrière-cour de l'Université de Cocody. Elle est logée à l'aboutissement du prolongement du boulevard de l'université, entre le Centre Hospitalier Universitaire (C.H.U.) et le Cours Secondaire Méthodiste (C.S.M.).

L'E.N.S est également accessible du côté de la seconde entrée de l'université, c'est-à-dire, par l'Ecole Nationale de Police (E.N.P.) et l'Ecole Nationale de Statistique et d'Economie Appliquée (E.N.S.E.A.), toujours dans le prolongement du boulevard de l'Université.

Voisinant le Centre Africain de Managent et de Perfectionnement des Cadres (C.A.M.P.C.), l'E.N.S occupe une superficie d'environ sept (7) hectares.

2. L'historique

L'E.N.S est une institution d'enseignement supérieur créée à partir du décret n°64-40 du 09 janvier 1964, portant création d'une Ecole Normale Supérieure.

Elle est ainsi, le fruit de deux (2) conventions signées entre l'Etat de Côte d'Ivoire et le Fonds Spécial des Nations Unis (F.S.N.U.) d'une part, et d'autre part entre la Côte d'Ivoire et la Communauté Economique Européenne (C.E.E.).

A sa création, l'E.N.S était placée sous l'autorité du Ministère de l'Education Nationale et était située dans la commune de Cocody, face à la cité universitaire dénommée « cité rouge », en lieu et place de l'actuelle Direction de la Pédagogie et de la Formation Continue.

Ce n'est qu'en 1971 qu'elle fut transférée sur son site actuel (dans le périmètre de l'université de Cocody), puis placée désormais sous la tutelle administrative et technique du Ministère chargé de l'Enseignement Supérieur.

Depuis sa création jusqu'à nos jours, six (6) directeurs se sont succédés à la tête de l'institution. Ce sont respectivement :

II. STATUT JURIDIQUE ET MISSIONS

1. Le statut juridique

L'Ecole Normale Supérieure, en abrégé E.N.S est un établissement public à caractère administratif, crée par le décret n° 64-40 du 09 janvier 1964, modifié par le décret n°72-252 du 13 avril 1972 et complété par le décret n° 93-694 du 19 août 1993, déterminant les attributions, l'organisation et le fonctionnement de l'E.N.S.

Elle est classée dans la catégorie des E.P.N. Selon les dispositions générales du décret portant création de l'institution, l'E.N.S. est fixée à Abidjan et est sous la tutelle administrative et technique du Ministère chargé de l'Enseignement Supérieur. Sa tutelle financière est de la charge du Ministère de l'Economie et des Finances.

L'article 9 du décret n°72-252 du 13 avril 1972, organise l'E.N.S. en Direction d'Administration Centrale et en Sous-directions.

2. Les missions

Selon son article 3 du décret n° 64-40 du 9 janvier 1964, l'E.N.S. étant un établissement d'enseignement supérieur et de recherche en éducation, elle est chargée de :

- la formation et du perfectionnement pédagogique des enseignants de l'enseignement secondaire général ;

- la formation du personnel d'encadrement pédagogique de l'enseignement secondaire général et de l'enseignement primaire ;

III. APERÇU DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE

A l'instar de toutes les institutions de formation supérieure, l'E.N.S. a des missions pédagogiques qu'elle se doit d'accomplir. Pour y parvenir, elle est amenée à réaliser :

- des prestations de formation initiale et continue au bénéfice des personnels de l'éducation nationale ;

- des prestations de conseil et de formation au bénéfice de partenaires extérieurs publics ou privés.

Son organisation lui permet de fonctionner avec une Direction générale et des Sous-directions.

1. La Direction générale

La gestion de l'E.N.S. est confiée à un Directeur qui a rang de Directeur d'Administration Centrale, nommé par décret en Conseil des Ministres parmi les professeurs de rang magistral.

Il est le responsable de la gestion administrative et des activités pédagogiques de l'établissement.

Il est donc l'ordonnateur principal de l'institution et est investi des pouvoirs nécessaires pour assurer l'administration et la direction de l'E.N.S.

Le Directeur est aidé dans sa tâche par cinq (5) Sous Directeurs. Les sous-directions qu'ils dirigent sont composées toutes de services et de cellules, à l'exception de la sous-direction de la production et de la recherche en éducation.

2. Les Sous-directions

2.1 La sous-direction des Affaires Administratives et Financières

Elle est chargée de l'administration générale et des finances de l'E.N.S et de la gestion des équipements généraux.

2.2 La sous-direction des Appuis Pédagogiques et des Ressources Informatiques

Cette sous-direction est chargée de la réalisation de toute action de nature à favoriser le bon déroulement des projets initiés par les structures pédagogiques, et aussi des activités dans certains domaines.

Ce sont entre autres : les ressources informatiques ; la documentation et l'information; et la reprographie.

2.3 La sous-direction de la Formation Initiale

- la formation initiale des enseignants de l'enseignement secondaire général ;

- la formation initiale des personnels d'encadrement administratif et de la vie scolaire.

Il existe cinq (5) départements qui sont également placés sous sa direction. Ce sont les départements de : Langues, Arts et Lettres, Histoire et Géographie, Sciences et Technologiques et Sciences de l'Education.

2.4 La sous-direction de la formation continue

- la formation continue des enseignants de l'enseignement secondaire général et ceux des centres de formation de l'enseignement primaire ;

- la formation continue des personnels d'encadrement administratif et de la vie scolaire ;

- la formation continue des personnels d'encadrement administratif et de la vie scolaire.

2.5 La sous-direction de la Production et de la Recherche en Education

Il existe dans le fonctionnement de l'E.N.S., à l'instar des E.P.N, deux (2) services extérieurs qui dépendent du Ministère de l'Economie et des Finances. Il s'agit de « l'Agence Comptable » et du « Contrôle Budgétaire ».

Chapitre II : BIBLIOTHEQUE CENTRALE DE L'E.N.S.

I. LOCALISATION ET HISTORIQUE

1. La localisation

La bibliothèque de l'E.N.S est située dans le bâtiment du département des sciences de l'éducation au premier étage, à droite.

Avec une superficie d'environ (180 m²), la bibliothèque de l'E.N.S. a pour objectifs:

- de mettre à la disposition des futurs enseignants et encadreurs, des documents et des informations utiles pour leurs formations ;

- d'aider les enseignants, ainsi que les étudiants dans leurs travaux de recherche.

2. L'historique

Mise en place en 1965, la bibliothèque de l'E.N.S était située sur le site antérieur de l'E.N.S, à proximité de la cité universitaire, « cité rouge ». Elle fut successivement gérée par M. KASSI Koutoua François, aide bibliothécaire ; Mme BAULIER et M. AHIVA Konan Firmin, bibliothécaires (formés et engagés par l'UNESCO) ; M. KONE Zoumana, aide bibliothécaire. Depuis 1982 elle est gérée par M. ASSIE Ahué Bléhoué bibliothécaire, devenu il ya trois (3) ans Assistant-Conservateur de bibliothèque.

A la suite du transfert de l'E.N.S. sur son site actuel en 1971, la bibliothèque a occupé une partie des locaux de l'amphithéâtre des lettres. C'est en 1977 qu'elle a été délocalisée pour occuper le local actuel du département des sciences de l'éducation. Elle fut ensuite érigée en bibliothèque centrale. Des bibliothèques annexes ou de section furent créées au sein des différents départements. Ce sont entre autres :

Pour insuffisance de ressources, certaines bibliothèques ne sont consultées que par des enseignants et quelques fois par des étudiants. D'autres demeurent soit à l'état de conservation de collections, soit sans fonds et n'existent que de nom.

En outre, il importe de signaler que depuis 2007 un projet de création d'une bibliothèque numérique connue sous l'appellation de « bibliothèque virtuelle» est en cours. Elle occupe un local au sein du département des S.V.T, à environ cinq (5) mètres du bâtiment de l'administration abritant le bureau du Directeur de l'E.N.S. Cette structure qui, selon la décision de création est une cellule de la bibliothèque centrale s'est déjà vue affecté un responsable. Cependant, en entendant son inauguration, son gestionnaire occupe le poste de responsable en second à la bibliothèque centrale.

II. MISSIONS

1. Le rôle éducatif

Le rôle de la bibliothèque se définit dans le cadre de la mission assignée à l'E.N.S. La bibliothèque a un rôle éducatif. Elle ne doit pas être utilisée comme un simple local de stockage de livres rattaché à une salle de lecture, mais un moyen d'enseignement dynamique.

2. Les missions pédagogiques

- mettre à la disposition des futures éducateurs, des documents et des informations utiles pour leur formation ;

III. ACTIVITES

1. Les activités de conservation

1.1 La mise en place d'un système de conservation

Les bibliothèques ont le devoir de préserver leurs collections, et de les conserver dans les meilleures conditions. Plusieurs facteurs sont pris en compte pour atteindre cet objectif :

· la climatisation : la bibliothèque centrale de l'E.N.S est équipée de deux climatiseurs de 1,5 cheval chacun qui permettent de conserver les documents dans de meilleures conditions.

· l'éclairage : les documents bénéficient d'une protection contre les rayons solaires grâce aux vitres protectrices. L'éclairage est possible grâce à vingt ampoules "néons", reparties entre la salle de consultation et l'espace abritant les bureaux du personnel ;

· le matériel de rangement : le bois est utilisé pour le rayonnage car il maintient le taux d'humidité bas.

1.2 La mutation du système de classification

La bibliothèque centrale de l'E.N.S change progressivement de mode de classification. Elle passe de la classification dite « Maison », à celle de Dewey.

2. Les activités de recherche

2.1 La recherche de l'information

La recherche de l'information à la bibliothèque centrale de l'E.N.S est animée par la cellule « Accueil et communication ». Elle est aidée par la cellule « Informatisation et recherches Informatisées » pour les recherches plus poussées.

Dans le cadre d'une recherche simple, des bouts de papier sont mis à la disposition des usagers qui y mentionnent leurs thèmes ou leurs mots clés. Ils sont par la suite orientés, soit vers les catalogues ou les documents de référence, soit des documents traitant leur sujet leurs sont directement remis pour consultation.

Dans le cadre d'une recherche poussée, le spécialiste après une prise de connaissance avec le sujet, fixe un délai de deux (2) jours. Durant ces deux jours, il a le temps de consulter toutes les ressources informationnelles pour pouvoir répondre aux besoins de l'usager.

2.2 La formation à la recherche documentaire

La formation à la recherche documentaire est un moyen fondamental pour outiller les normaliens en matière de recherche de l'information. Mieux, elle consiste à éclairer les normaliens sur les différentes étapes de la recherche documentaire. Cette formation se faisait au début sous la forme de séminaire. Mais depuis deux (2) ans, elle fait partir du programme de cours de certaines disciplines enseignées à l'ENS à savoir « éducateurs », et « professeurs de Cafop. »

IV. APERCU DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET DU FONCTIONNEMENT

D'une manière générale, la bibliothèque centrale de l'E.N.S est ouverte à tous les usagers ; et cela du lundi au jeudi, de 08h à 12h et de 14h 30 min. à 17h 30 min. Elle ouvre le vendredi de 08h à 12h.

Dans son fonctionnement, le personnel exerce diverses tâches à travers quatre (4) cellules.

1. La cellule « Acquisition »

L'exécution de la tâche de cette cellule revient au responsable de la bibliothèque avec la participation de certains collaborateurs. Il a pour mission essentielle, de présenter aux partenaires et aux fournisseurs, des listes bibliographiques exhaustives dans la mesure du possible et au regard des disciplines enseignées à l'E.N.S.

