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Conception et réalisation d?un système d'inscription en ligne dans les institutions universitaires: Cas de l'UCBC/Beni.

( Télécharger le fichier original )
par Paluku Vagheni Aloys
Université Chrétienne Bilingue du Congo -  2014
  

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I.2.2. INSCRIPTIONS DANS LES UNIVESRITES DE LA RDC19

L'inscription, c'est juste un enregistrement sur un document ou autre support (d'un nom ou d'une mention) en vue d'une adhésion. C'est ainsi que, pour l'adhésion d'un candidat dans les universités et institutions supérieures Congolaises, plusieurs exigences sont mises en place par le ministère d'enseignement supérieure et universitaire.

En effet, le processus d'inscription dans les institutions universitaires, est la première et incontournable voie par laquelle tout étudiant doit passer pour commencer son parcourt universitaire. Ainsi, la qualité d'étudiant s'obtient soit par la confirmation pour les nouveaux étudiants, soit par le renouvellement de l'inscription pour les étudiants des classes montantes.

La confirmation ou le renouvellement de l'inscription se fait par le paiement des frais d'études et sont sanctionnés par la remise d'une carte d'étudiant. Cette carte donne l'identité de l'étudiant (nom, et post-noms, lieu et date de naissance, sexe) ; elle porte sa photo, indique son numéro matricule et l'année d'étude dans laquelle il est inscrit.

Cependant, voici quelques exigences et modalités relatives à l'inscription, que le ministère d'enseignement supérieur et universitaire prévoit dans le Vade-mecum du gestionnaire d'une institution d'enseignement supérieur et universitaire.

1. Enregistrement des candidatures

Les étudiants désireux de s'inscrire, adressent directement leur demande à l'établissement conformément au formulaire d'inscription qui sera présenté en annexe. Ainsi, le candidat a la possibilité d'opérer deux choix sur ce formulaire en tannant compte des sections organisées par l'établissement, ce qui n'est pas le cas à l'UCBC.

Les demandes seront immédiatement enregistrées dans les cahiers prévus à cet effet, l'un pour les anciens diplômés et l'autre pour les nouveaux. Cet enregistrement se fera moyennant un payement d'une somme d'argent fixée par le Ministère de tutelle.

Les inscriptions se dérouleront en deux temps, d'abords pour les anciens, ensuite pour les nouveaux. Sur base des renseignements contenus dans les bulletins, il ya lieu d'élaborer des tableaux de synthèse reprenant pour chaque candidat les

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renseignements essentiels pour l'examen de sa candidature et la prise de décision (voir le modèle à l'annexe A).

Enfin, cette phase d'enregistrement est capitale pour la réussite des inscriptions, elle exige une attention particulière des responsables.

2. Commission des inscriptions des candidats

Il sera créé, au sein de chaque établissement une commission des inscriptions qui, aura pour tâche d'organiser et de suivre toutes les opérations des inscriptions et d'examiner toutes les candidatures au sein de l'établissement. Ainsi, cette commission décidera si le candidat est admis ou non.

Cette commission devra chaque fois se réunir et établir un procès verbal pour chaque réunion. Elle sera ainsi dirigée par, le chef de l'établissement ou son délégué et comprendra les membres suivants :

- Les membres du Comité de Gestion,

- Les doyens de faculté/chefs de section ou leurs délégués,

- Le responsable du service des inscriptions, qui en sera le secrétaire.

Ainsi, les recommandations pour l'inscription doivent être examinées par la commission dans le respect des critères d'inscription.

3. Publication des listes

Chaque établissement est obligé de publier la liste des candidats retenus le plus rapidement possible entre autre voie d'affichage et en utilisant les mas médias. Ainsi, il informera les candidats retenus par le moyen approprié. Selon le Vade-mecum, la liste sera diffusée avant le 15 septembre pour les anciens diplômés d'Etat.

Quant aux nouveaux diplômés d'Etat, dont les dossiers seront examinés en Septembre, il faut communiquer à chaque candidat la décision prise avant le 15 Octobre.

Après la confirmation de leur inscription, le secrétaire Générale académique établira les attestations d'admission dont une copie sera versée dans le dossier de chaque étudiant. L'établissement devra transmettre au ministère de tutelle le plus rapidement possible ; la liste des étudiants inscrits suivant le modèle en annexe (annexe B), groupés par faculté/section et en ordre alphabétique.

