II. LANCEMENT DU PROJET DE MISE EN PLACE DU NOUVEAU
ERP
Dans le cadre du processus du système de management de
l'innovation, dont je suis le responsable, qui est instauré dans la
société BI et subventionné par le GIZ11 en
termes de mis à disposition d'un expert dans le domaine et en terme de
formation en relation avec le management de l'innovation, on a
10 Formation en ITIL Foundation v3 en juin 2013 et Formation en
PMP-PMI en début juillet 2013
11 Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit
est l'agence de coopération internationale allemande pour le
développement
D.E.S. en Management des Systèmes d'Information IACE -
ICHEC Entreprises - 2013
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D.E.S. en Management des Systèmes d'Information IACE -
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élaboré la charte du projet et un document qui
lui est complémentaire qui est le tableau de cahier des charges
fonctionnel qui ont servi au lancement du projet de mise en place du nouveau
ERP.
Avant d'entamer la présentation de la démarche
à suivre pour ce projet il est nécessaire de rappeler qu'un
projet peut être défini en tant qu'un « processus unique
qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et
maîtrisées comportant des dates de début et de fin,
entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences
spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts
et de ressources »12. Il peut être aussi
défini en tant qu'une «entreprise temporaire visant à
créer un produit et/ou un service unique »13.
Tout projet suit un cycle de vie composé de plusieurs
phases en fonction de la nature du projet et de la démarche entreprise
par l'équipe du projet. Le Project Management Institute définie
le cycle de vie de projet en tant qu'une « série de phases que
le projet traverse depuis son démarrage jusqu'à sa clôture
» et que ces phases sont « un ensemble d'activités du
projet liées logiquement et qui aboutit à l'achèvement
d'un ou plusieurs livrables »14.
Graphique 4: Cycle de vie de projet
Le lancement du projet de mise en place du nouveau ERP pour la
société BI s'est basé sur une préparation qui
consiste à une pré-analyse sur laquelle s'est basée la
charte de projet.
1. Pré-analyses
La préparation de la charte du projet et du cahier des
charges fonctionnel qui seront détaillé par la suite a
été non seulement basée sur les références
et compétences présentés dans la page introductive du
présent chapitre mais aussi sur la base du rapport d'audit de
l'organisation mené par un cabinet spécialisé (cité
dans le chapitre précédent), sur la base des audits internes des
dernières années (qualité ISO 9001-2008) et sur les
différents besoins exprimés par les utilisateurs sous forme de
demandes destinés au service système d'information pour mettre
à leurs dispositions de nouvelles fonctionnalités au niveau de
l'ERP qu'ils utilisent.
12 La norme ISO 10006-2003, Organisation Mondiale de
Normalisation.
13 PMBOK 5ème édition, PMI.
14 Idem.
13
Toutes ces informations et toutes les connaissances
cumulé à propos du gap entre ce qu'il offre l'ERP existant et les
besoins métiers des utilisateurs et plus généralement des
processus de la société ont permet de formuler une
pré-analyse qui justifie la nécessité de mettre en place
le nouveau ERP. Cette pré-analyse a été appuyée par
la disponibilité des ressources informatiques nécessaire du faite
de la mise à niveau du système d'information. Les raisons pour
lesquelles le choix pour un nouveau ERP qui sont listées dans la partie
introductif du présent chapitre font aussi partie de cette
pré-analyse.
2. La charte du projet
La charte du projet selon le Project Management Institute est
« un document émis par l'initiateur ou le commanditaire du
projet, qui en autorise formellement l'existence et donne autorité au
chef de projet pour affecter des ressources de l'organisation aux
activités de ce projet»15. La charte de projet est
aussi un document qui « peut être créé par le chef
de projet, mais délivré par le sponsor dans le processus de
lancement. Il définit les exigences de haut niveau pour le projet
»16
La charte du projet développée pour le projet
de mise en place du nouveau ERP, dont une copie en annexe17 et dont
l'appellation est « note de cadrage », a défini les enjeux de
ce projet, ses objectifs en termes de rentabilité, qualité,
budget et délais, son périmètre ainsi que sa cible, ses
principales étapes, ses principaux livrables, son organisation, ses
principaux risques et enfin ses facteurs clés de succès.
3. Le tableau du cahier des charges
fonctionnel
Le tableau du cahier des charges fonctionnel qu'on a
élaboré n'est pas le cahier des charges fonctionnel de l'ERP
à mettre en place mais plutôt un tableau qui est relatif au projet
même. En d'autres termes, c'est un document qui vient compléter la
note de cadrage du projet pour constituer ensemble la charte de projet. Tel
qu'il est en annexe18, ce tableau décrit le besoin
fondamental auquel répondra le projet et présente un tableau,
comme son nom l'indique, qui a pour entête les fonctions principales
attendues du projet, ses sous fonctions, les critères ou attentes, les
moyens de mesure et de test, la flexibilité des fonctions et enfin la
tolérance des critères.
Les critères ou attentes définissent l'axe de
performance requise par fonction et qui sera mesurée, après mise
production de l'ERP, moyennant les critères de mesure et de test qui lui
sont relatifs pour vérifier si les objectifs fixés pour chaque
fonction du projet est bien rempli ou non.
Les principales fonctions attendues de ce projet sont sa
rentabilité, une meilleure performance des processus couvert par l'ERP,
une bonne qualité de l'information qu'il fournit et la
sécurité contre la perte de l'information qu'il traite et en
termes d'accessibilité. Ces quatre fonctions sont bien
détaillées au niveau des sous-fonctions.
15 PMBOK 5ème édition, PMI.
16 PM Crash Course for IT Professionals, Rita Mulcahy.
17 Annexe 4 : Note de cadrage du projet de mise en place du
nouveau ERP
18 Annexe 5 : Tableau du cahier des charges fonctionnel du projet
de mise en place du nouveau ERP
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