Cette cellule s'occupe des commandes des monographies. Pour le faire, une liste est dressée en fonction des besoins des usagers et des demandes des enseignants. Elle s'occupe également de la réception des commandes, c'est-à-dire du contrôle des livraisons.

2. La cellule « Traitement et inscription »

Cette cellule est la cheville ouvrière de la bibliothèque. Le responsable de cette cellule procède au traitement des acquisitions en s'appuyant sur les étapes ou opérations qui composent le circuit du document.

Comme indiquer plus haut, cette cellule est aussi chargée d'inscrire les étudiants et de leur confectionner des cartes de lecteur. Ces cartes leur donnent accès à la bibliothèque et à ses prestations.

Il est aussi permis aux étudiants et chercheurs externes de s'inscrire à la bibliothèque sur demande de l'intéressé.

3. La cellule « Informatisation et Recherches informatisées »

Elle est chargée de mettre en oeuvre et de conduire la politique d'informatisation de la bibliothèque centrale en utilisant un logiciel de gestion documentaire, tel que WINISIS version 1.5.

Elle est également chargée de faire les recherches documentaires dans internet.

4. La cellule « Accueil et communication »

Elle est chargée d'accueillir, d'orienter et de fournir toutes informations nécessaires aux usagers et à toute autre personne étrangère à la bibliothèque. Elle est l'interface entre la structure documentaire et l'environnement extérieur. Son objectif majeur est de satisfaire les besoins informationnels des normaliens et les enseignant-chercheurs, en les aidants à s'orienter vers les registres selon l'objet de la recherche et en fonction du besoin exprimé.

V. FONDS DOCUMENTAIRE

Le fonds documentaire est l'ensemble des documents dont dispose la bibliothèque, synonyme de collection. Il couvre à peu près tous les domaines de connaissances enseignés par cette institution. L'accroissement du fonds documentaire se fait essentiellement par les achats et quelques fois par des dons faits par certaines institutions telles que le Centre Culturel Américain, l'Institut Goethe et des Ambassades. Au sein de la bibliothèque, nous distinguons deux (2) types de fonds : le fonds de l'E.N.S et le fonds de l'université de vacances.

1. Le fonds de l'E.N.S.

Ce fonds concerne les documents propres à la bibliothèque de l'E.N.S. Ce sont des monographies et les travaux de fin de formation produits par les normaliens (rapports, mémoires et dossiers pédagogiques).

2. Le fonds de l'université de vacances

L'université de vacances qui est une université au sein de l'E.N.S dispose d'un rayonnage appelé « Mini bibliothèque de l'université ». Elle contient des livres provenant de la direction de l'université de vacances et des mémoires produits par les étudiants issus de cette université. Ce fonds compte 650 documents repartis comme suit : - 471 livres, - 169 mémoires, - 10 thèses.

L'ensemble du fonds documentaire de la bibliothèque centrale de l'E.N.S. est estimé à 11 244 documents^25(*).

Deuxième partie :

STRATEGIES ET MOYENS DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE

Chapitre I : STRATEGIES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE

En nous référant à la définition donnée par le Robert, nous entendons par stratégies de gestion d'une bibliothèque, l'ensemble d'actions et d'objectifs coordonnés par le gestionnaire en vue de la mise en oeuvre de sa politique de gestion.

Ces stratégies de gestion concernent pour l'essentiel la gestion administrative, la gestion financière, la gestion du personnel et la gestion des commandes.

I. STRATEGIE DE GESTION ADMINISTRATIVE

1. La stratégie menée auprès des autorités

Les décisions sont prises en conseil de direction, qui se réunit tous les mercredis. Ce conseil est composé du directeur, des sous-directeurs et du contrôleur budgétaire. C'est au cours de ce conseil que les décisions relatives à la gestion des services de l'école sont prises, après exposé des sous directeurs.

Aussi, ce conseil statue t-il sur la dotation budgétaire de chaque sous direction et service. Cependant les chefs de service dont le responsable de la bibliothèque ne sont nullement pas associés, sauf en cas d'extrême urgence.

2. La stratégie menée auprès de l'autorité de tutelle

Les préoccupations, les projets, les activités, les décisions concernant la vie de la structure, sont soumis par le gestionnaire au sous directeur des appuis pédagogiques, autorité de tutelle. C'est au sous-directeur que revient la charge de les soumettre au conseil de direction pour adoption. Les chances d'exécution de ces activités et projets ne reposent donc que sur les capacités de persuasion de celui-ci.

II. STRATEGIE DE GESTION FINANCIERE

1. Le budget de fonctionnement

La Bibliothèque centrale de l'E.N.S dispose d'un budget de fonctionnement comme toutes les structures documentaires au monde. Celui de la structure documentaire de l'ENS varie entre 5 à 8 millions de francs CFA par an. Pourtant selon l'UNESCO, environ 6% du budget général de fonctionnement d'une institution d'enseignement doit être alloué a sa structure documentaire. Si nous faisons un petit calcul en tenant compte du budget général de l'école qui est estimé à 3 milliard selon les chiffres de la comptabilité, nous nous apercevons de ce qui devait revenir à la bibliothèque.

Aussi, ce budget n'est ni géré ni contrôlé par le gestionnaire. Cela limite donc ses moyens d'actions et sa politique de gestion financière.

2. Les fonds générés par la structure

Une politique de création de fonds propre a été instituée par le responsable de la structure. Elle concerne les inscriptions des usagers externes de l'E.N.S et les impressions des résultats de recherche des étudiants. Cependant, ce fond qui est insignifiant (environ 80 000 f par an), pouvait s'accroitre si la structure disposait d'un photocopieur.

III. STRATEGIE DE GESTION DU PERSONNEL

1. Le recrutement du personnel

Le recrutement du personnel de la bibliothèque ne dépend pas exclusivement du responsable de la bibliothèque. C'est le fait du service des ressources humaines. Néanmoins l'avis du gestionnaire est demandé. Cependant il arrive que le responsable recommande aux ressources humaines le maintien de certains stagiaires qui l'ont impressionné dans le cadre du travail.

2. La gestion du personnel

La gestion du personnel englobe plusieurs facteurs. Mais nous traiterons ici essentiellement de ceux qui interviennent dans le fonctionnement de la bibliothèque. Ce sont : la répartition des tâches, la promotion, la communication, et la formation des agents.

2.1 La répartition des tâches

Selon l'organigramme de l'E.N.S, la Bibliothèque est un service. Et au sein des services se trouvent des cellules. S'appuyant sur l'organigramme, quatre (4) cellules ont été créées par le responsable. Ce sont, comme mentionné plus haut les cellules "Acquisition" ; "Traitement et inscription" ; "Informatisation et recherches informatisées" ; "Accueil et communication."

Ces cellules sont composées chacune par un ou deux agents qui y exercent les tâches dont les cellules portent les noms. Toutefois, depuis l'admission au concours professionnel de certains agents, certaines de ces cellules sont restées presqu'inactives.

2.2 La promotion des agents

La promotion des membres du personnel administratif de l'E.N.S se fait en général en conseil de gestion par la nomination au poste de « chef de service » ou à celui de « chef de cellule.» En effet, chaque responsable de service propose en fin d'année à son supérieur hiérarchique (sous-directeur), les noms des agents qu'il veut promouvoir. Les noms de ces agents sont portés en conseil de direction pour approbation. C'est ainsi que les agents retenus sont nommés par décision au poste de « chef de service » ou de « chef de cellule. »

Ce faisant, de 2004 à 2010, seul un (1) agent sur les cinq (5) professionnels que comptait jusque là, la bibliothèque a reçu la distinction de « chef de cellule. » Ainsi en comparaison aux autres services de l'école, celui de la bibliothèque apparait comme l'un des services dont les agents manquent le plus de promotion

2.3 La communication

Des stratégies de communication ont été initiées par le responsable de la bibliothèque. Cette communication se fait à travers la tenue régulière de réunion de synthèse chaque vendredi midi. Rappelons au passage que les vendredis la bibliothèque ferme exceptionnellement à midi pour nettoyage, mais aussi pour les réunions de synthèses et autre rencontres.

Aussi, la communication se fait-elle en interne comme en externe par le biais d'une « flotte »^26(*) créée par le centre des ressources informatiques, grâce à une maison de téléphonie cellulaire de la place.

Toutefois, ces rencontres ne sont plus tenues régulièrement, tout comme les puces de certains membres sont désactivées, rendant par conséquent la communication difficile dans une structure ou déjà le téléphone fixe n'existe que de nom.

2.4 La formation des agents

Des formations sont initiées par le responsable de la bibliothèque à l'endroit de ces agents. Mais en réalité il s'agit d'une auto formation. En effet, le chef de service choisit un sujet d'ordre technique puis demande à un membre qui s'y connait le mieux d'éclairer ses autres collègues. Ainsi l'utilisation du logiciel CDS/ISIS for Windows - Version 1.5, de même que la rédaction de la bibliographie ont été dispensées comme formation aux membres du personnel par d'autres collègues.

Par ailleurs, il convient de souligner qu'un des membres de la bibliothèque a bénéficié en 2008 d'un stage de formation en Belgique, accordé par le gouvernement Belge. Ce stage lui a permis de séjourner quatre (4) mois durant à Bruxelles. Aussi, depuis 2010 suit-il une formation pour l'obtention du « Master I et II » en ligne depuis Dakar, assurée par l'E.N.S.

En outre, il est important de signaler qu'étant membre du FDFP, le personnel administratif de l'E.N.S est régulièrement formé par certains cabinets de la place sur des thèmes choisis par le service des ressources humaine. Malheureusement aucune de ces formations ne porte sur des thèmes en sciences de l'information documentaires.

IV. STRATEGIE DE GESTION DES DOCUMENTS

La stratégie de gestion des documents de la bibliothèque de l'E.N.S se fait à travers deux cellules sur les quatre que compte la structure. Ces cellules sont la cellule d'acquisition et la cellule de traitement.

1. L'acquisition

La politique d'acquisition est conduite par le responsable de la structure à cause de la complexité qui serait liée à la gestion des commandes. Elle se fait essentiellement par achat et quelques fois par dons à travers une cellule que gère le responsable lui-même.

1.1 Les achats

La politique d'achat des ouvrages à la bibliothèque de l'E.N.S se fait comme suit : - Les fournisseurs recommandés par la sous-direction de tutelle présentent en début d'année académique au gestionnaire, des répertoires d'ouvrages. Le gestionnaire, en collaboration avec certains de ses agents choisit les livres susceptibles d'intéresser les étudiants dans leur formation. Ces ouvrages concernent toutes les disciplines enseignées à l'E.N.S.

- Ensuite, les sélections d'ouvrages opérées par le gestionnaire lui sont retournées par le fournisseur sous la forme de facture « Proformat »^27(*). Cette facture comprenant les noms des auteurs, les titres des ouvrages ainsi que leur prix, sera soumise au sous-directeur de tutelle. Celle-ci fera l'objet de discussion en conseil de direction. Et si elle est en conformité avec le budget annuel de la bibliothèque prévu à cet effet, elle sera adoptée puis retournée au fournisseur pour livraison.

- La livraison des livres sera enfin faite par le fournisseur, accompagnée d'une facture définitive qui sera remise au responsable de la structure. Celui-ci va procéder à une vérification des ouvrages avant de les réceptionner.