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4. Contrôle physique des étudiants

Le Vade-mecum, prévoit après trente jours du début des cours des premiers graduats et des années préparatoires que chaque établissement devra procéder au contrôle physique des étudiants inscrits et annuler l'inscription des absents.

A ce moment, chaque candidat doit avoir confirmé son inscription et complété son dossier. Ainsi, ce dossier comprendra les éléments ci-dessous :

- Bulletin d'inscription,

- Original du diplôme,

- Quatre photos passeport,

- Une copie de l'attestation d'inscription,

- Attestation de naissance,

- Une photocopie de la carte d'identité,

- Une attestation de bonne vie et moeurs,

- Une attestation de paiement du minerval et des frais d'études.

En effet, le comité de gestion, a la tâche dès le début de la rentrée académique, d'attirer l'attention des étudiants admis sur le fait que celui qui n'aurait pas son dossier en ordre verra son inscription annulée.

Après cette date, aucune inscription ne sera acceptée. Une liste définitive est ainsi présentée suivant le modèle de l'annexe B et sera envoyée au Ministère de tutelle.

5. Minerval et frais d'études

Le minerval est un montant obligatoire payé par le candidat et est fixé par le Ministère de tutelle. Néanmoins, les frais d'étude font l'objet de la concertation entre les différents composants de l'établissement après approbation de la tutelle.

6. Mission de contrôle

Vers la fin du processus d'inscription au sein de l'établissement, le ministère de tutelle envoie au courant du mois de Décembre une mission pour contrôler la présence physique des étudiants, la régularité des inscriptions et les dossiers des étudiants au sein de chaque établissement.

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Enfin, pour que l'opération des inscriptions se dérouler normalement, il faudra exiger de tous les agents administratifs concernés qu'ils soient ponctuels au service, qu'ils fassent preuve de beaucoup de discipline et d'une honnêteté sans faille.

7. Conclusion

L'inscription d'un étudiant d'une année préparatoire ou d'un premier graduat est décidée par la commission des inscriptions de l'établissement, celle d'un étudiant d'une année supérieure est décidée par le comité de gestion sur avis de la Faculté/Section tandis que celle d'un élève libre ou auditeur libre est décidée par le Secrétaire général académique, sur avis de la faculté/section concernée.

Enfin, l'inscription d'un étudiant d'une année préparatoire ou d'un premier graduat est réputée effective après paiement des frais d'études et dépôt des documents suivants :

· Original du diplôme ou certificat d'études antérieurs donnant accès aux études

sollicitées ; l'étudiant inscrit la même année que celle de la réussite à l'examen d'Etat déposera l'original de son diplôme dans deux mois qui suivent la remise des diplômes d'Etat par le Ministère ayant l'enseignement primaire et secondaire dans ses attributions. Dans l'entre-temps, il sera inscrit sur base du palmarès de l'examen d'Etat ;

· Une copie de l'attestation d'inscription ;

· Une copie de la preuve du paiement du minerval ;

· Une photocopie de la carte d'identité ; une attestation de bonne vie et moeurs datée de moins de trois mois ;

· Une attestation de naissance ;

· Quatre photo-passeports ;

· Un certificat médical daté de moins de trois mois, attestant que le candidat est physiquement apte à suivre des études supérieures et universitaires.

Ces documents sont conservés dans le dossier de l'étudiant au Secrétariat général académique.

L'inscription d'un étudiant d'une année supérieure est réputée effective après paiement du minerval et dépôt des documents suivants :

· Une copie du certificat de réussite de l'année antérieure ;

· Une photo passeport ;

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· Une copie de la preuve du paiement des frais d'études et de l'inscription au rôle.

Il tient aussi de signaler que, le Vade-mecum compte tenu de ce qui précède, possède à son sein, un calendrier des inscriptions dans les universités et institutions supérieurs ; qui commence au début Juin par la constitution de la commission des inscriptions et se termine le 25 Novembre par le contrôle physique des étudiants et l'envoie de la liste définitive des inscrits au Ministère de tutelle.

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"Les esprits médiocres condamnent d'ordinaire tout ce qui passe leur portée"   François de la Rochefoucauld