1.2 Les dons

Les dons à la bibliothèque de l'E.N.S sont faits par certaines institutions et Ambassades à savoir : l'institut Goethe, l'Ambassade des Etats Unis, l'Ambassade de France, le Lycée Sainte Marie d' Abidjan Cocody et dernièrement par le 43ème BIMA. Ces dons ne sont cependant pas réguliers et ne traitent pas souvent des disciplines enseignées par l'Ecole.

La stratégie de traitement adoptée par le responsable se fait à travers la cellule « Traitement et inscription»

Cette cellule est la cheville ouvrière de la bibliothèque. Elle a pour rôle d'appliquer au livre une fois livré, un certain nombre d'opérations techniques qui permettront de le retrouver au rayon. Il s'agit des opérations de :

-Cotation. L'exécution de cet ensemble d'opérations, nécessite de la part du professionnel, une maitrise des tâches et disponibilité.

En définitive, nous pouvons retenir que comme dans presque toutes les structures documentaires au monde, celle de l'E.N.S utilise des stratégies de gestion. Les stratégies adoptées au sein de cette unité documentaire par son responsable, se font à travers la gestion administrative, la gestion des ressources humaines, la gestion financière et la gestion des documents.

Cependant, ces stratégies s'avèrent insuffisantes et dépassées à cause de l'évolution des politiques ou techniques actuelles en oeuvre dans les bibliothèques modernes. Mais aussi parce que leurs applications dépendent exclusivement des autorités administratives, quant nous connaissons la lenteur et le manque de volonté qui les caractérisent parfois. Si les stratégies utilisées à la bibliothèque s'avèrent insuffisantes, quant en est t-il pour les moyens dont elle dispose ?

Chapitre II : MOYENS DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE

Les moyens se définissent comme étant l'ensemble des ressources dont dispose une structure pour atteindre ses objectifs. Les moyens ou ressources de la bibliothèque de l'E.N.S se résument en ressources humaines, financières, matérielles et documentaires.

I. RESSOURCES HUMAINES

Les prestations de la bibliothèque étaient, jusqu'à l'année dernière assurées par une équipe de dix (10) agents dont huit (8) professionnels, un (1) contractuel et une (1) secrétaire.

1. Les professionnels

Les huit (8) professionnels des sciences de l'information documentaire de la bibliothèque centrale de l'E.N.S sont repartis comme suit : deux (2) assistants- conservateurs de bibliothèque, trois (3) bibliothécaires et trois (3) assistants documentalistes.

Cet effectif s'avère cependant insuffisant vu l'immensité des tâches à accomplir et le nombre croissant des usagers qui fréquentent la structure. Aussi, depuis l'année dernière (2010), trois membres de ce personnel, dont deux bibliothécaires et un assistant documentaliste, sont en formation à l'EFAC. Ils y ont été rejoints, cette année (2011) par une assistante documentaliste. Ce qui porte à quatre membres du personnel en formation, sur les huit professionnels que compte la structure.

2. Le contractuel et la secrétaire

2.1 Le contractuel

Il était initialement technicien de surface. C'est par manque de personnel que celui-ci a été reconvertir pour aider les professionnels. Sa reconnaissance officiel par l'administration comme membre du personnel de la bibliothèque s'est faite il y a seulement trois ans, après plus d'une quinzaine d'année passée dans la structure. Il importe de signaler que celui-ci n'a reçu aucune formation dans le domaine des sciences de l'information documentaire. Il a donc appris sur le tas.

2.2 La secrétaire

Initialement standardiste, elle a été réaffecté à la bibliothèque suite à la suppression du téléphone au service standard. Son travail au sein de la bibliothèque consistait pour l'essentiel à classer les notes de service et les courriers « départ et arrivé.» N'ayant non plus reçu de formation en bibliothéconomie elle ne prenait pas, part aux tâches techniques. Signalons au passage que depuis trois (3) ans celle-ci pour des raisons de maladie n'est plus régulière au service.

II. RESSOURCES FINANCIERES

Le budget de la bibliothèque centrale de l'E.N.S contient deux (2) volets : le budget alloué à l'achat des documents et le budget de fonctionnement.

1. Le budget alloué à l'achat des documents

Le budget alloué à l'achat des documents est fixé par le comité de direction chaque année budgétaire. Il varie entre 5 à 8 millions, selon les besoins documentaires.

C'est exceptionnellement en 2005 que ce budget a avoisiné les 20 millions à cause de l'organisation du concours d'agrégation en Mathématique et en Lettres modernes.

2. Le budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement au titre de l'achat de fourniture de bureau et des tâches administratives est lié au budget général de l'E.N.S. Tout comme celui des achats, le budget de fonctionnement connait des fluctuations et est méconnu par le gestionnaire. Pourtant, cinq mille francs (5000f) sont prélevés tous les ans sur le droit d'inscription de chaque étudiant de l'école, pour le compte de la bibliothèque.

III. RESSOURCES MATERIELLES

La bibliothèque centrale de l'E.N.S d'Abidjan est dotée d'un certain nombre de matériels. Cela concerne les locaux et les équipements.

1. Les locaux

Les locaux de la bibliothèque de l'E.N.S se composent du local des sciences de l'éducation abritant la bibliothèque centrale et du local annexe des S.V.T. abritant la future Bibliothèque dite « virtuelle.» A ces locaux, il faut ajouter ceux des bibliothèques des départements, logées au sein des départements, mais qui n'existent que de nom.

1.1 Le local abritant la Bibliothèque Centrale

La Bibliothèque Centrale est logée au premier étage du département des sciences de l'éducation. Elle occupe une superficie d'environ (180 m²).

Le local qu'occupe la bibliothèque est subdivisé en deux parties : une partie abritant les rayonnages, les bureaux du personnel et les armoires métalliques servant à garder les documents en réserve. Et une autre partie servant de salle de lecture avec une capacité de cinquante (50) places assises, dix (10) grandes tables et quatre (4) petites tables.

1.2 Le local abritant la future Bibliothèque Numérique

Elle occupe un local au sein du département des S.V.T, à environ cinq (5) mètres du bâtiment de l'administration au sein duquel se trouve le bureau du Directeur de l'E.N.S. Elle a une superficie d'environ (200 m²). Cette structure qui est encore à l'étape de projet, est une cellule de la bibliothèque centrale.

2. Les équipements

2.1 Le matériel informatique

La Bibliothèque de l'E.N.S, avant la visite des pilleurs lors de la crise post-électorale, était dotée d'un pack informatique de quatre (4) ordinateurs de bureaux qui faisaient sa fierté. Même si ceux-ci étaient insuffisants vu les besoins énormes du service, ils contribuaient à résoudre certaines préoccupations urgentes. Ces micro-ordinateurs servaient à des tâches précises et repartis comme suit :

- un (1) autre à la cellule « Accueil et communication » pour la gestion des prêts à domicile avec le logiciel de gestion documentaire WINISIS version 1.5 ;

- les deux (2) derniers étaient installés pour les divers travaux de saisie et d'autres activités pour l'ensemble du personnel de la structure.

Par ailleurs, la bibliothèque disposait également d'une imprimante pour l'impression des documents (traitement de texte) et de produits documentaires élaborés.

2.2 Le matériel de diffusion de l'information

La bibliothèque était dotée d'une télévision, d'un (1) lecteur DVD et d'une radio pour l'usage des supports audio visuels, mais aussi de trois (3) blocs de catalogue (manuel), et d'un (1) présentoir.

Tout ce matériel de travail a été malheureusement pillé, excepté les blocs de catalogue manuel et le présentoir.

IV. RESSOURCES DOCUMENTAIRES

Il s'agit ici du fonds documentaire de la bibliothèque. Ce fonds concerne l'ensemble des documents traités, synonyme de collection. Mais aussi les documents récemment acquis, stockés dans les armoires métalliques en attente d'être traités.

1. Le fonds documentaire

L'accroissement du fonds documentaire se fait par les achats et quelques fois par des dons de certaines institutions telles que le Centre Culturel Américain, l'Institut Goethe et les Ambassades. Au sein de la bibliothèque, nous distinguons deux (2) types de fonds : le fonds de l'E.N.S et le fonds de l'université de vacances.

L'ensemble des ressources documentaires de la bibliothèque de l'ENS est estimé à 11 244 documents.

2. Les documents non traités (réserve)

Ce sont entre autre les documents nouvellement acquis en attente de traitement. Il couvre presque tous les domaines de connaissance enseignés à l'E.N.S. Ces documents, par insuffisance de personnel, gisent encore dans les cartons.

Signalons au passage que ces documents qui pour la plus part sont des romans africains, ont subit les affres des pilleurs.

En somme, nous pouvons retenir à ce stade de notre étude que les moyens ou ressources de la bibliothèque de l'E.N.S, qu'ils soient humains, financiers, matériels ou documentaires sont insuffisants. Et le passage des pilleurs lors des événements postélectoraux n'a fait qu'accroitre cette insuffisance. C'est pourquoi nous estimons qu'il faille appliquer des stratégies nouvelles et acquérir des moyens nouveaux pour redynamiser cette institution de haute portée pédagogique.

Troisième partie :

STRATEGIES ET MOYENS DE REDYNAMISATION

Chapitre I : STRATEGIES DE REDYNAMISATION

Le mot stratégie, comme nous l'avons vu plus haut, concerne toutes les actions, les techniques et outils que le gestionnaire va coordonner et utiliser pour rendre sa structure documentaire plus moderne et dynamique. Quant à la redynamisation c'est l'action de donner de l'énergie, d'accroitre l'efficacité et le rendement d'une structure. De façon précise ce chapitre sera le lieu de suggérer certaines stratégies modernes de gestion, ainsi que leur mise en oeuvre pour rendre la bibliothèque de l'E.N.S plus dynamique, moderne et compétitive. Cela nous amène à nous poser les préoccupations suivantes :

- quelles sont alors de nos jours, les stratégies susceptibles de donner un coup d'accélérateur à une structure documentaire à but non lucratif comme celle de la bibliothèque de l'E.N.S ?

- comment la mise en oeuvre de ces stratégies peut-elle nous aider à avoir une autre vision de gestion d'une structure qui intègre des technologies nouvelles ?

Pour répondre à ces préoccupations, nous avons estimé qu'il faille recourir aux stratégies de management et de marketing des systèmes d'information documentaire (SID). Ce sont ces deux stratégies nouvelles introduites récemment dans la gestion des bibliothèques qui vont nous guider tout au long de ce chapitre.

I. MANAGEMENT DES SID

1. L'aperçu sur le management des SID

Le management est en général défini comme une combinaison rationnelle des ressources, un processus spécifique consistant à l'activité de planification, de l'organisation, du suivi et de l'évaluation, un catalyseur qui couronne tout effort humain, un carrefour des connaissances, une science.

Selon l'encyclopédie libre Wikipédia (2011), le concept du « Management des Systèmes d'Information »^28(*) est apparu dans le milieu des années 60^[] aux États-Unis et quelques années plus tard en France.^[ Cette notion a cependant fortement évolué jusqu'à aujourd'hui où elle concerne non seulement le management des Technologies de I'Information mais aussi le " Management Information Systems ". Le management du système d'information est influencé par les recherches réalisées sur les structures des systèmes, et la conceptualisation de l'aide à la décision au niveau informatique. Au niveau gestion, le management du système d'information est influencé par le service de gestion de la qualité dans les entreprises.

Enfin, les économistes Robert Solow et Daniel Cohen ont montré que les systèmes d'information ne généraient de gains de productivité que s'ils étaient accompagnés de changements. Le changement dans les organisations est donc impulser par le management. Il s'impose comme une science tournée vers les techniques d'amélioration continue, mais aussi celle utilisant des méthodes et des outils.

1.1 Les méthodes

La stratégie management repose sur une analyse sérieuse des besoins du public. Il faut donc : - une définition explicite des objectifs,
- une programmation,
- des méthodes de gestion,
- des méthodes de conception et gestion de projets.

1.2 Les outils

Les outils de management dans une bibliothèque sont : un tableau de bord, des cahiers des charges, des indicateurs d'évaluation, des outils de finalisation (définition des objectifs) qui supposent une analyse et une planification stratégique pour chaque composante de la politique documentaire ( exemple : un plan de développement des collections, un plan de formation du personnel et des utilisateurs, un plan de numérisation du fonds etc.), des outils de contrôle et de suivi, des outils d'animation.

2. L'importance du management dans une structure documentaire

D'après Christine OLLENDORFF^29(*), le développement des bibliothèques publiques et d'enseignement et la diversification de leurs services en font désormais des organisations complexes mettant en oeuvre des ressources humaines, matérielles et financières importantes. Pour répondre aux exigences de l'heure et assurer la pérennité de leurs missions, les bibliothèques doivent plus que jamais développer une vision prospective, proposer des choix, préciser leurs objectifs communs et leurs objectifs propres, coopérer, rationaliser et contrôler leur gestion, évaluer et rendre compte de leurs résultats et de leurs performances. Telles sont les exigences du management documentaire.

En effet, l'application de stratégies management prône l'intégration des outils, des méthodes et les techniques d'une gestion moderne et une stratégie de service propre aux bibliothèques et centres de documentation. Le management public des bibliothèques, issu de ce rapprochement, vise ainsi à définir des stratégies cohérentes, appropriées et maîtrisées de développement. Il se fixe pour but de guider les gestionnaires des bibliothèques dans l'exercice quotidien d'une responsabilité dont ils connaissent les enjeux et les difficultés. Ces gestionnaires ne doivent cependant pas ignorer que le pilotage stratégique d'un service public, s'inscrit dans le cadre général de l'application des politiques publiques.

3. La mise en oeuvre pratique du management

La mise en oeuvre ou l'application du management dans une structure documentaire comme celle de l'E.N.S requiert du gestionnaire des dispositions et l'application d'un ensemble de stratégies appelées fonctions du management. Ce sont : la veille intellectuelle, les fonctions de direction, la fonction financière, la gestion du personnel, la fonction de production, la fonction de contrôle et la rédaction d'un bilan.

3.1 La veille intellectuelle

La veille intellectuelle permettra au responsable de la bibliothèque centrale de l'E.N.S d'anticiper et d'innover. L'anticipation consistera à faire un diagnostic afin de savoir quels sont les moyens dont dispose la structure, et que faudra-t-il développer. Elle permet également de savoir si les technologies de l'information sont suffisamment implantées à la bibliothèque. Elle permet en outre de savoir si le fonds documentaire répond à la demande des usagers, ou si les horaires doivent être revus. Elle permet par ailleurs de s'interroger sur la disponibilité du personnel. Elle permet enfin de faire le point des sources d'information utiles ainsi que les outils existants.

Quant à l'innovation elle permettra de faire face aux changements aux quels les structures documentaires sont dorénavant soumises. Elle permettra au gestionnaire de la bibliothèque de l'E.N.S de prévoir et de conduire les multiples changements qui interviennent dans le domaine de la documentation.

Cette veille, si elle est assurée par le responsable, lui permettra d'entreprendre et de faire face avec plus de sérénité aux changements.

3.2 La fonction de direction

Il peut paraître étonnant de parler de direction s'agissant d'un bibliothécaire, cependant il faut l'entendre dans le sens de pilote, de coordonnateur. L'autorité réelle du gestionnaire d'un SID dépend largement de ses capacités en matière :

- d'aide à la décision, c'est-à-dire proposer des orientations, - de gestion, - d'anticipation sur les besoins et les changements, - en matière intellectuelle.

Le pilotage stratégique doit englober deux aspects :

- le rôle d'aide à la décision auprès de l'autorité de tutelle ( analyse des besoins, proposer, formaliser les objectifs) ; - le rôle de responsabilité intellectuelle ( cohérence et coordination de la politique d'acquisition, mise en oeuvre de la dimension pédagogique, mise en oeuvre d'une politique culturelle, rôle de gestion administrative et des ressources humaines, rôle scientifique et technique de veille pédagogique).

C'est au bibliothécaire qu'appartient, par exemple, la définition précise des moyens nécessaires à la mise en oeuvre d'une politique ( exemple : le nombre de documents et le type de documents à acquérir pour répondre à un projet.)

Cette fonction ne doit pas être ramenée à des tâches subalternes. Le responsable d'une structure documentaire est donc une force de proposition.

3.3 La fonction financière

Le responsable de la bibliothèque de l'E.N.S doit avoir une autonomie financière propre. Pour cela, il doit prendre part à l'élaboration de son budget. Etant donné que c'est lui qui connait mieux les besoins, les charges et les difficultés liées à sa structure, il doit :

- avoir un pouvoir de décision dans la gestion de son budget, - exiger le reversement des prélèvements effectués pour le compte de sa structure sur les inscriptions des étudiants, - songer à rechercher des financements auprès des organismes pour financer ses projets, - veiller que son budget soit composé de fonds d'achat, de fonds d'entretien et de fonds d'investissement, - suivre les dépenses relatives aux travaux effectués dans sa structure.

Il doit donc veiller qu'il n'y ait pas d'acquis d'une année sur l'autre, c'est-à-dire faire exécuter entièrement son budget au cours de l'année académique, ainsi les moyens seront examinés en début de chaque rentrée.

3.4 La gestion du personnel

Le responsable de la bibliothèque de l'EN.S doit procéder à une organisation pratique et efficace du travail au sein de sa structure. Cela doit se faire à travers la répartition des tâches, la communication en entreprise, la motivation au travail, la formation des agents, la délégation du pouvoir et le climat de travail.

3.4.1 La répartition des tâches

Le responsable de la bibliothèque doit : - promouvoir l'organisation en équipes de travail, tous les secteurs ou services de la bibliothèque, - affecter à des tâches précises des agents qualifiés, et que l'exécution des tâches se fasse de manière rotative.

3.4.2 La communication

Le chef de service de la bibliothèque de l'E.N.S doit être un communicateur par excellence pour pouvoir : - développer la communication dans l'entreprise ; - favoriser la communication professionnelle verticale et horizontale, et tenir compte des communications informelles des agents ; - mettre en place un système de communication des appréciations et du mérite à l'attention du personnel ; - mettre en place un réseau interne de communication.

3.4.3 La formation des agents

Il doit : - mettre en place une politique de formation et de développement du personnel ; - développer et s'entendre sur des stratégies pour créer une organisation basée sur l'apprentissage et la formation continue ; - mettre en place un programme de développement des performances pour tout le personnel.

3.4.4 La motivation des agents

Le responsable de la bibliothèque doit : - développer l'esprit de travail en groupe et la notion d'équipe de travail, car si les conditions de travail du personnel sont améliorées, cela va favoriser sa motivation au travail ; - définir des critères et des moyens de motivation à l'endroit du personnel pour les inciter au travail.

3.4.5 La délégation du pouvoir et le climat de travail

Le gestionnaire de la bibliothèque doit déléguer certains de ses pouvoirs. En effet, lorsque les collaborateurs atteignent une certaine maturité, il faut déléguer le pouvoir de contrôle, c'est-à-dire qu'ils se contrôlent eux-même.

Aussi doit t-il rechercher des rapports fondés sur la confiance plus que sur l'autorité, sur le contrôle hiérarchique externe. Le chef obtient le résultat par ses collaborateurs, il doit avoir confiance en eux, et exercer des contrôles périodiques.

En outre, le responsable de la bibliothèque centrale de l'E.N.S doit instaurer et améliorer l'ambiance et le climat de travail. Car ceci renforce la cohésion entre les agents d'un service.

3.5 La fonction de production

Le gestionnaire de la bibliothèque de l'E.N.S, en bon manager, doit amener sa structure à passer du simple consommateur ou gestionnaire de collections, en un producteur de document. En effet, la bibliothèque de l'E.N.S doit élaborer des produits documentaires susceptibles d'aider les usagers et de mettre en valeur le fonds de l'unité documentaire. Ce sont les:

3.6 La fonction de contrôle

La fonction de contrôle en management documentaire consistera, pour le gestionnaire de la bibliothèque de l'E.N.S, à évaluer son système documentaire. Cette évaluation se fera par des mesures que sont : - mesure des résultats, des impacts ; - mesure de son dynamisme ; - mesure de l'équilibre de sa gestion ; - mesure de son utilité pédagogique ; - mesure de l'adéquation objectifs / moyens ; - mesure du capital humain ( indicateur de productivité du personnel.)

Ce qui sous-entend que les objectifs généraux et opérationnels ont été clairement définis. Cette fonction permet le recueil et le croisement des données, et conclut sur une évaluation des réalisations / objectifs. Pour mener à bien ce travail, il est préférable de créer des outils qui cadrent les objectifs, le travail, les activités, le temps passé, les résultats. Un outil efficace est le tableau de bord. Il n'y a pas de modèle général mais plutôt un cadre d'élaboration qui permet à chaque centre d'avoir un outil parfaitement adapté ou adaptable.

3.7 La rédaction de bilan

Le responsable de la bibliothèque selon une périodicité qu'il aura lui-même choisi doit rédiger un bilan. Ce bilan doit s'appuyer sur les statistiques relevées dans le courant de l'année, des questionnaires pour mesurer l'indice de satisfaction. Le responsable doit veiller à ce que le bilan soit facile à réaliser et que les données soient pertinentes, précises, actualisées.

3.7.1 Les objectifs d'un bilan

Ils permettent de :

- donner de la visibilité ; - rendre compte du rayonnement de la bibliothèque, de l'utilisation du budget, des indices de satisfaction ( ou d'insatisfaction) ; - aide à la décision ; - prévoir des améliorations nécessaires en fonction des résultats ; - faire une analyse prospective en terme de projet ; - établir une programmation.

3.7.2 Les éléments ou données

- le tableau de bord régulièrement renseigné et que l'on aura à commenter ; - les statistiques concernant les prêts, les acquisitions par support, par domaine, la fréquentation (chiffres bruts comparés, %) peuvent être fournies par le logiciel de gestion documentaire. Ce sont des données quantitatives ; - le suivi des lectures ou de la fréquentation des usagers : données qualitatives, y a t- il corrélation entre une fréquentation assidue et les résultats ( de fin d'année, comportement, intégration) ; emprunts occasionnels, réguliers, type de documents privilégiés ; il s'agit de comprendre pourquoi, ils viennent à la bibliothèque ; - les travaux de recherches, les relations avec l'environnement, à propos desquels on aura prévu les outils d'évaluation. - mesurer le rayonnement de la bibliothèque (questionnaire, évaluation en groupe),

3.7.3 Traitement des données :

- par tableau, suivant les composantes de la politique documentaire, les chiffres bruts doivent être accompagnés d'un pourcentage ; - par des graphiques : une courbe met en évidence des évolutions, l'histogramme des performances, les répartitions d'activités ;

3.7.4 La présentation :

- le rapport doit être clair et facile à lire et ne pas ressembler à un pavé. Il faut éviter le jargon documentaire ou l'accompagner d'une courte définition chaque fois qu'un terme spécialisé est irremplaçable ; - élaborer un plan simple, en suivant peut-être les différentes composantes de la politique documentaire d'ensemble ; - mettre en évidence " ce qui marche " et " ce qui ne marche pas " ; quelles améliorations possibles, quel projet correctif ? - conclure chaque partie du bilan ; - faire un bilan récapitulatif et une conclusion prospective sur ce qui doit être mis en oeuvre pour l'année ou les années à venir. - Le bilan doit faire 6 ou 7 pages maximum.

En somme, nous pouvons retenir que la stratégie management documentaire à travers ses techniques, ses méthodes et ses fonctions nous ont permis de faire des recommandations au responsable de la bibliothèque de l'E.N.S. Ces recommandations si elles sont prises en compte, pourront lui permettre de mieux organiser sa structure, mieux la diriger, mieux la planifier et mieux la contrôler. Cependant pour que cette structure atteigne l'objectif que nous nous sommes fixé c'est-à-dire pour qu'elle soit redynamisée, il faut adjoindre à cette stratégie celle du marketing.

II. MARKETING DES SID

1. L'aperçu sur le marketing documentaire

Selon le mémoire professionnel en ligne de Christian JOB^30(*), C'est dans les années 1970 que l'on a « osé » adapter le marketing aux organismes publics et/ou à but non lucratifs ; et c'est de 1975 que date l'ouvrage le plus important en la matière, celui de Philip Kotler : Marketing for non-profit organizations. C'est dans le cadre de cette évolution que le concept de marketing des services d'information et de documentation est né.

En effet, selon Marie de BUEIL^31(*), l'adaptation des techniques du marketing aux services documentaires a suscité une réelle réflexion dès le milieu des années 1980. Réjean SAVARD fut le premier francophone à promouvoir le marketing auprès des professionnels de l'information et à l'enseigner dans les formations de documentalistes et de bibliothécaires. Par un tableau^32(*), il a clarifié les différences entre l'approche marketing, centrée sur l'utilisateur, et l'approche classique, centrée sur le produit. Toute la différence tient dans le positionnement du service d'information: soit il se concentre sur sa production, soit il se tourne vers l'utilisateur en cherchant à coller au maximum à ses besoins.

Ce tableau a ensuite été repris par Jean-Michel SALAÜN et Eric SUTTER^33(*), qui donnent tous les deux à l'usager une position centrale. Mais Eric SUTTER se place dans une logique de marché, proposant une méthode applicable dans le cas de services d'information à vocation commerciale. Au contraire, Jean-Michel SALAÜN insiste sur la notion de service public et même plus largement de service rendu au public, et sur l'adaptation des techniques marketings hors du cadre commercial. C'est sur la méthodologie qu'il propose, applicable au plus grand nombre de services d'information, que nous nous appuierons pour la suite de notre étude. Mise au point dans son premier ouvrage en 1992, Jean-Michel SALAÜN a ensuite développé cette méthodologie avec Florence MUET en 2001.

2. Les grands principes du marketing documentaire

Le marketing documentaire, toujours selon Marie de BUEIL^34(*), se décline en cinq grands principes de base, établis par Jean-Michel SALAÜN dans son ouvrage Marketing des bibliothèques et des centres de documentation, puis repris et développés avec Florence MUET dans Stratégie marketing des services d'information - Bibliothèques et centres de documentation.

2.1 Une orientation utilisateur

Se tourner vers l'utilisateur, et non rester centré sur le produit, est à la base du marketing documentaire. Comme l'affirme Florence MUET, « le service de documentation doit s'adapter à son public et non l'inverse » : les prestations documentaires doivent donc être définies en fonction des besoins et non de ce qui est le plus simple ou le plus habituel de faire. Toute activité doit donc tendre vers l'utilisateur et évoluer selon ses besoins. Cette connaissance des besoins est à la base de la définition de toute offre de services et implique des capacités d'adaptation et de remise en cause régulière de ses pratiques.

2.2 Une adaptation à un contexte particulier

Si les utilisateurs occupent une place centrale dans la théorie marketing, il ne faut pas oublier que les services d'information ne sont pas indépendants mais rattachés à une structure particulière. Ils y ont un rôle bien défini et les choix qui seront faits doivent s'inscrire dans cette mission. Il faut autant prendre en compte l'organisme de rattachement du service que ses utilisateurs. Le service documentation doit alors « ajouter au « marketing aval » un « marketing amont », en direction de sa structure de rattachement.»

2.3 Une intégration du service documentaire dans son environnement

Ces deux premiers principes en impliquent un troisième : le service d'information doit s'intégrer dans son environnement. Cette intégration passe par la prise en compte des différents acteurs en jeu : les utilisateurs et l'organisme de rattachement bien sûr, mais aussi les documentalistes eux-mêmes, les partenaires du service d'information, ses tutelles. L'ensemble de ces acteurs constitue l'environnement du service d'information.

Cependant, cet environnement ne serait pas complet si l'on ne prenait pas en compte les « concurrents » du service d'information, c'est-à-dire les autres sources que peuvent utiliser les usagers, ou les prestataires auxquels ils peuvent faire appel.

2.4 Un contexte spécifique : les services

Il ne faut pas oublier que les centres de documentation ou encore les bibliothèques appartiennent au monde des services. L'utilisateur a donc une place centrale et co-produit le service. Nous avons choisi de ne cependant pas rentrer, ici dans les détails de la notion de service.

2.5 Une méthode d'aide à la décision

Le marketing documentaire peut être utilisé comme une méthode d'aide à la décision par le service d'information, lui permettant de procéder étape par étape pour monter une stratégie de développement et l'appliquer. On peut distinguer trois phases :

- une phase de diagnostic, qui consiste à déterminer les forces et faiblesses du service de documentation, ainsi que les opportunités et menaces liées à son environnement. Il s'agit de répondre à la question « qui suis-je ? » ; - une phase de définition de la stratégie, répondant à la question « que faire ? » et lors de laquelle est élaboré le plan de développement du service d'information ; - une phase opérationnelle, ou la réponse à la question « comment faire ? ». Cette phase finale est composée de l'élaboration des scénarios et actions marketing.

Ces trois phases vont être développées dans la partie suivante, méthodologie d'application des principes du marketing documentaire.

3. La méthodologie d'application des principes du marketing documentaire

La méthodologie marketing permet, en plusieurs phases structurées et successives, de mettre au point une stratégie de développement du service de documentation. C'est en effet en analysant d'abord l'existant, puis en ayant une meilleure connaissance de son public et son environnement que l'on peut ensuite se positionner de façon adéquate dans une organisation.

3.1 La phase de diagnostic

La phase de diagnostic est composée de plusieurs analyses, chacune permettant de dégager les forces et faiblesses du service d'information ou les opportunités et menaces portées par son environnement. C'est de l'ensemble de ces trois analyses : l'analyse interne, l'analyse externe, et l'analyse du public, que découlera le diagnostic.

L'analyse interne consiste en une analyse de l'existant. On peut distinguer trois axes d'analyse :

- Les moyens disponibles, qu'ils soient matériels (locaux, mobilier, fonds), humains (le personnel, ses qualifications, son expérience, ses savoir-faire, son âge, ses motivations) ou encore financiers (budget annuel, origine, destination).

- L'activité, c'est à dire les procédures utilisées dans le service : organisation, méthode de gestion, style de management. Il faut alors se demander quelle est l'interaction entre les usagers et les documentalistes, et quels sont les moyens utilisés.

- L'orientation du service d'information, c'est-à-dire les politiques et stratégies du service de documentation, ainsi que sa culture.

Cette analyse doit permettre de dégager les forces et faiblesses de chaque point, un diagnostic final permettant d'en faire la synthèse.

L'analyse externe concerne l'environnement du service d'information et va toucher les différents acteurs qui le composent : tutelles, fournisseurs, partenaires et concurrents. L'environnement comprend deux niveaux : un premier niveau directement fonctionnel, opérationnel (partenaires) et un environnement plus contextuel et régulateur (tutelles, contexte juridique, économique...).

L'analyse externe consiste alors à passer en revue le rôle de chaque acteur, en dégageant les opportunités et les menaces que ce rôle implique pour le service d'information. Les différents environnements : juridique, politique, économique, technologique, sociologique doivent également être passés en revue dans le même but. Un nouveau diagnostic pourra alors être dégagé pour mettre en valeur et synthétiser les opportunités et les risques, par type d'environnement étudié.

L'analyse du public consiste à savoir qui sont les utilisateurs, quels sont leurs besoins et leurs pratiques informationnelles. Elle passe par un recueil de données de gestion courante et par des enquêtes, sous forme d'observations, de questionnaires et d'entretiens collectifs et individuels.

Une fois le public et ses besoins connus, on peut le segmenter, c'est-à-dire le partager en groupes homogènes. Il faut alors tenir compte des différents types d'utilisateurs et de la réalité du service. Ce sont :

- les non-utilisateurs (exclus des circuits de l'information pour diverses raisons, ou par l'absence de besoin d'information, par rapport à l'offre ou à une situation donnée),

- les utilisateurs potentiels (personnes pouvant éventuellement être intéressées par le service d'information ; ne sachant pas où trouver l'information, ne l'utilisent donc pas),

- les utilisateurs supposés (personnes ayant des possibilités d'accès), - les utilisateurs réels ou véritables (personnes qui utilisent),

3.2 La phase de définition de la stratégie

Si la phase de diagnostic a permis de répondre à la question « qui suis-je ?», celle de définition de la stratégie va porter sur la définition des missions, c'est-à-dire « que faire ?». La première étape est la constitution de scénarios grâce aux résultats des analyses menées dans la phase précédente, c'est à dire les opportunités et menaces, forces et faiblesses dégagées. Il s'agit ici, selon Florence Muet, cité par Marie de BUEIL, d' « identifier les différentes stratégies potentielles par assemblages possibles de décisions marketing »^35(*).

La décision prise définira le positionnement de la structure documentaire, c'est-à-dire son offre de services, sa communication en direction de ses utilisateurs, et ses relations avec ses tutelles et partenaires. Le service d'information se sera donc positionné à la fois par rapport à son organisme de rattachement et aux solutions concurrentes, en répondant à la question « qui suis-je par rapport aux autres services ? » et surtout « qui voudrais-je être ? ». Il s'agit de mettre en valeur les spécificités du service d'information et ce qui fait sa valeur ajoutée. L'image du service, la façon dont il est perçu par ses usagers ou ses concurrents, « traduit en termes de représentation le positionnement » selon Jean Michel SALAÜN.

La définition du positionnement ne peut se faire sans le ciblage du public, c'est-à- dire le choix des usagers potentiels que l'on souhaite toucher. Traditionnellement, le marketing propose trois stratégies de ciblage différentes, reprises par Jean-Michel Salaün et Florence Muet, d'après Marie de BUEIL.

- le marketing indifférencié : proposer à tous le même service, accompagné de la même communication. Adaptée aux produits de masse et peu coûteuse, cette stratégie suppose un public très homogène ou trop nombreux pour que l'on puisse faire un découpage significatif.

- le marketing différencié : proposer un service particulier à chaque segment de public, chaque segment ayant une demande particulière. Ce type de marketing est très coûteux, et il est nécessaire de donner un ordre de priorité à chaque segment.

- le marketing concentré : ne servir qu'un seul segment, sur lequel on concentre tous ses efforts.

D'autre part, il faut néanmoins s'assurer que les décisions prises soient bien conformes à la mission du service de documentation ou de la bibliothèque. Jean-Michel SALAÜN distingue deux missions principales : l'aide à la décision, fondée sur la mise en avant de l'information en tant qu'accumulation de richesses, et la veille technologique, privilégiant l'accès à l'information plutôt que son accumulation. L'aspect technique ne doit pas interférer dans le choix des missions.

Ces décisions doivent également être raisonnables en termes de ressources, de nature et de volume de public, et permettre de définir des objectifs généraux portant sur trois points :

- l'usage du service de documentation (objectifs quantitatifs) ; - la satisfaction du public et l'image du service (objectifs qualitatifs) ; - la valeur ajoutée offerte par le service d'information (objectifs « intellectuels»)

3.3 La phase de mise en oeuvre

La phase de mise en oeuvre, c'est-à-dire application concrète de l'axe de développement choisi, se traduit par des actions marketing (communication, publicité...), par des choix technologiques et organisationnels, et par une nouvelle répartition des ressources.

La première étape est l'élaboration d'un plan marketing. Réjean SAVARD en a proposé un canevas en 1986, et Alfred ZEYL en a donné plusieurs exemples en 1991. A partir de ces exemples, Jean-Michel SALAÜN a défini la structure-type d'un plan marketing, composé de 7 éléments :

- un titre ; - un résumé ; - une analyse et un diagnostic ; - la définition d'une stratégie ; - une tactique, c'est-à-dire la mise en oeuvre envisagée et les moyens nécessaires ; - le budget ; - les procédures de contrôle.

Une fois le plan élaboré, le service de documentation va pouvoir fonctionner de façon plus rationnelle. Il reste ensuite à diffuser la nouvelle offre du service d'information. Eric SUTTER met en évidence trois conditions à remplir pour communiquer : « informer, faire connaître » ; « expliquer, pour faire passer » ; « motiver, pour être en relation avec.» Il s'agit de faire connaître, promouvoir et valoriser les nouvelles offres de services auprès des usagers.

Le marketing documentaire propose donc une stratégie complète permettant de repositionner un service. Or repositionner un service signifie le rendre dynamique et concurrent, c'est-à-dire un service prêt à relever les défis nouveaux en documentation.

Chapitre II: MOYENS DE REDYNAMISATION

Les moyens de redynamisation peuvent être perçus comme étant l'ensemble des ressources dont doit disposer la bibliothèque de l'E.N.S pour être moderne et compétitive. Pourtant ceux dont disposent la structure actuellement, parce qu'insuffisants et caduques, sont loin de lui permettre d'atteindre cet objectif.

Quels sont alors les moyens additionnels et modernes dont doit disposer la bibliothèque de l'E.N.S pour pouvoir être dynamique ?

Ce deuxième chapitre tout comme le premier de cette troisième partie se veut également le lieu de recommandations, mais cette fois ci de moyens.

Ces moyens, pour être en phase avec les techniques managériales et marketing précédemment évoquées, doivent se baser sur les ressources ou moyens matériels, humains, financiers, documentaires, technologiques et coopératifs.

La bibliothèque centrale de l'E.N.S d'Abidjan doit se doter d'un certain nombre de matériels. Cela concerne le local et les équipements.

I. MOYENS MATERIELS

1. Le local

L'E.N.S doit se doter d'une bibliothèque à la dimension de sa renommée et de ses objectifs. En effet l'école forme chaque année en moyenne 450 étudiants issus des concours directs et environ 200 pour les concours professionnels. Ce qui donne un total annuel de 650 « normaliens (nes) », en première année. Cet effectif en plus de celui des étudiants de deuxième année, estimé à 700 normaliens, donne un total de 1350 étudiants. Pourtant la salle de consultation ne dispose que de 50 places assises.

Aussi, la construction d'une nouvelle bibliothèque s'impose t-elle aux autorités de l'école pour plusieurs raisons :

D'abord, parce que le local qu'occupe aujourd'hui la bibliothèque n'est que transitoire. En effet, ce local transformé en bibliothèque de fortune est en réalité la salle de conférence et de réunion du département des sciences de l'éducation.

Ensuite, parce que la situation géographique du bâtiment abritant la bibliothèque n'est pas facile d'accès. C'est quasiment le dernier bâtiment de l'établissement avoisinant la clôture qui sépare l'E.N.S de l'amphithéâtre de criminologie. Surtout dans une école ou la signalétique n'existe pas.

En outre, parce que le personnel doit faire l'expérience enrichissante du passage de la bibliothèque classique à la bibliothèque numérique. C'est-à-dire avoir une structure unique qui gère à la fois la bibliothèque classique et la bibliothèque numérique (une bibliothèque hybride.)

Enfin, pour relever les nouveaux défis (LMD, cours à distance, SIGB) l'E.N.S doit se doter d'une structure qui tienne compte des mesures sécuritaires, et du bien être de son personnel. Car cela peut surprendre mais il faut savoir que la bibliothèque actuelle ne dispose pas d'extincteur, ni de porte « coup feu ». Tout comme les bureaux du personnel sont intercalés entre les rayonnages exposant ainsi les agents à la poussière et aux bactéries de tous genres.

2. Les équipements

2.1 Le matériel informatique

La Bibliothèque de l'E.N.S, doit s'équiper d'une cinquantaine d'ordinateurs repartis comme suite :

- dix (10) pour le personnel, qui vont lui permettre d'effectuer les tâches quotidiennes ; - quarante (40) pour les usagers afin d'effectuer les recherches en accédant aux ressources en ligne.

La structure documentaire de l'E.N.S doit disposer d'au moins cinq (5) imprimantes pour l'impression des affiches, des notes de service, des résultats de recherches des étudiants et de produits documentaires élaborés.

2.2 Le matériel de numérisation et de reprographie

L'unité documentaire doit acquérir au moins cinq (5) scanners de dernière génération pour la numérisation de ces collections, surtout la numérisation de la littérature grise produite par les étudiants et les enseignants chercheurs.

L'acquisition de deux photocopieurs serait d'une grande nécessité pour la structure, les ouvrages et surtout pour les usagers. Car en plus des moyens financiers que ceux-ci vont générer, les photocopieurs vont réduire la destruction des livres et éviter aux usagers de parcourir des mètres pour faire leurs photocopies.

2.3 Le matériel de diffusion de l'information

La bibliothèque de l'E.N.S doit s'équiper de ces deux types d'appareil pour permettre à ses usagers de visualiser et d'écouter les CD et les DVD qui sont aujourd'hui, des supports utilisés pour stocker et diffuser l'information. Surtout que de plus en plus l'on parle du livre électronique.

II. MOYENS HUMAINS

Les prestations de la bibliothèque centrale de l'E.N.S doivent être assurées par un personnel qualifié et compétent. Ce personnel doit être formé à l'usage des techniques et technologies moderne de gestion de bibliothèque. Il doit être en nombre suffisant et se composer d'un conservateur comme responsable, qui sera assisté par des assistants conservateurs. Ceux-ci pourront s'appuyer sur des bibliothécaires ou des assistants documentalistes, pour une meilleure exécution des tâches.

1. Le responsable

Le responsable de la bibliothèque doit être un conservateur de bibliothèque. Celui-ci doit être formé en techniques management et marketing. Il doit également connaitre et maitriser l'usage des TIC en bibliothèque. La maitrise de ces stratégies et moyens de gestion, feront de lui un meilleur manager, respecté de ses collaborateurs.

2. Les collaborateurs

Ceux-ci doivent être des assistant-conservateurs, des bibliothécaires ou documentalistes et des aide-bibliothécaires pour éviter les conflits de compétence. Aussi cela permettra t-il au responsable d'être à l'aise dans la répartition des tâches, et savoir qui doit faire quoi.

III. MOYENS FINANCIERS

Des moyens financiers conséquents doivent être alloués à la bibliothèque de l'E.N.S sous la forme de budget de fonctionnement. Ce budget lui permettra d'assurer ses missions et de relever les nouveaux défis en documentation. Il doit être géré par le responsable et reparti en budget d'équipement, en budget d'achat de documents et en budget d'entretien.

1. Le budget d'équipement

Il doit servir à pourvoir la bibliothèque en matériels de gestion. Ce sont entre autres l'outils informatique, les bureaux et fauteuils de bureaux, les catalogues.

2. Le budget alloué à l'achat des documents

Le budget alloué à l'achat des documents doit être fixé par le responsable de la bibliothèque avec l'aide de ses collaborateurs et non par le comité de direction comme c'est le cas. Il doit tenir compte des besoins documentaires de tous les départements des disciplines enseignées à l'E.N.S.

3. Le budget d'entretien

Le budget d'entretien servira à entretenir la bibliothèque. C'est-à-dire depuis le local en passant par le matériel d'équipement jusqu'aux ouvrages.

IV. LES MOYENS DE GESTION DOCUMENTAIRE

Pour être plus performant la bibliothèque de l'E.N.S doit se doter des outils de gestion conséquents susceptible de maintenir et d'attirer plus d'usager. Ce sont le fonds documentaire, les produits documentaires et les systèmes intégrés de gestion (SIGB)

1. Le fonds documentaire

La bibliothèque de l'E.N.S, vu les objectifs qui lui sont assignés, doit se doter d'un fonds documentaire attrayant. Ce fonds doit contenir à la fois des collections physiques, mais aussi des collections numériques et des collections en ligne.

Par ailleurs, la bibliothèque doit disposer d'un dépôt institutionnel. Cela concerne les travaux de recherches réalisés par les étudiants et les enseignants chercheurs qui doivent être collectés, numérisés et stockés dans une base de données. Ce sont entre autre les thèses, les mémoires, les rapports de stage produits par les enseignants et les étudiants de l'école.

2. Les produits documentaires

Pour une meilleure application de la stratégie marketing, la bibliothèque de l'E.N.S doit élaborer des produits documentaires de qualité et variés. Ce sont entre autres, les bibliographies, les bulletins bibliographiques ou de liaison, les bulletins de sommaires, les dossiers documentaires, les dossiers de presse, les DSI, les revues de presse, les synthèses documentaires.

3. Les systèmes intégrés de gestion (SIGB)

On parle de système intégré de gestion de bibliothèques (SIGB) quand toutes les fonctionnalités de gestion et de recherche des documents sont assurées par l'informatique ; le SIGB propose en effet une gestion intégrée de l'ensemble des fonctionnalités, les acquisitions, le catalogue et la recherche documentaire, le prêt, les statistiques, le bulletinage, voire le dépouillement des périodiques. Chaque fonction correspondant à un module. Cette intégration est un facteur d'économie de temps et d'efficacité dont la bibliothèque de l'E.N.S doit se procurer pour se repositionner.

V. MOYENS TECHNOLOGIQUES

1. L'Internet

L'internet peut être considéré dans une certaine mesure comme « la plus grande bibliothèque virtuelle au monde.» Il va s'en dire que de nos jours aucune structure documentaire ne peut fonctionner correctement sans cet outil de grande portée informationnelle.

2. Le site web et le Serveur

L'unité documentaire de l'E.N.S doit créer son site web pour se fait connaitre sur le plan local et dans tout le monde. Elle doit également disposer d'un serveur distant pour sauvegarder ses données et se mettre ainsi à l'abri de tout désagrément.

VI. MOYENS DE COOPERATION INTERBIBLIOTHEQUE

La redynamisation de la bibliothèque de l'E.N.S ne peut se faire sans qu'elle n'intègre un réseau documentaire, ou que son personnel n'adhère pas à une association de professionnels des sciences de l'information.

1. Les réseaux interbibliothèques

Un réseau interbibliothèques peut être définit comme un cadre mettant en relation des unités documentaires ayant les mêmes objectifs. Ainsi la bibliothèque de l'E.N.S peut intégrer un réseau incluant toutes les structures documentaires des Ecole Normales Supérieures de la sous régions, par exemple.

2. Les associations des professionnels des sciences de l'information

La bibliothèque de l'E.N.S doit adhérer à la Fédération Internationale des Associations de Bibliothécaires et des Institutions (IFLA.) Quant à son personnel il doit s'adhérer et prendre part aux activités de l'Association Internationale Francophone des Bibliothécaires et des Documentalistes (AIFBD.)

CONCLUSION

Notre sujet : « Stratégies et moyens de redynamisation de la bibliothèque centrale de l'Ecole Normale Supérieure d'Abidjan (E.N.S.) » s'inscrit dans le cadre de la problématique générale de redynamisation de cette structure de haute portée éducative et pédagogique.

Ainsi, notre étude se veut une analyse des stratégies et moyens actuels de gestion utilisés dans cette bibliothèque, en vue de faire des recommandations d'autres stratégies et moyens pour la rendre plus dynamique.

En effet, le repositionnement d'une bibliothèque d'enseignement comme celle de l'E.N.S passe par une application de techniques et de moyens efficaces et modernes en documentation pour la rendre plus compétitive. La bibliothèque étant un outil pédagogique par excellence, elle doit passer de la gestion classique à la gestion numérique. C'est pourquoi elle doit intégrer dans sa gestion, non seulement les Technologies de l'Information, mais aussi les stratégies de management et de marketing.

Cependant, il nous a été donné de constater sur le terrain que les moyens et stratégies utilisés à la bibliothèque sont insuffisants et dépassés, vu l'évolution des techniques de la documentation et les nouveaux défis à venir. Signalons, par ailleurs, qu'à la fin de notre étude, l'ensemble de nos hypothèses de départ ont trouvé justification.

En fait, la bibliothèque centrale est confrontée à une série de difficultés telles que le manque de ressources financières, le pillage de ses équipements pendant la crise postélectorale, et sa trop grande dépendance vis-à-vis de l'administration.

Il ya également le manque de motivation, l'exiguïté de ses locaux et le manque de produits documentaires de qualité pour retenir les usagers.

Aussi, ressort-il de cette étude que la politique de gestion de la bibliothèque centrale de l'E.N.S ne s'appuie pas sur les techniques managériales et marketing qui sont devenues presqu'incontournables dans les SID.

De plus, la non actualisation du fonds ne permet pas à la bibliothèque de fournir des prestations de qualité aux usagers. Cette situation ne manque pas de dépeindre sur le taux de fréquentation de l'unité documentaire.

Mais à travers la prise en compte des différentes recommandations, la bibliothèque centrale de l'E.N.S pourra être redynamisée et devenir compétitive afin de remplir sa mission qui est l'appuie pédagogique à la formation des normaliens. Ce sont en substance : la construction d'une nouvelle bibliothèque, la dotation de moyens conséquents, l'intégration de technologies nouvelles. Et surtout l'application de stratégies management et marketing, sans oublier l'entrée en réseaux avec les bibliothèques « soeurs » des autres E.N.S. de la sous région, ainsi que la motivation de son personnel.

BIBLIOGRAPHIE

1. KAMATE, Banhouman André. Elément didactiques pour réussir le mémoire et rapport de stage de la rédaction à la soutenance. Abidjan : SEPRI, 2005. 71p.

2. GRAWITZ, Madeleine. Méthodes des sciences sociales. 10è ed. Paris : DALLOZ, 1996. 920p.

3. N'DA, Paul. Méthodologie de recherche: de la problématique à la discussion des résultats. 3è ed. rev. compl. Abidjan : EDUCI, 2006. 160p.

3. ROBERT, Paul. Le nouveau Petit Robert : dictionnaire alphabétique et analogique de la langue. nouv. éd. (texte remanié. et amplifié). Paris : nouvelle édition millésime, 2007. 2838p.

4. ROBERT, Paul. Le Petit Robert 1 : dictionnaire alphabétique et analogique de la langue. nouv. éd. rev. cor. mis à jour. Paris : Les dictionnaires le Robert, 1988. 2172p.

LEFEBVRE, Gérard. Savoir gérer, savoir décider. Paris : éd. de l'homme, 1977. 259p.

MONCHAU, Nadine. Informatiser sa documentation : des choix adaptés à ses moyens. Paris : IBISCUS/ RIMO/ INADES, 1995. 205p.

1. ADON, Amon Benjamin. Intérêt du management et du marketing dans les structures documentaires. 21p.

2. ASSOCIATION DES BIBLIOTHECAIRES FRANÇAIS. Le Métier de Bibliothécaire. Paris: Cercle de la librairie, 1996. 527p.

3. ASSOCIATION FRANCAISE DES DOCUMENTALISTES ET BIBLIOTHECAIRES SPECIALISES. Manuel du bibliothécaire documentaliste dans les pays en développement. 2èd.rev.mis à jour. Paris : PUF, 1977. 460p.

CHAUMIER, Jacques. Travail et méthodes du documentaliste : pour une exploitation optimale de l'information. Paris : éd. ESF, 1993. 176p.

GUINCHAT, Claire ; SKOURI, Yolande. Guide pratique de techniques documentaires : vol 2. Traitement de l'information. nouv. éd. rev. Vanves : Edicef ; Aupelf / Uref, 1996. (Universités francophones). 303p.

BAKAYOKO, Bourahima. Internet en Côte d'Ivoire : quels enjeux pour le développement de l'information scientifique ?. in Jeune Afrique Economie, n°173, nov. 1993.

DONABEDIAN, A. Explorations in Quality Assessment monitoring, vol. 1: The Definition of Quality and Approaches to Its Assessment, Ann Arbor, MI: Health Administration Press, 1980. 210p.

TORRES, Ingrid. Représentation et perception du marketing par les professionnels de l'information et documentation. In : Documentaliste-Sciences de l'information, février 2004, volume 41, n° 1, p.26-33.

1. ATTA, Adou Jean-Constant. La contribution de la bibliothèque centrale de l'ENS à la formation des normaliens. Abidjan : EFAC/ INSAAC, 2005. 86p.

2. DJAH, Armand Josué. Evaluation des besoins et du niveau de satisfaction des usagers de la bibliothèque centrale de l'E.N.S. Abidjan : EFAC/ INSAAC, 2010. - 118 p.

3. KONAN, Béclomé Ahou Nina Charlotte. La bibliothèque centrale de l' E.N.S, un appui à la promotion de la formation par compétences. Abidjan : EFAC/ INSAAC, 2009.

BECHIR, Brahmi. Impact de l'approche managériale sur la performance organisationnelle en matière de la gestion des connaissances dans le secteur de la haute technologie. [en ligne]. Mémoire. Montréal. Université du Quebec, 2008, 193 p. disponible sur < http://www.archipel.uqam.ca/1457/01/M10524.pdf.> (consulté le 09 Avril 2011 à 09h 11 min.)

JOB, Christian. Marketing documentaire et web 2.0. [en ligne]. Mémoire professionnel. Paris. Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne de Paris, 2009, 60 p. disponible sur < http://www.memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/47/30/12/pdf/MEM_JOB_NEW.pdf. > (consulté le 18 juillet 2011 à 13h 15 min.)

OLLENDORFF, Christine. Management des bibliothèques académiques : une approche organisationnelle selon une méthodologie constructiviste. [en ligne]. Travail de recherche. Paris. Ecole nationale supérieure des arts et métiers de Paris, (s.d.) 10 p. disponible sur < http://halshs.archivesouvertes.fr/docs/00/06/20/59/PDF/sic_00000057.pdf> (consulté le 15 mai 2011 à 17h15 min.)

TABLE DES MATIERES

DEDICACE 4 REMERCIEMENTS 5 SOMMAIRE 6 LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS 7 AVANT- PROPOS 8

INTRODUCTION 9 1. La présentation du sujet 9 2. La justification du choix du sujet 9 3. La problématique de recherche 10 4. Les hypothèses de recherche 11 5. Les objectifs 12 5.1 L'objectif général 12 5.2 Les objectifs spécifiques 12 6. L'approche conceptuelle 12 6.1 Les stratégies 12 6.2 Le management 13 6.2.1 Management du système d'information documentaire 13 6.3 Le marketing 13 6.3.1 Le marketing documentaire 14 6.4 Les moyens 14 6.5 La redynamisation 15 6.6 La Bibliothèque 15 6.6.1 Les bibliothèques d'enseignement 15 7. La revue de littérature 16 7.1 Les écrits théoriques 16 7.2 Les écrits empiriques 17 8. La méthodologie 19 8.1 La méthode d'analyse 19 8.2 Les techniques de recherche 20 8.2.1 La recherche documentaire 20 8.2.2 L'observation directe 21 8.2.3 L'entretien 21 9. L'annonce du plan 21

Chapitre I : GENERALITES SUR L'E.N.S 23 I. LOCALISATION ET HISTORIQUE 23 1. La localisation 23 2. L'historique 23 II. STATUT JURIDIQUE ET MISSIONS 24 1. Le statut juridique 24 2. Les missions 25

III. APERÇU DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE 25 1. La Direction générale 25 2. Les Sous-directions 26 2.1 La sous-direction des Affaires Administratives et Financières 26 2.2 La sous-direction des Appuis Pédagogiques et des Ressources Informatiques 26 2.3 La sous-direction de la Formation Initiale 27 2.4 La sous-direction de la formation continue 27 2.5 La sous-direction de la Production et de la Recherche en Education 28

I. LOCALISATION ET HISTORIQUE 29 1. La localisation 29 2. L'historique 29 II. MISSIONS 31 1. Le rôle éducatif 31 2. Les missions pédagogiques 32 III. ACTIVITES 31 1. Les activités de conservation 31 1.1 La mise en place d'un système de conservation 31 1.2 La mutation du système de classification 32 2. Les activités de recherche 32 2.1 La recherche de l'information 32 2.2 La formation à la recherche documentaire 33 IV. APERCU DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET DU FONCTIONNEMENT 33 1. La cellule acquisition 33 2. La cellule traitement et inscription 34 3. La cellule informatisation et recherches informatisées 34 4. La cellule accueil et communication 35 V. FONDS DOCUMENTAIRE 35 1. Le fonds de l'E.N.S. 35 2. Le fonds de l'université de vacances 36

Chapitre I : STRATEGIES DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE 38 I. STRATEGIE DE GESTION ADMINISTRATIVE 38 1. La stratégie menée auprès des autorités 38 2. La stratégie menée auprès de l'autorité de tutelle 38 II. STRATEGIE DE GESTION FINANCIERE 39 1. Le budget de fonctionnement 39 2. Les fonds générés par la structure 39 III. STRATEGIE DE GESTION DU PERSONNEL 40 1. Le recrutement du personnel 40 2. La gestion du personnel 40 2.1 La répartition des tâches 40 2.2 La promotion des agents 41 2.3 La communication 41 2.4 La formation des agents 42 IV. STRATEGIE DE GESTION DES DOCUMENTS 42 1. L'acquisition 43 1.1 Les achats 43 1.2 Les dons 43 2. Le traitement 44

Chapitre II : MOYENS DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE 45 I. RESSOURCES HUMAINES 45 1. Les professionnels 45 2. Le contractuel et la secrétaire 46 2.1 Le contractuel 46 2.2 La secrétaire 46 II. RESSOURCES FINANCIERES 46 1. Le budget alloué à l'achat des documents 46 2. Le budget de fonctionnement 47 III. RESSOURCES MATERIELLES 47 1. Les locaux 47 1.1 Le local abritant la Bibliothèque centrale 47 1.2 Le local abritant la future bibliothèque numérique 48 2. Les équipements 48 2.1 Le matériel informatique 48 2.2 Le matériel de diffusion de l'information 49 IV. RESSOURCES DOCUMENTAIRES 49 1. Le fonds documentaire 49 2. Les documents non traités 49

Chapitre I : STRATEGIES DE REDYNAMISATION 52 I. MANAGEMENT DES SID 52 1. L'aperçu sur le management des SID 52 1.1 Les méthodes 53 1.2 Les outils 54 2. L'importance du management dans une structure documentaire 54 3. La mise en oeuvre pratique du management 55 3.1 La veille intellectuelle 55 3.2 La fonction de direction 56 3.3 La fonction financière 56 3.4 La gestion du personnel 57 3.4.1 La répartition des tâches 57 3.4.2 La communication 58 3.4.3 La formation des agents 58 3.4.4 La motivation des agents 58 3.4.5 La délégation du pouvoir et le climat de travail 59 3.5 La fonction de production 59 3.6 La fonction de contrôle 60 3.7 La rédaction de bilan 60 3.7.1 Les objectifs d'un bilan 61 3.7.2 Les éléments ou données 61 3.7.3 Traitement des données 61 3.7.4 La présentation 62 II. MARKETING DES SID 63 1. L'aperçu sur le marketing documentaire 63 2 Les grands principes du marketing documentaire 64 2.1 Une orientation utilisateur 64 2.2 Une adaptation à un contexte particulier 64 2.3 Une intégration du service documentaire dans son environnement 65 2.4 Un contexte spécifique : les services 65 2.5 Une méthode d'aide à la décision 65 3. La méthodologie d'application du marketing documentaire 66 3.1 La phase de diagnostic 66 3.1.1 L'analyse interne 66 3.1.2 L'analyse externe, ou analyse de l'environnement 67 3.1.3 L'analyse du public 67 3.2 La phase de définition de la stratégie 68 3.3 La phase de mise en oeuvre 70

Chapitre II: MOYENS DE REDYNAMISATION 72 I. MOYENS MATERIELS 72 1. Le local 72 2. Les équipements 73 2.1 Le matériel informatique 73 2.1.1 Les ordinateurs 73 2.1.2 Les imprimantes 74 2.2 Le matériel de numérisation et de reprographie 74 2.2.1 Les scanners 74 2.2.2 Les photocopieurs 74 2.3 Le matériel de diffusion de l'information 74 2.3.1 Télévision et lecteur CD et DVD 74 II. MOYENS HUMAINS 75 1. Le responsable 75 2. Les collaborateurs 75 III. MOYENS FINANCIERS 75 1. Le budget d'équipement 76 2. Le budget alloué à l'achat des documents 76 3. Le budget d'entretien 76 IV. LES MOYENS DE GESTION DOCUMENTAIRE 76 1. Le fonds documentaire 76 2. Les produits documentaires 77 3. Les systèmes intégrés de gestion (SIGB) 77 V. MOYENS TECHNOLOGIQUES 78 1. L'Internet 78 2. Le site web et le Serveur 78 VI. MOYENS DE COOPERATION INTERBIBLIOTHEQUE 78 1. Les réseaux interbibliothèques 78 2. Les associations des professionnels des sciences de l'information 79

ANNEXES

ANNEXE III : Tableau récapitulatif du fonds documentaire de la bibliothèque centrale de l'Ecole Normale Supérieure d'Abidjan

ANNEXE IV : Tableau sur la différence entre le marketing centré sur l'utilisateur et celui centré sur le produit

Ce questionnaire d'entretien vous est adressé dans le but de connaitre les stratégies et moyens de gestion que vous souhaitez utilisez pour repositionner votre structure documentaire. Cet entretien s'inscrit dans le cadre de notre mémoire de fin de cycle en bibliothéconomie dont le sujet est : « stratégies et moyens de redynamisation de la bibliothèque centrale de l'E.N.S. »

1) Utiliser vous des stratégies dans le cadre de la gestion de votre bibliothèque ? Si oui, lesquelles ?

2) Ces stratégies sont-elles efficaces pour rendre votre bibliothèque dynamique ? Si non avez-vous envisagé d'autres stratégies pour atteindre ce but ?

3) Avez-vous entendu parler du management et marketing des Systèmes d'Information Documentaire (SID) ? Si oui qu'en pensez-vous ?

4) Souhaitez-vous les appliquer dans la gestion de votre unité documentaire ? Si oui comment ?

5) Pensez-vous que leur application peut contribuer à redynamiser votre bibliothèque ? Justifier votre réponse.

1) Quels sont les moyens que vous utilisez dans le cadre de la gestion de votre bibliothèque ? Décrivez-les.

2) Sont-ils suffisants pour redynamiser votre structure documentaire ? Si non, avez-vous envisagé l'acquisition d'autres moyens plus adéquats ?

3) Utilisez-vous les technologies de l'information dans la gestion de votre bibliothèque ? Si oui lesquelles ?

5) Pensez-vous qu'elles sont appliquées convenablement à l'effet de pouvoir contribuer à redynamiser votre bibliothèque ? Si non, justifier votre réponse.

Ce questionnaire d'entretien vous est adressé dans le but de connaitre les stratégies et moyens de gestion que vous souhaitez voir utiliser pour repositionner votre structure documentaire. Cet entretien s'inscrit dans le cadre de notre mémoire de fin de cycle en bibliothéconomie dont le sujet est : « stratégies et moyens de redynamisation de la bibliothèque centrale de l'E.N.S. »

1) Des stratégies sont-elles utilisées dans le cadre de la gestion de la bibliothèque ? Si oui, lesquelles ?

2) Ces stratégies sont-elles efficaces pour rendre la bibliothèque dynamique ? Si non avez-vous recommandé d'autres stratégies au responsable pour y parvenir ?

3) Avez-vous entendu parler du management et marketing des Systèmes d'Information Documentaire (SID) ? Si oui qu'en pensez-vous ?

4) Souhaitez-vous qu'il soit appliqué dans la gestion de l'unité documentaire dans la quelle vous exercez ? Si oui comment ?

5) Pensez-vous que leur application peut contribuer à redynamiser la bibliothèque ? Justifier votre réponse.

1) Quels sont les moyens qui sont utilisés dans le cadre de la gestion de la bibliothèque ? Décrivez-les.

2) Sont-ils suffisants pour redynamiser la structure documentaire ? Si non, avez-vous suggéré au responsable l'acquisition d'autres moyens plus adéquats ?

3) Les technologies de l'information sont-elles intégrées dans la gestion de la bibliothèque de l'E.N.S ? Si oui lesquelles ?

5) Pensez-vous qu'elles sont appliquées convenablement à l'effet de pouvoir contribuer à redynamiser la structure ? Si non, justifier votre réponse.

ANNEXE III : Tableau récapitulatif du fonds documentaire de la bibliothèque centrale de l'Ecole Normale Supérieure d'Abidjan

Fonds	Livres et usuels	Rapports de stage	Mémoires et Thèses	Dossiers pédagogiques	Encyclopédies Electroniques	Docs. sonores	Docs. Audio-visuelle	Nombre Total
Fonds de l'E.N.S	7 000	678	2434	484	- Microsoft Encarta 2008 - Encyclopédie Universalise 9 - Wikipédia	193	06	10 594
Fonds de l'UNIVAC	471	-	179	-	-	-	-	650
Total	7471	678	2613	484	-	193	06	11 244

ANNEXE IV : Tableau sur la différence entre le marketing centré sur l'utilisateur et celui centré sur le produit

Différences entre l'approche produit et l'approche marketing en milieu documentaire : Point de départ	Approche produit	Approche marketing
Attitude face aux clients :	Ils doivent se satisfaire du produit offert.	Le SID* doit toujours s'ajuster à leurs besoins.
Approche face aux clients :	On attend que les clients se présentent.	On va au devant des clients.
Relation avec les clients :	Instrumentale (la plus brève possible).	Relation d'aide et ouverte.
Délai pour l'obtention d'un service / produit :	Dépend des services techniques et acquisitions.	Dépend des besoins des clients.
Offre d'un service / produit :	Limitée à ce qu'on trouve sur place.	Ouverte sur l'extérieur et selon l'approche réseau.
Innovation :	Sert surtout à baisser les coûts de production.	Doit permettre de mieux servir les clients.
Attitude face aux services / produits :	Le SID* offre ce qu'il produit, sans plus.	Le SID* s'efforce de produire ce qu'il doit offrir.
Evaluation du besoin d'information :	Limitée : en termes de documents imprimés surtout.	Large : en termes d'information (audiovisuel, etc.).
Rétroaction face au service offert :	En fonction de l'efficience interne surtout.	En fonction de l'efficacité par rapport aux clients surtout.

La bibliothèque est à la fois un espace culturel et un outil de recherche par excellence au service d'une institution. De ce fait son importance dans une administration à vocation surtout pédagogique, n'est plus à souligner au regard des fonctions qui lui sont dévolues.

Pour continuer à assumer ses fonctions classiques tout en s'adaptant aux mutations qui interviennent en documentation, la bibliothèque doit intégrer dans sa gestion des stratégies nouvelles. Elle doit également se doter de moyens conséquents, pour relever les nouveaux défis en science de l'information documentaire.

C'est dans cette perspective que s'inscrit ce mémoire de fin de cycle effectué à la bibliothèque centrale de l'Ecole Normale Supérieure (E.N.S) d'Abidjan.

Notre étude vise donc à montrer l'importance des stratégies et moyens de gestion dans une bibliothèque, en vue de sa redynamisation et de son repositionnement.

* ² ADON, Amon Benjamin.- Intérêt du management et du marketing dans les structures documentaires.- p. 5

* ⁵ ROBERT, Paul.- Le Nouveau Petit Robert : dictionnaire alphabétique et analogique de la langue.- p. 2438

* ⁸ Idem.- Le Nouveau Petit Robert : dictionnaire alphabétique et analogique de la langue.- p. 1540

* ⁹ TORRES, Ingrid.- Représentation et perception du marketing par les professionnels de l'information et documentation.- p. 26-33.

* ¹⁰ Idem.- Le Petit Robert 1 : dictionnaire alphabétique et analogique de la langue.- p. 1240

* ¹³ KAMATE, André Bahouman.- Eléments didactiques pour réussir le mémoire et le rapport de stage : de la rédaction à la soutenance.- p.24

* ¹⁴ N'DA, Paul.- Méthodologie de recherche : de la problématique à la discussion des résultats.- p. 75

* ¹⁵ Association des Bibliothécaires Français.- Le métier de bibliothécaire.- p. 323

* ¹⁶ AFDBS.- Manuel du bibliothécaire documentaliste dans les pays en développement.- p. 123

* ²⁰ SAVARD, Réjean (premier francophone à promouvoir le marketing auprès des professionnels de l'information)

* ²¹ N'DA, Paul.- Méthodologie de recherche : de la problématique à la discussion des résultats.- p. 74

* ²⁴ Annexes III et IV (Guides d'entretien auprès du responsable et de ses collaborateurs)

* ²⁵ Annexe I (Tableau récapitulatif du fonds documentaire de la bibliothèque de l'E.N.S)

* ²⁶ Mode de communication d'un groupe d'individu ayant en commun des intérêts amicaux ou professionnels

* ²⁷ Annexe V (Facture qui précède celle dite définitive, dans le processus de commande de livres)

* ³² Annexe II (Tableau sur la différence entre le marketing centré sur l'utilisateur et celui centré sur le produit)

* ³³ SALAÜN, Jean-Michel ; SUTTER, Eric (Principaux auteurs français à travailler sur le marketing documentaire)